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PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

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Carlos Huauya Poma

on 24 April 2015

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PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
EL PROCESO DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
Para una auditoría administrativa se deben seguir ciertas fases, las cuales deben estar perfectamente definidas e interrelacionadas, conformando una metodología, la que es ejecutada por un profesional especializado y aplicada a cualquier tipo de organización (pública o privada).


Durante el desarrollo de una auditoría administrativa, el auditor debe obtener toda la información relevan te para después poder efectuar el análisis completo de la información que se obtuvo.



ESTUDIO PRELIMINAR
El estudio preliminar está encaminado a: "Lograr una identificación real del problema, para conocer la naturaleza y objetivo del estudio completo."

El estudio preliminar se diseña para que resulte la posibilidad de un informe que recomiende, o que no recomiende un plan general para desarrollar la solución específica del problema.
ENTREVISTAS
Es conveniente entrevistar algunas personas directamente relacionadas con la empresa, las cuales deben ser seleccionadas (probablemente de estas entrevistas surjan algunas ideas o sugerencias acerca de los problemas fundamentales que debemos estudiar durante nuestra auditoría).


En algunos casos hay posibilidad de plantear problemas, descubrir definiciones en operaciones, funciones o departamentos que están originando algunas dificultades, para que posteriormente se ponga especial cuidado en la preparación de cuestionarios.

CONTENIDO DEL ESTUDIO PRELIMINAR
Es necesario iniciar el trabajo de obtención de datos con un contacto preliminar que permita una primera idea global. Este estudio se requiere, independientemente de cuáles sean los orígenes o razones de la auditoría, y abarca:

a) Información documental. Esta información documental puede ser; por ejemplo, sobre: reglamentos internos, informes, estadísticas, estados contables, presupuestos, contratos, etcétera.

b) Información sobre el campo de trabajo. La información que puede obtenerse sobre el campo de trabajo es: organigramas, lista de funciones, datos sobre volúmenes de trabajo, examen de las condiciones en que se trabaja, forma y reportes utilizados, etc.

DEFINICIÓN DEL ÁREA POR INVESTIGAR
Tenemos que definir cuál será la materia objeto de nuestro estudio.

Puede ser, desde luego, toda la empresa o bien puede concretarse a la revisión de una función especifica, o bien un departamento o sección. Lo ideal es que la revisión abarque toda la empresa con objeto de formarnos una idea más clara de los problemas desde su origen.

DETERMINAR DETALLES POR ESTUDIAR
La auditoría administrativa es un instrumento definido para la continua evaluación de los métodos y el desempeño en todas las áreas de la empresa.

El auditor administrativo tiene que decidir cuáles son los detalles de estudios más necesarios para alcanzar los objetivos y ver cuáles son los mejores métodos para lograrlos y cuáles son los detalles limitados y de control.

PLAN GENERAL PARA EFECTUAR UNA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
Antes de comenzar una auditoría administrativa, lo mejor es reflexionar con calma y delinear el plan.

Este aspecto consiste en elaborar una lista de renglones que se van a examinar y los procedimientos a seguir. Desde luego, lo importante es que estos renglones vayan enfocados a los principales objetivos.

LA ENCUESTA
El auditor administrativo utiliza este método para obtener información por medio de la "encuesta por cuestionario". Haciendo preguntas dirigidas a directores, jefes departamentales, etc., esto requiere honestidad en la respuesta a las preguntas.

Además, será necesario validar resultados, comprobando y comparando con diversas preguntas que permitan referencias cruzadas.


LA ENTREVISTA
La recopilación de datos conduce a entrevistas y cambios de impresiones, a obtener información más efectiva, y también implica reunir diferentes clases de información: Documentos, formas, procedimientos, gráficas, órdenes administrativas; todo lo relacionado con el objeto de la investigación.
EL ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE LA INFORMACIÓN OBTENIDA
El análisis suministra un pase de comprensión, para llegar a conocer la situación con mayor claridad.
Una vez obtenida la información, se analiza, para conocer la eficiencia con que la empresa ha logrado o está logrando sus objetivos y las causas que reducen su eficiencia.

EL INFORME DE AUDITORÍA

Después de haber analizado la información tenemos que elaborar un informe, el cual es un instrumento para la toma de decisiones.

El informe indica la situación administrativa de la empresa y da las recomendaciones y las formas de mejorarlas.

IMPLANTACIÓN DE LAS RECOMENDACIONES

La implantación de las recomendaciones hechas por el auditor debe ponerse en vigor para solucionar el problema que originó la auditoría administrativa. Aquí se aplicarán las medidas de mejoramiento administrativo.


PROGRAMAS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Los programas "son medios que sirven de guía al auditor administrativo y a sus ayudantes, en el que se detallan los diferentes pasos a fin de asegurar que se cubrirán todos los aspectos".

Los programas se concretan a señalar sólo orientaciones sobre la forma en que habrá de plantearse la revisión y una serie de procedimientos de los cuales se seleccionarán los que se estimen convenientes para la obtención de datos, en base con las circunstancias; en él se registrará posteriormente lo hecho por el auditor para dar cumplimiento a cada uno de los pasos.


Los programas se clasifican en:
l. Programas generales:
Son aquellos que se limitan a un enunciado genérico de los procedimientos de auditoría que se deben aplicar, con mención de los objetivos particulares.

2. Programas analíticos:
Son aquellos que describen detalladamente la forma de aplicar los procedimientos de auditoría administrativa.

3. Programas tipo:
Son aquellos que enumeran los procedimientos de auditoría a seguirse en situaciones afines a dos o más empresas.

4. Programas por áreas:
Son aquellos que se preparan para el desarrollo de la revisión de cada una de las funciones de la empresa, como gerencia, ventas, producción, compras, personal, etc.



LAS HOJAS DE ANÁLISIS
Definición: "Son hojas en las se recopilan datos, comentarios, notas y evaluaciones a la revisión de la empresa". Sirven al auditor para demostrar que ha efectuado una revisión en la empresa y le sirven de base para su evaluación e informe final. Deben incluir la obtención de datos recogidos en el desarrollo de la auditoría administrativa y guardarse cuidadosamente durante la revisión y posteriormente en el archivo del auditor.


EL CUESTIONARIO
Definición: "Son documentos que sirven como guía para buscar contestación. a interrogantes acerca del área de revisión".
El auditor al preparar los cuestionarios no deberá conformarse con una descripción de los aspectos generales de la empresa, sino que estará obligado a desarrollar una investigación cuidadosa del procedimiento.

ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL
El sistema de control de la empresa ha de ser estudiado para poder efectuar una planeación correcta del trabajo de auditoría administrativa.

El auditor administrativo debe tener previsto cuál va a ser el trabajo que va a desarrollarse, de tal manera que es indispensable que antes de iniciar su labor, el auditor tenga ya realizada la planeación de Investigación en términos generales.

ARCHIVO CONSTANTE
Para el trabajo de auditoría administrativa se formará un archivo constante o permanente. Las ventajas del archivo constante son las siguientes:

a) Los auditores pueden conocer rápidamente el desarrollo operacional de la empresa.

b) Proporciona referencia inmediata con la importancia de los conceptos, eliminando así revisiones repetidas de documentación extensa y búsquedas en pasadas hojas de análisis.

c) Sirve para, evitar la preparación en cada revisión de hojas de análisis relativas a conceptos que han tenido poco o ningún cambio.

FASE DE DESARROLLO
En el desarrollo de la auditoría los elementos vitales son la investigación y el análisis dentro de un marco conceptual sólidamente elaborado. No puede haber ningún procedimiento mecánico de quitar y poner.
Elementos de la fase de desarrollo de una auditoría administrativa:
CONCLUCIONES
 El planeamiento es para saber que voy hacer en la auditoría.

 Para Realizar el plan de auditoría se debe conocer la empresa para poder saber por dónde empezar, cuales son los elementos de mayor importancia, las áreas en las que hayan problemas, dónde debe llegar el estudio, evaluar las áreas que puedan ser causa de revisión posterior y en resumen tener un panorama para poder fijar el número de ayudantes, y el tiempo y el costo de la auditoría.

COMENTARIO
La Auditoría administrativa, siendo parte de la auditoría integral, al igual que las demás auditorías se tiene que realizar un planeamiento ya que esta es una de las fases de la misma.
Las auditorías que forman parte de la auditoría integral tienen la misma estructura del programa y del planeamiento con la diferencia que va ordenando sus partes en la temática según el tipo de auditoría, va tomando características de la misma.
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