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Capítulo 5 instrumentos para recopilar información

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daniel santos

on 7 April 2014

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CUESTIONARIOS
Capítulo 5 instrumentos para recopilar información
Para realizar un diagnostico correcto sobre una organización, el consultor en D. O debe apoyarse en información recolectada mediante diversas herramientas. Es por ello que la recolección de datos consiste en reunir información en diferentes áreas de la organización.Para realizar un diagnostico correcto sobre una organización, el consultor en D. O debe apoyarse en información recolectada mediante diversas herramientas. Es por ello que la recolección de datos consiste en reunir información en diferentes áreas de la organización.
El análisis posterior de los datos se refiere a organizar y examinar la información recopilada para contestar las interrogantes que surgen en la organización y examinar la información recopilada para contestar las interrogantes que surgen en la organización sobre diversos procesos.
Después se procede a retroalimentar la información obtenida, mediante su divulgación entre los miembros del grupo gerencial para, por último, transmitirla a todos los integrantes de la empresa.
Todo lo anterior se puede representar mediante un ciclo continuo que según David Nadler, permite organizar mejor la información obtenida:
Planeación de la información recopilada
Algunas de las preguntas clave que se pueden plantear en esta etapa son las siguientes:
¿Cuál es el problema y que es lo que parece estar causándolo?
Dentro del sistema ¿cuál es el grado de aceptación y resistencia a las diversas posibilidades del cambio?
¿Existe conciencia de la necesidad del cambio en todos los niveles?
¿Se permite examinar los problemas centrales en todos los niveles de la organización?
¿Se conoce en la organización que el cambio tiene su grado de recompensa?
¿Se logra algún beneficio si se permanece en la situación actual?
Recopilación de la información
1.- cuestionarios
3.- Observación
2.- Entrevistas
4.- Información documental (archivo)
Su contenido tiene por objeto descubrir hechos y opiniones y reunir datos objetivos y cuantificables, que por ello deben estar integrados con preguntas tendientes a aclarar el objetivo que persigue el diagnostico.
Toda la información obtenida en los cuestionarios se debe complementar a través de cuestionarios se debe complementar y verificar con otra información obtenida por medio de otros instrumentos.
Beneficios
Resultan económicos para recopilar información de una población grande.
Permite su uso estadístico, esto es, son fácilmente cuantificables.
Invertir dinero y tiempo en información de calidad es muy redituable.
Existe una amplia aceptación de estos métodos.
Se puede obtener de una sola vez una gran cantidad de datos.
¡Importante!
Se debe retroalimentar al personal con los resultados obtenidos, pues de no ser así, en lo sucesivo, cuando se desee aplicar otras encuestas, se producirá un rechazo al contestarlas, ya que se percibirá que las respuestas vertidas no son relevantes para la organización.
ENTREVISTAS
Las entrevistas descubren opiniones y sentimientos positivos y negativos sobre muchos aspectos: claridad de las metas y de grupo, efecto del estilo administrativo y asuntos personales jamás manifestados.
Es importante que después de cualquier entrevista, igual que en el caso del cuestionario, el encuestador proporción retroalimentación al entrevistado sobre el resultado obtenido mediante la aplicación de este instrumento.
Beneficios
Una excelente manera de indagar sobre los problemas y oportunidades de la organización es la entrevista, ya que tiene la virtud de facilitar la expresión verbal de opiniones o sentimientos que el entrevistado guarda. La entrevista también permite desarrollar confianza entre el consultor y los miembros de la organización, la cual es valiosa para trabajo posterior de D.O.
El lenguaje no verbal puede proporcionar información que con un cuestionario no es posible obtener.
Limitaciones
Una buena entrevista puede durar horas. En las grandes organizaciones suelen consumir más tiempo.
Una entrevistador hábil corre el riesgo de obtener mucha información de naturaleza personal y por tanto, amenazante para el grupo, por lo cual este puede cerrarse, rechazar la información y atacar al entrevistador.
La entrevista puede fracasar si el entrevistador es inexperto o no es neutral.
La aplicación de este instrumento implica un gran costo para la organización, debido al tiempo que se requiere para realizar cada entrevista.
Las entrevistas pueden llevarse a cabo de manera individual o subgrupal; esta última es un medio óptimo para ahorrar tiempo. La entrevista a los subgrupos no proporciona las mismas ventajas de intimidad y sensibilidad, pero la información tiende a ser de un carácter tal que el grupo puede asimilarla.
Información documental (existente en un archivo
Este material histórico constituye un apoyo inmediato para el consultor, ya que antes de emprender cualquier acción de manera rápida en estadísticas (rotación, ausentismo, índice de accidentes, estudios anteriores) organigramas y cuadros de procesos, lo que le permite evitar la duplicación de esfuerzos.
Ventajas
Se encuentra a disposición del consultor y no implica ningún costo.
Puede presentar muchas horas de “ahorro”, ay que la información existente en la empresa no se duplica.
Es fácilmente cuantificable.
Preguntas de análisis
1.¿Cuál es la utilidad del modelo de Nadler?
La utilidad de este modelo es organizar y examinar la información recopilada para contestar las interrogantes que surgen en la organización sobre diversos procesos (comunicación, actividades y funciones de los miembros del grupo, liderazgo y autoridad, etc.).
Todo esto se puede representar en un ciclo continuo que, según David Nadler, permite organizar mejor la información obtenida:
Sugiera cuatro medidas para realizar una entrevista exitosa.
“Romper el hielo” para establecer un clima de confianza con el entrevistado.
Nunca utilice un escritorio para realizar la entrevista, pues ello constituye una barrera psicológica y física que inhibe al entrevistado.
Elija una habitación apropiada que impida la distracción y que permita la intimidad.
Sienta empatía por el entrevistado.
Explique qué funciones desempeñan en el análisis y la retroalimentación de la información cualitativa, el análisis de contenido, el análisis de campo-fuerza y los diagramas.
El análisis y la retroalimentación de la información cualitativa son muy importantes ya que la investigación cualitativa busca explicar las razones de los diferentes aspectos de tal comportamiento y el porqué surgen estos. El análisis de contenido es una herramienta muy importante en la investigación ya que esta se encarga de resumir los datos obtenidos y las opiniones más relevantes de las categorías que se manejen en dicha investigación. En cambio el modelo de campo-fuerza ayuda al cambio manteniendo las fuerzas restrictivas las cuales se encargan de detectar los síntomas de porque se llevara a cabo el cambio y las fuerzas impulsoras las cuales ya constituyen un activo para la empresa y ya por ultimo los diagramas son una herramienta fundamental y muy importante ya que son en las cuales irán reflejados los datos obtenidos para poderlos interpretar de una mejor manera y poder entenderlos más fácilmente.
Cite tres beneficios y dos limitaciones de cada instrumento de recopilación de información.
Cuestionarios
Beneficios:
•Resultan económicos para recopilar información de una población grande.
•Permite su uso estadístico, esto es, son fácilmente cuantificables
•Invertir dinero y tiempo en información de calidad es muy redituable.
Entrevistas

Beneficios:
•Facilita la expresión verbal de opiniones o sentimientos que el entrevistador guarda en lo más intima de su ser.
•Permite desarrollar confianza entre el consultor y los miembros de la organización.
•Un entrevistador sensible puede detectar ideas y emociones que el entrevistado no formula conscientemente.

Limitaciones:
Una buena entrevista puede durar horas. En las grandes organizaciones suelen consumir más tiempo.
Una entrevistador hábil corre el riesgo de obtener mucha información de naturaleza personal y por tanto, amenazante para el grupo, por lo cual este puede cerrarse, rechazar la información y atacar al entrevistador.
La entrevista puede fracasar si el entrevistador es inexperto o no es neutral.
Observación.

Beneficios:
•No cuesta nada llevarla a cabo y se puede efectuar en el momento preciso y las ocasiones que se requiera.
•Proporciona información del comportamiento “real”, ya que no se circunscribe a reportes de terceras personas.

Limitaciones:
El observador puede considerar importantes solo ciertos aspectos aunque realmente no lo sean.
Además, si la observación se realizo sobre un evento aislado, se corre el riesgo de generalizar con base en él: puede involucrar a una persona, un grupo o incluso toda la organización.
La observación puede no ser real ya que, según un principio obtenido de los estudios de Hawthrne,” cuando una persona se siente observada tiende a modificar su comportamiento habitual”, por lo que ya no actúa de manera natural.
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