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ACTIVIDAD 2 ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

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by

ale gonzalez

on 18 June 2016

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DIFERENCIAS Y CARACTERISTICAS DEL DATO, LA INFORMACION Y EL DOCUMENTO
ACTIVIDAD 2 ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
YINA ALEXANDRA GONZALEZ VALDERRAMA
EL DATO
es un elemento pequeño pero de gran importancia dentro de la informacion con falta de uno de ellos se puede distorcionar el mensaje los datos se deben de recolectar, procesar y tranformar finalmente la informacion.
se puede clasificar segun su funcionalidad en numericos, cadena y logicos.

LA INFORMACION
Es el conjunto de datos debidamente organizados que permiten trasmitir o comunicar un mensaje, el cual lleva a la toma de decisiones a nivel personal u organizacional.
se puede clasificar en personal, institucional y documental
EL DOCUMENTO
Es el instrumento en el cual se consigna la informacion necesaria para trasmitir el conocimiento
se puede clasificar en documento de archivo y documento electronico
ETAPAS DE UN DATO
Recolección: Es cuando me transmiten diferentes datos, los escucho, los busco; en este momento acabo de recolectarlos, para su siguiente etapa ordenarlos
Procesamiento: Cuando ya tengo los datos, por el canal por donde me haya llegado llega a la etapa de proceso, aquí debo buscarle las lógica y ordenarlos
Transformación: Cuando tengo los datos ordenados, llega el proceso de transformación los analizo y los transmito en forma de información
Escriba las cuatro tipologías documentales que se presentan en el contenido y exponga la importancia de cada una de ellas en el proceso de la administración documental.

Correspondencia comercial:
Son aquellas comunicaciones o escritos producto de la actividad mercantil de una empresa, por ejemplo cartas comerciales, informes ejecutivos, informes presupuestales y circulares.

Documentos contables:
son registros físicos que dan cuenta de los resultados en este caso aquellos productos vendidos (facturas) – registros de caja aquellos documentos que poseen valores matemáticos
Documentos especiales:

son aquellos que por su escrito cobran diferentes formas de expresión (actas- escrituras)
Documentos legales:
son aquellos documentos que en cierto modo poseen un valor determinado ya que pueden lograr demostrar un acontecimiento o un hecho, ejemplo la cedula- hojas de vida- registros de pagos y cobros . Describa dos aportes generales que le brindaría a la temática de este contenido y explique el porqué de sus aportes.
Describa dos aportes generales que le brindaría a la temática de este contenido y explique el porqué de sus aportes.

La Gestión Documental se define como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.es allí donde nace la importancia de un buen manejo archivístico dentro de las empresas por que esta permite facilitar la búsqueda y el acceso rápido a los documentos ya que si no se tienen clasificados sería una tarea tediosa y que llevaría demasiado tiempo lo cual representa un aumento significativo de costos para las empresas ademas de esto una buena gestión documental es de gran ayuda para la buena toma de decisiones
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