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Tema 4. Los Protocolos.

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by

Goretti Cabaleiro Cerviño

on 20 February 2014

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Transcript of Tema 4. Los Protocolos.

Gestión de Eventos Turísticos
Curso 2013-2014

Definiciones
El protocolo es la
aplicación de leyes, normas, tradiciones, usos y costumbres
en la celebración de un acto (oficial, deportivo, empresarial, etc)
Es el conjunto de
normas consensuadas dependientes de la jurisprudencia, la tradición y el sentido común
de los países que determinan el origen jerárquico de las autoridades en los actos oficiales, los programas que siguen éstas en sus visitas, su vestimenta, su comportamiento, todo lo que nos muestra la imagen y su poder.
La
guía o pasos que hay que seguir para la realización de una tarea
, de forma y manera que quede reflejado, a ser posible siempre en papel, qué quién, cuándo, dónde,...todas las tareas que hay que llevar a cabo para alcanzar el objetivo propuesto.
--> Los profesionales de protocolo deben ser buenos coordinadores, tener conocimientos de puesta en escena, rapidez de reacción, paciencia, puntualidad y saber estar.
Normas que rigen el Protocolo
a) Normas de Carácter Moral
Aquellas que vienen exigidas por el cumplimiento de deber moral o inspiradas por caridad o solidariedad con los semejantes.
B) Normas de Carácter Social
Normas de etiqueta o simples reglas convencionales, variables en el tiempo y en cada país.
C) Normas de verdadero carácter jurídico
Dictadas por el Estado o la Comunidad Internacional y constituyen un verdadero Derecho Positivo. Las más relevantes son:
* Bandera de España, otras banderas e insignias.
* Escudo de España.
* Reglamento de honores militares.
* Jefatura de Protocolo de Estado.
* Reglamento de Organización, funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales.
* Tratamiento y Honores de la familia Real y de los Regentes
Tipos de Protocolo
1) Protocolo Oficial
2)Protocolo Social
3) Protocolo de Negocios y Empresarial.
4) Protocolo Universitario y de Actos Académicos
Referente a los actos institucionales con
normas y legislación
establecidas. Se rigen por normas expresadas mediante
Reales Decretos, Decretos, Órdenes
,..
Hace referencia a actividades sociales, a las relaciones de convivencia de las personas. Basado en un alto contenido de acuerdos tácitos y convencionalismos al uso. Lo empleamos a diario, con las personas que nos rodean y convivimos mediante
saludos, expresiones corporales y orales, en la mesa, siendo puntuales,..
Código tácito que
define la manera adecuada de interactuar con los miembros de una empresa
, que tiene antecedentes en su cultura y que marca pautas en el
i) estilo de comunicación, ii) imagen y presentación personal, iii) respeto a la jerarquía, iv) cortesía telefónica y v) manejo de la red y de las herramientas de trabajo.
Tiene como cometido los actos realizados bajo el abrigo de la actividad académica. Rico en simbologías y ceremonias. Cada facultad posee
color y traje académico y habitualmente existe jefe de protocolo.
1. Precedencia
Orden jerárquico
entre iguales necesario para el desenvolvimiento cortés y cordial de los participantes en algún acto público, sea oficial, social, religioso,..

Ubicación del puesto que personas, banderas e himnos
ocupan en relación con una escala valorativa.
Debe contestarnos a:
* Quién va delante de quién
* Quién tiene prioridad sobre quién
Establece un orden de preferencia desde el
acceso al lugar, al asiento que se va a ocupar, al hablar, al firmar, himnos y demás
cuestiones encuadradas en un acto.
Criterios para establecer la Precedencia
1) Alfabético
2) Antigüedad
3) Alternando
4) Representatividad
5) Lineal
Cuando
no hay pre-establecido por norma o ley ningún criterio
. Para ubicar a los representantes del gobierno de un Estado y sus símbolos nacionales, en actos solemnes o en foros
Aplicable al mismo nivel de personas o instituciones. Caso
Comunidades Autónomas o Universidades
Se
cambian las posiciones con respecto al encuentro anterior
. La precedencia se fija con un sistema llamado "alternat": partiendo de la figura central, la precedencia mayor es la del lado derecho, luego el lado izquierdo y así sucesivamente
Ante la presencia de cargos iguales, tendrá la precedencia la persona que represente al organismo con menor rango.
Cuando las personas
caminan en fila
. La preferencia se sitúa en el
encabezamiento de la marcha al lado izquierdo
. Si el número es impar, el lugar de honor se ubica en el centro, y si es par, el penúltimo.
En caso de duda: Real Decreto 2099/83. Art. 6.
"La Precedencia en los actos oficiales de carácter especial se determinará por quien los organice, de acuerdo con su normativa específica, sus costumbres y tradiciones y, en su caso, con los criterios establecidos en el presente ordenamiento"
PASOS PROTOCOLARIOS PARA ORGANIZAR UN EVENTO
1. Invitar
La gestión de las invitaciones implica los siguientes pasos:
1. Elaboración de una base de datos.
2. Diseño de la invitación.
3. Envío y seguimiento.
4. confirmación de asistencia.
1. Elaborar una base de datos
1. Invitados principales
A los que se dirige el acto a quienes se dedica
2. Compromisos
Por la relación personal o profesional del anfitrión, aunque no pertenezcan a ningún sector de los que se dirige la ceremonia.
3. Corporativos
Mismo ramo o actividad
4. Sociales
Distintos sectores de la sociedad
--> La lista de invitados se elabora en función al objetivo y filosofía del acto, a su presupuesto y al aforo del local elegido
.
1. Invitar II
Los campos de la base de datos
1. Nombre y apellidos
2. Tratamiento
3. Cargo
4. Institución o empresa
5. Cargo
6. Institución o empresa
7. Orden Protocolario
8. Título
9. Condecoraciones
10. Grupo al que se asigna
11. Datos biográficos
12. Atenciones protocolarias
13. Dirección (personal y profesional)
14. Minusvalía
a) Tipo
b) Necesidades: perro guía, intérprete de signos,..
2. Diseño de la invitación
Las invitaciones son un instrumento de comunicación del deseo del anfitrión/organizador a grupos de personas o instituciones, para que asistan a su acto.
--> Si el acto es abierto se puede invitar con:
* Información en medios de comunicación, carteles, dípticos, bandos, megafonía callejera,..
Invitaciones
¿Cuándo se envían?
Han de ser cursadas con la antelación suficiente para dar tiempo al invitado a que se pueda ajustar su agenda.
En ningún caso se debe enviar una invitación menos de una semana de antelación, si bien la antelación depende del tipo de acto, del perfil de la persona a la que va dirigida la invitación, y el uso y costumbre del sector involucrado.
* Para actos oficiales importantes: mes y medio de antelación.
* Para actos oficiales normales: un mes.
* Para actos privados: entre 15 días y un mes
Tipos de invitación
Depende de la formalidad. Pueden variar entre:
* Carta personalizada a personas en las que se está interesado.
* Tarjetón personalizado:
* Nombres y apellidos a título personal.
* Nombre, apellidos y cargo por su representación
El tarjetón
1. Quién invita
2. El que organiza el acto
3. Máxima autoridad de la institución y en su nombre el organizador real
Cargo más alto de la institución que asiste al acto.
a. Escudo o Anagrama de la institución
b. Cargo (en invitaciones institucionales o de empresa)
c. Nombre
d. Sin tratamiento
4. a quién invita
* Tratamiento+Cargo+Nombre
Excelentísimo Sr. Presidente de la Xunta de Galicia Don Manual Fraga Iribarme
* Tratamiento+ Nombre, cargo o título
Excelentísimo Sr. Don Felipe Juán Froilán de Todos los Santos, Grande de España
5. A qué se invita
* Dónde
* Cuándo: fecha y hora
* Asistencia de personas de rango elevado (al mismo tamaño de letra que el anfitrión)
6. Puede llevar otros datos dependiendo del acto
* Advertencia de llegada con antelación
* Etiqueta requerida
* Existencia de zonas de aparcamiento
* Actos complementarios
* Exigencia de confirmación
* Puerta de acceso
* Duracción estimada del acto
7. Puede llevar notas auxiliares
* Ubicación exacta con mapa y guía para llegar al lugar del evento.
* Necesidad de confirmación: teléfono.
* Llegada con antelación
* Parking
* Actos complementarios
* Orden de los actos
* Duración estimada.
7. Invitaciones para actos de Concurrencia reducida (<50)
1. Carta Personalizada
2. Llamada Telefónica directa al organizador.
3. Saludo personalizado
Confirmaciones
Todas las invitaciones se deben contestar inmediatamente.
Norma: Dentro de las 48 horas siguientes, por correo o teléfono.
Una vez los invitados han confirmado su asistencia, el personal de protocolo analizará los elementos que configuran el acto.
1.Analizar los Elementos que configuran un acto
Una vez los invitados han confirmado su asistencia, el personal de protocolo analizará los elementos que configuran un acto:
1. El Anfitrión
2. Los invitados.
--> Con ello podrán establecer la precedencia y el puesto de honor.
El Anfitrión
* Es la figura clave en el evento. Organiza, convoca, invita y recibe a los invitados.
* Determina el protocolo de los invitados según el tipo y la filosofía del acto.
* Ocupa un lugar específico: o bien preside, o bien un lugar inmediato al que preside.
* Artículo 4 del Real Decreto:
" Los actos serán presididos por la autoridad que los organice. En caso de que dicha autoridad no ostentase la presidencia, ocupará lugar inmediato en la misma"
Obligaciones del anfitrión
* Presenta:
* A los colaboradores inmediatos
* A los patrocinadores del evento.
* A los principales representantes de las instituciones o entidades privadas que asistan al acto.
* Marca el inicio y el fin de acto:
* Discursos:
Si es la máxima autoridad:
* Un representante interviene en primer lugar.
* Anuncia y concede todas las intervenciones
* Cierra los discursos
Si no es la máxima autoridad:
* Es el primero en tomar la palabra:
* Agradece la asistencia
* Explica los motivos
* Presenta a los demás miembros de la presidencia
* El invitado de honor cierra los discursos
* Despide a los invitados
Precedencia
* En toda planificación de puestos, el anfitrión ocupa el puesto central.
* Sin embargo, puede ceder la precedencia a favor de otra persona de forma voluntaria u obligatoria.
* Definición:
* Es la ubicación del puesto de personas, banderas e himnos.
* Orden jerárquico entre iguales necesario para el desenvolvimiento cortés y cordial de los participantes en algún acto público.
* Debe contestarnos:
* Quién va delante de quién, quien tiene preferencia sobre quién, quién está antes de quién.
* Implica:
* Establecer un orden de preferencia desde el acceso al lugar, al asiento que se va a ocupar, al hablar, al firmar, himnos y demás cuestiones.
ESTABLECER EL
ORDEN DE PRECEDENCIA
CRITERIOS:
1. Alfabético:
2. Antigüedad:
3. Alternando:
4. Representatividad:
* Cuando no hay preestablecido por norma o ley ningún criterio.
* Ubicación de los representantes del gobierno de un Estado y sus símbolos nacionales.
* Se considera el orden alfabético del nombre del Estado, en el idioma del país anfitrión.
* Aplicable ante un mismo nivel de personas o instituciones.
* Caso CC.AA, Universidades.
* Cambiando las posiciones con respecto al encuentro anterior.
* Alternat: partiendo de la figura central, la precedencia mayor es el lado derecho, después el lado izquierdo y así sucesivamente.
* Ante cargos iguales, tendrá la precedencia la persona que represente al organismo de menor rango.
5. Lineal:
* Cuando caminan en fila.
* La preferencia se sitúa en el encabezamiento de la marcha al lado izquierdo.
* Si están unos detrás de otros y el número es impar, el lugar de honor se ubica en el centro, y si es par, en el penúltimo
En caso de duda:
R.D. 2099/83, Art. 6.
" La Precedencia en los actos oficiales de carácter especial se determinará por quien los organice, de acuerdo con su normativa específica, sus costumbres y tradiciones y, en su caso, con los criterios establecidos por el presente Ordenamiento"
RANGOS DE ORDENACIÓN
* Individual:
* Departamental:
* Colegiado:
* Regula el orden de precedencia de las autoridades, titulares de cargos públicos o personalidades, persona a persona.
* Ordena las precedencias de los ministerios, los representantes de cada ministerio por grupos ministeriales.
* Establece un orden jerárquico de las instituciones o corporaciones cuando concurren en actos oficiales.
--> Cada corporación encabezada por su máximo representante seguida del resto de los cargos por su orden interno.
LA PRESIDENCIA
* Zona reservada para el anfitrión y sus invitados principales.
* Situada en frente del resto de los invitados, en un lugar claramente visible desde la puerta principal y diferenciada del resto del salón mediante tarimas, tapices, atriles, banderas,...
* En toda planificación de puestos el anfitrión ocupa el lugar central. Puede ceder la precendencia:
* De forma voluntaria:
El Anfitrión pasará a ocupar su
lado izquierdo
en mesa ocupada en un solo lado o dando la espalda a la puerta principal cuando la mesa sea ocupada por ambos lados.
* De forma obligatoria:
* A favor de quién ostente un mayor grado y siempre al Jefe de Estado o miembro de la Familia Real.
* El Anfitrión ocupará
su lado derecho
en mesa sencilla y dando la espalda a la entrada en mesa de ocupación doble
* Se debe procurar que sean unipersonales y que tenga un número de personas impar. Máximo 7 personas.
PRESIDENCIA SENTADA
" La Presidencia puede presentarse sentada en el primer banco de una exequias se ordena a los asistentes de mayor a menor rango, de forma lineal, con el orden privativo de una institución o según el grado de parentesco con el extinto".
Varios Sistemas:
1. Sistema de alternancia
* Cumple la "Ley de la Derecha": derecha=puesto de honor.
* La derecha tiene precedencia sobre la izquierda.
Sistema de Presidencia en Altenancia con número impar
Sistema de Presidencia en Altenancia con número par
PRESIDENCIA
2. LINEAL:
Para recibimientos y recepciones oficiales
3. SISTEMA MIXTO:
Presidencia en alternancia combinada con sistema lineal
CASO PRÁCTICO 1: PRESIDENCIA
El Consejero de Sanidad de la Comunidad de Madrid convoca el evento de Inauguración en el Hospital Clínico San Carlos.
La Presidencia se compone de las siguientes personas:
* Consejero de Sanidad de la Comunidad de Madrid
* Presidente Comunidad de MAdrid)
* Director del Hospital
* Director Médico y Jefe del Servicio de Otorrinolaringología
* Médico especialista.
Solución:
* 5 *
Médico Especialista
* 3 *
Director del hospital
* 1 *
Presidente C. Madrid
* 2 *
Consejero de Sanidad de la C. Madrid
* 4 *
Director Médico
CASO PRÁCTICO 2:
PRESIDENCIA
El Ministerio de Educación convoca un gran evento para presentar una nueva reforma. El acto se celebrará en el Aula Magna de la Universidad de Oviedo. En la Presidencia tenemos:
Rector de la Universidad de Oviedo
Obispo
Presidente del Principiado de Asturias
Ministra de Educación
Príncipe de Asturias
Alcalde de Oviedo
Presidente del Gobierno
Solución:
* 7 *
Obispo
* 5 *
Rector de la Universidad de Oviedo
* 3 *
Presidente del Principiado de Asturias
* 1 *
Príncipe de Asturias
* 2 *
Presidente del Gobierno
* 4 *
Ministra de Educación
* 6 *
Alcande de Oviedo
ACCESO/SALIDA
DE LA PRESIDENCIA
ACCESO:
* Los miembros de la presidencia son los
últimos
en acceder al salón.
* De menor a mayor rango.
* Últimos: Anfitrión e invitado de honor.
SALIDA:
* Primero:
Anfitrión e Invitado de Honor
* De Mayor a menor rango.
* Resto de los asistentes.
BANDERAS
TIPO DE BANDERAS:
* OFICIALES:
* NO OFICIALES:
Actos organizados o por instituciones privadas o a los que asisten autoridades.
Simbología de instituciones públicas o privadas
NORMA:
Las banderas oficiales y las no oficiales NUNCA pueden estar juntas
BANDERA DE ESPAÑA
Regulada por una serie de Leyes, Decretos y por la Constitución, que se recogen en:
* Artículo 4 de la Constitución Española de 27 de Diciembre de 1978.
* Ley 39/1981, de 28 de octubre, por la que se regula el uso de la bandera de España y el de otras banderas y enseñas.
* Real Decreto 441/1981, de 27 de Febrero, por el que se especifican técnicamente los colores de la Bandera de España
--> Siempre se colocará en un lugar destacado, visible y de honor (Artículo 6.1.)
--> Cuando hay otras banderas: ocupará, de las dos posiciones del centro, la de la
derecha (izquierda para el que observa)
.
--> Con banderas de otros Estados, normas y usos internacionales (artículo 7)
BANDERAS DE LAS COMUNIDADES AUTÓNOMAS
* Ondean junto a la española en segundo lugar.
* Se ordenan por la fecha de publicación de sus respectivos Estatutos de Autonomía en el Boletín Oficial del Estado comenzando por la Comunidad donde se celebre el evento.
ORDENACIÓN DE BANDERAS NACIONALES
* Orden alfabético por el idioma del país anfitrión comenzando por el país anfitrión: criterio olímpico.
* Países miembros de la ONU y la OTAN: orden alfabético en inglés.
* Organismos internacionales: de acuerdo con sus normas internas.
CRITERIOS DE ORDENACIÓN DE BANDERAS
* 1 *
España
* 2 *
Comunidad Autónoma
* 3 *
Municipio
* 4 *
Provincia
* 5 *
Capitales Autonómicas
* 6 *
Capitales de Provincia
* 7 *
Resto por orden alfabético de la CCAA y dentro de cada comunidad por el número de habitantes
CASO PRÁCTICO I
El BBVA convoca un evento en su sede central (Madrid) para presentar un nuevo sistema de Hipotecas para jóvenes. La presidencia se compone de:
* Presidente del BBVA
* Consejero de Economía
* Presidenta de la Comunidad de Madrid
* Ministro de Economía
* Alcalde de Madrid
* Presidente de Gobierno
Qué banderas utilizaremos? Cómo se colocan?
PASOS PROTOCOLARIOS PARA ORGANIZAR UN EVENTO
1. Invitar
PASOS PROTOCOLARIOS PARA ORGANIZAR UN EVENTO
1. Elaborar una base de datos II
PASOS PROTOCOLARIOS PARA ORGANIZAR UN EVENTO
1. Invitar III
PASOS PROTOCOLARIOS PARA ORGANIZAR UN EVENTO
PASOS PROTOCOLARIOS PARA ORGANIZAR UN EVENTO
PASOS PROTOCOLARIOS PARA ORGANIZAR UN EVENTO
PASOS PROTOCOLARIOS PARA ORGANIZAR UN EVENTO
PASOS PROTOCOLARIOS PARA ORGANIZAR UN EVENTO
PASOS PROTOCOLARIOS PARA ORGANIZAR UN EVENTO
PASOS PROTOCOLARIOS PARA ORGANIZAR UN EVENTO
1.Analizar los Elementos que configuran un acto
LINEAL
SISTEMA MIXTO
Goretti Cabaleiro
gcabalei@emp.ucm.es

Tema 4. Los Protocolos
PROTOCOLO EMPRESARIAL
PROTOCOLO
* Actualmente es una carrera de 4 años
* Posgrado dura un año
* Salidas profesionales
* Técnico en producción de eventos.
* Ejecutivo de cuentas en agencias de comunicación y organización de eventos.
* Consultor/asesor de protocolo y organización de actos.
* Asesor de imagen.
* Organizador de congresos y reuniones.
* Relaciones públicas en el sector hostelero y en la empresa en general.
* Relaciones externas.
* Coordinador/técnico en empresas de catering.
* Empresas de organización de congresos y eventos.
* Secretario de alta dirección.
Se puede trabajar en instituciones públicas centrales, autonómicas y locales, en empresas, entidades deportivas, universidades y en cualquier entidad que organice eventos. Al terminar los estudios, se pueden realizar tareas relacionadas con:
* Dire
cción y planificación estratégica y cuentas.
* Dirección de protocolo y ceremonial en instituciones públicas y privadas.
* Dirección de relaciones institucionales o de relaciones externas.
* Director de gabinete.
* Director de comunicación.
* Director de agencias y empresas de organización de eventos.
* Técnico en protocolo en instituciones públicas y privadas.
* Técnico en empresas y agencias de comunicación, marketing y organización de actos.
La organización de eventos que destaquen sobre el resto supone una marca de distinción que las instituciones y empresas agradecen. "Por esta razón y porque es una profesión muy dinámica e innovadora, los jóvenes apuestan por ella y se matriculan cada vez más en estos estudios", señala el director del Instituto de Protocolo de la Universidad Camilo José Cela.
ERROR DE PROTOCOLO I
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