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Comunicación

Comportamiento Organizacional
by

maria fernanda castro

on 23 July 2013

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Transcript of Comunicación

El Proceso de Comunicación
La Dirección de la Comunicación
La comunicación fluye vertical o lateralmente.
La dimensión vertical se debe subdividir en dos direcciones: A , hacia arriba y B hacia abajo.

Es la que fluye de un nivel de un grupo u organización, hacia otro nivel inferior.
Ejemplos :
*Gerentes que se comunican con sus
empleados.
*Lideres, Jefes de oficina, etc.

Esta comunicación es muy usual para lograr asignar metas dar instrucciones sobre el trabajo, informar a empleados sobre políticas y procedimientos, señalar problemas que necesite atención y proveer retroalimentación acerca del desempeño.
Comunicación hacia abajo
Este tipo de comunicación puede ser : oral, cara a cara, a través de cartas , correos electrónicos, etc.

En este tipo de comunicación, los gerentes deben explicar las razones de por qué se tomó determinada decisión, esto hace que los empleados se comprometan más y de esta forma, dan mayor apoyo a las decisiones.

Un problema de esta comunicación, es su naturaleza de un solo sentido, ya que por lo general, los gerentes le informan a sus empleados, pero casi nunca solicitan su consejo u opinión.
Las personas necesitan ser escuchadas y respetadas.

Los mejores comunicadores son estos que explican las razones que se hablan tras sus comunicaciones HACIA ABAJO , pero que también solicitan que haya comunicación HACIA ARRIBA, por parte de los empleados que supervisan.
Comunicación hacia Arriba
Esta se da , cuando la comunicación fluye hacia un nivel superior del grupo u organización. Se utiliza para retroalimentar a los superiores, informar sobre el progreso hacia las metas y plantear problemas centrales.

Esta comunicación hacia arriba, mantiene a los gerentes bien informados y así pueden mejorar muchos aspectos de las labores de sus empleados.
Para entablar una comunicación eficaz, de este tipo, trate de reducir las distracciones, comunicándose con encabezados y no con párrafos, de reunirse en lugares adecuados, (sala de sesiones), siempre con el objetivo de captar atención de su jefe.
Comunicación Lateral
Esta se da, cuando se reúnen miembros del mismo grupo de trabajo, entre miembros de grupo del mismo nivel , entre gerentes del mismo rango o entre cualquier personal equivalente, en lo horizontal.

Con frecuencia son necesarias para ahorrar tiempo y facilitar la coordinación.

Se crean de manera informal para hacer corto circuito en la jerarquía vertical y tomar acciones expeditas.
Este tipo de comunicación, desde el p
unto de vista de
la gerencia, pueden ser buenas o malas.

Buenas cuando impiden la transferencia eficiente
y
exacta de la información vertical.

Malas cuando los canales formales verticales son pasados por alto, cuando los miembros pasan por encima para ser que las cosas se hagan, o cuando los Jefes descubren que las acciones o decisiones son tomadas sin su consentimiento.
Comunicación Interpersonal
Comunicación
Organizacional

La comunicación organizacional es el proceso de emisión y recepción de mensajes dentro de una organización, puede ser tanto interno como externo.
Dentro de una empresa, la comunicación diferencia tres sistemas:

1)Operacionales: este se refiere a las tareas u operaciones propias de la organización.

2)Reglamentarios: compete a todas las órdenes e instrucciones de la empresa.

3)Mantenimiento: son aquellas relaciones públicas, la captación y la publicidad de la entidad.

Redes de la
Comunicación
Definen los canales por medio de los cuales la información fluye. Estos canales pueden ser: los formales y los informales.
Redes Formales
Por lo general son verticales, siguen la cadena de autoridad y se limitan a comunicar las tareas e información empresarial. La red formal se puede presentar de tres formas:
1)La Cadena: Esta sigue una forma rígida de cadena de mando formal. Esta se utiliza mayormente en los casos en que la precisión de datos es lo más importante.
2)La Rueda: Esta red busca el apoyo en un líder para actuar como conducto central para todas las comunicaciones dentro del grupo.
3)Todo el Canal: Este permite que todos los miembros del grupo puedan comunicarse el uno con el otro. Brinda mayor satisfacción, no sigue a un líder y cuenta con una precisión moderada.
Criterio Cadena Rueda Todos los canales

Velocidad Moderada Rápida Rápida

Exactitud Alta Alta Moderada

Surgimiento Moderada Alta Ninguna
de un líder

Satisfacción Moderada Baja Alta
miembros
Redes Informales
Éstas no tienen una dirección rígida, puede saltar niveles de autoridad y satisface más las necesidades sociales de los colaboradores internos de la organización. Por ejemplo: rumores o chismes.
Comunicación Electrónica
Características de los rumores en una empresa:

1)No están controlados por la administración

2)La mayoría de empleados los perciben como más creíbles y confiables que los comunicados que emite la dirección.

3)Muy utilizados para servir a los intereses propios de las personas involucradas.
Comunicación Oral
Ventajas
Velocidad y retroalimentación.
Permite obtener respuestas inmediatas al mensaje dado a otras personas
Desventajas
Distorsión del mensaje cuando pasa por varias personas.
Es efímera, ya que demanda tecnología si se le quiere retener.
Comunicación Escrita
Ventajas
Desventajas
Es tangible y verificable.

Permite utilizar un mismo mensaje para hacerlo llegar a muchas personas.

Permite utilizar un mensaje claro, ya que hay un margen de error para corregirlo.
El emisor no recibe una respuesta al instante por parte del receptor.

Consumen tiempo.

No garantiza que el receptor interprete el mensaje como lo haya querido el emisor o inclusive no garantiza que haya recibido el mensaje.
Comunicación No Verbal
Ventajas
La comunicación no verbal junto con la oral hace que la comunicación sea más efectiva ya que se le da énfasis a las palabras
Desventajas
Mal informamos a los demás cuando
expresamos un mensaje en forma verbal, como confianza, pero de
forma no verbal comunicamos un
mensaje contradictorio.
Elección del Canal de Comunicación
Las investigaciones han revelado que los canales difieren en su capacidad de transmitir información.

Algunos son bastos en el sentido de que tiene la capacidad de :

Manejar claves múltiples de forma instantánea

Facilitan la retroalimentación rápida

Son muy personales
Barreras para
la
Comunicación Eficaz

Filtrado
Percepción Selectiva
Sobrecarga de Información
Emociones
Lenguaje
Comunicación Aprensiva
Diferencias de Género
Comunicación “Políticamente Correcta”
Comunicación
Aprensiva
Lenguaje
Diferencias de
Género
Emociones
Sobrecarga de
Información
Percepción Selectiva
Barreras
Comunicación
"Políticamente" correcta
Filtrado
El filtrado se refiere a la manipulación intencionada que hace el emisor de la información para que sea vista de manera más favorable por el receptor.
Cuando los receptores en el proceso de comunicación ven y escuchan en forma selectiva con base en sus necesidades, motivaciones, experiencia, antecedentes y otras características personales. Los receptores también proyectan sus intereses y expectativas en las comunicaciones
conforme decodifican el mensaje.
Los individuos tienen capacidad finita de procesamiento de datos. Cuando la información con la que tenemos que trabajar excede esta capacidad, el resultado es la sobrecarga de información.
La forma en que el receptor se sienta en el momento de recibir la comunicación influirá el modo en que la interprete. El mismo mensaje recibido cuando se está enojado o distraído con frecuencia se interpreta de manera diferente que cuando se está contento.
Las palabras significan cosas diferentes para personas distintas. Edad, educación y antecedentes culturales son tres de las variables mas obvias que influyen en el lenguaje que usa una persona y las definiciones que le da a las palabras
Definida como el temor (o ansiedad) individual ocasionado frente a la comunicación real o antici- pada con otras personas
Las diferencias de género en ocasiones son una barrera para la comunicación eficaz. Los estudios de Deborah Tannen demuestran que los hombres tienden a usar el habla para resaltar el estatus, mientras que la mujer lo usa para crear conexiones.
Es una forma de hablar que pretende no ofender a quienes pertenecen a determinada raza, orientación sexual, género o credo, igualmente personas con malformaciones físicas o dificultades mentales, que denotan tanto cuidado para parecer inofensivo que se pierde el significado y la sencillez, o se obstaculiza la libre expresión.
El modelo del proceso de la comunicación según Robbins está compuesto de siete partes:
La Codificación consiste en que el Emisor convierte el mensaje en signos que puedan ser recibidos y entendidos por el receptor.
Canal
Mensaje
Receptor
Codificación
Decodificación
Es el que transmite el mensaje. La fuente inicia un mensaje al codificar un pensamiento determinado.
Emisor
(Fuente de Comunicación)
Es la interacción entre emisor y receptor, en donde ambos se aseguran que el otro captó el mensaje.
Retroalimentación
El mensaje es el producto real de la codificación de la fuente.
Se han descrito cuatro condiciones que afectan el mensaje codificado:
habilidad, actitudes, conocimientos
y el sistema sociocultural.
El Canal es el medio por el cual se transmiten las señales que portan la información (Mensaje) que pretenden intercambiar Emisor y Receptor.
Consiste en que el Receptor convierte los signos que le llegan en un mensaje. De esta forma los signos son asociados a las ideas que el Emisor trató de comunicar.
Es aquella persona a quien va dirigida la comunicación. El Receptor realiza un proceso inverso al del emisor, ya que descifra e interpreta los signos utilizados por el emisor.
Al decir "tecnologías de la comunicación" nos referimos a los medios que el ser humano ha creado con el fin de hacer mas fácil el intercambio de información con otros seres humanos
Desventajas de las
comunicaciones electrónicas
El correo electrónico carece del componente no verbal en la comunicación que tiene la reunión cara a cara
Tampoco transmite las emociones y sutilezas que surgen con la entonación verbal en las conversaciones telefónicas.
En el caso de las personas que tienen gran necesidad de contacto social, es probable que un gran uso de las comunicaciones electrónicas conduzca a una menor satisfacción con el puesto.
Otros tienen la debilidad de no cumplir con estos tres factores.
Como les mostramos en la siguiente figura:
La conversación – cara a cara tiene la calificación más alta en términos de riqueza del canal, por que proporciona la cantidad de información máxima que se transmite durante un episodio de comunicación.
Es decir ofrece claves de información múltiples ( palabras, posturas, experiencias faciales, ademanes, etc.)
Así como los medios escritos ( reportes, boletines, etc.) tiene la calificación más baja en cuanto a riqueza.
La elección de un canal sobre otro , depende, de si el mensaje es de rutina o no. Los mensajes del primer tipo, tienden a ser directos y tienen un mínimo de ambigüedad.
Los del segundo tipo son complicados y tienen el potencial de entenderse mal.
Las evidencias indican que los gerentes de alto rendimiento tienden a ser más sensibles al medio , que los de bajo rendimiento.
Es decir tiene más capacidad de hallar la riqueza del medio de comunicación apropiada con la ambigüedad involucrada en la comunicación.
Por lo tanto, no es sorprendente ver que los gerentes más eficaces aumentaran los usos de canales ricos.
Implicaciones Globales
Cuando se encuentra una mezcla de al menos dos culturas distintas, es difícil tener una comunicación eficaz si ambas no se conocen bien entre sí, ya que existen factores interculturales que crean problemas en la comunicación.
Gestos
OK
En EEUU es signo de
que todo está bien.
En Brasil “mis
condolencias”.
Cuernos
En EEUU se utiliza para dar ánimo a los atletas de Univ. of Texas. En Brasil y Argentina es signo de buena suerte. En Italia y otros países es dar a entender que “la pareja lo está engañando”.
Dedos Juntos
En el Congo significa “muy poco”, pero en Egipto significa “un momento por favor”.
Barreras Culturales
1)Barreras causadas por la semántica:
esta barrera se refiere a que las palabras tienen diferentes significados para algunas culturas.

2)Barreras causadas por las connotaciones de las palabras:
cuando las palabras implican cosas diferentes en distintos idiomas.
3)Barreras causadas por las diferencias de tono:
hay ciertas culturas en las que el lenguaje es más formal que en otras.

4)Barreras causadas por las diferencias de percepción:
los países y culturas son diferentes las unas de las otras, por lo cual hay palabras o situaciones que se perciben de forma distinta.
Contexto Cultural
Culturas de Alto Contexto
Países como China, Corea, Japón y Vietnam dependen mucho de las claves no verbales cuando se comunican con los demás.
Culturas de Bajo Contexto
Este se dan mayormente en Europa y Norteamérica, los cuales para poder transmitir un mensaje se basan en esencia en las palabras.
Guía Cultural
Existen cuatro reglas básicas para disminuir el impacto o las barreras culturales para la comunicación eficaz, las cuales son:
1)Suponer que existen diferencias entre las culturas hasta que no se demuestre que hay similitud.
2) Hacer énfasis en la descripción y no en la interpretación o evaluación.
3)Practicar la empatía.
4) Considerar las propias interpretaciones como hipótesis de trabajo.
¡Buenas Noches!
¡Muchas Gracias!
Dudas?
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