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UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

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UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

Es una oficina o departamento donde se reciben, clasifican, radican, registran y entregan los documentos y comunicaciones internas y externas, tanto para los jefes y funcionarios de las diferentes dependencias.
CONCEPTO
ESTRUCTURA ORGÁNICA Y FUNCIONAL DE UNA EMPRESA

La finalidad de una estructura orgánica, es establecer un sistema de papeles que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar juntos de forma óptima y que se alcancen las metas fijadas en la planificación.

ESTRUCTURA ORGANICA
 Objetivo y Misión
Llevar los procedimientos adecuados para el desarrollo de la gestión documental.


Gestionar los procesos programas de gestión documental para promover la conservación adecuada de toda la documentación escrita
UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
ESTRUCTURA DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
 Para esto se deben hacer las siguientes funciones operativas:

* Control de ingreso de la documentación.
* Organización del fondo documental. (Clasificar, ordenar y describir)
* Conservación.
* Servicio y control de préstamo de los documentos.
* Selección y traslado de la documentación al archivo central.
* Digitalización de los documentos.
* Atención de consultas sobre informes estudiantiles.
* El área de correspondencia debe velar también por la adecuada conservación y control de la producción documental

SERVICIOS QUE PRESTA LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
Atención al cliente
Atención al Usuario
Servicio de Alerta
Préstamo de documentos
LEGISLACION VIGENTE PARA TRAMITES DE DOCUMENTOS


En la legislación colombiana existen pocas disposiciones atinentes a los archivos activos, intermedios e históricos. La dispersión de las mismas ha hecho que muchos funcionarios obligados a observarlas no den cabal cumplimiento a los mandatos constitucionales, legales y reglamentarios que tienen que ver con los archivos.
SEGÚN LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA.
ACUERDO
041 de 2002

ACUERDO
039 de 2002

Decreto
1474 de 1997.








Ley 527 de 1999

Ley 594 de 2000
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
• Concepto :
Listado de SERIES con sus correspondientes TIPOS DOCUMENTALES, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del CICLO VITAL de los documentos.

• Importancia de las TRD
• APLICACIÓN DE LAS TRD
Tabla de retención documental
Ordenación de expediente
Apertura de expedientes
• AGRUPACIONES DOCUMENTALES
Los canales o medios deben garantizar el manejo de los documentos dentro del sistema de calidad de una empresa. Estos documentos pueden ser:
• Manuales
• Documentos externos
• Guías
• Normas o procedimientos
• Datos y registro


Su función principal es permitir el control y la consulta de los diferentes documentos que ingresan a la empresa.
DESCRIPCION DE LOS DIFERENTES MEDIOS:
Mensajeria
Fax
Correo tradicional
Pagina Web
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