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Metodología para el Desarrollo de Estudios Organizacionales

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Mallerlyn Lizardo

on 23 February 2013

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Metodología para el
Desarrollo de Estudios Organizacionales Fuente: Libro Organización de Empresas, Autor: Enrique Benjamin Franklin Etapas de la metodología para el desarrollo de estudios organizacionales Visión del
estudio
Aproximación
a conceptos
Evolución
de una idea Percepción
de la idea
Concepción
Examen preliminar
Formulación de
preguntas Depuración
de la idea
Organización
Extrapolación
Retroalimentación Consolidación
de la idea
Estructuración
Registro
Exposición Proceso de evolución de una idea I. Visión del estudio A través de la visión del estudio se puede lograr una aproximación a atributos, competencias y aplicaciones esenciales para dimensionar su naturaleza y propósito, esto es, para visualizar su razón de ser y el alcance de las acciones. I. Visión del estudio II. Planeación del estudio II. Planeación del estudio Consiste en precisar su naturaleza, alcance y requerimientos técnicos, es decir, establecer los ¨términos de referencia¨ para orientar su ejecución. Determinación del factor de estudio Identificación de los elementos que deben estudiarse para que la organización pueda cumplir con su cometido. Fuentes de estudio Fuentes
internas Órganos de gobierno
Nivel directivo
Nivel medio
Área afectada
Otras unidades administrativas
Unidades de mejoramiento administrativo
Comisiones, comités o grupos de trabajo
Recursos de información Fuentes
externas Normativas: Organismos internacionales, instituciones
oficiales y grupos de afiliación
Competidores
Proveedores
Clientes o usuarios
Organizaciones líderes en el campo de trabajo
Organizaciones de otros campos de trabajo -Definición del objetivo de estudio Planeación del estudio Planeación del estudio -Investigación preliminar Lineamientos para orientar la investigación - Determinación de las necesidades específicas.
- Jerarquización de prioridades en función del fin que se persigue.
- Descripción detallada de la ubicación, naturaleza y extensión
del factor del estudio.
- Interrelación de las unidades administrativas y su vínculo con el
entorno.
- Especificación de tipo de conocimientos técnicos y/o
habilidades.
- Estimación del tiempo y los recursos necesarios. Contenido de la investigación - Información referente a leyes, decretos, acuerdos, etc.

- Información sobre el campo de trabajo

- Información de otras organizaciones. Preparación del proyecto de estudio Propuesta
técnica Naturaleza, alcance, justificación, antecedentes, objetivos, estrategia, acciones, recursos, costo, resultados, información complementaria Programa
de trabajo Identificación, responsables, áreas, clave, actividades, fases, calendario, representación gráfica, formato, reportes de avance, periodicidad Planeación del estudio

-Integración del equipo de estudio:
Factores: Naturaleza de la organización, número de unidades administrativas que componen la estructura orgánica, ámbito de funcionamiento, número de empleados, nivel técnico del personal, nivel de desarrollo tecnológico, cultura organizacional. III. Recopilación
de datos III. Recopilación de datos Debe dirigirse hacia los hechos que permitan conocer y analizar lo que realmente sucede en la organización; de lo contrario, se obtendrá una impresión deformada de la realidad, incurriendo en interpretaciones erróneas y en medidas de mejoramiento inoperantes. Recopilación de datos Requisitos básicos que deben reunir los datos 1. Específicos 2. Completos 3. Correctos
4. Pertinentes 5. Congruentes 6. Susceptibles Actitud del equipo responsable de la recopilación 1. Sin prejuicios ni opiniones preconcebidas
2. Conducta amable y discreta
3. No externar comentarios sin sustento o hacer
promesas que no pueda cumplir. Técnicas de recopilación de datos - Investigación documental
- Observación directa
- Consulta a sistemas de información
- Entrevista: tener claro el objetivo, establecer
anticipadamente la distribución del trabajo,
concertar de manera previa la cita, clasificar la
información que obtenga.
- Cuestionario
- Cédulas Recopilación de datos Integración de la información - Resguardo
- Clasificación:
- Antecedentes
- Situación actual: Objetivos, estructura orgánica, recursos
presupuestarios asignados a la estructura orgánica,
normas y políticas administrativas, funciones,
procedimientos, procesos, instrumentos
jurídicoadministrativos, infraestructura tecnológica,
equipo, condiciones de trabajo, ambiente laboral,
relaciones con el entorno. IV. Análisis de datos IV. Análisis de datos Permite precisar las causas del estudio y ponderar las opciones de acción para su efectiva atención. Naturaleza y propósito Consiste en separar sus componentes hasta conocer las características y el origen de su comportamiento, sin perder de vista la relación, interdependencia e interacción de las partes entre sí y con el todo y de éste con su entorno.

Su propósito es establecer los fundamentos para desarrollar opciones de solución al factor que se estudia, a fin de introducir las medidas de mejoramiento administrativo en las mejores condiciones posibles. Procedimiento de análisis - Conocer el hecho o situación que se analiza.
- Describir ese hecho o situación.
- Descomponerlo para percibir todos sus detalles y componentes.
- Examinarlo críticamente para comprender mejor cada elemento.
- Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación
seleccionado, haciendo comparaciones y buscando analogías o
discrepancias.
- Definir las relaciones que operan entre los elementos.
- Identificar y explicar su comportamiento, con el fin de entender
sus causas y el camino para su atención. Un enfoque muy eficaz para analizar los datos consiste en adoptar una actitud interrogativa y formular de manera sistemática seis cuestionamientos fundamentales: ¿Qué trabajo se hace? ¿Para qué se hace? ¿Quién lo hace? ¿Cómo se hace? ¿Con qué se hace? ¿Cuándo se hace? Técnicas de análisis administrativo -Administración por objetivos
-Análisis de sistemas
-Análisis de costo-beneficio
-Análisis de estructuras
-Análisis de criterio múltiple
-Análisis factorial
-Análisis FORD
-Análisis marginal
-Árbol de decisiones
-Autoevaluación
-Auditoría administrativa
-Benchmarking
-Control total de calidad -Desarrollo organizacional
-Diagrama de afinidad
-Diagrama de causa y efecto
-Diagrama de Pareto
-Diagrama de relaciones
-Empowerment
-Ergonomía
-Estudio de factibilidad
-Estudio de viabilidad
-Inteligencia emocional
-Reingeniería organizacional
-Reorganización
-Técinca Delphi
-Teoría de las restricciones Técnicas de análisis administrativo -Teoría de la atribución
-Análisis de series de tiempos
-Cadenas de eventos
-Correlación
-Modelos de inventario
-Modelos integrados de producción
-Muestreo
-Número de índices
-Programación dinámica
-Programación lineal
-Simulación Teoría de colas o de líneas de espera
-Teoría de los grafos
-Teoría de las decisiones
-Teoría de los juegos Formulación del diagnóstico -Marco global de análisis
-Antecedentes
-Normatividad
-Procesos fundamentales
-Objetivos, funciones y procedimientos
-Estructura orgánica
-Análisis de congruencia programación-
organización-operación
-Sistemas de apoyo administrativo
-Revisión de las acciones V. Formulación de
Recomendaciones V. Formulación de recomendaciones Elaborar propuestas de acción concretas, evaluar sus ventajas y desventajas, y presentarlas a manera de propuestas o recomendaciones. Consideraciones previas -No hay que perder de vista el objetivo del estudio.
-Tomar en cuenta las limitaciones.
-La experiencia de trabajos anteriores puede ser valiosa.
-Explorar diferentes caminos.
-Considerar todos los elementos que puedan incidir en la implantación
de estrategias.
-Ponderar soluciones que requieran completos esquemas de cooperación.
-Dar preferencia a las recomendaciones prácticas o viables.
-Aprovechar toda la ayuda disponible. Preparación de recomendaciones -Concretar las propuestas en un documento propositivo.
-Seleccionar las más viables, evaluando ventajas y limitaciones.
-Acompañarlas de una estimación de los recursos De fusión De combinación De adición De eliminación De mantenimiento Ti`pos de recomendaciones De modificación De simplificación De intercambio Elaboración del informe -Introducción
-Análisis de la estructura organizacional
-Análisis de competitividad
-Diagnóstico de la situación actual
-Propuesta para el mejoramiento de la organización
-Estrategia de implantación
-Seguimiento, control y evaluación
-Apéndices o anexos Presentación de resultados del estudio -Al titular de la organización
-Al órgano de gobierno
-A los niveles directivos
-A otros niveles jerárquicos
-A grupos de filiación, corporativos o sectoriales. VI. Implantación VI. Implantación Constituye el paso clave para incidir efectivamente en la organización, ya que es el momento de transformar los planteamientos y las medidas de mejoramiento administrativo en acciones específicas para cumplir el objetivo del estudio. La implantación consta de las siguientes fases:

a) Preparación del programa
b) Integración de recursos
c) Ejecución del programa Programa de
implantación Precisar el método de implantación que se considere más viable de acuerdo al:
Tipo de estudio, alcance, recursos asignados, desarrollo tecnológico de la organización, nivel técnico del personal, respaldo de los niveles de decisión, ambiente. Estimar el personal, las instalaciones, el mobiliario, el equipo y la documentación técnica y normativa de apoyo que serán necesarios para realizar la implantación Determinar las actividades que deben desarrollarse y la secuencia para su realización Fijar el tiempo y las fechas en que habrá de iniciarse y terminar las actividades del programa Métodos de implantación 1) Método instantáneo
2) Método del proyecto piloto
3) Método de implantación en paralelo
4) Método de implantación parcial o por aproximaciones sucesivas
5) Combinación de métodos Integración de recursos -Reunión de los recursos humanos, materiales y tecnológicos previamente
estimados para ponerlo en marcha.
-Desarrollar toda la base documental (guías, manuales, instructivos).
-Mantener una comunicación permanente entre todo el personal
responsable de esta tarea.
-Acondicionamiento físico de las instalaciones.
-Capacitación al personal que vaya a colaborar en su ejecución. Ejecución del programa de implantación -Debe implantarse el estudio mediante el método seleccionado y realizando las actividades preestablecidas, sin apartarse de los lineamientos fijados en la base documental preparada con este propósito.

-El personal de las áreas afectadas como quienes vayan a participar en el cambio, deben recibir la información y orientación oportunas para interactuar en condiciones óptimas.

-Deben efectuarse los ajustes requeridos para que el estudio funcione nomalmente, mediante la verificación y valoración de sus avances. Acciones de apoyo a la implantación -Clima organizacional que le permita realizarse y
mantenerse, para lograr la aceptación del personal.
-Convencer al personal sobre los beneficios y mejoras que
el estudio puede generar.
-Realizar cambios en la cultura administrativa.
-Formar equipos de trabajo coordinados por el equipo
responsable del proyecto.
-Realizar reuniones de sensibilización para incrementar la
confianza y colaboración del personal.
-Emprender campañas de difusión. VII. Evaluación VII. Evaluación Una vez implementado el estudio, es indispensable comprobar el efecto de los cambios o innovaciones mediante la identificación, calificación y cuantificación de las realizaciones, así como los ajustes operativos que se desprendan de éstas.

Para ello debe ordenarse el manejo de datos a partir de los parámetros delineados en el proyecto de estudio, lo que permitirá traducir las acciones en indicadores para evaluar las medidas de mejoramiento introducidas. Mecanismos de información Seguimiento a las acciones: La organización tiene que verificar y registrar en forma analítica y secuencial la repercusión de las reformas incluidas, por lo que las acciones de implantación pueden seguir dos vertientes: Llevarse a cabo sin contratiempos de conformidad con las proyecciones esperadas o realizarse en forma desfasada. Acciones programadas: Resultados obtenidos en cuanto a: Responsables, productos y/o servicios, aspectos organizacionales, periodo de realización, costo, apoyo y soporte utilizados, porcentaje de eficiencia, porcentaje de eficacia e interacción con el entorno.

Acciones no programadas: Desviaciones, causas, consecuencias, opciones de solución planteadas, opciones de solución aplicadas, acciones correctivas y calendario de aplicación. Medición de resultados En esta fase se efectúa un análisis cuantitativo y cualitativo del desarrollo global del estudio para precisar los avances logrados luego de su implantación.

Se recomienda realizar una evaluación continua de resultados.

Es conveniente que la organización considere la alternativa de evaluar su comportamiento mediante una auditoría administrativa. En términos generales, esta valoración permite a la organización disponer de información específica sobre los aspectos siguientes:

-Logro efectivo de los fines propuestos
-Resultados de las medidas adoptadas en la estructura orgánica, procesos, funciones, procedimientos, sistemas y nivel tecnológico.
-Beneficios obtenidos en la generación de productos y/o servicios.
-Ventajas competitivas derivadas del estudio.
-Análisis de costo-beneficio.
-Asimilación del cambio por parte del personal y consecuencias en el clima organizacional.
-Necesidad de capacitación y entrenamiento para el cambio sostenido.
-Entre otros aspectos Medición de resultados -Autorización para realizar el estudio - Capacitación del equipo Conclusiones Conclusiones Todo tipo de estudios que se apliquen en una organización requiere una metodología que lo guíe para lograr óptimos resultados.

Para alcanzar esta meta, es indispensable contar con etapas como visión del estudio, planeación del estudio, recopilación de datos, análisis de datos, formulación de recomendaciones, implantación y evaluación.
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