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Etapas del rediseño o reingeniería de procesos

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by

Edgar Olivar Salazar

on 21 February 2016

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Transcript of Etapas del rediseño o reingeniería de procesos

Etapas en el proceso de la reingeniería
Selección del líder y los miembros del grupo
Es muy común que para realizar el rediseño o reingeniería de procesos se asigne el liderazgo y la conformación de los equipos a especialistas en management y en ciencias de la administración. Sin embargo, en muchos casos no se tiene en cuenta que, para alcanzar los mejores resultados, es necesario asegurar la participación de representantes de cada una de las áreas involucradas en los procesos seleccionados.
Propuesta del rediseño
El final del proceso de análisis de los problemas es la propuesta de cambios, modificaciones o ajustes, explicitando claramente los objetivos y metas a alcanzar en los procesos como resultado del rediseño o reingeniería.
Estas propuestas de cambios o modificaciones deben también plasmarse en un plan de acción concreto con tiempos, objetivos, responsables, indicadores de gestión, etc., el cual se presentará de acuerdo a lo requerido por el organismo para este tipo de informes o presentaciones oficiales.

Es de suma importancia para la elaboración definitiva de la propuesta de cambios, modificaciones o ajustes al proceso, que se realice un análisis exhaustivo sobre dos aspectos centrales: la cuestión normativa y tecnologías de la información y la comunicación.
La metodología para el rediseño de procesos se puede utilizar para:
Pasos potenciales para el desarrollo de la reingeniería
• Identificación del objetivo primordial de rediseño o reingeniería.
• Selección de los procesos fundamentales.
• Selección del líder y de los miembros del equipo.
• Formación y entrenamiento del equipo.
• Elaboración del mapa de procesos (diagrama).
• Identificación de los problemas.
• Análisis de los problemas.
• Propuesta de rediseño o reingeniería.
• Elaboración del diagrama del nuevo proceso.
• Definición de las formas de medición.
• Presentación de las propuestas de rediseño o reingeniería, recomendaciones y planificación de los cambios propuestos.
• Implementación de los cambios propuestos.

Formación y entrenamiento del equipo de rediseño de procesos
Este paso se deberá llevar a cabo mediante la acción de un capacitador externo al equipo, experto en el empleo de las herramientas para el análisis y mejora de los procesos y en orientar al grupo sobre la forma de emplearlas. Las herramientas de diagnóstico y evaluación de procesos en las que será formado el equipo son, básicamente, las desarrolladas anteriormente
Identificación de los problemas
Mientras se realiza la actividad de representar gráficamente el proceso, el grupo de trabajo deberá concentrarse en detectar las deficiencias directamente relacionadas con el cumplimiento del objetivo primordial de rediseño o reingeniería.
Identificación del objetivo primordial
La mejora de cualquier proceso se inicia, cuando los responsables del organismo identifican un problema crítico, una oportunidad potencial o real de cambio o una nueva manera de prestar el servicio que posee un gran impacto sobre la estrategia general de la organización y, particularmente, sobre el ciudadano.
• Corrección de deficiencias en el proceso.
• Reestructuración en respuesta a un cambio externo (nuevas demandas y/o necesidades de los usuarios, reformas administrativas, etc.).
• Para estructurar un proceso enteramente nuevo.

• Plan estratégico.
• Análisis de los procesos y propuestas.
• Implementación

Plan estratégico


Es un aspecto clave la verificación de la estrategia de la organización analizando las probables ventajas y consecuencias que se pueden obtener como resultado del rediseño. Se deben definir a partir de los objetivos y metas fijadas en la organización, las cuales serán los procesos cuyo rediseño es prioritario.

Análisis de los procesos y propuestas





Esta etapa incluye la descripción y análisis de los procesos, la elaboración de propuestas de mejoras y la planificación de los cambios que se deberían realizar.

Implementación




Está relacionada en gran medida con las actitudes de los directivos y/o responsables, la situación estructural y cultural de la organización y la predisposición del personal para comprometerse con los cambios y brindar un decidido apoyo para obtener los resultados buscados.
Selección de los procesos a analizar
• Enumerar los procesos principales
• Determinar los límites de los procesos
• Evaluar la importancia estratégica de cada proceso
• Obtener opiniones de alto nivel jerárquico
• Calificar la cultura y la política de cada proceso.

Elaboración del diagrama de
procesos (mapa)
Para ello el equipo elabora un detallado diagrama de relaciones y luego prepara el diagrama del proceso (flujograma). Describiendo gráficamente el flujo de actividades tal cual se está desarrollando en el momento de encarar la tarea de mejora, para facilitar su comprensión y análisis por parte de los integrantes del equipo.
Problemas usuales que se identifican en el funcionamiento de un proceso

• Procesos con tecnología obsoleta.
• Recursos ociosos o faltantes.
• Deficiente calidad de los recursos.
• Excesivo consumo de recursos.
• Tareas sobrantes o faltantes
• Gastos injustificables.
• Demoras/atrasos.
• Cuellos de botellas.
• Excesiva documentación.
• Deficientes sistema de información.
• Tiempos excesivos.

Calificación del proceso:

1. La satisfacción del usuario.
2. La efectividad y la eficiencia para proveer el bien o servicio.
3. La operatividad y la aplicación del recurso. Lo importante es que la calificación esté acompañada de una adecuada fundamentación y/o especificación de los problemas detectados.

El análisis normativo:

Consiste en analizar y/o verificar si las propuestas de cambio, modificaciones o ajustes no se contraponen con normativas legales (leyes, decretos, resoluciones y disposiciones
El análisis de la tecnología de información:

El mensaje clave de este análisis es que una vez que se haya generado el diseño del proceso y considerado las soluciones apropiadas del personal, es importante examinar los requerimientos para la información, como
¿Qué información se requiere, por quién y dónde?
¿Qué forma debe tomar?
¿Cuánta información es necesaria y cuánta está disponible?.







Elaboración del nuevo diagrama del proceso (cómo debería ser)



Luego de la tarea de analizar las desconexiones e incorporar las propuestas de cambio, se debe sacar una "nueva fotografía simulada" de cómo quedaría el proceso.

Este nuevo diagrama debe indicar en forma clara y transparente cuáles fueron los puntos del proceso que sufrieron cambios o ajustes y los nuevos puntos o actividades incorporadas (si este fuera el caso).

Es importante también, acompañar este nuevo diagrama con una descripción de los posibles resultados de este rediseño en términos de mejora (tiempos, pasos reducidos, cantidad de puntos de control, etc.).
Definición de formas de medición
Durante la implementación de los cambios
Para esta fase deben elaborarse indicadores que permitan determinar si los cambios introducidos en el proceso han reducido o eliminado las causas fundamentales de los problemas identificados y si se están cumpliendo los objetivos y metas fijados para el proceso en el marco del objetivo primordial de rediseño o reingeniería.








Los indicadores para medir en forma continúa el proceso estandarizado son de dos tipos: indicadores de gestión del proceso e indicadores de resultado (calidad, cantidad, cobertura e impacto del producto y satisfacción del ciudadano).

Presentación de la propuesta de reingeniería, recomendaciones y planificación de los cambios
Una vez elaboradas las propuestas de rediseño o reingeniería se deberá presentar las mismas al responsable del proceso y a las autoridades del organismo.
Como estructura de la carpeta de propuesta de rediseño o reingeniería del proceso se sugiere que contenga:
 Diagnóstico
 Propuesta
 Normativa involucrada
 Recomendaciones y planificación de los cambios


Implementación de los cambios propuestos
Implica la planificación y ejecución del plan de modificaciones propuesto en el punto anterior. Teniendo en cuenta la diversidad de variables en juego y las posibles contingencias imprevisibles al comenzar la implementación, el plan debe ser flexible y con la necesaria capacidad para adaptarse a los eventuales cambios que se produzcan.
Los pasos para implementar los cambios son
Movilizar
• integrar el equipo,
• elaborar el programa detallado (métodos, medios, fechas, etc.)

Comunicar
• ubicación de los cambios en el contexto
• difusión del flujo de trabajo de la implementación
• exposición detallada de los cambios y sus probables consecuencias.
Realizar
• ejecutar tareas
• controlar la ejecución de acuerdo con el plan
• difundir informes de avance
Evaluar
• medir ejecución en relación con especificaciones
Seguimiento
• administración del cambio
• control de actividades clave.
• verificación de actividades clave.
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