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Comunicación

Comunicación Organizacional
by

Catalina Gonzalez

on 27 June 2013

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Transcript of Comunicación

Es el proceso mediante el cual se puede transmitir información de una entidad a otra. Los procesos de comunicación son interacciones medidas por signos entre al menos dos agentes que comparten un mismo repertorio de signos y tiene una regla semióticas comunes.
La comunicación organizacional es el proceso de emisión y recepción de mensajes dentro de una organización. Dicho proceso puede ser interno, es decir, basado en relaciones dentro de la organización, o externo, siendo entre distintas organizaciones.
Si dicha organización es una empresa, la comunicación distingue tres sistemas:
Operaciones, se refiere a tareas u operaciones.
Reglamentarios, órdenes e instrucciones.
Mantenimientos, relaciones públicas, captación y publicidad.
Para las organizaciones la comunicación es vital, pero con frecuencia se ejecuta con muchas deficiencias.
Se denomina comunicación cosmética cuando no es estratégica. Cuando si es estratégica entrega enfoque y entendimiento, lo cual ayuda al cambio esencial que se requiere en la organización.
La comunicación organizacional tiene la función de contribuir al logro de los objetivos de la empresa, o de lo contrario corre el riesgo de aislarse y volverse prescindible. La manera de contribuir al logro de esto tiene que ver con 5 “íes”.
El proceso de comunicación en la organización se compone de varios subsistemas:

Comunicación Institucional
Comunicación para el trabajo
Comunicación para las relaciones humanas
Comunicación de innovaciones
Comunicación externa
Hay una serie de principios de comunicación que todo líder debiera saber manejar:
Las personas empleamos gran parte de nuestro tiempo comunicándonos verbalmente y a través de las expresiones corporales tales como el movimiento de las manos, las distancias que mantienen las personas entre sí, etc.
Todas las empresas necesitan de la comunicación, principalmente los gerentes para desempeñar sus funciones primordiales, planeación, organización, dirección y control; ya que son ellos los que toman las decisiones que encaminan a la empresa y además de eso plantean estrategias para su mejora constante. Por ende, deben estar comunicados todo el tiempo con el resto de la organización para que todas estas tareas se lleven a cabo.
Comunicación
Introducción
Definición
La comunicación se percibe como un ritual que los seres humanos llevan a cabo desde que nacen. Los teóricos han determinado cinco axiomas de la comunicación, estos son:
Axiomas de la comunicación
Comunicación Organizacional
Definición
Comunicación organizacional interna
Funciones de la comunicación organizacional
Sistema de comunicación
Estrategia
Matriz Decir/Hacer
Principios de comunicación
Conclusión
La comunicación es un fenómeno polivalente que define una serie de acciones por la que unas partes se ponen en común. Según el diccionario de la RAE, el término engloba muchas acepciones por lo que la idea etimológica es la más exacta a nuestras necesidades, quedando reducida a la transmisión de un punto a otro y puesta en común de ambos elementos. El ser humano es comunicante porque tiene la capacidad de comunicar, es comunicativo porque tiene deseos de comunicar, y es comunicador porque realiza actos comunicativos.
Todos los seres humanos necesitan relacionarse, intercambiar información, sentirse vivos, en definitiva comunicarse. Dicha necesidad primaria radica en la condición innata de interactuar con el entorno que lo rodea. La comunicación es la acción social que todos los seres humanos realizan en más ocasiones a lo largo de la vida. En esta línea se ha demostrado que en las grandes ciudades la mayoría de la gente pasa aproximadamente el 70% del tiempo de vigilia en alguna forma de comunicación, ya sea leyendo, escuchando, hablando o escribiendo.
No es posible el desarrollo humano individual si permanecemos mental, social o físicamente aislados. La comunicación juega un papel muy importante en la sociedad de hoy día y la salud es uno de los ejes principales en esta sociedad. Salud y comunicación son dos conceptos que no pueden entenderse sin estar íntimamente vinculados, pues la comunicación puede afectar positiva o negativamente a la salud personal o social del mismo modo que el estado de salud influye en la comunicación.
Tradicionalmente, la comunicación se ha definido como “el intercambio de sentimientos, opiniones o cualquier otro tipo de información mediante habla, escritura u otro tipo de señales”. Todas las formas de comunicación requieren de un emisor, un mensaje y un receptor destinado, peor el receptor no necesita estar presente ni consciente del intento comunicativo por parte del emisor para que el acto de comunicación se realice. En el proceso comunicativo la información es incluida por el emisor en un paquete y canalizada hacia el receptor a través del medio. Una vez recibido, el receptor decodifica el mensaje y proporciona una respuesta.
La información como la comunicación supone un proceso, los elementos que aparecen en el mismo son:
Código
Canal
Emisor
Receptor
Mensaje
Situación o Contexto
1.- Es imposible no comunicarse.
2.- Toda comunicación tiene un aspecto de contenido y uno de relación, tales que el segundo califica al primero y es por ende una metacomunicación.
3.- La naturaleza de una relación depende de cómo se ordene la secuencia de actos comunicativos.
4.- La comunicación humana es tanto verbal como no verbal. La comunicación implica el “que se dice” y el “como se dice”.
5.- Los intercambios comunicacionales pueden ser tanto simétricos como completementarios.
La comunicación organizacional se ha transformado de informar al personal, a convertirse en una herramienta para involucrar y comprometer a los empleados a contribuir a los objetivos del negocio.
Se ha demostrado que el retorno a la inversión es más alto en las organizaciones que se comunican efectivamente.
4 Retos Críticos de Comunicación
1.- Motivar a los empleados a comprometerse con la estrategia del negocio.
2.- Tener líderes que se comuniquen bien.
3.- Administrar la sobrecarga de información.
4.- Medir el rol de la comunicación.
La comunicación es una dimensión clave del liderazgo organizacional. Se debe recordar que la mayor parte de las operaciones de una organización dependen de la comunicación diaria entre individuos y equipo de trabajo. El hacer que esta comunicación sea efectiva es una competencia fundamental del liderazgo para lograr resultados.
“Información” completa, confiable y oportuna sobre el entorno, sobre la empresa y sobre el trabajo.
“Identificación” de la gente con la organización y por tanto, el orgullo y el sentido de pertenencia.
“Integración” de la organización y entre sus colaboradores.
“Innovación” para reunir nuevas posibilidades para la organización.
“Imagen” favorable y consistente de la organización entre su público.
Son mensajes que fluyen de manera formal escrita en forma descendente y que contiene la normatividad, filosofía institucional, la planeación estratégica, etc.
La carencia de este subsistema desoriente a la gente por falta de rumbo.
Se refiere al intercambio significativo en el trabajo en el que se expresa la coordinación de acciones a través de procesos, tareas, procedimientos e instrucciones de trabajo, etc.
La ausencia de este subsistema desorienta al personal en cuanto a su desempeño.
Son los mensajes informales, las conversaciones y las actividades de integración en las que se expresan las solidaridades y el interés humano.
La falta de este desmotiva a las personas y provoca un clima organizacional frío.
Son los mensajes que promueven, articulan y recuperan la creatividad e incorporan nuevas posibilidades para la organización.
La falta de este subsistema provoca que las personas caigan en rutina improductivas.
Son los mensajes que configuran la interacción de la organización con su entorno.
La falta de este desorienta al público respecto a la imagen y el buen funcionamiento de la organización o institución.
"Los que los líderes dicen" debe ser igual "a lo que hacen"
DICE
HACE
NUNCA
SIEMPRE
Los empleadores creen lo que los líderes "hacen"
La peor práctica
La mejor práctica
Mala práctica
Señales mezcladas
Señales mixtas, no se confía en los líderes, la comunicación se percibe como "mucha habladuría y nada de acción".
Especialmente problemática si los empleados perciben un problema oculto o un futuro peligroso.
Crea un ambiente de desconfianza, promueve el rumor, alto grado de especulación.
Palabras y acciones son congruentes.
Se crea confianza.
Se construye satisfacción y compromiso.
No es suficiente que los empleados sepan cómo su trabajo encaja con su área y en la visión de la compañía, deben saber también cómo su trabajo cotidiano ayuda a la compañía a cumplir con las necesidades del mercado. Es el trabajo del líder comunicar esto.
La redundancia del mensaje se relaciona con la retención del mensaje.
El uso de varios medios de comunicación es más efectivo que el uso de solo uno.
La comunicación cara a cara es la más efectiva
La comunicación cara a cara por sí sola es el medio que más impacto tiene. Esto se debe a su inmediatez y a su potencial de interacción. El proceso de doble vía fortalece el involucramiento; también clarifica las ambigüedades e incrementa la probabilidad de que emisor y receptor se conecten adecuadamente. Es el mejor medio de comunicación para corregir deficiencias inmediatamente.
La linea jerárquica es el canal de comunicación organizacional más efectivo y legítimo.
La credibilidad de un mensaje está directamente relacionado al status de la fuente del mensaje y, generalmente, el status más alto se designa de acuerdo a la línea de autoridad.
La supervisión directa es una fuente efectiva de información organizacional.
El supervisor es un comunicador clave. El actor más importante y el representante primario de la organización es el supervisor inmediato. Cuando se mantiene al primer nivel de supervisión completamente informado acerca de la razón y el avance del cambio, es muy probable que los siguientes niveles esté bien informado.
Los líderes de opinión son efectivos para ayudar a cambiar actitudes y opiniones.
La información que es de relevancia personal es mejor retenida que información abstracta o general.
El contenido más importante en los mensajes dirigidos a los colaboradores está asociado con estándares de desempeño, expectativas de trabajo, retroalimentación respecto al desempeño e información técnica relacionada con el trabajo. En otras palabras, la información que afecta el territorio del trabajo personal se atiende y se retiene.
El fracaso de la comunicación puede ser atribuido a la falta de eficiencia o a la interpretación.
La comunicación organizacional es el flujo de información que se da por medio de la comunicación en una organización, la que puede ser interna como externa.
Una adecuada comunicación es clave para detectar problemas, para lograr un mejor desempeño, incremento en la productividad, debido a la integración, motivación, compromiso y satisfacción entre otras mejoras, todo esto producto de una buena comunicación organizacional.
Es fundamental tomar en cuenta el personal en temas de comunicación organizacional y la manera en que estos son tratados. Entre más cómodos se sientan, mejores frutos dará su desempeño y mejores serán los resultados organizacionales.
Es así como, implementar sistemas de comunicación organizacional no solo es un indicador de la modernización de los modelos de gestión, sino también de la organización, sobre su interés en el mejoramiento del clima laboral y en la importancia que le brinda a la satisfacción de sus clientes.
Según Rafael Echeverría; considera que el escuchar es un factor determinante de la comunicación humana, afirma que la comunicación descansa principalmente en el escuchar y no en el hablar, dice que el escuchar valida el hablar, el oír es un fenómeno biológico, está asociado a la capacidad de distinguir sonidos, el escuchar pertenece al dominio del lenguaje y se constituye en nuestras interacciones sociales con otros.
Gracias
Según Rafael Echeverria, cuando hablamos con alguien, sólo una pequeña parte de la información que obtenemos de esa persona procede de sus palabras. Los investigadores han estimado que entre el sesenta y el setenta por ciento de lo que comunicamos lo hacemos mediante el lenguaje no verbal; es decir, gestos, apariencia, postura, mirada y expresión.
Cuando escuchamos ¿desde dónde lo hacemos?, ¿por qué no siempre hay coincidencia entre lo que dice el emisor y lo que escucha el receptor?, ¿Qué factores intervienen en el proceso de la escucha?
Según Rafael Echeverría, Escuchar es Oír + Interpretar. Es decir, que hay un factor biológico que nos permite oír los distintos sonidos y un factor lingüístico que nos permite interpretar lo que oímos.
Por ejemplo: si escuchamos el “ring” de un timbre decimos que el “ring” es el sonido que oímos, y que timbre es la interpretación que hacemos de lo oído.
Por lo tanto, al escuchar el mensaje del emisor, estamos interpretando dicho mensaje, y lo interpretamos desde un bagaje que nos tiene de antemano, y que interviene en el momento en que escuchamos al que nos habla.
Cuando escuchamos, lo hacemos desde: el estado de ánimo que estamos transitando en ese momento, la postura corporal que mostramos, la conversación interna en la que estamos inmersos, la zona de comodidad a la que estamos habituados, las distinciones que tenemos del mundo, las creencias y los juicios que sostenemos, el contexto en el que se está desarrollando la conversación, el juicio que tenemos acerca del emisor, la emocionalidad que el mismo nos despierta, las circunstancias que estamos atravesando, nuestra historia personal y nuestras experiencias vividas.
Ya que el proceso de escuchar está atravesado por todos estos factores, se nos hace necesario, muchas veces, el chequear la escucha, para ver si lo que nosotros estamos diciendo es lo mismo que lo que el otro está escuchando.
“Quien controla una conversación no es quien habla, sino quien escucha”
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