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GS-5-P-13 PROCEDIMIENTO: INVENTARIO CICLICO

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by

ana isabela martinez ovando

on 22 February 2014

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Transcript of GS-5-P-13 PROCEDIMIENTO: INVENTARIO CICLICO

Image by Tom Mooring
PROCEDIMIENTO:INVENTARIO CICLICO
GS-5-P-13

PROPÓSITO:
Detectar diferencia de existencias de los productos en el almacén físico contra sistema.
RESPONSABILIDADES
Encargado de Súper
• Coordinar los inventarios cíclicos e informar al supervisor los resultados obtenidos.
• Realizar un segundo conteo y verificar las diferencias.


Anaquelero / Cajeras / Promotora
• Realizar el primer conteo de los productos.

Supervisor
•Revisar las evidencias generada de los conteos realizados.

POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS

a) El Encargado del Súper deberá coordinar el procedimiento de conteo de los artículos de acuerdo al programa mensual que indique el supervisor.

b) El Departamento de Auditoria Operativa, enviará al supervisorla lista de productos que generaron mayor diferencias en los resultados de inventarios.

c) El Encargado de súper deberá coordinar en conjunto con el área operativa y su personal para realizar dos conteos de familias diariamente, de manera que cada tres meses se reviseel inventariogeneral de todo el súper.

d) Los inventarios cíclicos los deberán realizar en horarios que no afecten con la operación de ventas.

e) El supervisor de Súper deberá validar toda información generada, con el fin de acreditar responsabilidades o en su defecto dar seguimiento a la realización de los inventarios cíclicos.

f) El Encargado y Sub Encargado del Súper están facultados para realizar las funciones operativas y administrativas, con el fin de que sea eficiente el funcionamiento de las actividades que se realizan, en caso de faltar uno de los dos, el Encargado o Sub Encargado asumirá ambas responsabilidades sin excusa.


Dudas y Comentarios
• Dar seguimiento al procedimiento.
• Realizar el programa de conteo cíclico.

Auditoria Operativa
PASO 1
Supervisor de Súper
PASO 2
Encargado de Súper
PASO 3
Anaquelero /Cajera /Promotora

PASO 4
Encargado de Súper
PASO 5
Anaquelero/Cajera/Promotora/
Encargado de Súper

PASO 6
Encargado de Súper
7.1 INVENTARIO CICLICO
1.1 Asigna programa de Inventarios Cíclicos para realizarlos por familias de productos en cada súper, de acuerdo al catálogo general del sistema Merksyst y de la lista de productos enviados por auditoria operativa.
1.2 Envía por correo electrónico el Programa de inventarios cíclicos al súper correspondiente con copia al jefe de supervisores y operaciones.

2.1 Recibe por correo el Programa que envía el supervisor de súper, para realización del inventario cíclico.

2.2 Ejecuta en el sistema el reporte de inventario cíclico de acuerdo al Manual de Merksyst.

2.3 Selecciona la familia de productos a contar y lo graba en el sistema con ext:.xls (Excel) dándole el nombre de la familia.

2.4 Abre el archivo con la ext:.xls Considerando los siguientes campos:
2.4.1 Nombre de la familia y fecha.
2.4.2 Encabezados de columnas, clave, descripción del producto, primer conteo, segundo conteo, tercer conteo, existencia real, existencia en sistema, diferencia.

2.5 Imprime las hojas sin existencia y ordena a los anaqueleros, cajera o promotora realizar el primer conteo.

3.1 Realizan el conteo de cada producto sumando las existencias de piso de venta, bodega y lo anota en la hoja en la columna primer conteo.
3.2 Al término del conteo entrega la hoja al encargado.

4.1 Revisa del sistema merksyst en el módulo almacén, el reporte valuación de inventario, las cantidades de artículos vendidos y la sumaa la existencia del primer conteo físico.
4.2 Realiza el segundo conteo como lo menciona el punto 3.1primer párrafo.
4.3 En el sistema merksyst en el módulo almacén, genera del reporte valuación de inventario y revisa las cantidades de artículos vendidos y las suma a la existencia del segundo conteo físico.
4.4 Determina las diferencias en cada producto restando a la existencia del primer conteo contra el segundo conteo.
4.4.1 Si existe diferencia pasa al punto 5
4.4.2 De no existir diferencia pasa al punto 6.

5.1 Realizan el tercer conteo para determina la existencia real de los productos (confirma los dos conteos anteriores).
PASO 7
Supervisor de súper
FIN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 Determina la diferencia del resultado de los conteos contra la existencia en el sistema.
6.2 Captura la información de los conteos al archivo electrónico en los campos creados y actualiza el archivo.
6.3 Informa del resultado vía correo electrónico al supervisor y al depto. De auditoria operativa adjuntando los archivos.

7.1 Guarda el archivo de inventario cíclico en una carpeta en su equipo de cómputo para ser tomado como evidencia en el levantamiento del checklist del Super.
7.2 Revisa diferencias.
7.2.1 De existir diferencias, determina si son imputables al responsable del Súper.
7.2.1.1 Si determina que lo es, registra las diferencias en el punto de venta ver procedimiento Manejo de efectivo GS-5-P-03 y se solicita el descuento vía nómina de acuerdo al procedimiento de descuento a personal GS-2-P-08.
7.2.1.2 Si no existen diferencias, continua el procedimiento.
7.3 Anota en su Check list de Supervisión el cumplimiento a esta actividad.
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