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3.2

Información (Fuentes - Estructura - Frecuencia - Proceso - Formato - Requisitos - Flujo - Uso)
by

Fernando Pantoja Oakley

on 10 December 2014

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Transcript of 3.2

Objetivo Clase
Fuente
La fuente se relaciona con el ámbito en el cual se origina la información,
¿De dónde provienen los datos?

De acuerdo al lugar donde se origina, las fuentes pueden ser:
INTERNAS, Cuando la información se genera en la propia organización
EXTERNAS, Cuando la información se genera fuera de la organización
De acuerdo a la originalidad o grado de procesamiento previo las fuentes pueden ser:
PRIMARIA, Cuando la información se elabora por primera vez
SECUNDARIAS, Cuando la información surge de informes ya elaborados

Procesos de la Información
La información puede tener diferentes procesamientos y análisis. Esto está relacionado con los diferentes usuarios de la información.
Analítica:
cuando es presentada en forma detallada. Por ejemplo, las compras del mes expresadas una por una y día por día.
Sintética:
cuando es presentada en forma condensada, agrupando los distintos datos. Por ejemplo, las compras del mes indicando el importe total únicamente.
Cuantitativa:
cuando es presentada a través de una cantidad, una medida o un valor, en forma numérica.
Cualitativa:
cuando es presentada en términos de las características de un hecho. Por ejemplo, las características técnicas de una computadora.
Formato para la Información
La información puede ser presentada de distintas formas o con diferente formato.
Una de las formas habituales de presentar la información es la impresa. Esta admite muchas variantes:
en forma de texto:
es utilizada cuando el texto es breve y para informar acerca de aspectos no cuantificables de la información. Por ejemplo: características de un producto, opiniones sobre el desarrollo de una campaña de ventas, etc.;
en forma de cuadro:
es utilizada para información cuantificable y a efectos comparativos. Por ejemplo: Monto de las ventas por mes;
en forma de gráfica:
permiten una visión más global de la información y son de fácil interpretación. En la confección de las mismas debes tener en cuenta algunos aspectos: colores a utilizar, tamaño, escala y tipo.
Hay muchas formas gráficas: por ejes cartesianos, de barras, de torta, etc.
Flujo de la Información
La información se elabora para ser utilizada por distintos usuarios. Por ese motivo, circula entre distintas personas, sectores u organizaciones.
En una organización esta circulación se llama flujo de la información, y expresa la forma en que pasa de un sector a otro de la misma.
Información
Fernando Pantoja Oakley
Estructura Temporal de la Información
La Estructura temporal se relaciona con el tiempo a que se refiere la información, puede haber:

Información referida a situaciones pasadas = HISTÓRICAS
Se refiere a acontecimientos ya ocurridos y sirve, para hacer comparaciones con la información actual, de modo de establecer tendencias o cómo han evolucionado entre dos períodos determinados hechos.
Información referida a situaciones presentes = ACTUAL
es la que se refiere a sucesos que están ocurriendo o que han ocurrido recientemente. Es indispensable para tomar decisiones.
Información referida a situaciones futuras = PREDICTIVA
Es la que se elabora suponiendo que van a ocurrir determinados hechos y sirve para efectuar previsiones y para planear determinadas acciones.
Frecuencia de la Información
La frecuencia está referida a la cantidad de veces que una información es solicitada.
Información frecuente
es aquella que se elabora periódicamente, como, por ejemplo, las ventas mensuales de los productos.
Información no frecuente
es la requerida en algunas circunstancias, por ejemplo, deseamos vender una moto y queremos saber cuál es el precio de mercado de la misma; o cuánto hemos gastado en reparaciones el último año.
Filtrado
En toda organización hay distintas jerarquías, que tienen determinada autoridad con poder para decidir, emitir órdenes, dar instrucciones, requerir informes, etc.
La información que circula entre las diferentes jerarquías, tiene características distintas aunque se trate de la misma información.A medida que pasa de los sectores de más baja jerarquía a los de más alta jerarquía, la información se va reduciendo o simplificando, pasando de una información detallada a una información reducida.
Uso de la Información
Requisitos
Requisitos
La información requiere ser utilizada en forma inteligente, con responsabilidad y ética, tanto por quien la trasmite como por quién la recibe
La información es relevante cuando es importante para el usuario de la misma; es decir, es significativa para él.
Puede haber mucha información, muy valiosa, pero que no necesito en estos momentos y, en consecuencia no es relevante para mí.
Relevancia o Significatividad
Oportunidad
La oportunidad está relacionada con el momento en que la información es suministrada al usuario. El que necesita una información la necesita en un momento determinado, es decir en una oportunidad, pasada la cual ya no le es útil.
Adecuación de La información a las necesidades del usuario
Confiabilidad
Integridad
Hay que tener en cuenta que al requerir información es importante especificar con claridad qué información se necesita, bajo que formato debe ser presentada y para qué finalidad será utilizada.
El que recibe una información debe tener la seguridad de que la información es confiable; es decir, no debe tener dudas de que expresa correctamente los hechos y circunstancias que debe expresar.
La información es íntegra cuando es completa en relación con los requerimientos del usuario.
La actividad comercial de una empresa generalmente se inicia con la adquisición de mercaderías, por lo que iniciaremos el análisis del Flujo de Información por las compras. Cuando la organización realiza sus adquisiciones recibe las facturas emitidas por sus proveedores, las que serán registradas en el Libro de Compras, detallando la cantidad, precio o importe de las mercaderías y la forma de pago de éstas. Toda compra genera el débito o entrada de bienes (mercaderías) y la salida o crédito de efectivo, también una obligación legal frente al Estado (pago de impuestos).
Luego la empresa realiza las ventas de mercaderías a sus clientes. Emite las facturas correspondientes, las mismas son registradas en el Libro de Ventas, considerando la cantidad, precio de las mercaderías y la forma de pago. Estas ventas generan la entrada o débito de efectivo y la salida o crédito de mercaderías, estableciendo también los impuestos de Ley.
En el Almacén se registra el ingreso de mercaderías y la salida de éstas (inventario).
El Libro Diario Centraliza la información generada en los libros de Compras, Ventas, Caja e inventario de almacén.
Fuente
Estructura
Frecuencia
Procesos
Formatos
Requisitos
Flujo de Información
Filtros
Uso de la Unformación
Fuente
Estructura
Frecuencia
Procesos
Formatos
Requisitos
Flujo de Información
Filtros
Uso de la Unformación
Objetivo Clase
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