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¿Como Organizar un Evento o Exposicion?

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Abril Alaniz

on 16 June 2014

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Transcript of ¿Como Organizar un Evento o Exposicion?

¿Como Organizar un Evento o Exposicion?
Realizacion y Desarrollo del Evento
Politicas, Reglamentos, Programas y Procedimientos
1. Coordinar que se cumplan y que se den a conocer a todos los posibles participantes.
2. Definir y elaborar las políticas, procedimientos y programa general junto al resto de los Coordinadores de Área.
3. Redactar el reglamento general y uno técnico adecuado a las características específicas de cada evento, con la colaboración de todas las áreas.
4. Elaborar el reglamento y programa técnico junto con el Coordinador Técnico.

Coordinadores de Area
1. Coordinar y supervisar a los coordinadores de área. La buena coordinación y comunicación de los organizadores y responsables de diferentes áreas, facilita las labores y el logro de los objetivos del evento.
2. Para maximizar la coordinación entre todos los organizadores, se deben tener juntas periódicas para el intercambio de ideas y posibles sugerencias entre los responsables de las diferentes áreas. También deberá mantener reuniones con cada responsable en particular.
3. Mandar la orden del día de cada reunión que se realice a cada uno de los organizadores con la suficiente antelación, para que cada reunión de Comité a realizar resulte lo más provechosa posible.
4. Elaborar al final de cada junta una minuta con los compromisos contraídos y los detalles de cada reunión, que deberá estar firmada por todos los presentes.
5. Cuando se aproxima la fecha del evento las reuniones del comité organizador deben ser con más frecuencia y se deben supervisar y evaluar los avances en los programas de cada una de las coordinaciones de área.
6. Transmitir al equipo espíritu de colaboración entre todo el grupo de organizadores, ya que esto redundará en mayor calidad del producto final.
7. Definir e implementar sistemas de cooperación y comunicación entre las coordinaciones, antes, durante y después del evento.
8. Establecer y automatizar la comunicación y el intercambio de información eficiente, ya que asegura la participación de todos y facilita la toma de decisiones.
9. Armar el programa de trabajo para cada área que forme parte de la estructura de organización del Comité Organizador, para poder medir avances y desviaciones y, dado el caso, tomar las medidas pertinentes
Conclusion
Coordinacion General

El coordinador general es el responsable de que se cumplan los objetivos de un evento y el éxito tiene mucho que ver con el desempeño de excelentes coordinadores de áreas. Por ello su función principal es la de dirigir y supervisar que los coordinadores de áreas y su grupo cumplan con sus obligaciones.

Roles fundamentales del Coordinador General:

a)Rol Vital:
Conseguir la mejor sede, lograr una excelente asistencia en calidad y número de participantes, tener una campaña publicitaria exitosa, tener actividades creativas.

b)Rol Funcional:
Requiere de involucrarse en los detalles de la administración y operación, antes, durante y después del evento.






1. Reclutar a los miembros del Comité Organizador.
2. Definir el nombre del evento, logotipo y lema.
3. Establecer objetivos y metas.
4. Planificar, organizar, dirigir y controlar la realización y desarrollo general.
5. Supervisar el trabajo que realice el Comité Organizador, desde la planificación inicial hasta el término del evento.
6. Desarrollar un sistema eficiente de coordinación y supervisión, para garantizar que todas las actividades que se lleven a cabo se hagan con un espíritu profesional y de calidad.
7. Formar un equipo de trabajo que tenga experiencia y capacidad de entregarse de tiempo completo.
Sistemas y Procedimientos
1. Sistematizar la planificación, organización, ejecución y evaluación general.
2. Junto al Coordinador de Administración desarrollar y establecer los procedimientos y sistemas para facilitar la realización.
3. En eventos de gran magnitud, contratar personal profesional para desarrollar estos sistemas, entendiendo por sistemas al software necesario para automatizar la información y evitar que se pierda cualquier tipo de dato relevante para la organización del evento en su totalidad.
4. Capacitar al personal para que conozca los sistemas y procedimientos.
5. Diseñar y supervisar el sistema de registro.
6. Diseñar y supervisar el sistema de información.
Presupuesto General y Flujo de Dinero
1. Negociar y firmar contratos con clientes y proveedores.
2. Verificar los precios de los servicios contratados y/o productos adquiridos.
3. Elaborar el presupuesto preliminar.
4. Controlar, autorizar y verificar el uso del presupuesto general y flujo de dinero, ya que conocer el flujo de caja permite manejar eficientemente las finanzas del evento.
5. Junto al Coordinador de Finanzas son los responsables de supervisar el manejo y uso del dinero que ingrese por todo concepto.
Financiamiento, Donativos y Preparativos
1. Coordinar su gestión y tramitación junto al Coordinador de Finanzas y al de Relaciones Públicas.
2. Para lo relacionado con el trámite, registro y control de financiamientos el responsable es el Coordinador de Finanzas.
3. Esta responsabilidad es de las más difíciles y en muchos eventos es fundamental para el éxito del mismo contar con los fondos suficientes.
4. Los donativos pueden ser en especie o en dinero dependiendo de las necesidades y posibilidades de ambas partes
Ciudad Sede, Centros de Convenciones y Hoteles
1. Junto al Coordinador de Administración debe seleccionar la ciudad que cumpla con los requisitos necesarios.
2. Visitar las posibles sedes.
3. Supervisar el sistema de alimentación.
4. Escoger menús y tipos de servicio, para participantes, disertantes y personal de la organización general.
Programas de Actividades, Difusion y Trabajo
1. Aprobar los programas generales y especiales de actividades, difusión, trabajo, inauguración y clausura.
2. La intervención del Coordinador General y de los demás Coordinadores en este punto es indispensable, ya que los programas (cronogramas y agendas) son la base para la organización y realización de toda convención
3. Medir sus avances y cumplimiento de los programas
4. En el caso de desviaciones de los programas originales, debe de analizar y aprobar los cambios que considere pertinentes y ajustar debidamente la logística general.
5. La inauguración y clausura son algunas de las actividades más relevantes e importantes, por lo que debe autorizar los programas finales.
6. Autorizar y coordinar la logística general y los programas de las actividades especiales, recreativas y deportivas, culturales y sociales.
7. Seleccionar espectáculos y artistas que formarán parte de las diferentes actividades programadas.
Imagen y Mensajes
1. Conjuntamente con el Coordinador de Comercialización y Difusión debe supervisar el manejo de la imagen y los textos que den a conocer a los medios de comunicación y al público en general.
2. Participar en la planificación de la campaña de publicidad y promoción
3. Definir estrategias de comercialización y difusión.
Invitados Y Ponentes
1. Definir los invitados de honor y especiales, ponentes magistrales y de mesas de trabajo
2. Junto con el Coordinador de RRPP deben instrumentar y supervisar la logística para la selección, invitación, recepción y atención de los invitados especiales, ponentes, participantes y acompañantes.
Medios de Comunicacion

1. Definir los medios de comunicación que se pretende invitar
2. Junto al Coordinador de RRPP y al de Operaciones debe autorizar la lista de medios invitados.
3. Definir el contenido de los escritos que se les envíe.
4. El manejo y atención de los medios de comunicación, será responsabilidad de la coordinación de RRPP y la de Operaciones
El Presidium

1. El Presídium es el grupo conformado por las principales personalidades que encabezan o presiden el evento. En algunos casos tienen la responsabilidad de dirigir los mensajes principales, como por ejemplo la inauguración, los eventos intermedios y la clausura.
2. Acciones que debe desarrollar el organizador en relación a este grupo de personas:
3. Junto a la Coordinación de RRPP debe decidir la conformación de los diferentes presídiums que se instalen durante el evento.
4. Se recomienda que en los presídiums de las actividades de inauguración y clausura estén las personalidades más destacadas del ramo o relacionadas con el tema del evento, así como los principales directivos de la empresa o agrupación y algunos organizadores.
5. Decidir quiénes van a ocupar los presídiums de las ponencias magistrales o de actividades especiales.
Simulacros o Ensayos


1. Programar y coordinar junto al Coordinador de Operaciones la práctica de simulacros.
2. Participar de manera personal en cada una de las prácticas de simulacro que se lleven a cabo
3. Este tipo de pruebas y prácticas es indispensable para detectar posibles fallas en la logística y definir con anticipación los cambios necesario
Capacitacion
1. Supervisar que todo el personal participante en la organización esté capacitado.
2. Junto al Coordinador de Operaciones debe elaborar el programa de capacitación para todo el Comité Organizador y para que esto se lleve a cabo con la mayor eficiencia posible también colaborarán el resto de las Coordinaciones.
3. Cada coordinación debe capacitar a su propio personal.

Todo el personal involucrado en la organización de un evento, debe estar enterado de los avances del mismo en su totalidad, que conozca los objetivos, políticas, programas, procedimientos y algunos otros detalles de importancia, que puedan ayudarlo tanto en la realización de sus tareas específicas, como también para poder colaborar con la información que requieran los participantes, disertantes, invitados u otros colaboradores y/o proveedores involucrados en la realización del evento, ya que de esta manera se logrará mayor agilidad en la ejecución integral.
Sindicatos


1. Coordinar las negociaciones con los sindicatos de trabajadores.
2. Es conveniente tener reuniones previas al evento con los representantes de los sindicatos y negociar con ellos las condiciones para contratar sus servicios.
Seguridad

1. Coordinar y supervisar la seguridad de los invitados, ponentes y participantes.
2. La estrategia, logística y sistema de seguridad, la debe establecer junto al Coordinador de Operaciones
Lista de Seguimiento

Supervisar que se cumpla con todos los pormenores de la lista de seguimiento
Funciones de Coordinacion de Relaciones Publicas
1. Coordinar la invitación a los diferentes participantes.
2. Atender a los invitados especiales en cada una de las actividades.
3. Coordinar el sistema de información y la ubicación de los módulos.
4. Elaborar las glosas para los maestros de ceremonias/locutores.
5. Atender a los ponentes magistrales y a los de las mesas de trabajos.
6. Coordinar el servicio de edecanes/asistentes.
7. Capacitar al personal de información y edecanes.
8. Coordinar la ubicación física de las promotoras durante las diferentes actividades.
9. Coordinar y realizar la invitación a los diferentes medios de comunicación.
10. Coordinar la intervención de los diferentes medios de comunicación.
11. Entregar a los medios de comunicación información sobre el evento.
12. Supervisar los servicios que se proporcionan e la sala de prensa.
13. Elaborar la memoria del evento.
Coordinacion Tecnica
1. Proponer el tema general del evento y la temática de las mesas de trabajo.
2. Planificar, elaborar y difundir el reglamento técnico para la presentación de ponencias.
3. Seleccionar, invitar, coordinar, programar y atender, la intervención de los ponentes magistrales y de mesas de trabajo.
4. Coordinar, integrar e instalar los equipos y materiales técnicos.
5. Proporcionar información técnica a los participantes.
6. Coordinar e integrar la información y documentos técnicos para su difusión.
7. Captar, evaluar, aprobar, clasificar, seleccionar y distribuir, las ponencias por temas y mesas de trabajo.
8. Organizar las mesas de trabajo.
9. Coordinar la elaboración y recopilación de las conclusiones de cada una de las mesas de trabajo.
Coordinacion Administrativa
1. Determinar e implantar los procedimientos necesarios.
2. Coordinar la obtención de los permisos y licencias.
3. Elaborar el programa general de actividades.
4. Elaborar el programa de actividades de los acompañantes.
5. Elaborar la convocatoria para seleccionar sede.
6. Coordinar la selección y contratación de la sede.
7. Coordinar la selección y contratación del personal necesario.
8. Coordinar el sistema de hospedaje.
9. Coordinar el sistema de registros.
10. Coordinar la elaboración de directorios.
11. Coordinar las adquisiciones y contrataciones.
12. Coordinar la selección y contratación de los medios de transporte.
13. Coordinar la selección de salones o lugares sonde se llevarán las actividades de inauguración, clausura, ponencias magistrales, mesas de trabajo y alimentación.
14. Coordinar el sistema de alimentación.
15. Coordinar la selección de menús.
16. Coordinar la organización del cóctel de bienvenida.
17. Coordinar la realización de la cena-baile de gala.
18. Coordinar la selección y contratación de espectáculos, animadores, etc.
19. Coordinar la contratación de servicios de fotografía, filmación y grabación.
20. Contratar los servicios de agencias de viajes.
21. Coordinar la elaboración, llenado y entrega de reconocimientos.
22. Coordinar la contratación de sistemas de financiación para participantes, anunciantes y visitantes.
23. Coordinar la selección y contratación del servicio de seguros.

Coordinacion de Comercializacion y Difusion
1. Definir las estrategias de mercadotecnia y los programas de promoción, publicidad y difusión del evento.
2. Coordinar la integración de las fuerzas de ventas.
3. Definir el costo de participación del evento.
4. Elaborar la carpeta promocional.
5. Definir los medios de comunicación a utilizar.
6. Organizar y manejar las conferencias de prensa.
7. Supervisar y coordinar la elaboración de spots de radio, anuncios gráficos y comerciales de TV.
8. Programar las entrevistas para radio y televisión.
9. Realizar el seguimiento de la difusión del evento.

Funciones de Coordinacion de Operaciones
1. Coordinar los recursos humanos y materiales necesarios para eficientar la operación.
2. Coordinar la selección, operación de los medios de transporte.
3. Coordinar la obtención y funcionamiento del equipo necesario.
4. Coordinar la integración de los materiales para las mesas de trabajo.
5. Coordinar la selección, distribución y colocación de los materiales en general.
6. Supervisar, coordinar y definir la ubicación de módulos y señalización.
7. Planificar, integrar y controlar la instalación de los módulos de registro e información.
8. Coordinar la rotulación y distribución de los documentos en general.
9. Concertar, proporcionar, y controlar los servicios de carácter general, a las coordinaciones del comité organizador, clientes y participantes.
10. Definir el tipo y cantidad de escenografía y señalización en los inmuebles sede de actividades.
11. Diseñar, adquirir, instalar y controlar la escenografía necesaria para las diferentes actividades.
12. Distribuir materiales de promoción, organización e información antes, durante y después del evento.
13. Supervisar el montaje del auditorio y de los salones para las mesas de trabajo.
14. Coordinar el montaje del servicio de guardería.
15. Coordinar todo lo necesario para proporcionar servicio médico a los participantes.
16. Coordinar la seguridad.
17. Coordinar la organización y realización de los simulacros que se deban realizar.
18. Apoyar en la integración, impresión, comercialización y distribución de la memoria.
19. Coordinar el centro de operaciones.

Funciones de la Coordinacion de Finanzas
1. Integrar, elaborar y ejercer el presupuesto general.
2. Coordinar la contabilidad general, la tesorería y las finanzas.
3. Elaborar y controlar el flujo de dinero.
4. Elaborar el presupuesto para montar e evento.
5. Autorizar, programar y realizar el pago a proveedores.
6. Controlar los recursos financieros.
7. Solicitar apoyos financieros.
8. Elaborar el catálogo de cuentas para elaborar el presupuesto de un evento.
9. Presentar el informe financiero.
Coordinacion de Soporte
Para esta coordinación se contratara una persona con vasta experiencia en el campo del evento que estemos por realizar. Sus principales aportes serán en materia de asesoramiento en aspectos referidos a:
1. Trabajo sobre variables de servicios y prestigio integral del evento.
2. Lugar y sede.
3. Programa de trabajo.
4. Personal.
5. Presupuesto.
6. Características de los módulos.
7. Pabellones.
8. Inventaros.
9. Mobiliarios.
10. Software.
11. Políticas de trabajo.
12. Cierre del evento.
Está coordinación prestará asistencia técnica general de asesoramiento y control.
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