Loading presentation...

Present Remotely

Send the link below via email or IM

Copy

Present to your audience

Start remote presentation

  • Invited audience members will follow you as you navigate and present
  • People invited to a presentation do not need a Prezi account
  • This link expires 10 minutes after you close the presentation
  • A maximum of 30 users can follow your presentation
  • Learn more about this feature in our knowledge base article

Do you really want to delete this prezi?

Neither you, nor the coeditors you shared it with will be able to recover it again.

DeleteCancel

Make your likes visible on Facebook?

Connect your Facebook account to Prezi and let your likes appear on your timeline.
You can change this under Settings & Account at any time.

No, thanks

KPI, Metric ve CSF

No description
by

Omer Faruk Colluoglu

on 23 July 2013

Comments (0)

Please log in to add your comment.

Report abuse

Transcript of KPI, Metric ve CSF

Metrikler, paydaşlara projenin güncel durumu ile ilgili bilgi verirler.
Paydaşlarınızın projede doğru metrikler kullanıldığından emin olması gerekir.
Metrikler bir projeye başlanması ya da bir projede aksiyon alınması ile ilgili öngörü sağlarlar.
Hangi metriklerin dashboard (pano) üzerinde yer alacağı hususunda da anlaşmaya varılmalıdır.
Metrik yönetim uzmanlarının, ilgili tanımlama ve ölçümlerin yapılabilmesi için çok hayati olduğu unutulmamalıdır.
Metrikler
Kritik Başarı Faktörleri (CSF)
Performans Göstergeleri (KPI)

PROJELERDE PERFORMANS ÖLÇÜMÜ
Müşteri ya da paydaşlarınıza ölçülebilir şeyler sunmazsanız beklentilerini karşıladığınızı nasıl ispatlayacaksınız?
İyi metrikler proaktif proje yönetimi yapmanızı sağlarlar. Tabi ki metriklerin zamanlaması ve içeriği doğru ise!
Bilginin toplanması
ve raporlanması
Verileri kim toplayacak?

Veriler ne zaman toplanacak?

Veriler ne zaman ve ne şekilde
raporlanacak?
Ölçümler
Neyi ölçüyoruz?

Ne zaman ölçüyoruz?

Nasıl ölçüyoruz?

Ölçümü kim gerçekleştiriyor?
İşletme/finans metrikleri ile proje metrikleri arasında çok önemli farklar bulunur!
Metrikler bize bir projeyle ilgili alınması gereken aksiyonları, veya bir projenin başarılı mı, yoksa başarısız mı olacağını söylemezler!
Proje yöneticileri ve ilgili paydaşlar kullanılacak metrikler ve ölçüm şekilleri ile ilgili anlaşmalıdır.
Metrikler
Unutmayalım!
Projeyle ilgili limitlerin, temel çizgilerin ve hedeflerin belirlenmesi
Performans ölçümü
Temel çizgiler ve hedeflerdeki sapmaların belirlenmesi
Olumsuz sapmaların düzeltilebilmesi için gerekli beklenmedik durum planlarının geliştirilmesi
Beklenmedik durum planları için onay alınması
Beklenmedik durum planlarının uygulanması
Yeni sapmaların ölçülmesi
Sürecin tekrarı
Bunları yapabilmek için
metriklere
ihtiyaç duyarız!
İşletme/Finansal
Proje
Değişken
Odak

Amaç


Raporlama

Öğeler


Kullanım Süresi

Veri Kullanımı


Hedef Kitle
Finansal Ölçümler

Stratejik hedeflere ulaşılması


Aylık ya da 3 aylık

Karlılık, pazar payı, tekrar eden
satışlar, yeni müşteri sayısı

10 yıl ya da daha fazla

Stratejiye göre veri akışı ve
değişimi

Üst Yönetim
Proje Performansı

Proje hedeflerine ulaşılması,
kilometre taşları ve teslimatlar

Gerçek zamanlı veri

Proje kısıtlarının karşılanması,
performans doğrulama ve tetkik

Proje yaşam süresi

Temel çizgilerin sağlanması için
düzeltici aksiyonlar

Proje paydaşları ve operasyonel
seviyeler
İster iç, isterseniz de dış müşterilerle çalışın,
Proje yönetimindeki temel amaç kurum stratejilerinin desteklenmesidir
Müşteri, paydaşlar ve satıcı arasında proje stratejisi ile ilgili uyum ne kadar yüksek ise projenin başarısı şansı da o denli yüksektir
Proje Yöneticilerinden Ne Bekleniyor?
Metrikler
proje durumunu
anlamamızı sağlar!
ABC Projesi
- Bütçe: 1.000.000TL
- Süre: 12 ay
- Çıktılar: 10 adet ürün

Güncel
- Geçen süre: 6 ay
- Harcanan: 500.000TL
- Üretim: 4 tam, 2 yarım
Örnek: ABC Projesi
(Kazanılmış Değer Analizi ile - EVM)
Proje durumlarının doğru bir şekilde görülmesi
Yönelimlerin erken ve doğru bir şekilde tespiti
Problemlerin erken ve doğru bir şekilde tespiti
Proje sağlık durumlarının mantıklı bir şekilde tespiti
Proje kontrol süreçlerinde kiritik bilgi kaynağı
Süreçlerin düzeltilmesi için temel bilgi kaynağı
Metrikleri
Kullanarak Hangi Faydaları Elde Edebiliriz?
Metriklerle
İlgili Kısıtlar
Zaman ve Maliyet en temel iki metriktir. Diğer Metrikler genellikle bu ikisinden yola çıkılarak oluşturulmuştur.

Zaman ve Maliyet ölçümleri hatalı yapılabilir. Bu durumlar yanlış proje durum raporları üretilmesine sebep olur.

Projenin kalitesi ve değeri Zaman ve Maliyet metrikleri kullanılarak hesaplanamaz.

Bir projenin Zaman ve Maliyet kısıtları dahilinde tamamlanması ilgil projenin başarılı olduğu anlamına gelmeyebilir.

Zaman ve Maliyet rakamları abartılı ya da uydurma olabilir.

Uyumsuz metrikler projenin sağlık durumu ile ilgili bir problem olduğu anlamına gelmeyebilir.

Uyumsuz metrikler bizlere gerekli düzeltici faaliyetle ilgili bir girdi sağlamazlar.

Müşteri ve paydaşlar projeye ilişkin metriklerin ne anlama geldiğini anlamayabilirler.

Kazanılmış değer analizi günümüzdeki kompleks projelerin yönetimi için yeterli olmayabilir!

Örn: Gerçek dışı planlama, düşük kaliteli kaynaklar, zayıf tahminler, katma değer, çıktıların kalitesi, verimlilik
Sonuç:
Ölçülebilen şeylere
Metrik
denir!
Ölçemediğiniz şeyi yönetemezsiniz!

Ölçülebilen şeyler gerçekleştirilebilirler!

Ölçülemeyen bir şeyi hiç bir zaman tam olarak anlayamazsınız!
Metrik Nedir?
Metrikler
ne şekilde ölçülür ve kaydedilirler!
Rakamlar
Yüzdeler
Para (TL)
Sayılar
Dereceler (iyi, kötü, normal)
Niteliksel ya da niceliksel
Metrikleri
oluştururken nelere ihtiyaç duyarız?
Amaç
Hedef, temel çizgi ya da referans noktası
Ölçüm yöntemi
Yorumlama yöntemi
Raporlama şekli
Metrikler
neden başarısız olur?
Özellikle paydaşlar tarafından zayıf kontrol
Yavaş karar alma süreçleri
Fazla optimistik proje planları
Az zamanda çok iş yapılmaya çalışılması
Zayıf proje yönetim metodolojisi ve
uygulamaları
Metriklerin nasıl kullanılacağının
anlaşılamaması
Projeleriniz ne kadar büyük ve karmaşıksa metriklere o kadar ihtiyacınız var demektir!
Metrikleri
belirlerken hangi soruları soruyoruz?
Metrik
yönetimi neden desteklenmiyor olabilir?
Ekstra iş ve vakit kaybı
Doğru metriklerin seçiminin garanti olmaması
Yanlış metrikler seçilirse yanlış veriler toplanır
Metrik yönetimi maliyetini karşılamıyor
Metrikler pahalı ve kullanışsız
"big brother is watching you!"
Metriklerin
karakteristik özellikleri nelerdir?
Bir ihtiyaç ya da bir amacı vardır
Faydalı bilgiler sağlar
Bir hedefe odaklı olur
Kabuledilebilir bir doğrulukla ölçülür
Projenin durumunu doğru şekilde yansıtır
Proaktif yönetimi destekler
Başarı ya da başarısızlık öngörüleri sağlar
Bilgi tabanlı karar verme aracı olarak kabul edilir
Metrik
çeşitleri
Sonuç Göstergeleri (RIs): Bu metrikler an itibariyle tamamlanmış proje işlerini belirtir.

Performans Göstergeleri (KPI): Bu metrikler ise gelecekteki durum tahminlerini belirtir. "İlgili tarihte ne durumda olacağız?"
İşletme ve Proje Yönetim
Metrikleri
Metrik
Kategorileri
İşletme Tabanlı - Finansal Metrikler
Başarı Metrikleri
Proje Tabanlı Metrikler
Proje Yönetim Süreçleri Metrikleri
İşletme/Finans
Metrikleri
ROI - Yatırımda geri dönüş
NPV - Net bugünkü değer
Geri dönüş süresi
Maliyet azaltma
Etkinlik artışı
Dokümantasyon azaltımı
Gelecek fırsatları
Bilginin doğruluğu ve zamanlaması
Karlılık
Pazar payı
Satış büyüklüğü artışı
Yeni müşteri sayısı
Tekrar eden satış sayısı
Proje Başarı
Metrikleri
Kazanılan fayda
Kazanılan değer
Ulaşılan amaçlar/kilometretaşları
Paydaş memnuniyeti
Kullanıcı memnuniyeti
Proje
Metrikleri
Zaman
Maliyet
Kapsam ve kapsam
değişiklik sayısı
Kalite
Müşteri memnuniyeti ve
proje performansı
Güvenlik faktörleri
Risk azaltma
Proje Yönetim Süreç
Metrikleri
Sürekli iyileştirmeler
Benchmarking
Tahminlerin doğruluğu
Ölçümlerin doğruluğu
Metrik ve KPI'lar için belirlenmiş olan hedeflerin doğruluğu
Metrikleri
nasıl seçiyoruz?
Genelde yanlış metrikleri seçeriz!
Metrikler seçimi yapana göre değişir!
Genelde çok kullanılan metrikler seçilir!
"Law of Least Resistance"
Çok fazla
metrik
olursa?
Metrik yönetimi diğer işlere ait zamanı çalabilir
Çok fazla bilgi kritik öğelerin seçimini engelleyebilir
Sağladığımız bilgiler değersiz olabilir
Çok az metrik olursa ne olur?
Yeterli düzeyde kritik bilgi eksikliği
Etkin karar almanın zorlaşması
Temel kurallar ne olmalı?
Metriklerin toplamaya değer olduğundan emin olmak
Toplanan metriklerin muhakkak kullanılması
Metriklerin bilgilendirici olması
Takımın metrik kullanımı ve değerleri ile ilgili eğitimi
Metrikleri
seçerken sorulacak diğer sorular
Paydaşlar proje yönetimi konusunda ne kadar bilgi sahibiler?
Paydaşlar metrik yönetimi konusunda ne kadar bilgi sahibiler?
Metrik ölçümleri için gerekli organizasyonel süreç varlıklarına sahip miyiz?
Temel çizgileri ve standartlar proje süresince değişime uğrayabilirler mi?
Not:
Metriklerin ölçülmesi belirli maliyetlere sebep olur
Not:
Metrikler gerektiği sıklıkta güncellenmelidir
Metriklerin
gözden geçirilmesi
Müşterileriniz periyodik raporlama yerine anlık veriler isteyebilir bu da bazı metrikleri kullanılmaz hale getirir
Maliyeti ve karmaşıklığı nedeniyle bazı metrikler kullanılamaz hale gelebilir
Seçtiğiniz metrikler ölçüm için kullandığınız süreç varlıkları ile uyumlu olmayabilir
Proje bütçeniz yeterli sayıda metriği karşılamayabilir
Metrikler
gözden geçirildikten
sonra?
Metrik güncellenebilir
Metriği olduğu gibi bırakabilir ya da bekletebilirsiniz
Metriği kullanımdan kaldırabilirsiniz
Kritik Başarı
Faktörleri
(CSF)

Neden?
Proje başlangıcında ilişkinin doğru kurulabilmesi için herkesin üzerinde anlaştığı bir "başarı" tanımı yapılmalıdır!
Bu anlaşmayı Kiritik Başarı Faktörleri (CSF) ile belirliyoruz.
Kritik Başarı Faktörlerinin karşılanma düzeyini de Performans Göstergeleri (KPI) ile belirliyoruz.
Kritik Başarı Faktörleri proje teslimatlarının doğru bir şekilde gerçekleştirilmesi için gerekli aktiviteleri belirlerler.
Yani?
Zaman planına uyum
Bütçeye uyum
Kalite gereksinimlerine uyum
Değişiklik kontrol sürecine uyum
Sözleşmeye eklentiler
Müşteri gereksinimlerinin anlaşılması
Müşteri ve paydaşların sürece erken entegrasyonu
Proje hedeflerinde anlaşılması
İhtiyaç duyulan tüm kaynakların temini
Beklentilerin yönetilmesi
Proje risklerinin tanımlanması ve müşteri ile yönetimi
Etkin kapsam kontrolü
Müşteri ile açık ve spesifik iletişim
Tanımlı süreçler ve geçiş noktaları
Örnekler
Her şirketin kendine ait bir tanımı vardır
Farklı müşteriler
Farklı gereksinimler
Farklı paydaşlar
Tanım
Kritik Başarı Faktörleri sonuçları ölçer!
Kritik Başarı Faktörleri konuya satıcı ve müşteri açısından bakar!
Performans Göstergeleri(KPI) ve Metrikler, Kritik Başarı Faktörlerini karşılayabilmek ve planlanan ürün/hizmet teslimatını sağlayabilmek için kullanılan süreçlerin kalitesini ölçerler!
Performans Göstergeleri (KPI) ve Metrikler iç ölçümlerdir
Projeler, proje yöneticisi ve paydaşların Kritik Başarı Faktörlerinin seçiminde anlaşamamaları nedeni ile başarısız olmaktadır.
Ne işe yarar?
KPI ve metrikler panolarda, skor kartlarında ve raporlarda kullanılırlar.

Başarılı bir proje için bilginin etkin ve zamanında kullanımı şarttır!

KPI'lar belirsizliğin azaltılabilmesi için bilgiye dayanan kararlar almanızı sağlar.

KPI olarak görev yapacak doğru metriklerin seçilmesi çok önemlidir.

KPI'lar, paydaşlar için projelerde izlenmesi gereken önemli verileri ifade etmektedir.
KPI bir ihtiyaç!

KPI'lar, bir organizasyon ya da bireyin organizasyonun güncel ve gelecek başarısı için kiritk olan operasyonel, taktiksel ya da stratejik aktivitelerde ne kadar iyi olduğunu ölçen bir metriktir.

KPI'lar, bir projenin daha önceden tanımlanmış hedeflere doğru nasıl ilerdiğini gösteren yüksek seviye resimlerdir.

KPI'lar gösterge olarak kullanılmakta ise de "uyarıcı gösterge" olarak algılanmamaları yerinde olacaktır.
KPI bir ihtiyaç!

Projelerin sağlık durumu sadece zaman ve maliyet KPI'ları ile görülemeyebilir!

Proje yöneticileri, paydaşlara KPI ve Metrikler arasındaki farkı iyi anlatmalıdır.

Pano üzerinde sadece KPI'lara yer verilmelidir.

Metrikler, iş paketlerinin tamamlanması, kilometre taşlarına ulaşılması ve performans hedeflerine ulaşılması üzerine odaklanmaktadır.
KPI bir ihtiyaç!
Hangi Endüstriler?

İnşaat
Altyapı
Risk Yönetimi
Güvenlik
Kalite
Satış
Pazarlama
IT
Tedarik Zinciri Yönetimi
Kar Amacı Gütmeyen Kuruluşlar

KPI'lar farklı endüstriler hatta aynı iş alanları arasında transfer edilemeyebilir. KPI'lar he şirkette farklı kullanım şekillerine sahiptir.
KPI bir ihtiyaç!

KPI'lara konu olan verilerin doğru anlaşılması da ölçüm faaliyetleri için gereklidir.

Paydaşlarla çalışırken üstesinden gelinmesi gereken konular vardır:

Proje yönetimi ve KPI süreçlerinden anlasalar da paydaşlarla KPI'lar üzerinde uzlaşmak zor olabilir.
Paydaşlara sunmadan önce KPI verisinin sistemde hazır olup olmadığı ya da toplanmasının mı gerektiği belirlenmelidir.
İlgili verilerin toplanmasına ilişkin maliyet, karmaşıklık ve zamanlamasının da belirlenmesi gerekir.
IT sistem değişiklikleri ve organizasyonel varlıklar ile ilgili güncellik/kullanım riskleri de değerlendirilmelidir.
KPI'ların kullanımı

Genel Prensipler:
KPI'lar önceden ortaklaşa belirlenir ve Kritik Başarı Faktörlerini yansıtırlar.
KPI'lar projenin amaç ve hedeflerine doğru ne kadar ilerleme sağlandığını gösterir.
KPI'lar performans hedefleri değildir!
KPI'ların nihai amacı doğrudan performansla ilişkili öğelerin ölçülmesi ve sonuçları pozitif etkileyecek kararlara girdi sağlamaktır.
KPI'lar
Başarılı KPI'lar değişim sağlar ancak aksiyon içeriği vermezler. KPI'lar hedeflerinize ne kadar yakın olduğunuzu gösterirler.
KPI'ların Anatomisi

Anahtar (KEY) =
Projenin başarı ya da başarısızlığına katkı sağlayan önemli metrik.
Performans =
Ölçülebilen, sayılabilen, ayarlanabilen ve kontrol edilebilen metrik. (Kontrol edemediğiniz şeyin performansını yükseltemezsiniz!)
Gösterge =
Güncel ve gelecek performansın mantıklı olarak sunumu.

NOT:
KPI'lar proje süreçlerinde değişebilir ancak Kritik Başarı Faktörleri genelde aynı kalır!
Metrik Kategorileri (David Parmanter)

Sonuç Göstergeleri
(Performance Indicators) = neyi başardık?
Performans Göstergeleri
(Performans Indicators) = performansı artırmak ya da yakalamak için ne yapmalıyız?
Anahtar Performans Göstergeleri (KPI)
= Hedeflerin gerçekleştirilmesi ve performansın artırılması için gerekli kritik performans göstergeleri nelerdir?

Çoğu organizasyon bu üç tanımı birbirine karıştırmaktadır.
KPI Sayısını Etkileyen Faktörler

Proje yöneticisi tarafından kullanılmakta olan bilgi sistemlerinin sayısı.
Paydaşların ve bu paydaşların raporlama taleplerinin sayısı.
Ölçme-değerlendirme yetenek ve kabiliyetleri.
Bilginin toplanması süreçlerinde kullanılmakta olan organizasyonel varlıkların varlığı.
Bilgiyi toplama ve ölçmenin maliyeti.
Pano üzerinde bilgilerin sunumuyla ilgili limitasyonlar.
KPI Karakteristikleri

KPI karakteristiklerine ilişkin tanımlamalar literatür dahilinde bol miktarda mevcut!

"SMART"
yöntemi bu noktada çok fazla tercih edilmektedir.

S= Spesifik (Specific):
KPI'lar işletme ya da performans hedefleri ile doğrudan ilişkili olmaldır.
M= Ölçülebilir (Measurable):
KPI'lar sayısal olarak ifade edilebilmelidir.
A= Elde edilebilir (Attainable):
Hedefler mantıklı ve ulaşılabilir olmalıdır.
R= Realistik-İlişkili (Realistic -Relevant):
KPI'lar projede gerçekleştirilen işlerle doğrudan alakalı olmaldır.
T= Süre Tabanlı (Time-based):
KPI'lar belirli bir zaman aralığı içinde ölçülebilmelidir.

SMART yöntemi başlangıçta proje hedeflerinin tanımlanması için tasarlanmış olsa da zaman içinde Metrik ve KPI'ların belirlenmesi için kullanılmıştır.
KPI Karakteristikleri

KPI'ların 12 Karakteristiği
- Wayne Eckerson

Bu özellikler işletme tabanlı KPI'lar için daha uygun olsa da proje yönetimi alanında da kullanılmaktadır.

Uyumluluk (Aligned):
Kurumsal stratejik amaç ve hedeflerle uyum.
Sahiplik (Owned):
Bir kişi ya da grup KPI'ın çıktılarından sorumlu olmalıdır.
Tahmi edilebilirlik (Predictive):
KPI'lar üretilecek değerleri öngörebilmelidir.
Aksiyonel
(Actionable): KPI'lar zamanında ve kullanılabilir bilgi sağlayarak müdahale şansı vermelidir.
KPI Kategorileri

KPI'lar endüstri bazlı olarak segmente edilebilir ya da kümelenebilir.

KPI'lar grup olarak da raporlanabilir. İşletme ve finans metrikleri için bu yapı uygun olabilir.

Proje metrikleri, Skor Kartları için kullanılmakta olan finansal metriklerden farklıdır.

Proje metrikleri proje yaşam döngüsü içerisinde veya projeden projeye değişebilir.

Proje metrikleri aynı endüstri içinde dahi birbirinden farklı ve son derece spesifik olabilirler. Bu yüzden bireysel olarak raporlanmaları gerekir.
KPI Seçimi

KPI'ları belirlemek ve bir KPI kütüphanesi oluşturmak kolay ancak doğru KPI'ları seçmek zordur!

Başta doğru olduğunu düşündüğünüz bir KPI sizi hatalı ölçümlere ve kararlara sürükleyebilir!

KPI'lar aşağıdaki sorulara anlamlı cevaplar vermelidir!
Şu anda ne durumdayız?
Gelecekte ne durumda olacağız?
Nerede olmamız gerekiyordu?
Olmak istediğimiz yere maliyet etkin bir şekilde, kaliteden ödün vermeden ve majör bir kapsam değişikliği olmadan nasıl varırız?
KPI Ölçümü

KPI'lar kabul edilebilir bir hassasiyet/kesinlik ile ölçülmezler ise hiç bir fayda sağlamazlar!
Her şey ölçülebilir. Ancak mükemmel ölçümler realistik olmayabilir!
KPI'lar mutlak değerler değil, genel kılavuzlardır!
Organizasyonel varlıklarınız ölçüm yapmak için gerekli veriyi toplayabilir olmalıdır!
Bazen veri toplama ile ilgili metodun da geliştirilmesi gerekebilir!(Süreç)

KPI'lar Seçilmeden Önce (Douglas Hubbard)
İlgili KPI'ların destek vermesi gereken kararlar nelerdir?
KPI tarafından ölçülen şey nedir?
KPI ilgili karar için neden önemlidir?
Şuan ki bilgimiz nedir?
Ölçümü devam ettirmenin faydası nedir?
KPI Ölçüm Teknikleri

Gözlem
Sıralı (örn: 4 yıldız, 5 yıldız; ve Türe Göre (örn: erkek, kadın)
Aralık/Değer Kümeleri
Simülasyon
İstatistik
Kalibrasyon Tahminleri ve Güven Aralığı
Karar Modelleri (Earned Value)
Örnekleme Teknikleri
Ayrışım Teknikleri
Bireysel Hüküm
KPI Yorum Örnekleri

Örnek 1
SV = + ve CV = -
Burada fazla mesai yapılmış, yüksek maaşlı personel çalıştırılmış ve takvim hızlandırılmış olabilir.
SV = - ve CV = +
Burada projedeki kaynaklar yetersiz olabilir.
Her iki durumda da proje performansının iyi mi kötü mü olduğunu kestirmek zor.
KPI Yorum Örnekleri

Örnek 3
Ocak : CV = - 10.000TL
Şubat : CV = - 20.000TL

Görünüşe göre durum kötüleşmiş. Bu durum kötü görünebilir. Ancak;
Ocak : EV = 100.000TL
Şubat : EV = 400.000TL

CV verisini TL'den yüzdeye çevirirsek:

Formül: CV (%) = CV(TL) / EV(TL)

Sonuç:
Ocak = -%10
Şubat = -%5
Aslında durumun aksine iyiye gittiğini görüyoruz.

Not:
Projenin sağlık durumuna ilişkin doğru sonuçlara ulaşabilmke için bir'den fazla KPI kullanılması gerekebilir!
KPI Eğitimleri

Proje yöneticileri ve takım üyelerinin KPI'ların belirlenmesi, ölçülmesi, kontrolü ve raporlanması ile ilgili eğitim almaları gerekebilir.

KPI'ların kapsamlı olarak anlaşılması
KPI'lar nasıl belirlenir?
KPI'lar nasıl gösterilmeli?
KPI veritabanı nasıl oluşturulmalı?
KPI'lar nasıl ölçülmeli?
Performansın düzeltilmesi ile ilgili aksiyonlara nasıl karar verilecek?
Kurumsal KPI kütüphanesi nasıl güncellenmeli?

Eğitim faaliyetleri proje başlamadan önce tamamlanmalıdır!
Proje başlangıç toplantısında detaylar paylaşılmalıdır!
KPI Hedefleri

Müşteri Memnuniyeti ve İtibarı gibi metrikler belirli bir kesinlikle ölçülmediği sürece kullanılmaları mümkün değildir!

Bu sebeple KPI hedefleri, sınırları ve tabanları belirlemek gerekir!

Hedefler, ölçümlerin üzerinden yapılacağı değerler kümesini ifade eder.
Hedeflerin zorlayıcı olması gerekmese de realistik olmalıdır!

NOT:
KPI'lar hedef değildir! KPI'lar önemli bir metriğin önceden tanımlanmış bir hedefin ne kadar üstünde ve altında olduğunu temsil eder.
KPI Hedefleri

Bazı hedeflerin belirlenmesi oldukça zordur. (Örn: değer hedefleri)

Güncel ve gelecekteki değerleri tanımlamak için KPI oluşturmak zor fakat imkansız değildir.

Aşağıdaki soruları cevaplayarak değer tabanlı proje KPI'larını seçebiliriz:

Projenin müşteri için değer ürettiğini nasıl gösteririm?
Müşteri ve paydaşlar değer ölçümlerini nasıl algılayacaklar?
Projenin şirketim için değer yaratacağını da gösterebilir miyim?
KPI'lar Neden Başarısız Olur?

İnsanlar KPI ölçümlerinin ilk fonksiyonel yöneticide sona erdiğini düşünürler.

Göstergelerin işaret ettiği sorunlu alanların çözümüne ilişkin yetki ölçüm yapanlarda bulunmayabilir.

KPI değişim süreleri gereğinden uzun olduğu için günlük iş ölçümlerinde yetersiz kalır.

Sorunlu göstergelerin düzeltilmesi için alınan aksiyonlar çok uzun sürer.

KPI ölçümleri yeterli bilgi ve anlam içermeyebilir.

Çok fazla KPI tanımlanması durumunda ölçüm süreci karmaşık ve kullanışsız bir hale gelir.
ÖZET - KPI'lar METRİKLER

Metrikler
Sayısal veri
İşletme verisi
Bir ya da daha fazla boyut

Örn:
"HAFTALIK TOPLAM SATIŞLAR"

Ölçü: TL (toplam satışlar)
Boyut: Zaman (Haftalık)

Hiyaraşi boyutunu değiştirebilirsiniz: Günlük, haftalık, aylık ve yıllık.

Bölge ve Zaman olarak bir'den çok boyutlu kullanılabilir.

Not:
Çok boyutlu metrikler özellikle BI (İş Zekası) uygulamalarında kullanılmaktadır.
ÖZET - KPI'lar METRİKLER

KPI'lar

KPI, bir hedefle ilişkilendirilmiş metriktir.

KPI'lar genelde bir metriğin daha önceden belirlenmiş olan bir hedefe ne kadar yakın ve uzak olduğunu gösterir.

KPI'lar genelde gerçekleşmeleri planlarla oranlayarak güncel durumun analizini gerçekleştirirler.

Örn:
İlk çeyrek hedefini tutturmak için "Her Hafta 10.000TL" satış yapılması.

Metrik: Haftalık satış ve Hedef: 10.000TL şeklinde verilebilir.

Çarşamba itibariyle 8.000TL satış varsayarsak,
Hedefin %80'i tutturulmuş demektir.

KPI'larınız için hedefler belirlemeyi unutmayın!

İnsanlar metrik ve KPI'ları sürekli olarak aynı anlamda kullanırlar!

Proje yöneticileri hangi kritik metriklerin tanımlanması, ölçülmesi, raporlanması ve yönetilmesi gerektiğini belirlemelidir.

Proje yöneticisi, müşteri ve paydaşların üzerlerinde anlaşması önemlidir.

"Metrik" teriminin genel ve "Performans Göstergesi (KPI)" teriminin ise spesifik olduğunu söyleyebiliriz.

KPI'lar erken uyarıdır
!
KPI bir ihtiyaç!

KPI'lar Kazanılmış Değer Analizi(EVM) komponentlerindedir. Maliyet varyansı, zaman varyansı, zaman performans endeksi, maliyet performans endeksi, vb.

Performans sistemlerinin amacı etkinlik ve verimliliğin artırılmasıdır. Bu yüzden KPI'lar kontrol edilebilir etmenleri yansıtmalıdır.

Çıktılarını değiştiremediğimiz aktiviteleri ölçmenin hiç bir anlamı yoktur!!!

Muhtemel tüm olumsuz durumların düzeltilebilmesi de mümkün olmayabilir!
KPI bir ihtiyaç!

KPI'lar ise gelecekte alınacak sonuç ve çıktılarla ilgilenmektedir. Bu bilgiler karar süreçlerinde kullanılmaktadır.

KPI ve Metrikler projenin başarılı olup olmayacağını tam olarak belirleyemezler. Ancak KPI'lar ilgili trendlerin devam etmesi halinde gelecekte ne olacağına dair daha doğru veriler sağlar.

KPI ve Metrikler yaralı bilgiler sağlar. Ancak kötü gitmekte olan bir projenin kurtarılması için gerekli aksiyonları belirtmez!
KPI bir ihtiyaç!

Paydaşlar doğru KPI'lara olan ihtiyacı kavradıktan sonra şu soruları sormalıyız:

Kaç tane KPI'a ihtiyacımız var?
Ne kadar sıklıkla ölçülmeliler?
Neyi ölçmeliyiz?
KPI ne kadar karmaşık bir hale gelecek?
KPI'dan kim sorumlu olacak?
KPI benchmark olarak kullanılacak mı?

KPI ölçüm teknikleri katılım ve onaylarını sağlayabilmek için paydaşlara anlatılmalıdır.
KPI bir ihtiyaç!
Bazı KPI'ların proje uygulama sürecinde ortaya çıkabileceği ve zaman içerisinde paydaşlar tarafından farklı KPI'lar talep edilebileceği unutulmamalıdır.

Organizasyonda kullanılmakta olan birden fazla bilgi sistemi bulunuyorsa KPI ve Metrikler farklı algılanabilir. Kurumsal seviyede KPI olarak nitelendirilen veriler proje seviyesinde sadece bir metrik olarak değerlendirilebilir.

Taşeron veya danışman firmalarla çalışıyorsanız, KPI ve Metrik tanımlarınızın ilgili kuruluşların tanımları ile uyumlu olmayabileceğini unutmayın!
KPI'ların kullanımı

Yüksek Düzey Amaçları:
Takım motivasyonunu sağlayan ölçümler
Şirket hedeflerine uyumu ve organziasyonel varlıkların kullanımını sağlayan ölçümler
Performans artışı ve öğrenilmiş derslerin oluşumunu sağlayan ölçümler

NOT:
Bazı şirketler KPI ölçüm sonuçlarını çalışanlarla paylaşarak hedeflere doğru motivasyon sağlamaktadır. (!)
KPI'ların kullanımı

KPI'ların, Kritik Başarı Faktörlerinden sonra seçilmesi daha kolaydır!

Kritik Başarı Faktörleri bir amaca ulaşmak için sağlanması gereken şeylerdir.

KPI'lar Kritik Başarı Faktörlerine ulaşılıp ulaşılamayacağına ilişkin trendleri sağlar.

Doğru KPI'ları Seçersek:
Daha iyi kararlar alırız
Proje performansını artırırız
Problemli alanları daha hızlı tespit ederiz
Müşter-taşeron-paydaş ilişkilerini geliştiririz.
Metrik Kategorileri (David Parmanter)

Gereğinden fazla KPI, ölçüm ve raporlama süreçleri nedeniyle projeleri yavaşlatmaktadır.

Gereğinden az KPI ise yetersiz bilgi nedeniyle süreçleri yavaşlatacaktır.

KPI sayısı projeden projeye değişmektedir. Bu duruma paydaşların da etki ettiği söylenebilir.

NOT: Paydaşlarınızı seçim sürecinden önce KPI sayıları ile ilgili bilinçlendirmeniz gerekir!

Normalde 6 ila 10 KPI bir proje için yeterli olacaktır.
KPI Karakteristikleri

Azlık (Few in number):
Sadece gerektiği kadar KPI belirlenmelidir.
Anlaşılırlık (Easy to understand):
KPI'lar direkt ve kullanıcıların anlayabileceği kolaylıkta olmalıdır.
Dengeli ve Bağlı (Balanced and linked):
KPI'lar birbirleri ile uyumlu olmalıdır.
Tetikleyicilik (Trigger changes):
KPI'ların ölçülmesi zincirleme pozitif bir reaksiyon yaratmalıdır.
Standartlaştırılmış (Standardized):
KPI'lar standart tanım, kural ve hesaplamalar içermeli ve bu şekilde tüm organizasyonda kullanılabilmelidir.
Şarta Bağlılık (Context driven):
KPI'lar performansı ölçebilmek adına bir takım hedefler ve eşikler belirlemelidir.
Giriş
Giriş
KPI Kategorileri

Bazen KPI'lar kendilerinden beklenen göstergelere göre sınıflandırılır:

Niceliksel KPI'lar: Sayısal değerler
Uygulamaya yönelik KPI'lar: Şirket süreçleri
Yön verici (directional) KPI'lar: İyi ya da kötüye giden
Aksiyonel KPI'lar: Değişimi tetikleyici
Finansal KPI'lar: Performans ölçümleri

Zamana Göre KPI Kategorileri:
Lagging KPI'lar: Geçmiş performansı ölçer
Leading KPI'lar: Gelecekteki performansa ilişkin etmenleri ölçer
KPI Seçimi

Metriklerin sayısı ihtiyaç kadar ve mümkün olduğunca az olmalıdır!
Herkesin KPI'ları anladığından emin olunmalıdır!
KPI'lar için paydaşların onayı alınmalıdır!
KPI'larını seçerken bilgi sisteminizde meydana gelebilecek muhtemel değişiklikleri de hesaba katmalısınız!

Not:
Tüm paydaşlar aynı metriği bir KPI olarak algılamayabilir!
KPI Ölçümü

Varsayımlar (Douglas Hubbard)
KPI'larınızı seçerken karşılaştığınız problemler düşündüğünüz kadar benzersiz değil!
Düşündüğünüzden daha çok veriyi sahipsiniz!
Düşündüğünüzden daha az veriye ihtiyacınız var!
Düşündüğünüzden daha kolay bir ölçüm şekli var!

Not:
Karar alma için bilgi değeri en yüksek olan KPI'lar genelde ölçülmezler! Çünkü ilgili verileri toplamak zordur!
Zaman ve maliyet ise ölçümü en kolay KPI'lar oldğundan en çok tercih edilenlerdir. Ancak karar alma süreçlerinde yetersiz kalırlar!
KPI Ölçüm Teknikleri

KPI sonuçları çatışma yaratabilir. Eğer çalışanlarınız toplanan bilginin:
Disiplin çalışmaları için kullanılacağına,
Yönetim tarafından kontrol edildiğine,
İçerik ve dağıtım konusunda filtreleme yapıldığında,
Performans ile ilgili suçlamalarda kullanılacağına inanırlarsa.
KPI Yorum Örnekleri

Örnek 2
SV = - 100.000TL
CV = - 250.000TL
Burada durumun kötü olduğu açık.

Bunları da eklersek:
Onaylanmış kapsam değişiklikleri :
34
Kilit personel devri sayısı :
9

Hepsini bir arada değerlendirirsek proje
durumunun o kadar da kötü olmadığını
söyleyebiliriz.
KPI Hedefleri

Tipik KPI Hedefleri

Zaman Temelli Hedefler: 2 ay sonra
Proje bitimi hedefleri
Strech Hedefler: Sınıfında en iyi olma
Vizyoner Hedefler: aynı müşteriden takrar eden satışlar.

Hedef Örnekleri
Tek bir değer
Bir üst limit
Değer aralığı
Belirli bir miktarın yüzdesi
Belirli bir değerin yüzdesi
Tamamlanmış kilometretaşları ve teslimatlar
Performans Göstergeleri
(KPI'lar)

Giriş
KPI bir ihtiyaç
KPI'ların Kullanımı
KPI'ların Anatomisi
Metrik Kategorileri
KPI Karakteristikleri
KPI Kategorileri
KPI Seçimi
KPI Ölçümü
KPI Örnekleri
KPI Hedefleri
Özet
projeofisi@turksat.com.tr
Full transcript