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Gestão Tempo

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by

Elio Pereira

on 2 September 2016

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Transcript of Gestão Tempo

GESTÃO
DO TEMPO

TEMPO:
Sucessão de momentos em que se desenrolam os acontecimentos.
DEFINIÇÕES:

PLANIFICAÇÃO DE TEMPO:

É a arte de organizar, programar e calcular, de forma flexível, o próprio tempo com o propósito de se tornar mais eficaz e produtivo, nas situações que estão em constante mudança.
Principais objetivos
da gestão de tempo:
Organização;

Analisar a carga de trabalho;

Delegar tarefas;

Conduzir reuniões/formações;

Controlar atividades que geram desperdício de tempo;

Aproveitar tempo livre…
Principais Objetivos
Como Gerir?
Fazendo Planeamento de Atividades;

Analisando os destinatários;

Realizando Atividades/Estratégias;

Observando os recursos materiais, humanos, espaciais;

Efetuando calendarização;

Refletindo.
Como Gerir?
Onde perdemos tempo?
Fatores Importantes para a Gestão do Tempo
As planificações devem ser flexíveis;

É necessário saber tomar decisões;

A comunicação é importante na gestão do tempo;

É importante saber respeitar o tempo dos outros.
Não esquecer que…
Acumulação de trabalhos
Onde perdemos tempo?
“Telemóvel mania”: Uso exagerado do equipamento;

Conversas;

Internet:
Emails: envio de mensagens inúteis;
Redes sociais;
Salas de chat;
Skype;
etc…

Adiamento de atividades que poderiam ser desenvolvidas no mesmo dia;

Etc…
Fatores a ter em conta para
a gestão do tempo
1 - Lei dos Ritmos Biológicos

2 - Lei de Parkinson

3 - Hábitos na distribuição do tempo

4 – Cronógrafos

5 - Sequências homogéneas de trabalho
Lei dos Ritmos Biológicos

O rendimento máximo é de manhã;

A tarde começa por uma quebra;

A meio da tarde há um novo pico de eficácia;

No início da noite volta a descer;

Depois da meia noite surge o pico mais baixo.
Lei de Parkinson


A distribuição do trabalho varia em função do tempo disponível e não do tempo necessário.
Hábitos na distribuição do tempo
O que gostamos ou o que não gostamos?

O que é mais rápido ou o que é mais lento?

O que é mais fácil ou o que é mais difícil?

O que sabemos ou o que é novo?

O que é urgente ou o que é importante?

O que os outros nos impõem ou o que nós escolhemos?

Adiamos uma tarefa até ao limite máximo?
Cronógrafos
Perfecionismo;

Querer fazer tudo (incapacidade de dizer NÃO);

Fazer muitas coisas ao mesmo tempo;

Colegas que não respeitam os prazos;

Frequentes interrupções;

Adiar o desagradável;

Trabalhar sem um plano, sem prioridades;

Fadiga e falta de autodisciplina.
Sequências homogéneas
de trabalho
• Interrupção de um trabalho provoca:


» perda de eficácia;

» consumo de mais tempo.
Como aplicar a Gestão do Tempo?
Como aplicar a gestão do tempo?
1. Auto-conhecimento

2. Definir objetivos

3. Estabelecer prioridades

4. Refletir antes de agir

5. Organizar espaço de trabalho

6. Comunicar eficazmente
Auto-conhecimento
Processo pessoal;

Consciência;

Ciclo de Energia – tarefas importantes ou de rotina.
Definir Objetivos

• Explicitação clara: - O que fazer?
- Como fazer?


• Resultados a atingir

• Fixar prazos concretos - Realistas
- Atingíveis
Estabelecer prioridades
Pensar antes de agir
Este trabalho é necessário?

Devo ser eu próprio a fazê-lo?

Devo fazer agora, ou devo pegar numa tarefa mais importante?

Estou a trabalhar em condições ótimas?
Organização do espaço de trabalho
Estou rodeado apenas com o que é necessário?

A documentação está organizada?

Posso ser interrompido?

Posso distrair-me?
Comunicação eficaz
Assertividade:

– linguagem clara

– respeito pelo outro
Obstáculos da Gestão do Tempo
Obstáculos à gestão

Desorganização
Depressão e ansiedade
Distração
Fadiga
Inflexibilidade
Não definir objetivos/ metas nem prioridades
Perfecionismo
Receio do insucesso
Planeamento para o sucesso
Uma semana antes do aniversário
No final deste mês
Baixa
Tenho de preparar a festa de aniversário do meu filho que é daqui a 2 meses

(exemplo 2)
Fim do prazo
Início
Prioridade
Tarefa

05-2016
i
u
Comprar o bilhete para o próximo Rock in Rio
13-07
I
u
Preparar reunião da próxima semana
(u) - Pouco Urgente (i) – Menos importante
(U) - Urgente (I) - Importante
06-07
OK
I
U
Enviar o relatório para o cliente importante
Plano Diário
Planeamento para o sucesso
Amanhã de manhã
Imediatamente
Elevada
Tenho de enviar o relatório para o cliente importante

(exemplo 1)
Fim do prazo
Início
Prioridade
Tarefa
Jenny Pereira
Obrigado!
Objetivo da formação


Plano de Negócio

Jenny Pereira
Obrigada!
Jenny Pereira
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