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HCHG

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hector chavarria

on 26 May 2015

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Manual administrativo

Documento institucional que muestra información de la unidad responsable.

Manual de organización


Documento institucional que muestra la adscripción y funciones de los puestos de mando de la unidad responsable.

Elementos del manual de organización
Las razones y propósitos que motivaron la elaboración del Manual de Organización;

Una descripción general sobre el contenido del Manual de Organización;

La forma en que deberá utilizarse y,

Las áreas que intervinieron en su elaboración.
Introducción
Listar los conceptos y abreviaciones (ejemplos: colegio, plaza, CECATI) incluidos en el manual de organización y que son propios de la unidad responsable.

Definir cada uno de los conceptos y abreviaciones.
Glosario
Origen. Fecha de creación y de los ordenamientos que la fundamentan. El vínculo

http://www.sep.gob.mx/es/sep1/sep1_IX_?page=2#.UgPQeZLZZIR

contiene un histórico de los Reglamentos Interiores de la SEP, comenzando por el del 30 de agosto de 1973. Busque las atribuciones originales de su unidad administrativa, comenzando por el del 30 de agosto de 1973, y reprodúzcalas en el apartado de ORIGEN.

Las atribuciones o facultades asignadas en su origen.

Por cuántos y cuáles puestos se conformó originalmente.

Por cuántos y cuáles puestos se compone actualmente.


Descripción breve de los cambios organizacionales hasta la fecha.
RESEÑA HISTÓRICA DE LA UNIDAD O PLANTEL
Documentos jurídico-administrativos que sustentan la unidad responsable.

Facultades sólo aplica al C. Secretario, Subsecretarios, Oficial Mayor y Jefes de Unidad.

Las atribuciones se transcriben del Reglamento Interior vigente.
Marco normativo
Las razones y propósitos que motivaron la elaboración del Manual de Procedimientos;

Una descripción general sobre el contenido del Manual de Procedimientos;

La forma en que deberá utilizarse y,

Las áreas que intervinieron en su elaboración.
Introducción
Manual de procedimientos
es el documento institucional que describe los métodos de la unidad responsable para obtener sus productos y subproductos.

En julio de 2010 la Secretaría de la Función Pública emitió 9 manuales de aplicación general, en las siguientes materias:

1. Adquisiciones Gubernamentales
2. Auditoría
3. Control Interno
4. Obra Pública
5. Recursos Financieros
6. Recursos Humanos
7. Recursos Materiales
8. Tecnologías de la Información y Comunicación
9. Transparencia

http://www.funcionpublica.gob.mx/index.php/ua/ssfp/funcion-publica/manuales-administrativos.html


Por lo anterior, el manual de procedimientos no debe incluir procedimientos relacionados con dichas temáticas.

Objetivo:
Describir clara y brevemente el resultado final que se pretende alcanzar con el desarrollo del procedimiento. En caso de que existan dos o más objetivos, éstos se jerarquizan de acuerdo a su importancia relativa. El objetivo responde a: ¿Qué pretendo alcanzar?, ¿Qué producto o bien se genera? Para la redacción del objetivo se recomienda 10 siguiente: Iniciar la descripción del objetivo con un verbo en infinitivo que implique inherentemente, alguna medición, por ejemplo: incrementar, reducir, disminuir, aumentar, mejorar, mantener, ampliar, abatir, etc. Especificar con claridad qué se pretende con la ejecución del procedimiento, así como las acciones que se llevarán a cabo para lograr el resultado esperado.

Ejemplo: Incrementar las habilidades de los servidores públicos de la SEP, para la elaboración o actualización de
manuales de procedimientos, mediante la asesoría técnica en sus modalidades de cursos taller y asistencias
personalizadas.

Glosario
. Describir con precisión el significado de los términos que en el contexto de este procedimiento adquieren una acepción particular o que su uso no sea de dominio público.

Marco normativo
. Listar las normas jurídicas y administrativas específicas que inciden directamente en el procedimiento, anotando el o los artículos correspondientes conforme el siguiente orden: nombre de la norma; medio y fecha de publicación; última reforma o edición (en su caso); y el o los artículos o numerales. El listado debe darse de acuerdo a la siguiente jerarquía: Disposiciones constitucionales, leyes, códigos, convenios, reglamentos, decretos, acuerdos, oficios y/o circulares, documentos normativos-administrativos internos (máximo diez). Deben presentarse en orden cronológico del más reciente al más remoto por cada rubro. Ejemplo: Reglamento Interior de la Secretaría de Educación Pública, D.O.F. 21-01-05, última reforma 24-01- 13, Artículos 5, fracción XI; 7, fracciones XVII y XVIII; 13, fracción XX y 36, fracciones I a la XXII.

Referencias
. Listar los documentos que se utilizan como apoyo para la documentación y elaboración del procedimiento, citando la fecha de su publicación, tal es el caso de guías, manuales o instructivos de trabajo.

Alcance
. Describir brevemente el campo de aplicación del procedimiento. Mencionar puestos, áreas y actividades que afecta, el impacto del mismo (usuarios o beneficiarios del trámite o servicios). Ejemplo: Aplica a todos los servidores públicos de las Unidades Administrativas y Órganos Administrativos Desconcentrados que tengan a su cargo la elaboración o actualización de manuales de procedimientos y es un documento de referencia para las Entidades Paraestatales, agrupadas al Sector Educativo (Organismos Descentralizados, Empresas de Participación Estatal Mayoritaria y Fideicomisos Públicos).

Responsabilidades
. Especificar el nombre del puesto y las responsabilidades detalladas de los involucrados en el procedimiento en orden jerárquico, sólo personal de la estructura vigente. Dichas responsabilidades deben estar alineadas con las funciones señaladas en su Formato de Descripción y Perfil de Puestos.
PRESENTACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
DIAGRAMA DE BLOQUES

El nombre y número de las etapas debe coincidir tanto en el DIAGRAMA DE BLOQUE, como en la DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES. También el responsable de la ETAPA tiene que ser el mismo tanto en el DIAGRAMA DE BLOQUE, como en la DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES, y debe ser un
puesto de mando de la estructura vigente autorizada
.

Anotar con mayúsculas, minúsculas y negritas el nombre del procedimiento, tal y como se documentó en el "Formato de Identificación de Procesos".

Anotar el código del procedimiento correspondiente, tal y como se documentó en el "Formato de Validación" .

Anotar el nombre y número de la etapa correspondiente, de acuerdo con el diagrama de bloques.

Anotar de manera breve, sencilla y clara las actividades que se desarrollan por etapa dentro del procedimiento, iniciando la descripción de cada actividad con un verbo en modo indicativo, en tiempo presente y en tercera persona del singular; utilizando frases cortas, que permita entender la ejecución correcta de la actividad.

Es necesario que la descripción responda en general a las siguientes preguntas: ¿Qué se hace? ¿Cómo se hace? ¿Con qué elementos se hace? ¿Cuándo se hace? ¿Qué documentos se generan? ¿Cuál es el destino de los documentos o de la información que se genera? Ejemplo: - Analiza y elabora dictamen de organización y lo envía al Director General para su validación, obteniendo acuse de recibo en copia ... Nota: La Etapa debe tener mínimo 3 actividades, de lo contrario no se considera como etapa sino como actividad.
Anotar el nombre del puesto responsable directo de desarrollar la etapa correspondiente.

Debe considerarse sólo personal de estructura.

Cuando el responsable de realizar la actividad en cuestión sea personal operativo o de apoyo, deberá anotarse su área de adscripción entre paréntesis y abajo el nombre del puesto responsable. Ejemplo: (Dirección de Producción) Analista de operación

Anotar en días hábiles el tiempo efectivo total en el que se lleva a cabo el procedimiento.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Anotar con mayúsculas, minúsculas y negritas el nombre del procedimiento, tal y como se documentó en el "Formato de Identificación de Procesos".

Anotar el código del procedimiento correspondiente, tal y como se documentó en el "Formato de Validación" . Anotar el nombre del formato que se utiliza en las actividades del procedimiento. Ejemplo: Formato Único de Personal (FUP)

Describir en forma clara y sencilla el fin u objetivo del formato, iniciando con verbo en infinitivo. Ejemplo: Permitir el control de datos personales e historial del trabajador.

Anotar el número de identificación del formato UR-PR-A01, donde: UR- será la clave de la Unidad Responsable, PR - se refiere al procedimiento, A- Anexo y, 01- el número consecutivo de anexo Ejemplo: 714-PR-A01.

Nota: En caso de que no cuente con un código, deberá asignársele uno con base en esta explicación.
ANEXOS
Anotar con mayúsculas, minúsculas y negritas el nombre del procedimiento, tal y como se documentó en el "Formato de Identificación de Procesos".

Anotar el código del procedimiento correspondiente, tal y como se documentó en el "Formato de Validación" .

Anotar el nombre del documento o base de datos que se ha utilizado en las actividades del procedimiento y que sirve como evidencia objetiva. Ejemplo: Convenio para la realización del trámite ...

Anotar el lapso en que deberá conservarse el registro conforme a la normatividad vigente. Ejemplo: 3 años.

Anotar el nombre del puesto del responsable de conservar el documento. Ejemplo: Director de Análisis de Métodos.

Anotar el número de identificación del formato UR-PR-ROl, donde: UR- será la clave de la Unidad Responsable, PR - se refiere al procedimiento, R - Registro y, 01, ó 02 ó 03 ... cl número consecutivo de registro Ejemplo: 714-PR-ROl

Nota: En caso de que no cuente con un código, deberá asignársele uno con base en esta explicación.
REGISTROS
Anotar con mayúsculas, minúsculas y negritas el nombre del procedimiento, tal y como se documentó en el "Formato de Identificación de Procesos".

Anotar el código del procedimiento correspondiente, tal y como se documentó en el "Formato de Validación" .

Anotar el número de veces que se ha revisado y registrado el procedimiento.

Anotar la fecha en que se aprobó el procedimiento para su registro, de acuerdo con el siguiente orden DD-MM-AA.

Anotar una breve descripción de los cambios realizados al procedimiento. Ejemplos: Cambio de nomenclatura de diversas áreas de la Dirección de Planeación. Modificaciones a las actividades de captura de información por la sustitución de un nuevosistema automatizado.

Anotar una breve descripción de las causas o motivos que originaron el o los cambios realizados al procedimiento. Ejemplos: Cambio de las atribuciones de la Unidad Responsable. Cambio de Sistema Automatizado empleado para hacer más operativo y viable el procedimiento.
HISTORIAL DE CAMBIOS
LA CÉDULA
Del Manual de Organización:
 
1.- En el apartado “DIAGRAMA DE ORGANIZACIÓN” debe incorporarse el diagrama vigente autorizado.
2.- Los elementos de la “DESCRIPCIÓN DE PUESTOS” (Nombre del puesto, Objetivo General del Puesto, Funciones, Relaciones Internas y/o Externas), deben coincidir textualmente con la información del portal www.rhnet.gob.mx . Vea el apartado "Descripción de Puestos".
3.- La nomenclatura y adscripción de los puestos en DIAGRAMA DE ORGANIZACIÓN y en la DESCRIPCIÓN DE PUESTOS debe presentar coincidencia exacta.
 
Del Manual de Procedimientos:
 
1.- El manual se integra únicamente con procedimientos sustantivos, los directamente relacionados con las atribuciones respectivas del Reglamento Interior de la SEP.
2.- En ningún caso incluirán procedimientos que, implícita o explícitamente, hagan referencia a lo señalado en los nueve manuales de aplicación general de la Secretaría de la Función Pública.
3.- Para cada procedimiento, se deben cumplimentar los apartados de “VALIDACIÓN DEL PROCEDIMIENTO”, “PRESENTACIÓN DEL PROCEDIMIENTO”, “DIAGRAMA DE BLOQUE”, “DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES”, “ANEXOS”, “REGISTROS” e “HISTORIAL DE CAMBIOS”.
4.- El nombre y número de las etapas debe coincidir tanto en el DIAGRAMA DE BLOQUE, como en la DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.
5.- También el responsable de la ETAPA tiene que ser el mismo tanto en el DIAGRAMA DE BLOQUE, como en la DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES, y debe ser un puesto de la estructura vigente autorizada.

FACTORES CRÍTICOS DEL DICTAMEN DE LAS PROPUESTAS DE MANUALES
IMPRESIÓN DE VERSIÓN FINAL
LA PROPUESTA DE MANUAL, DE ORGANIZACIÓN O DE PROCEDIMIENTOS, DEBE REMITIRSE A LA DIRECCIÓN GENERAL DE INNOVACIÓN, CALIDAD Y ORGANIZACIÓN (DGICO) PARA SU DICTAMEN.

SÓLO DESPUÉS DEL DICTAMEN POSITIVO POR PARTE DE LA DGICO, LA UNIDAD ADMINISTRATIVA IMPRIMIRÁ Y REMITIRÁ LOS TRES EJEMPLARES (EN CARPETAS Y DISCOS COMPACTOS) Y LA RESPECTIVA CÉDULAS DE REGISTRO. CADA EJEMPLAR DEBERÁ LLEVAR EL SELLO OFICIAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA EN TODAS LAS HOJAS, ASÍ COMO LA RÚBRICA DEL TITULAR O DEL RESPONSABLE DE SU ELABORACIÓN.

LO ANTERIOR, PARA ESTAR EN CONDICIONES DE GESTIONAR SU EXPEDICIÓN POR PARTE DEL C. SECRETARIO DE EDUCACIÓN PÚBLICA Y SU REGISTRO POR PARTE DE LA UNIDAD DE ASUNTOS JURÍDICOS.

Misión y objetivos
Cada unidad responsable elabora su Programa Anual (PA), donde se incluyen los "Elementos Programáticos."

De tales elementos se obtiene la Misión y los Objetivos.
Servicios
Resultados de ejercer sus atribuciones y procesos sustantivos.

Lo que le brinda a sus usuarios internos y externos.
Vigente y autorizado por las Secretarías de Hacienda y Crédito Público, y de la Función Pública.
Diagrama de Organización
Transcribir la información para cada uno de los puestos, de la página electrónica RHNET.
Descripción de puestos
Nombre del puesto

Número de plazas existentes (iguales)

Ubicación física o administrativa del puesto

Ámbito de operación del puesto.

Anotar los puestos a los que reporta y los puestos que supervisa, en orden jerárquico descendente

Describir para qué fue creado el puesto.

Describir las acciones que realiza el puesto de acuerdo a los procesos del plantel.

Describir hasta dónde llegan las facultades del puesto para la resolución de casos. Deberán relacionarse de acuerdo con los procesos a cargo del área de adscripción.

Describir los deberes que el puesto tiene conforme a su autoridad y respecto de las normas establecidas.

Documentar, de acuerdo al formato de descripción y perfil del puesto vigente los siguientes rubros: Nivel de escolaridad, Experiencia, Capacidades.

Aspectos personales (cualidades para el puesto).
Descripción de puestos (planteles)
Transcribir:

El Código de Ética de los Servidores Públicos de la Administración Pública Federal, vigente; y

El Código de Conducta de la SEP (en el caso de las Unidades Administrativas) o el Código de Conducta del Órgano Desconcentrado, Entidad o Plantel.
CÓDIGO DE ÉTICA Y DE CONDUCTA
Elementos del manual de procedimientos
Cada procedimiento debe contener:
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