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GESTION DE LAS COMPRAS

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Paola Guzmàn Tellèz

on 11 May 2014

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Transcript of GESTION DE LAS COMPRAS

La compra se inicia cuando un bien o un servicio es buscado fuera de la empresa y finaliza una vez los derechos y obligaciones establecidas con el proveedor terminan.
Gestion de Compras
EL SERVICIO DE COMPRAS
La adquisicion de bienes o servicios deben basarse en:
Beneficios de una buena gestion del area de compras
Operaciones previas a la compra
Busqueda y seleccion de proveedores potenciales
Peticion y evaluacion de ofertas.
Negociacion de la compra y realizacion del pedido.
Seguimineto y control de la compra.
FASES DE LA COMPRA
Una de las primeras operaciones del proceso de compras es el estudio del mercado de productos ,cuyo objetivo es adquirir informcion suficiente para definir la necesidad que se quiere satisfacer mediante la compra.
OPERACIONES PREVIAS A LA COMPRA
Se distiguen dos aspectos a contemplar en la definicion de las necesidades del producto:
Cualitativos ,relativos con la calidad
Cuantitativos, que responde ,entre otras variables,a cuándo, dónde y cuánto.
Definicion de la necesidad
Contenido de la solicitud:
Solicitud de compra
Requerimientos de informacion de mercado
Organizacion
Prevision
Control
Reduccion del coste general de compras
Reduccion de los costes de operaciones en compras
Reduccion de los costes operacionales
Areas implicadas en compras
Responsabilidades de la funcion de compras
Administrativa
Las compras son funciones administrativas ligadas a entradas y salidas en dinero.
Tecnica
Comercial
Financiera
Economica
Seleccion de proveedores mediante un conocimiento profundo de las mercancias.
Permanente investigacion en vias de aprovisionamiento y mejora de las condiciones de negociacion.
Busqueda de vias de financiamiento sin acudir a capitales externos.
Los precios de venta del producto influyen en la generacion de costes ,los cuales deben reducirse al minimo al fin de generar beneficios.
Tipos de Compras
Por punto de pedido
Los pedidos se realizan al llegar a un determinado nivel de stock minimo en almacenes
Por programa
Los pedidos se realizan siguiendo un programa preestablecido.
Pedidos Abiertos
Los pedidos se pueden modificar hasta una fecha limite.
Bajo pedido unitario
Pedidos realizados de uno en uno.
Especulativas
Pedidos realizados para especular con los posibles beneficios que se pueden obtener en consecuencia de incrementos de los precios.
Especiales
Pedidos de determinadas mercancias que pueden ser perecederas estacionales , etc.
Tipos de Suministro
Unica
Compra de un producto o gama a un unico fabricante
Multiple
Compra de un producto o gama a traves de varios fabricantes.
Dual
Compra de un producto o gama a traves de dos fabricantes
Caracteristicas técnicas y comerciales del producto
Formas de presentación
Diferencias entre marcas
Especificaciones comerciales
Tolerancias dimensionales
Propiedades fisicas o quimicas
Exigencias de transporte o almacenaje.
Elementos Productivos influyentes
Materias primas nacionales o de importacion
Componentes
Proceeso de fabricacion
Planes de produccion
Evolucion de los elementos a corto y medio plazo.
Distribucion
caracteristicas y variables de la distribucion de productos desde las fabricas hasta los puntos donde la empresa se hace cargo de ellos.
Clientes
Caracteristicas del mercado que consume esos productos
Posicion que ocupa la empresa dentro de ese mercado.
Caracteristica de aprovisionamiento de los competidores de compra.
Multimaterial
Compra de varios productos a través de uno o varios fabricantes.
Parametros de definicion de necesidades de aprovisionamiento
Caracteristicas del producto
Denominación
Planos, tolerancias, acabado, composición y demas aspectos de diseño tecnico.
Proceso de produccion a que se va a aplicar.
Criterios de calidad y rendimiento que debe satisfacer.
Exigencias de suministro
Embalaje que se va a utilizar por razones de transporte,maniulacion o presentacion.
Periodicidad o plazo de entregas.
Garantias necesarias.
Necesidades de servicio en cuanto a instalacion, instrucciones de uso,mantenimiento y disponibilidad de repuestos.
Lugar de entrega.
Cantidad que se precisa
Precio maximo al que se puede pagar.
Departamento emisor de la solicitud de compra, numero secuencial de la misma y fecha de envío.
Descripcion del producto a adquirir, indicando la referencia exacta cuando esta exista.
Especificaciones de obligado cumplimiento ,tales como: tolerancias, Composicion de materiales, Pruebas a satisfacer y rendimientos
cantidad a comprar
Criterios para comprobar que eel pedido se adecue a la solicitud
Garantias ofrecidas
Servicios y repuestos necesarios.
Plazo de entrega requerido.
Lugar de la recepcion.
Firma autorizada para emitir la solicitud.
BUSQUEDA Y SELECCION DE PROVEEDORES
La seleccion de proveedores consiste en analizar todos los posibles candidatos y escoger a unos pocos que reunan las condiciones requeridas para solicitarles la oferta.

es importante obtener informacion sobre los proveedores, antes de la realizacion de una solicitud de ofertas.
SOLICITUD Y COMPARACION DE OFERTAS
Despues de realizar la preselecion de los candidatos en caso de reunir los requisitos establecidos,se realiza la solicitud de oferta
Informacion de proveedores.
Memorias anuales y catalogos de los proveedores analizados.
Peticion de informes comerciales a firmas especializadas.
Entrevistas mantenidas con vendedores y representantes de los proveedores.
Informaciones recogidas de otras empresas compradoras.
realizacion de visitas a los proveedores potenciales.
Auditorias y cuestionarios.
SOLICITUD DE OFERTA
Instrumento que usa el cliente o comprador para dirigirse a los posibles proveedores ,en el cual se solicitan los pecios y condiciones para el producto o servicio objeto de la compra
Tras la solicitud de oferta , viene la fase de analisis de las ofertas con el fin de seleccionar a uno de los proveedores.
VALORACION DE OFERTAS
En esta fase del proceso de compra se observan criterios que conjugan planteaminetos economicos y de calidad. Adquiere la incorporacion de costes de financiacion al precio final segun el periodo.
NEGOCIACION Y REALIZACION DEL PEDIDO
Establece un acomnicacion con el fin de intercambiar algo de comun acuerdo y de forma que ambos salgan ganando en la operracion.
CONFECCION DEL PEDIDO
Es un contrato de compraventa de productos o servicios en el cual se establecn las condiciones del intercambio por medio de clausulas tanto genericas como particulares del caso.
El contrato de pedido es un documento de validez juridica y contractual que repercute ademas en las entregas y el pago.
ELEMENTOS DE LA NEGOCIACION
Comunicacion: para transmitir nuestros argumentos
Persuacion: el proveedor necesitaa vender; luego se debee motivar el intercambio.
Posicion del porveedor: es conveniente buscar ventajas para que el proveedor cubra sus necesidades

VARIABLES BASICAS DE LA NEGOCIACION
PODER
Posicion relativa entre las partes, que se refiere a:
Tamaño relativo del coprador.
Grado en que el comprdor es conocido y solvente.
Porcentaje que representa la operacion en las ventas del proveedor.
Mercado dominado por uno de los dos, comprador o vendedor.
Nivel de diferenciacion del producto.
Interes politico qque ofrece el comprador.
TIEMPO
Periodo de que dispone las partes para llegar a algun acuerdo. A mayor periodo, mas margen de maniobra
INFORMACION
Tiene una gran influencia en la operacion; puede ofrecer el momento mas oportuno de indicar las pretenciones economicas.
CLAUSULAS DEL CONTRATO
Referencias a negociaciones,intercambios o acuerdos haos o preliminares.
Designacion de las mercancias o materiales pedidos ,con especificaciones precisas e indicaciones de condiciones.
Garantias de ejecucion, que tiene por finalidad prevenir los defectos.
pueden incluirse clausulas especiales relativas a que prevean su utilizacion y posterior devolucion.
El precio sera el acordado previamente con el proveedor y debera expresarse por unidad ,por la totalidad del pedido.Se añadiran los impuestos de forma especifica.
Referencias de la obligacion de asegurar las mercancias y fijr el tipo de compromiso.
Lugar de entrega
Fecha de entrega
Condiciones y el vencimiento de pago .
Condiciones generales de la compra
SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PEDIDO
Con esta actividad se busca evitar los retrasos en las entregas o disminuir sus efectos.
Se tiene dos contrlos diferentes del pedido efectuados a la entrada del almacen:

Cualitativo : calidad
Cuantitativo: de recepcion fisica,cantidad.
EL CIERRE DEL PEDIDO
Tiene lugar cuando en el area de compras se recibe el parte de recepcion, aceptando cualitativa y cuantitativamente el material del pedido. En este momento se da por finalizado el proceso de compra y se procedee a archivar el expediente.
CONFIRMACION DE FACTURAS
Consiste en comprobar que el precio que esta en la factura es el pactado con anterioridad para el periodo correspondiente. Es otro de los mecanismos de control
MODELO DE SELECCION DE OFERTA IDONEA
Es frecuente reunir un equipo multidisciplinario formado por personal especializado de idstintos departamentos.
FUNCIONES DE LOS GRUPOS FUNCIONALES DE SELECCION
FUNCIONES DE LOS TERMINOS DEL MODELO
Al final se escoge la oferta que mas alto tenga el valor del termino total glogal ponderado.
PROGRAMACION DE COMPRAS
Una forma de estandarizar los procesos de compras es mediante la programacion de los mismos tal como se puede ver en el siguiente ejemplo:
GRACIAS
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