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PROCESOS VIDEOTECA

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by

diana milena urrego ramirez

on 29 February 2012

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y
FUNCIONES Con la adopción del Manual Técnico de Procedimientos de Gestión Documental de Videoteca, se busca, explicar los diferentes procesos. establecer normas generales que permitan su fácil manejo y que las personas encargadas entiendan su funcionamiento técnico claramente además realicen los procedimientos de una misma forma permitiendo que siempre se hable el mismo idioma, un asunto de vital importancia para los realizadores de programas y empleados de producción del canal. El Manual permite que los procesos técnicos sean claros y contribuyan en el mejoramiento en la calidad de la prestación del servicio en la Videoteca . PROCESOS TECNICOS 1- Proceso de Copiado
2- Proceso de atención de consultas
3- Proceso de Recibo de archivo de imágenes
4-Proceso de consulta préstamo de material
5- Manejo de la Base de datos para ingreso de imágenes y programas a la base de datos 6- coordinación del Proceso de archivo de imágenes y de entrega de material a la videoteca por parte de los periodistas
7- Coordinación de trabajo en equipo
8- proceso de rotulación y marcado de los cassetes
9- Ubicación PROCESO DE COPIADO Se recibe la solicitud mediante una carta que debe estar radicada por el archivo.
Se estudia para que fines lo van a utilizar se determina el costo (resolución de gerencia N.)
Se habla con el interesado sobre su precio y si esta de acuerdo debe enviar la consignación)
Se busca el material y se lleva al departamento de copiado donde deben firmar una planilla donde se hacen responsables del tramite de copiado siguiente.
Si la persona participa del programa no se le cobra la copia (resolución) ATENCIÓN DE CONSULTAS El usuario debe hacer solicitud de las imágenes por lo menos con media hora de anticipación.
Las debe solicitar por escrito (libro prestamos) anexo 12
Las imágenes se deben verificar antes de ser entregadas y si son para noticiero se deben entregar marcadas anexo 13 PROCESO DE RECIBO DE ARCHIVO DE IMAGENES Cuando las imágenes son devueltas se debe verificar el estado de las cintas , se lleva el control de entrega de préstamo y se vuelven a ubicar en la estantería correspondiente. PROCESO DE CONSULTA Y PRESTAMO DE MATERIAL Manejo de la base de datos para consulta y préstamo (base de datos minutaje).
Se puede consultar hasta por 5 palabras .
La pueden consultar todos los periodistas desde su puesto de trabajo , siguiendo las instrucciones del respectivo manual y registrándose previamente en la videoteca. PROCESO DE INGRESO DE IMAGENES
Y
PROGRAMAS A LA BASE DE DATOS Digitalización de la base de datos, como se ingresan de acuerdo a las series , como se manejan los registros y las carátulas correspondiendentes. COORDINACIÓN DEL PROCESO DE ARCHIVO DE IMAGENES El archivo de imágenes se recibe por parte de los periodistas en una orden (formato 16) establecida para tal fin donde se especifica que se debe archivar , de que tiempo a que tiempo , quien es el responsable y otros datos importantes para llevar a cabo este proceso.
En videoteca se lleva a una base de datos donde se verifica que tenga todas los requerimientos estén dispuestos para llevar a cabo esta labor.
Valor histórico, en buenas condiciones, hechos que marcan la ciudad, que sirven para ser usados en notas próximas etc.
Se verifica el tema : Ciudad, ecología, deportes etc. COORDINACIÓN DE TRABAJO EN EQUIPO El trabajo en equipo debe estar muy bien especificado en el manual debido a que en telemedellin hay 3 turnos.
Turno de 6 a 3 de la mañana
Turno de 2 a 10 de la noche
Turno de 10 la noche a 6 de la mañana
Cada turno tiene funciones especificas, que deben cumplirse de acuerdo con los manuales de funciones para los diferentes procesos PROCESO DE ROTULACION
Y
MARCADO DE LOS KCT Como deben marcarse, en la caja, en el lomo.
Como son los rótulos
Que datos deben tener las carátulas
Como se imprimen del sistema UBICACIÓN Donde deben ubicarse, según las estanterías y los temas. OBJETIVO DE LA VIDEOTECA Servir de Soporte a la labor Administrativa y Técnica de TELEMEDELLÍN, Permitiendo el Desarrollo de la Actividad audiovisual brindando un servicio de información y apoyo a la entidad y a la comunidad en general, siendo a la vez fuente insustituible para preservar la historia videográfica de la ciudad, de los hechos, personajes y acontecimientos que son historia de suma importancia para el Patrimonio Cultural de la ciudad. OBJETIVOS ESPECIFICOS Establecer Normas , Procedimientos y Estándares adecuados de Archivo y búsqueda de imágenes para el Montaje de Notas, programas , Especiales, Documentales, Videos etc.
Establecer políticas, criterios y normas comunes para la administración de la VIDEOTECA que produce, administra y conserva TELEMEDELLÍN.
Establecer procedimientos Y metodologías para la documentación videográfica de los archivos audiovisuales de TELEMEDELLÍN. Analizar y registrar las producciones, programas e imágenes del acervo videográfico de TELEMEDELLÍN con el fin de catalogar y clasificar la información de sus contenidos en función de los requerimientos y necesidades de los usuarios.
Ampliar las posibilidades de difusión y reutilización de los materiales audiovisuales mediante nuevos productos y servicios.
Generar, de manera lógica, múltiples posibilidades de búsqueda, recuperación y consulta de la información contenida en los archivos videográficos.
Posibilitar el intercambio de información y material audiovisual con otras instituciones a través de la sistematización de los acervos tanto de imágenes como de producciones terminadas. LA CLASIFICACIÓN La clasificación se realiza de acuerdo con el tipo de producción y dentro de éste por su tema o contenido.
De acuerdo con el tipo de producción puede ser:
El archivo general de imágenes
Las imágenes de archivo se componen básicamente de aquel material sin editar, grabado en diferentes partes de la ciudad, que se denomina comúnmente originales de cámara. Las imágenes de Archivo son la materia prima para producir y editar programas y notas del noticiero. ¿COMO? EDUCACIÓN..
CULTURA.
ECOLOGIA.
CIUDAD.
SALUD.
RECREACIÓN Y DEPORTES.
INDUSTRIA.
MUSICA .
OBRAS PÚBLICAS.
OTROS LUGARES. PERSONAJES.
POLÍTICA
VIOLENCIA Y ACCIDENTALIDAD.
INFORMÁTICA.
EVENTOS ESPECIALES.
COMUNICACIONES.
ECONOMÍA.
GENTE.
MODA.
MUNICIPIOS EMISIONES Las emisiones diarias son el resultado de lo que se graba durante todo un día de programación para evaluar posibles fallas técnicas o de producción del canal y son almacenadas en formato vhs, indefinidamente (acuerdo 06 de 1999 de la CNT, Cap. VI, art .18) Diariamente se producen 3 dvd.
También se guarda aparte la emisión del noticiero. TRANSMISIONES ESPECIALES Son realizaciones que quedan fuera de los parámetros de programación que tienen que ver con eventos especiales para y en la ciudad que en su mayoría son de carácter histórico, social, educativo, cultural, deportivo, académico, político, económico y religioso, porque reflejan la idiosincracia de la ciudad y se realizan esporádicamente contribuyendo así al entretenimiento y aprendizaje de los televidentes. Están archivados cronológicamente de acuerdo con su fecha de producción.
Ejemplo: Feria de las flores
Mitos y leyendas CONCIERTOS Son espectáculos que se realizan esporádicamente y fuera de los estudios de Telemedellín que tienen que ver directamente con la música y las artes escénicas (musicales, festivales, conciertos). Están archivados cronológicamente de acuerdo con su fecha de producción y algunos de ellos han sido realizados por personas o entidades diferentes a Telemedellín y cedido sus derechos de emisión.
Estos a su vez se subdividen en:
Conciertos Filarmónica
Conciertos de Música Tropical
Conciertos de Jazz
Conciertos de Música Popular
Conciertos de las Escuelas de Música de Medellín
Conciertos de Rock
Musicales de Danza y Ballet DOCUMENTALES Son relatos o vivencias expresadas en un video propias del canal que se refieren a un determinado tema y que nos pueden servir para manejo de espacios culturales y de entretenimiento son de diferentes temas. NOTICIEROS Son informativos de los hechos periodísticos más significativos de la ciudad y el mundo. Los cuales se deben conservar en DVD para posibles copias o tramites necesarios con la tele audiencia, y en el formato betacam de 30 minutos se conservan por un periodo de 1 mes. LA ORDENACIÓN La videoteca de TELEMEDELLÍN, ordena sus videos dentro de cada tipo de producción cronológicamente.
están ordenadas cronológicamente y de acuerdo a su tema:
EDUCACIÓN.
Ed1
Ed2
Ed3…
CULTURA.
Cl1
Cl2
Cl3 LOS PROGRAMAS Al igual que toda la demás producción están ordenados cronológica y alfanuméricamente de acuerdo con su codificación DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL Siguiendo un esquema lógico del proceso documental, antes de llegar a la etapa de préstamo, es necesario tener presente que para poderla acceder se precisa de instrumentos de recuperación de la información que le permiten al usuario poder llegar a ella de manera oportuna, eficiente y eficazmente.

La descripción es, en términos generales, la enumeración de las cualidades y elementos fundamentales de una persona o de un objeto, de tal forma que la persona que la efectúa pone en conocimiento de otros los rasgos determinantes que identifican lo que se describe La descripción es el análisis realizado por el Administrador documental sobre los fondos y los documentos de Archivo agrupados natural o artificialmente, a fin de sintetizar y condensar la información en ellos contenida para ofrecerla a los interesados. Equivale a dar al documento sus señas de identidad, aquellos rasgos que lo definen con precisión (eligiendo los elementos que mejor los identifiquen) y que permitirán facilitar su consulta y recuperación.
La descripción es el puente que comunica el documento con los usuarios. La descripción documental comprende no solo el análisis de los documentos: su tipo, contenido, datos, tiempos, caracteres externos; sino también los datos para su localización. La descripción, en definitiva, es el medio por el cual se recupera la información contenida en los documentos. SISTEMA DE DESCRIPCIÓN En el sistema de descripción de la videoteca de TELEMEDELLÍN, se han considerado las siguientes áreas: Área de títulos
Serie
Área de identificación
Área de Contenido
Área de Participantes
Área de Datas OBJETIVO:

Permitir la identificación de cada uno de los casetes mediante un código que permite utilizar letras y números consecutivos, para tener un debido control y facilitar el trabajo de búsqueda y ubicación. CODIFICACIÓN DOCUMENTAL MARCACIÓN DOCUMENTAL ROTULACIÓN DE LOS CASETTES
La rotulación de cada uno de los casetes que reposan en la videoteca es un proceso fundamental y constituye una herramienta básica en la búsqueda, préstamo y control de los mismos. Este procedimiento se lleva a cabo de la siguiente manera:
En el lomo de la caja de cada uno de los casetes se coloca el respectivo nombre del programa y su número consecutivo dispuesto en forma vertical y con un tipo de letra diferente para así ser identificados más fácilmente.
En la parte posterior se deben colocar los datos del programa o de lo que contiene el cassette, enunciados anteriormente.
En la parte interior se debe marcar con el respectivo código y nombre del cassette y el número correspondiente.
En caso de que el casete tenga un pietaje (contenido de imágenes) muy extenso como es el caso de los archivos generales o archivo de imágenes debe colocarse después de ser sistematizado, en la parte interior de la caja. Este pietaje de imágenes debe contener: Descripción de las imágenes, tiempo y fecha de registro o de realización. ROTULOS ROTULO PARA LOMO
Esta es la forma indicada para marcar el casete (ver grafico) debido a que hace más fácil su ubicación, este tipo de rotulo se encuentra archivado con el nombre de Rótulos1 en Microsoft Excel
ROTULO PARA EL BOLSILLO POSTERIOR
Este rótulo es para colocarlo en la parte posterior del cassette y así identificar los temas y se extrae a través de los informes de sistematización.
ROTULO PARA LA PARTE INTERIOR DEL CASSETTE
Esta marca se emplea esencialmente para procurar que los casetes correspondan a su caja. Se debe marcar con los stikers que traen los casetes con letra imprenta y con marcador. SISTEMATIZACIÓN OBJETIVO
Optimizar las funciones de la videoteca y los periodistas del canal TELEMEDELLÍN, por medio de un sistema de información que facilite la búsqueda de imágenes y que permita la consulta rápida y oportuna de la información contenida en cada casete de la videoteca
Búsqueda y recuperación de la información
Como se señalo anteriormente, en la actualidad la información juega un papel definitivo en el desarrollo de las sociedades. Su uso y manejo posibilita a las personas obtener grandes beneficios de carácter económico, educativo y político. En cuanto a la documentación se refiere, conviene tratar la información de manera electrónica, por encima de la impresa. Así pues, un punto cardinal en la tarea documental lo forman las bases de datos, pues gracias a ellas se facilita la consulta y recuperación de la información que se documenta INGRESO DE REGISTRO DE KCT Para ingresar los casetes se deben antes codificar de acuerdo con el grupo documental al cual pertenecen y así se pueden ingresar al sistema permitiendo:
Almacenar y procesar los datos de un determinado video casete.
Consultar la información de cualquier tipo de video
Procesar y generar informes
Modificar datos de los diferentes registros
Permitir un acceso fácil y didáctico.
Brindar una información oportuna a realizadores y periodistas.
Mantener la información de la videoteca al alcance de todos. CONSIDERACIONES TÉCNICAS Los aspectos técnicos de la conservación y del almacenamiento del material televisivo, sea cual sea su formato de grabación (película, cinta de video o futuros formatos) son complejos y minucios.
Es necesario que los archivos de televisión conserven distintos elementos de una producción con el objetivo de permitir su reutilización.
La necesidad de transferir el material, en caso de que un formato sea obsoleto, puede afectar a la política de selección si existe una necesidad de establecer prioridades. PROCEDIMIENTOS DE SELECCIÓN Para que los errores inherentes a la selección sean mínimos, se debe tener en cuenta un amplio espectro de puntos de vista como parte del proceso. En un organismo de televisión, estos puntos de vista deben incluir los de los departamentos de producción de programas, y los integrantes del comité de archivo en pleno. debe ser necesario tener en cuenta los requisitos legales o reglamentarios. CRITERIOS DE SELECCIÓN Según el tipo de archivo, se darán unas u otras razones por las cuales el material debe conservarse. En una empresa de televisión, la razón principal para conservarlo es una posible reemisión, del material entero o de parte de él, y la investigación para programas futuros o para estudios de la propia empresa. De todos modos, siempre es importante identificar y dejar constancia de la razón por la que se conserven programas y materiales concretos.
A continuación se presenta una lista de criterios de selección posibles:
Material de actualidad de interés histórico en todos los campos.
Material de actualidad que deja constancia de un lugar, un objeto o un fenómeno natural.
Entrevistas de importancia histórica.
Entrevistas que revelan opiniones y actitudes de una época concreta.
Entretenimiento de interés artístico.
Entretenimiento que ilustre la historia social.
Material de todo tipo, incluido el publicitario y de presentación, que ilustre el desarrollo de las prácticas y las técnicas televisivas. RECOMENDACION DE SELECCIÓN SEGÚN EL GENERO Las noticias, el análisis y el comentario de noticias y los temas de actualidad pueden tratar cualquier cuestión, puesto que su objetivo sólo consiste en transmitir información. El análisis y el comentario se añaden únicamente a la información para aumentar la comprensión del público y no para influenciar la opinión pública o modificar sus actitudes. No existen, pues, motivos estéticos, artísticos o pedagógicos ni visiones personales o sentimientos del responsable del programa. Estas son las diferencias entre éste y otros géneros que tratan de temas parecidos, como los programas educativos y los documentales.
Este género puede tomar la forma de un noticiero o un magazine de actualidad. Se acostumbra añadir entrevistas, debates y declaraciones. Cuando se añade un comentario, se tiene mucho cuidado en determinar su origen. Siempre existe la intención de ofrecer informaciones exactas y no tendenciosas: cualquier puesta en escena o falta de objetividad provocaría una pérdida de status. DOCUMENTALES Características

Un documental es una creación audiovisual que ofrece una alta calidad en la representación visual y sonora de la realidad. El proceso de creación de un documental requiere que se escriba un guión o que se realice algún tipo de planificación previa. No se graba en un estudio ni se trata de una transmisión en vivo. Cuando se dan entrevistas, generalmente han sido editadas y se pueden utilizar a lo largo de todo el programa. Selección
Es necesario conservar todos los documentales emitidos por las razones que se exponen a continuación:
Se trata de obras de creación.
Se pueden reutilizar, tanto enteramente como en fragmentos. Sin embargo el uso secundario de documentales basados en secuencias de archivo resulta más delicado si se han añadido fragmentos adquiridos fuera de la empresa.
Son obras que constituyen testigos del entorno en que vivimos y refleja la evolución de la sociedad.
El material no emitido también se debe conservar, siempre y cuando se pueda documentar.
Categorías
En este caso las categorías principales son A, B, C y D. MAGAZINES Y DEBATES Características
Programas realizados en estudios que presentan entrevistas e informes editados sobre temas de interés general.
Magazines dedicados a temas concretos de ocio, farándula.
Programas culturales y de entretenimiento y crónicas.
Magazines de programación diaria.
Debates en los que interviene público en general.
Debates sobre temas determinados en los que intervienen expertos invitados. Categorías
Las categorías principales que se deben aplicar son C y D, según la importancia de los participantes en un debate. Los programas culturales y de entretenimiento también pueden incluir las categorías A, B y E y cualquier formato innovador también se deberá asignar a la categoría G. Selección
Con frecuencia estos programas se consideran efímeros y se utilizan para llenar el tiempo de emisión con el menor costo posible. se acostumbra utilizar de nuevo el material creado, a menos que participen en él personajes de especial interés, pero puede constituir uno de los mejores ejemplos de temas y actitudes contemporáneas y, por lo tanto, a largo plazo tiene un interés sociológico. Predecir qué materiales se podrán volver a utilizar y los que tendrán interés a largo plazo es una tarea diaria, de modo que la política más sensata consistirá en conservar solamente los programas donde salgan, personajes y temas de interés nacional o local . TRANSMISIONES ESPECIALES Características
Estas pueden constituir simples transmisiones en vivo o programas más elaborados que combinen las grabaciones en directo con las inserciones pregrabadas.
Los “acontecimientos” incluyen programas especiales que tratan sucesos importantes: hechos políticos como las jornadas electorales o sesiones parlamentarias especiales, transmisiones de ceremonias como funerales ,desfiles ,celebraciones, sucesos especiales que ocurren en la ciudad Selección
Deben conservarse sin que se realice una selección, y como elementos importantes de la historia de la televisión.
También vale la pena conservar en los archivos de televisión el material editado y sin editar producido para estos programas con los mismos criterios y normas que los informativos editados o sin editar.
Categorías
Este tipo de programas tiene un interés histórico y, por lo tanto, se incluye en la categoría A y también en la G, puesto que ilustra el desarrollo de la historia de la televisión. PROGRAMAS DE ENTRETENIMIENTO Características
Los programas de esta categoría están pensados para entretener y divertir y pueden incluir actuaciones musicales y humorísticas. Se trata de obras que se sirven del talento de los artistas que intervienen.
Los programas de entretenimiento incluyen programas de entrevistas y actuaciones, variedades, programas humorísticos, comedias de situación, programas de música popular o conciertos. Selección
Por un lado, los archivos deberán reflejar muestras de cultura popular; por otro, se debe conservar este material para su repetición, venta y utilización como imágenes de archivo.

Categorías
Estos tipos de programas se deberían conservar en las categorías D, E, F y G CONCURSOS Características
Los programas que se incluyen en la categoría Concursos se pueden considerar efímeros desde el punto de vista de su potencial de reutilización y, a menudo, se pueden clasificar como entretenimiento ligero. Rara vez se reemiten, ni completamente ni en fragmentos.
Categorías
Este tipo de programación se debería conservar en las categorías D, F y G Selección
Conservar un programa concreto de esta categoría puede parecer de poco interés pero, en cambio, puede tener interés conservar diversos ejemplos, para facilitar estudios comparativos de cómo una misma fórmula se desarrolla en distintos contextos.
Otra razón por la que se puede conservar este tipo de material para su potencial reutilización es la imposibilidad de predecir la importancia futura de los individuos que aparecen en ellos.
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