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¿Que es el departamento de sistemas y procedimientos?

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alan solorio castro

on 11 November 2014

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Transcript of ¿Que es el departamento de sistemas y procedimientos?

INFORMATICA
Es el área debe analizar la viabilidad de sistemas manuales, mecanizados electrónicos para la producción de información y proponer alternativas de solución.
• Definir los estándares operativos
• Proporcionar un soporte técnico a los sistemas automatizados
• Mantener programas

Sector privado
Actividades desarrolladas por el departamento.de sistemas y procedimientos.

PROCEDIMIENTOS:
La elaboración de instructivos de procedimientos, es decir el planteamiento por escrito de cómo realizar el trámite. Todo el proc. De una institución se unen para forma un manual de operación o procedimientos.
En el instructivo de procedimientos es importante: las políticas y los formatos.
ORGANIZACIÓN:
Funciones básicas para la institución para lograr los objetivos y se diseña una estructura que este adecuado a las necesidades de la empresa.
La estructura es el organigrama, se deben asimilar las cargas de trabajo todo lo anterior se denomina como manual de organización.

INFORMATICA
Se analiza la viailidad de los manuales, ya sean mecanizados o electrónicos, proponer alterntivas de solución. Dar soporte técnico a los sistemas automatizados, manter y desarroolar programas de procesamiento de informacion.


AUDITORIA ADMINISTRATIVA
• Aquí se evalua la capacidad administrativa de todos los niveles.
• Aquí se descubre lo puntos de peligro, se resaltan las oportunidades y eliminar desperdicios.
• Que las políticas y procedimientos se cumplan.
• Estudiar nuevas ideas para mejorar.

SERVICIOS COMPLEMENTARIOS:
• Definicion del equipo que facilite la realización del trabajo.
• Uso de microcomputadoras que revelan el trabajo del ser humano.
• Aprovechamiento del espacio.
ventajas que se obtienen por el Depart de sistem y procedimiento
Un Manual tiene, entre otras, las siguientes ventajas:
* Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
• Facilita el estudio de los problemas de la organización.
* Logra y mantiene un sólido plan de organización
* Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización.
* Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del
personal clave.
* Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la
organización.
* Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones.
• Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles.
* Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los
procedimientos, las funciones, las normas, etc.
• Evitan discusiones y mal entendidos de las operaciones
* Aseguran continuidad y cogerencia en los procedimientos y normas a través del
tiempo.
* Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.
CARACTERÍSTICAS DEL DEPARTAMENTO DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
AUTORIDAD:

PARA QUE EL DEPARTAMENTO PUEDA EJERCER BIEN SU FUNCIÓN, DEBE TENER AUTORIDAD DE TIPO STAFF, ES DECIR, SIRVE Y ASESORA A LOS OTROS DEPARTAMENTOS.

POSICIÓN JERÁRQUICA:

DEPENDE DEL ALCANCE QUE SE QUIERA DAR A LOS ESTUDIOS DEL DEPARTAMENTO, A MAYOR NIVEL, MAYOR SERA EL ÁREA QUE CUBRA Y
VICEVERSA.

RELACION CON OTROS DEPARTAMENTOS:

SIN IMPORTAR EL NIVEL QUE SE ENCUENTRE, EL DEPARTAMENTO DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS REQUERIRÁ MANTENER RELACIÓN PERMANENTE.
¿Que es el departamento de sistemas y procedimientos?
Es una serie de funciones, pasos empleados por la dirección para que su labor o cualquier trabajo sea desempeñado con mayor eficiencia, efectividad y economía. Es una función encaminada al análisis de los planes de acción colectivos del personal, de los procedimientos y de las formas y equipo con el fin de ayudar a la administración en la simplificación y estandarización de las operaciones.
Un sistema: Es una reunión o conjunto de elementos relacionados que interactúan entre si para lograr un fin determinado
Procedimiento: Método para ejecutar algunas cosas.
El Campo de los sistemas y procedimientos

es parte integral del trabajo de cada ejecutivo. Esto quiere decir que cada persona que supervisa, dirige o administra actividades de subordinados, tiene en su trabajo una responsabilidad inherente a los sistemas y procedimientos que emplean sus subordinados.

-Los jefes deben trabajar en conjunto para proporcionar procedimientos y sistemas eficaces a su personal.

-los jefes deben vigilar de manera constante la mejora de los procedimientos y sistemas en su área de operación.
Función de los sistemas y procedimientos en la administración general

El como se hacen las cosas, las formas y los medios que se emplean para llevar a cabo las tareas asignadas, la metodología de los procesos de trabajo empleados; nos da un marco de que sistemas y que procedimientos utilizan, es por tanto, un campo de actividades que debe clasificarse como uno de los diversos elementos de la administración.
Personal Necesario

No es posible definir una estructura al departamento, pues va dependiendo de la magnitud de la empresa, complejidad de las funciones y apoyo de dirección a este departamento etc.

Puestos requeridos dependiendo la magnitud de la empresa y sus proyectos:

1-Jefe del departamento: para administrar el trabajo de la unidad
2-Jefe de proyectos: es recomendable en caso de tener varios proyectos y requiera de un coordinador o analista.
3-Analista de procedimientos y sistemas: encargado de obtener informacion de procedimientos en estudio, analiza, desarrolla soluciones a problemas encontrados y redactar politicas etc.

4-Secretaria: encargada de mantener el archivo al día y la mecanografía de propuestas en tramite internas.

5-Dibujante: encargado de los diagramas y formatos (puesto que va desapareciendo)

6-Informatica: técnicos en soporte técnico, programadores y analistas en programación y técnicos estándares operativos.

7-Auditores administrativos: (internos)
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