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Auditoría Sociolaboral en Clima Laboral de Entidades Educativas

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by

Diego José García

on 18 November 2013

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Transcript of Auditoría Sociolaboral en Clima Laboral de Entidades Educativas

Auditoría
de Clima Laboral
en Entidades Educativas

1. ALCANCE DE LA AUDITORÍA DE CLIMA LABORAL.

2. OBJETIVOS DEL ÁREA.
- Objetivos generales
- Objetivos específicos

3. METODOLOGÍA PARA LA EVALUACIÓN.

4. CUESTIONARIO PARA EL PLAN GLOBAL.

5. CARTA DE ENCARGO.

6. PLAN DE COLABORACIÓN.

7. PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA: MEMORANDUM DE PLANIFICACIÓN.

8. PROGRAMAS DE TRABAJO.
8.1. Papeles de Trabajo

9. INFORME DE AUDITORÍA

10. PRUEBAS PARA LA OBTENCIÓN DE EVIDENCIA.

11. LA CARTA DE MANIFESTACIONES PARA LA DIRECCIÓN

Clima laboral es el conjunto de percepciones afectivas que los trabajadores poseen sobre su entorno de trabajo y sus efectos sobre satisfacción y el rendimiento en el puesto de trabajo.
¿Qué considera el trabajador más importante para sentirse a gusto en su empresa?
AUTONOMÍA
COLABORACIÓN
RELACIONES SOCIALES
ESTRUCTURA
REMUNERACIÓN
MOTIVACIÓN
STATUS
APOYO
PRESIÓN
CONFORT
El objetivo principal de nuestra auditoría se centrará en conocer el nivel de clima laboral existente en centros educativos.
Para poder alcanzar dicho objetivo será necesario desmenuzar el mismo en diferentes sub-objetivos que nos permitan tener mayor información para dar un diagnóstico.

Los cimientos de un buen clima laboral se relacionan con los siguientes parámetros:

Independencia.
Condiciones físicas.
Liderazgo.
Relaciones.
Implicación.
Organización.
Reconocimiento.
Remuneraciones.
Igualdad.
METODOLOGÍA PARA LA EVALUACIÓN

Antes de aplicar los métodos de investigación es necesaria la división del colectivo global objeto de la investigación en grupos homogéneos, atendiendo a niveles jerárquicos o a departamentos o áreas de actuación, puesto que el clima laboral es un componente multidimensional formado por el conjunto de diferentes climas que conviven en una organización.
Las herramientas que vamos a utilizar para medir el clima organizacional son:
Observar el trabajo. La observación directa de qué y cómo los empleados trabajan en el día a día es una forma muy precisa y completa de medir el clima organizativo.

Entrevistar a varios miembros de los equipos. Los datos de estas entrevistas son de muy diversa índole, lo que facilita la labor de análisis de modelos y tendencias marcadas a lo largo del tiempo con información obtenida.

Comprobación y análisis de documentación.
Procedimiento mediante el cual se verifica que la información que reflejan los documentos se ajustan a la realidad de la empresa.

Hacer una encuesta escrita. Se trata de la forma más eficiente a través de cuestionarios porque permite recoger información de mucha gente en poco tiempo. La rapidez, practicidad y economía, estandarización, tanto de los elementos a responder, como de la manera en hacerlo permiten obtener una gran cantidad de información.
El objetivo principal del plan global es que los auditores conozcan mínimamente la empresa o área a auditar.

El plan global de auditoría nos sirve para poder realizar el propio trabajo de Auditoría.
Cuestiones Generales

Estas cuestiones nos van a permitir obtener una información general de la empresa y son necesarias para conocer aquellos aspectos que son determinantes como número de profesores, niveles educativos, contexto social del centro, tipo de alumnado, equipo directivo, etc
Cuestiones Específicas del Área


Orientan sobre el estado en el que se encuentra el área específica a auditar del clima laboral, como:

Auditorías previas sobre el Clima laboral.

Motivo de la determinación del estado del clima laboral.

Existencia de conflictos recientemente.

Especial interés sobre algún departamento concreto.

Donde estima la dirección que reside el punto fuerte del clima en la organización auditada.
La Carta de Encargo o Contrato de Encargo, no es nada más que reflejar, por escrito a través de un contrato, el servicio que se va a realizar, detallando los honorarios a la empresa, las responsabilidades, las limitaciones de la auditoría, las ayudas que va a realizar la empresa para poner a disposición del auditor información, y la responsabilidad también de los administradores.
MODELO DE CARTA DE ENCARGO.

Audiores S.A (Empresa auditora)

Málaga, a xx de xxx de 20xx
Centro Educatico. (Empresa auditada)
Calle xxxxxxxxxx,
29000 Málaga
A/A Sr. D. XXX
Muy Sres. Míos:

Nos complace remitirles el contenido del acuerdo alcanzado con ustedes para la realización de la auditoría del area del clima laboral del centro educativo xxxx.

Al término de la auditoría emitiremos un informe técnico sobre el área examinada y sobre las debilidades significativas que, en su caso, hubiésemos identificado durante la evaluación del clima laboral, así como de las posibles medidas correctoras.

Nuestro estudio abarcará los siguientes aspectos:

a) Grado de autonomía de los trabajadores.
b) Condiciones físicas en las que se desarrolla el trabajo.
c) Liderazgo.
d) Las relaciones sociales en el seno de la empresa.
e) El grado de implicación de los trabajadores.
f) La organización del trabajo y el reconocimiento por parte de la empresa.
g) La adecuación de las remuneraciones.
h) Grado de igualdad y no discriminación.

Con tal propósito se dispondrá de una serie de pruebas a realizar en el ámbito físico de la empresa y sobre cada uno de los trabajadores de cada departamento existente, con el fin de obtener prueba suficiente para emitir una opinión justificable a tales pruebas.

Las pruebas a realizar consistirán en:
• La observación directa y sistemática de la organización, los trabajadores y grupos así como toda aquella documentación pertinente que se requiera a la dirección
• El resumen de las percepciones de los trabajadores recogidas a través de entrevistas.
• La aplicación de cuestionarios objetivos.

Los aspectos sobre los que se emitirá la opinión estarán comprendidos por las siguientes dimensiones: Independencia, condiciones físicas, liderazgo, relaciones, implicación, organización, reconocimiento, remuneraciones e igualdad.

Responsabilidades y limitaciones de la auditoría.

Realizaremos nuestro trabajo de acuerdo con las disposiciones legales vigentes, así como con las normas de auditoría generalmente aceptadas, manteniendo en todo momento la independencia y objetividad que exige la normativa de auditoría a este respecto.

Los papeles de trabajo preparados en relación con la auditoría son propiedad del auditor, constituyen información confidencial, y los mantendremos en nuestro poder de acuerdo con las exigencias de la Normativa sobre Auditoría de Cuentas. Asimismo, y de acuerdo con el deber de secreto establecido en dicha normativa, nos comprometemos a mantener estricta confidencialidad sobre la información de la entidad obtenida en la realización del trabajo de auditoría.

Plazos y planificación:

La auditoría se llevará a cabo durante los meses de xxxxxxx y xxxxxxx del año en curso, comprendiendo el estudio del clima laboral de la empresa. En cualquier caso se tratará de un estudio de corte transversal.

Responsabilidad y Manifestaciones de los Administradores.

Con objeto de facilitar una comunicación más efectiva, la sociedad designará al personal de ésta a quienes el auditor deba dirigir las consultas necesarias para realizar su trabajo.

Si ustedes tuviesen la intención de publicar nuestro informe en un documento que contenga otra información, se comprometen a:

1. Proporcionarnos un borrador del documento para su lectura.
2. Obtener nuestro consentimiento escrito con anterioridad a la publicación y distribución.
3. Publicar el informe íntegramente.

Honorarios y Facturación.

Nuestros honorarios por los servicios de auditoría del área de clima laboral se fijan en función del tiempo empleado en la realización del trabajo y de las tarifas horarias de auditoría en vigor cada año, por categorías profesionales, aplicadas con carácter general. Nuestros honorarios por el examen del clima laboral en el centro educativo xxxx ascienden a xxxxxxxxxxxx €, equivalentes a xxxxx horas de trabajo de nuestros profesionales.

En caso de conformidad con los términos aquí expuestos, les agradeceríamos que nos devolvieran debidamente firmada y sellada la copia que les adjuntamos.

SOCIEDAD xxxx. (Empresa auditada)
Conforme:

Sr. D. xxxxxx
Director General.
PLAN DE COLABORACIÓN

Los auditores solicitarán a la entidad auditada, una variada y detallada información, más o menos amplia que es necesaria para la elaboración de la misma.

Mediante el plan de colaboración la empresa auditada se compromete con la empresa que realizará la auditoria a entregarle toda la documentación e información que necesite el auditor.
Escrito para solicitar tiempo de cada trabajador para el desarrollo de entrevistas y/o cuestionarios:

SR. XXXX
Dpto. XXXX

Con motivo de la entrega de un cuestionario a realizar por los trabajadores de su departamento / empresa, rogamos se facilite al evaluador/ auditor (nombre: XXXX), el tiempo aproximado de XXXminutos/horas, en el día xxxxxx de la presente/siguiente/ XXX semana, para cada uno de dichos trabajadores.


Fdo. XXXXXX
Auditor manager.
Escritos para solicitar documentación necesaria para su cotejo:

SR. XXXX
Dpto.XXXX


Con el fin de realizar un análisis de los sueldos percibidos por el personal de su empresa rogamos nos faciliten copia de las nóminas percibidas por sus empleados en el periodo de el presente año/ seis meses desde la fecha XXXX /periodo XXXX, para el día XXXX.


SR. XXXX
Dpto. XXXX

Con motivo de la realización del análisis del índice de absentismo le rogamos nos facilite el listado de faltas de asistencia de los trabajadores en un periodo máximo de XXX dias.
Escrito para solicitar identificación de personas de contacto de la empresa auditada:

Sr. XXXX
Dpto. XXXX


Con el fin de obtener la documentación necesaria/ realización de pruebas pertinentes, solicitamos se nos facilite el nombre de persona de contacto de las siguientes áreas/ departamentos.


XXXXX Área
XXXX Departamento
XXXX Responsable
PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA: MEMORANDUM DE PLANIFICACIÓN

Los puntos principales de control interno de clima laboral en un centro educativo que el auditor va a analizar vienen determinados por las siguientes cuestiones:

1. Existencia de un archivo formado por los expedientes de cada profesor.

2. Existencia de un archivo en el que figuren los datos relevantes sobre las horarios, permisos, y licencias, bajas, etc.

3. Existencia de un sistema de registro de las actividades extraescolares realizadas por el personal.

4. Canales adecuados en la transmisión de la información.

5. Existencia de salas de descanso con mobiliario adecuado y otros materiales necesarios.

6. Existencia de empresas de control externo que vigilen la limpieza, aires acondicionados, luminosidad, etc.

7. Existencia de aparcamientos y medios de transportes para todo el personal.
Prueba sobre la variable RELACIONES (Ref. CLRE01). Esta prueba se obtendrá mediante preguntas realizadas a cada trabajador.

1. NOS TOMAMOS TIEMPO PARA AYUDARNOS UNOS A OTROS

2. NOS MOSTRAMOS RESPETO MÚTUO

3. LA ATMÓSFERA ES POSITIVA

4. APRENDEMOS LOS UNOS DE LOS OTROS
5.LA COOPERACIÓN ENTRE DEPARTAMENTOS VA ENFOCADA A LOS MISMOS OBJETIVOS

6.TENGO OPORTUNIDAD PARA INVOLUCRARME
1= Siempre
2= Casi siempre
3= A veces
4= Nunca

EVALUADOR: XXXXXX
SUPERVISOR: XXXXX
Prueba sobre la variable IMPLICACIÓN (Ref. CLIMP01). Esta prueba se obtendrá mediante la realización de un cuestionario al trabajador.


ESTOY MOTIVADO CON MI TRABAJO SI / NO

SI CAMBIA LA SITUACIÓN DE LA EMPRESA ESTOY ABIERTO A CUALQUIER CAMBIO QUE PUEDA AFECTARME SI/NO

SI NECESARIO ESTOY PREPARADO PARA REALIZAR TAREAS DIFERENTES SI / NO

BUSCO ACTIVAMENTE LA INFORMACIÓN QUE NECESITO PARA MI TRABAJO SI / NO

ME REFIERO A LA EMPRESA COMO TRABAJADOR EN TÉRMINOS POSITIVOS CUANDO HABLO CON MIS AMIGOS SI/NO

SI DEPENDE DE MI ESTARÉ EN ESTA COMPAÑÍA EN LOS PRÓXIMOS DOS AÑOS SI / NO

ME ENORGULLEZCO DE TRABAJAR PARA ESTA EMPRESA SI / NO

IENTO QUE ES IMPORTANTE MI TRABAJO PARA EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS DE LA EMPRESA SI / NO

¿ESTÁ DISPUESTO A QUEDARSE MÁS ALLÁ DE SU HORARIO CON EL FIN DE TERMINAR UNA TAREA? SI / NO

¿COLABORARÍA CON UN DEPARTAMENTO DISTINTO AL SUYO? SI / NO

SIENTO QUE MI TRABAJO ES VALIOSO SI / NO

ME SIENTO RESPONSABLE DE LOS RESULTADOS DEL TRABAJO REALIZADO SI / NO

SOY CONSCIENTE DE LA EFICACIA DE MIS FUNCIONES SI / NO


EVALUADOR: XXXXXX
SUPERVISOR: XXXXX
Prueba sobre la variable ORGANIZACIÓN (Ref. CLORG01). Esta prueba se obtendrá mediante el cotejo de la documentación solicitada a la empresa

.EXISTE UN ORGANIGRAMA SI / NO
EXISTE DESCRIPCIÓN DE LOS PUESTOS SI / NO
EXISTE DESCRIPCIÓN DE TAREAS SI /NO
EXISTE NORMALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS SI / NO
SE ENTREGAN LAS INSTRUCCIONES DE LAS TAREAS POR ESCRITO SI / NO
EXISTE DE UN CONTROL DE SEGUIMINTO EN LA ACTIVIDAD PARA CORREGIR LAS DESVIACIONES SI / NO
EXISTE MODELO DE GESTIÓN DE LOS PROCESOS SI / NO


EVALUADOR: XXXXXX
SUPERVISOR: XXXXX
INFORME DE AUDITORÍA

Es el documento emitido por el Auditor como resultado final de su examen y/o evaluación, incluye información suficiente sobre observaciones, conclusiones de hechos significativos, así como recomendaciones constructivas para superar las debilidades en cuanto a políticas, procedimientos, cumplimiento de actividades y otras.

Claridad y simplicidad.
Exactitud
Concisión
Utilidad
Contenido un informe de auditoría

Título
Destinatario
Párrafo de alcance
Párrafo de opinión del auditor
opinión favorable,
opinión con salvedades,
opinión desfavorable, y
opinión denegada.
Párrafo de salvedades
Propuestas de recomendaciones
Fecha del informe.
Firma e identificación clara del responsable del informe
Métodos para obtener evidencia:

En general toda la información interna no puede ser considerada como evidencia suficiente y adecuada. El auditor debe llegar a la convicción de razonabilidad mediante la aplicación de las pruebas de cumplimiento y sustantivas, para lo que resultan aptos los siguientes métodos:
Inspección: Consiste en la revisión de la coherencia y concordancia de los datos socio-laborales, así como en el examen de documentos y hechos tangibles.
Observación: Consiste en ver la ejecución de un proceso o procedimiento efectuado por otros.
Preguntas: Las preguntas consisten en obtener información apropiada de las personas de dentro de la entidad que tienen los conocimientos y pueden ser escritas u orales.
Confirmaciones: Consisten en obtener corroboración, normalmente por escrito, de una información contenida en la documentación socio-laboral
Cálculos: Consisten en la comprobación de la exactitud aritmética de los datos y de los cálculos y análisis realizados por la entidad o en la realización de cálculos independientes.
Técnicas de examen analítico: Consisten en la comparación de los datos registrados con las expectativas desarrolladas por el auditor
La carta de manifestaciones de la dirección es una medida de confianza adicional para el auditor que le merece la entidad auditada y sus empleados. Permite documentar las explicaciones verbales de hechos significativos y adicionales sobre el sistema de control interno y una confirmación que el alcance del examen realizado es adecuado.
Contenido carta de manifestaciones de la dirección

 Reconocimiento de la responsabilidad del Equipo Directivo del centro.

 Que la gestión de RRHH está libre de errores u omisiones

 Información de hechos posteriores, hasta la fecha de la “Carta de manifestaciones”

 Que los únicos compromisos, contingencias y responsabilidades al cierre son los reflejados puesto de manifiesto por el auditor, habiéndole informado de todos ellos, y de la identidad de los asesores

 Que no existen incumplimientos legales cuyos efectos deban ser considerados por los auditores

 Que se ha facilitado al Auditor el acceso a toda la documentación y registros de la Sdad, contratos y acuerdos, incluyendo actas del Consejo Admón, Juntas, Comités, explicitando la naturaleza de las limitaciones
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