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Controlar la información documental de la empresa de manera

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by

Mariana Quiñones

on 13 March 2014

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Transcript of Controlar la información documental de la empresa de manera

TIPOS DE TARJETERO
Las tarjetas utilizadas en los catálogos se conocen como cédulas de catalogación y a los datos que se anotan; asientos en cédulas

Contiene:

• Formula clasificadora
• Encabezamiento
• Síntesis
• Fecha de inicio del asunto
Cédulas de catálogos
Correspondencia

RECIBIDA
es la que llega de otras empresas a la tuya ya sea con información, servicios o incluso con fines de deudas o pagos.

ENVIADA
es la que tu empresa envía a otras personas o empresas externas, en este tipo de correspondencia normalmente la empresa que envió el documento suele guardar una copia de este.

INTERNA
es interdepartamental, esto quiere decir que entre diferentes departamentos o áreas de una misma empresa se envían cartas pueden ser sobre información de esa área, o juntas generales etc.

Recepción de la correspondencia
Pasos en el procedimiento de archivo
Mecanografiado de las tarjetas
Controlar la información documental de la empresa de manera física y/o electrónica.
Se debe utilizar un formato estándar para simplificar el trabajo de archivo. Así, la información queda ubicada en cada tarjeta en el mismo lugar y da una apariencia uniforme y profesional.

Equipo: 2
Jessika Barajas
Carlos Medina
Mariana Quiñones
Sonia Rivera
Alexia Sención
Tania Tadeo

Los tarjeteros se clasifican
en verticales y visibles.
Manejo de la correspondencia y conformación de expedientes
La organización de la correspondencia depende de la
recepción, registro, jerarquización y seguimiento
que se le da, con base en el procedimiento de archivo que consiste en
inspeccionar, clasificar, codificar, distribuir y archivar
todos los documentos que se reciben o generan en una oficina.
Organización de la correspondencia:

La correspondencia se organiza por el tipo de sistema y los títulos utilizados, éstos dependerán de la información que requiere el negocio.
Inspección
Clasificación
Codificación
Distribución
Archivo
Pasos para el procedimiento de archivo
Inspección
Es una exploración física sobre cualquier cosa que uno hace, principalmente con la vista.
Clasificación
Es organizar en este caso documentos en una determinada forma para poder llevar un buen control de los documentos.
Codificación
Es un proceso por el que pasa la información de algún documento, indicar de alguna manera el encabezado en la correspondencia, para poder ser reconocida y comunicada mas fácilmente.
Distribución
Ordenar los documentos dentro de cada grupo. Se utilizan los clasificadores.
Archivo
Es la colocación de los documentos en los expedientes y la guarda dentro de las gavetas.
Bibliografía:

Material Didáctico página 74-78
http://genesistua.blogspot.mx/2012/07/manejo-de-la-correspondencia-y.html
http://www.slideshare.net/Maricely.Vega08/categoria-de-documentos-su-organizacin-y-usos
www.ucb.edu.bo/Procedimientos/Generales/RegistroCorrespondencia.htm‎
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