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Escritório de Projetos

Escritório de Projetos
by

Daniel Amaral

on 9 September 2011

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Transcript of Escritório de Projetos

Implementando um Escritório de Projetos (PMO) Uma visão prática sobre a realidade atual do gerenciamento de projetos nas organizações Toda organização possue projetos nas mais variadas áreas de negócio E muitas delas já possuem práticas de gestão de projetos e metodologia, inclusive trabalhando com profissionais certificados (PMP, CAPM, PRINCE2, etc...) A questão é... Vejamos algumas estatísticas interessantes
divulgadas pelo PMI Brasil em 2009... Quanto ao PMO apresentar valor para a Organização... Quase 60% das empresas não tem um excritório de projetos (PMO) corporativo Dos PMOs existentes, apenas 53% apresentam um nível de maturidade adequado 80% dos PMOs existentes no Brasil, tiveram sua eficiência reconhecida pela organização Dos PMOs implementados, 27% fracassaram, PORÉM, veja o que diz a pesquisa.... Isto quer dizer que se tratarmos as principais causas
do Fracasso:

Conflitos de interesse
Questões culturais
Falta de patrocínio
Falta de autoridade do PMO
Conflitos entre recursos humanos Podemos dizer que teremos um sucesso
quase que absoluto dos escritórios de projetos
implementados no Brasil Veja que as principais causas do fracasso pouco tem a ver com a eficiência do escritório de projetos, mas muito a ver com a devida importância dada pela organização e pelos executivos. OK...

Mas como criar um
Escritório de Projetos
de ALTO IMPACTO! As palavras-chave são:

Patrocínio
Governança
Métricas Patrocínio:

Para que o PMO tenha força e autonomia,
é preciso que seu patrocinador também o tenha...

Historicamente, PMOs implantados por diretorias ou alta gerência
não tiveram vida longa. Governança:

Toda organização deve possuir uma missão, valores e um plano estratégico. Os projetos que não estiverem alinhados com os objetivos desta organização não devem ser executados... A Governança

Alinha o portifólio de projetos com os objetivos estratégicos da organização, a fim de reduzir o ciclo de vida dos projetos, reduzir custos, elevar a qualidade do produto, satisfazer o cliente e tornar a organização resiliente frente às variações do mercado e dos negócios. e Métricas... "Não se pode controlar aquilo que não se pode medir"

É preciso estabelecer métricas claras
para que os gerentes de projetos possam
trabalhar num ambiente mensurável e para que os
executivos saibam exatamente a direção em que seus
projetos caminham... Como Implementar um PMO ? O nível desejado de um PMO depende de organização para organização. Existem variados tipos de escritórios de projetos:

Organizacionais
Divisionais
Setoriais ou Centros de excelência Para se definir qual o tipo e abrangência
do PMO, deve-se fazer um trabalho de levantamentos que antecede a implementação do PMO Este trabalho é baseado num levantamento de
processos, muitas vezes chamado de análise de maturidade organizacional.

A idéia é começar pequeno, do tamanho da maturidade
atual da empresa. Conforme o processo de maturidade evolui, o PMO também evolui na estrutura.

Tudo isso é controlado e acompanhado através de
MÉTRICAS e INDICADORES. O estado máximo de maturidade é atingido quando: Os ciclos de vida dos projetos foram reduzidos sensivelmente, possibilitando a organização tocar mais projetos, num prazo menor, com o mesmo número de recursos. 100% do portifólio é representado por projetos que estão alinhados com os objetivos da organização.
Os conflitos entre recursos diminuiram sensivelmente. Os clientes adquiriram um nível de confiança e satisfação elevados A organização é capaz de gerir riscos e se adaptar rapidamente as mudanças de mercado Isso tudo se traduz em Agilidade Qualidade Resumindo,

veja os fatores críticos de sucesso
para a implementação de um PMO: Porquê os projetos não dão o lucro esperado ?

Onde está o “ralo” ($) ?

Porquê nunca há recursos em número e qualidade suficiente para os projetos ?

Porquê a maioria do projetos atrasam ?

Porquê os clientes nunca estão satisfeitos com os resultados ? Implementando um PMO na sua
Organização Daniel Amaral, PMP®, PMOC®
Artur Figueiredo, MBA, ITIL®, PMP® 1]

2]

3]

4] . . . . Quando se reduz o ciclo de vida dos projetos aumenta-se o fluxo de execução do portifólio, conferindo a organização maior agilidade e resiliência. Quando o PMO trabalha aliado a Governança, prorizam-se os projetos lucrativos e alinhados com os objetivos da organização. Por sua vez, os projetos problemáticos são focados através de um tratamento especial. Os projetos que não estão alinhados com os objetivos organizacionais serão finalizados. 1) Centralização do controle, proporcionando um ambiente
colaborativo, buscando a excelência em gestão de projetos. 2) Métricas claras que incentivem a meritocracia ao invés
de gerarem um ambinete de concorrência desleal onde os
colaboradores procuram burlar métricas ou mascarar
resultados. 3) Foco do FLUXO DE PROJETOS:

Ciclo de vida Agilidade TIME TO MARKET 4) Correto balanceamento do portifólio:
- Estratégico
- Tático
- Mandatórios (regulamentais, fiscais, etc) 5) Aliança entre PMO e Governança para garantia da correta
priorização dos projetos e acompanhamento dos riscos. 6) Patrocínio: Um PMO requer uma mudança de cultura organizacional. Portanto deverá ter autonomia e ser fortemente patrocinado pelo órgão executivo mais elevado (CEO). A Seguir,
Alguns dados adicionais sobre uma pesquisa mundial feita pela PM Solutions, divulgada no site PMI.ORG .
Fonte:http://www.pmsolutions.com/insights/research/ U$ 19 Milhões foram economizados em 2010 pela implementação de boas práticas de gerenciamento de projetos
Os custos destas melhorias somaram cerca de U$ 7 Milhões, representando uma margem de lucro de 63% !!!
Média de 46% de elevação no ROI do Portfólio de Projetos Agora vamos analisar alguns dados GLOBAIS
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