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SISTEMA DOCUMENTAL CONTABLE

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by

Jonatán Piña Silva

on 9 December 2014

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Transcript of SISTEMA DOCUMENTAL CONTABLE

---Los sistemas de información contable:
(a) transfieren información de los sistemas de procesamiento de las transacciones al libro mayor;
(b) captan información por hechos y condiciones relevantes que no sean operaciones internas de las entidades;
(c) agregan, registran, procesan, resumen e informan de manera adecuada sobre otra información que se
requiera revelar en los estados financieros;
(d) usan comprobantes estándar y otros para para registrar transacciones, estimaciones contables y ajustes.

Sistema documental contable
EL CONTROL INTERNO EN EL SISTEMA DOCUMENTAL CONTABLE
Control interno en el proceso contable
Los controles podrán ser de naturaleza previa, concurrente y posterior, lo cual depende del momento que se
ejecuta el control en relación con el proceso. De acuerdo con el punto del proceso en el que se apliquen son preventivos, detectivos y correctivos.
Los administradores tomen las acciones necesarias para abordar los riesgos contables no solo la forma correcta de hacer las cosas, sino dirigir las tareas hacia el logro de los objetivos de la entidad. De ahí que resulte indispensable que las entidades implementen la ejecución de las políticas contables en todas las dependencias y en todas las funciones que intervienen en el proceso contable entre los que se encuentran:
(a) evaluaciones y supervisión de los procesos, aplicativos, accesos a la información y archivos, utilizados en el
proceso contable;
(b) presentación de informes de seguimiento;
(c) validación de la calidad de la información, revisando que las transacciones u operaciones sean veraces y
están adecuadamente calculadas y valoradas aplicando principios de medición y reconocimiento;
(d) comparación, realización de inventarios y análisis de los activos de la entidad, a través de fuentes internas y
externas;
(e) supervisión de los sistemas de información;
(f) aplicación de controles generales y específicos que garanticen la racionabilidad y validez de la información;
(g) verificación respecto a que las transacciones hayan sido autorizadas por los órganos sociales competentes;
(h) autorización y control de documentos; y
(i) establecimiento de una adecuada segregación de funciones, dentro de los límites de autorizaciones o
aprobaciones.
Responsables por el Sistema de Control Interno Contable
8.10 El diseño e implementación del Sistema de Control Interno Contable y la evaluación de su efectividad, son
responsabilidad de la administración de las entidades, quienes deben realizar su gestión con la debida
diligencia.
SISTEMA DOCUMENTAL CONTABLE
El proceso contable
--El proceso contable consiste en un conjunto de actividades interrelacionadas con el fin de registrar en forma apropiada todas las transacciones de una entidad.
Etapas de la contabilización de las transacciones
(a) entrada de la información: consiste en capturar la información de las transacciones de tipo contable externas e internas
(b) procesamiento de la información: corresponde a la conversión de la información contable en información útil mediante el procesamiento de información manual o electrónica.
(c) salida de la información: es la preparación de la información contable útil para aquellos que la desean usar mediante una apropiada clasificación, agrupación y nomenclatura.
Elementos de la información financiera
(b) medición: Es la determinación de los valores monetarios por los que se reconocen y llevan contablemente
los elementos de los estados financieros.
(c) remedición después del reconocimiento inicial: Es el proceso de asignar nuevos valores monetarios a los
inicialmente asignados a las partidas incorporadas en la contabilidad.
(d) eliminación: Es la baja de una partida de la contabilidad debido al deterioro de los activos o a la venta o disposición de los activos y pasivos.
Documentos contables
Es la base esencial del proceso contable son los documentos que lo soportan o respaldan; son los procesos de negocios de una entidad obligada a llevar contabilidad deben satisfacer las siguientes cualidades:
(a) autenticidad, esto es, cuando “existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito o firmado”
(b) la integridad de su contenido, es decir, que refleje todos los hechos económicos que dice contener;
(c) la veracidad en cuanto a la realidad de su contenido.
La información contable contenida en los documentos de soporte, después deberá ser resumida en los
comprobantes de contabilidad, con base en los cuales se llevará a cabo el registro en los libros de contabilidad.
Origen de los Documentos Contables
Los documentos de origen interno
son los preparados por la entidad, como parte de la organización interna de
la contabilidad. Dentro de estos documentos se encuentran los siguientes: reembolsos de caja menor, notas
notas crédito y débito y notas de contabilidad .
Los documentos de origen externo
son los elaborados o emitidos por las entidades como resultado de
operaciones realizadas con terceros, pero su elaboración puede ser hecha por las mismas entidades.
Clasificación de los documentos contables
Documentos de resumen:
son aquellos en los cuales se realiza el compendio de hechos económicos registrados
en los documentos fuente; contiene el resumen de las transacciones en orden cronológico; debe elaborarse con
documentos de soporte, por medio electrónico o manual.
Documentos de soporte:
son documentos en los cuales se evidencian los detalles del hecho económico
realizado. Los documentos de soporte finalmente son consolidados en un documento fuente y dan origen al
comprobante de contabilidad.
Documentos fuente:
son documentos que tienen validez probatoria en procesos judiciales, y en muchos casos
se constituyen en títulos valores de aceptación comercial al registrar las transacciones y cumplir con requisitos
fiscales y de control interno para dar confianza en la documentación de los hechos económicos.

Contenido de los documentos contables internos
(a) nombre o razón social de la entidad;
(b) numeración consecutiva y continua;
(c) descripción del contenido del documento;
(d) número de identificación tributaria;
(e) firmas de los responsables de su preparación, autorización, revisión y contabilización;
(f) fecha de preparación; e
(g) identificación de quien expide el documento.
Libros de comercio
De acuerdo con el artículo 49 del Código de Comercio comprenden los siguientes libros:
(a) libros de contabilidad;
(b) libro de registro de socios o accionistas; y
(c) libro de actas.
Libros de contabilidad
Todas las transacciones y eventos que afectan los activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos de una entidad
se registran en libros de contabilidad, se muestran el efecto detallado de las transacciones realizadas,
permite el control de las operaciones y la preparación de la información financiera y los estados financieros son
(a) libros auxiliares;
(b) libro diario; y
(c) libro mayor.
Las entidades pueden escoger la opción que más se ajuste a sus características particulares para llevar sus
registros contables, siempre y cuando se utilicen diseños y procedimientos de reconocido valor técnico
contable, que faciliten el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de las operaciones.
Catálogo de cuentas
Consiste en una lista de los títulos de todas las cuentas que aparecen en el libro mayor, junto con un sistema de numeración apropiada para cada cuenta de los elementos financieros.
Los catálogos de cuentas deben tener las siguientes características:
(a) sistematicidad en el ordenamiento, lo que implica la elección previa de un criterio para su organización;
(b) flexibilidad suficiente para permitir la incorporación de nuevas cuentas necesarias para el registro de nuevas
transacciones y operaciones de la entidad;
(c) homogeneidad en los agrupamientos de las cuentas;
(d) claridad en la terminología utilizada para evitar la realización de imputaciones contables erróneas.
Cuenta
Es un medio mediante el cual la información acerca de las transacciones que afectan un activo, pasivo,
patrimonio, ingreso y gasto en particular es mantenida en forma resumida. El conjunto de todas las cuentas se denomina mayor general. En las cuentas se registran todos los incrementos y disminuciones resultantes de las transacciones, las fechas de los cambios, la causa de los cambios y el saldo de las cuentas para la elaboracion de un estado financiero.
Comprobantes de contabilidad
El uso de comprobantes de contabilidad hace posible reportar en el estado de situación financiera en forma apropiada los activos, pasivos y patrimonio, y reportar en el estado de resultados en forma adecuada losingresos y gastos de un período.
Definición de Sistema de Control Interno Contable
El Sistema de Control Interno Contable certifica que la información financiera que se realice la empresas cumplan con los denominanción para asegurar su confiabilidad, su relevancia y su consistencia con las NIIF que apliquen en cada caso.
Objetivos del Sistema de Control Interno Contable
(a)
velar porque el proceso contable en su integridad satisfaga el principio de legalidad;
(b)
proteger los recursos de información de propiedad de la entidad con todos sus componentes;
(c)
asignar responsabilidad respecto a toda la documentación, soportes, libros, informes, reportes y controles de administración, clasificación, medición, registro, conservación y custodia en el proceso contable;
(d)
garantizar que el reconocimiento de las transacciones refleje fielmente la realidad económica de estas.

artículo 1 de la ley 1314 Nos establece que mediante normas de intervención se logrará acceder y decretar que tanto el sistema documental contable, que contiene los soportes, los comprobantes y los libros, como los contrahechos de gestión y la información contable. Esta pauta sistematiza lo adecuado al sistema documental contable desde el concepto de la contabilidad como una técnica que procesa la información de los hechos económicos.
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