Loading presentation...

Present Remotely

Send the link below via email or IM

Copy

Present to your audience

Start remote presentation

  • Invited audience members will follow you as you navigate and present
  • People invited to a presentation do not need a Prezi account
  • This link expires 10 minutes after you close the presentation
  • A maximum of 30 users can follow your presentation
  • Learn more about this feature in our knowledge base article

Do you really want to delete this prezi?

Neither you, nor the coeditors you shared it with will be able to recover it again.

DeleteCancel

Make your likes visible on Facebook?

Connect your Facebook account to Prezi and let your likes appear on your timeline.
You can change this under Settings & Account at any time.

No, thanks

Prince2 NL Volledig

description
by

Rutger van den Elsen

on 28 June 2010

Comments (0)

Please log in to add your comment.

Report abuse

Transcript of Prince2 NL Volledig

Basis Principes
Componenten
Projectstructuur
Processchema
Voortdurende rechtvaardiging
van de Business Case
Leren van ervaringen
Management met behulp
van fases
Gedefinieërde rollen en verantwoordelijkheden
'Management by exception'
Focus op het product
Aanpasbaar aan de projectomgeving
Business Case
Plannen
Voortgang
Organisatie
Wijziging
Kwaliteit
Risico
PRojects IN Controlled Environments
Prince2 als
projectmethodologie
First things first:
Wat is precies een project?
Een project is een managementomgeving die is gecreëerd met het doel om één of meer businessproducten op te leveren volgens een gespecificeerde Business Case.

Een project is:
Uniek
Multidisciplinair
Tijdelijk
Bedoeld om een vooraf gedefinieerd resultaat te behalen
Via een vooraf afgesproken tijdschema
Gebruikmakend van vooraf vastgestelde middelen
De Business Case is leidend. Voortdurend moet bekeken worden of het project nog wel beoogt en behaalt wat initieel afgesproken is.
Bij Prince 2 wordt gestuurd op het leren van ervaring. Leermomenten worden gezocht, gedocumenteerd en teruggekoppeld tijdens en na het projectproces.
Een project wordt gepland, beheerst en gecontroleerd door middel van fases.
Prince2 maakt gebruikt van een structuur met duidelijke rolbeschrijvingen en verantwoordelijkheden.

De behoeften van de organisatie, de gebruikers en de leveranciers staan hierin centraal.
De projectmanager is bevoegd om beslissingen te nemen binnen vooraf bepaalde (tolerantie)grenzen. Alleen wanneer deze grenzen overschreden (dreigen te) worden, wordt de betreffende situatie geëscaleerd naar de stuurgroep.
Het opleveren en definiëren van het product of resultaat staat centraal in Prince2. In het bijzonder wordt aandacht gegeven aan de kwaliteit.
De Prince2 methodologie is aanpasbaar aan:
de grootte;
de complexiteit;
het belang;
het risico;
de capaciteit;
de omgeving.
In de Business Case zijn de redenen en rechtvaardiging voor het project vastgelegd, in termen van geschatte kosten en verwachte baten.
Bij aanvang van het project wordt de outline Business Case opgezet.
Gedurende het project wordt de Business Case verder aangevuld en gedetailleerd.
Tijdens de overige fases wordt de Business Case regelmatig geëvalueerd en zo nodig aangepast.
Wanneer de Business Case niet (meer) geldig is, wordt het project beëindigd.
Met behulp van duidelijke rolbeschrijvingen worden de verantwoordelijkheden van de projectorganisatie beschreven.

Het is belangrijk dat hierover vooraf overeenstemming behaald wordt, zodat iedereen weet wat van hem/haar verwacht wordt.
'Kwaliteit' beoogt dat de producten die het project oplevert voldoen aan de kwaliteitsverwachtingen en acceptatiecriteria.

Dit vergt kwaliteitsplanning en kwaliteitscontrole:
Kwaliteitsplanning is het plannen van kwaliteit, met behulp van duidelijke definities van de op te leveren producten, de kwaliteitscriteria, de respectievelijke kwaliteitsmethodes en de verantwoordelijkheden van de betrokkenen.
Kwaliteitscontrole focust op de technieken en activiteiten die gebruikt worden om de kwaliteit te toetsen.
Zonder plan is er geen controle. Plannen faciliteren communicatie tussen de betrokkenen van het project.

Plannen leveren aan alle betrokkenen informatie over:
Wat nodig is.
Hoe het behaald wordt, door wie en met welke middelen.
Wanneer dingen gaan gebeuren.
Of de doelen haalbaar zijn.

Tijdens het project worden verschillende plannen gemaakt en onderhouden. Een plan is een document waarin vastgelegd wordt hoe, wanneer en door wie een specifiek doel behaald wordt. Dit doel is opgebouwd uit producten, tijdschema, kosten, kwaliteit en baten van het project.
Risicobeheer is het rekening houden met de kans op tegenslagen of meevallers.
Projecten faciliteren verandering, en verandering brengt onzekerheid. Het nemen van risico's is daarom onvermijdelijk in projecten.
Risicobeheer is een continu proces tijdens het project, en is gericht op het proactief identificeren, beoordelen en controleren van risico's.
Zonder een goede risicobeheerprocedure is het onmogelijk zeker te zijn of het project in staat is de doelen te behalen. Risicobeheer is daarmee een voorwaarde voor business verantwoording.
Wijzigingen gedurende het project zijn onontkoombaar, en het is daarom belangrijk dat ieder project beschikt over een systematisch procedure voor de identificatie, beoordeling en controle van kwesties die kunnen leiden tot wijzigingen.
Het doel is niet het voorkomen van wijzigingen, maar het verzekeren dat iedere wijziging wordt overeengekomen met de bevoegde betrokkenen.
'Voortgang' richt zich op het vaststellen van mechanismen om:
Toezicht te houden op en het vergelijken van daadwerkelijke resultaten en dat wat gepland was.
Een voorspelling te geven met betrekking tot de doelen en verantwoording van het project.
Eventuele onacceptabele afwijkingen te controleren.

Deze mechanismen zijn belangrijk voor verschillende basisprincipes van Prince2. Deze mechanismen worden bijvoorbeeld gebruikt om de tolerantiegrenzen voor het project in de gaten te houden. Dit is een voorwaarde voor het principe 'management by exception'.
En het resultaat: Meer sturing binnen projecten, met waarschijnlijk een beter resultaat en meer kans op succes
De componenten vormen de bouwstenen
voor de processen van Prince2
Binnen de stuurgroep is het de executive die de (gedelegeerde) opdrachtgever en eindverantwoordelijke voor het project is. Het is dan ook de stuurgroep die toestemming geeft voor het initiëren (en voortzetten) van het project. Het is hierbij belangrijk dat de stuurgroep de belangen vertegenwoordigt van de betrokken organisatie, de gebruikers en de leveranciers.

De stuurgroep bestaat uit één executive, en één of meer senior users en senior suppliers.

Verdere taken van de stuurgroep zijn:
Middelen ter beschikking stellen die de projectgroep nodig heeft (zoals financiering, extra arbeid of fysieke middelen)
Het verzorgen van de communicatie en informatie over het project met de ‘buitenwereld’.

Uit het brede takenpakket wordt duidelijk dat het wegvallen van een stuurgroep tot gevolg heeft dat het project letterlijk ‘stuurloos’ wordt.
De Projectmanager is verantwoordelijk voor het de dagelijkse leiding van het project.

De Projectmanager heeft de autoriteit het project te managen namens de stuurgroep, binnen de (tolerantie)grenzen die in samenspraak met de stuurgroep zijn bepaald.

De Projectmanager is verantwoordelijk voor het opleveren van de afgesproken producten, met de afgesproken kwaliteit, binnen de afgesproken tijd en voor het afgesproken bedrag.

Binnen een project is er altijd maar één projectmanager.
Starting up a project

Uitgevoerd door: Stuurgroep en project manager

Een fase met als doel de beantwoording van de vraag: is dit project verantwoord en de moeite waard?

Activiteiten:

Idee of vraag, in de vorm van een project mandate, om een project op te starten
De opdrachtgever (executive) en projectmanager worden benoemd
Kijken of er lessen geleerd zijn in voorgane projecten
Projectmanagementteam wordt samengesteld
Projectmanager verzorgt de 'Outline Business Case, de 'Project Approach' en de 'Project Brief'
Het initiatiefaseplan wordt ontworpen
Ten slotte gaat het projectvoorstel naar de stuurgroep, die de initiatiefase kan autoriseren
Notitie:
Ieder proces bestaat uit activiteiten. Activiteiten bestaan uit in Prince2 beschreven aanbevolen acties.
Starting up a Project
Managing Product Delivery
Closing a Project
Controlling a Stage
Managing a Stage Boundary
Directing a Project
Initiating a project
Delivery: team managers
Management: Project manager
Direction: Stuurgroep
Programma management
Directing a project

Uitgevoerd door: de stuurgroep

Doel: Het verantwoordelijk maken van de stuurgroep voor het succes van het project. De stuurgroep neemt cruciale beslissingen en heeft een globale controle over het project, terwijl het dagelijkse management naar de projectmanager is gedelegeerd.

Activiteiten:
Het authoriseren van de initiatiefase
Het authoriseren van het project
Het authoriseren van een nieuwe fase of uitzonderingsplan
Het geven van ad hoc directie
Het authoriseren van de afsluiting van het project
Initiating a project

Uitgevoerd door: Project manager

Doel: het bouwen van een solide fundering voor het project, zodat antwoord gegeven kan worden op de vraag welke werkzaamheden nodig zullen zijn om het project te laten slagen. Dit alles gebeurt voordat daadwerkelijk gestart wordt met de werkzaamheden.

Activiteiten:
Het voorbereiden van een 'Risk Management Strategy'
Het voorbereiden van een 'Configuration Management Strategy'
Het voorbereiden van een 'Quality Management Strategy'
Het voorbereiden van een 'Communication Management Strategy'
De controlemechanismen opzetten
Het maken van een Projectplan
Het aanpassen en perfectioneren van de Business Case
Het samenvoegen van de verschillende documenten in de 'Poject Initiation Documentation'
Controlling a Stage

Uitgevoerd door: Project Manager

Doel: De dagelijkse leiding van het project. Dit bestaat uit het verdelen van taken en werk, het toezicht houden op het werk, het omgaan met problemen en wijzigingen, het rapporteren van voortgang naar de stuurgroep, en het nemen van correctieve acties om ervoor te zorgen dat het project binnen de tolerantiegrenzen blijft.

Activiteiten:
Het goedkeuren van 'work packages'
De voortgang en status van work packages behandelen
Het aannemen van work packages
Het beoordelen van de voortgang van de fase
Het rapporteren van hoogtepunten aan de stuurgroep
Het identificeren en analyseren van problemen en risico's
Eventueel problemen en risico's escaleren naar de stuurgroep
Het nemen van correctieve actie
Managing Product Delivery

Uitgevoerd door: Projectteam

Doel: De controle op de werkafspraken tussen de project manager en de medewerkers binnen het projectteam. Acceptatie, uitvoer en oplevering van projectwerk wordt formeel benaderd.

Activiteiten:
Het accepteren van werkpakketten
Het uitvoeren van werkpakketten
Het opleveren van werkpakketten
Managing a stage boundary

Uitgevoerd door: Project Manager

Doel: Het managen van een goede faseovergang. Tegen het einde van iedere fase is het de taak van de project manager om de stuurgroep van voldoende informatie te voorzien. De stuurgroep kan dan het succes van de huidige fase beoordelen, de start van de volgende fase goedkeuren, het bijgewerkt projectplan goedkeuren en de business verantwoording en acceptatie van de risico's bevestigen.

Activiteiten:
Het plannen van de volgende fase
Het projectplan bijwerken
De Business Case bijwerken
Het rapporteren van het einde van de fase
Wanneer het project buiten te tolerantiegrenzen treedt, kan er een 'Exception Report' gecreëerd worden door de project manager. De stuurgroep kan dan op hun beurt om een 'Exception Plan' aanvragen, welke weer de basis zou kunnen vormen voor een nieuwe fase
Closing a Project

Uitgevoerd door: Project Manager

Doel: Het project op een goede manier afsluiten.

Activiteiten:
Het voorbereiden van een geplande afsluiting
Als de stuurgroep heeft besloten het project voortijdig af te sluiten, gaat de projectmanager over tot een voortijdige sluiting. Belangrijk is hierbij dat waardevolle tot dusver gecreëerde producten niet worden verwaarloosd.
Het overhandigen van de opgeleverde producten
Het evalueren van het project
Het voorstellen van project afsluiting aan de stuurgroep
Prince2 als methodologie is gebaseerd op principes. De principes zijn:
Universeel; zijn toepasbaar op ieder project
Gevalideerd; de waarde van deze principes is bewezen in de praktijk
Faciliterend; geven meer zelfvertrouwen en capaciteit
?
Een greep uit de kritiek op Prince2:

Het is een middel, geen medicijn
Kans op hoge mate van bureaucratie door papierwerk, wanneer de methodiek blind wordt toegepast
Vooral bruikbaar bij grotere projecten
Komt bedreigend over voor beginnende gebruiker
Menselijke factor of 'soft issues' maken geen onderdeel uit van Prince2

Maar: Prince2 is in hoge mate flexibel en aanpasbaar
Een greep uit de sterke punten van Prince2

Een gemeenschappelijke taal voor projectmedewerkers
Een gereguleerde start, uitvoering en afsluiting
Het biedt een goede controle over het project
Duidelijke verdeling van taken en verantwoordelijkheden
Regelmatige evaluaties en flexibele besluitpunten
Betrokkenheid van het management op het juiste moment over de juiste onderwerpen
Zorgt voor goede communicatie
Kritiek op Prince2
Sterke punten van Prince2
De verticale indeling geeft de hiërarchische structuur van het projectproces weer. Dit zijn:

Delivery: Team managers en teammedewerkers
Management: Project Manager
Direction: Stuurgroep
Corporate: Programma management

Op deze manier is dus duidelijk te zien welke fases betrekking hebben op welke personen binnen het project.
Full transcript