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propuesta fondo acumulado

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by

juan rincon

on 16 September 2014

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Transcript of propuesta fondo acumulado

HISTORIA
Valores:
- Seguridad
- Cumplimiento
- Honestidad
- Compromiso
- Responsabilidad
- Trabajo en equipo
- Actitud de servicio y respeto


Principales servicios:
- Diagnóstico de los problemas archivísticos
- Adecuación del espacio físico
- procesos de organización de los documentos
- Capacitación del personal
- Vigilancia en la evolución del archivo
"SMSA"
Propuesta fondo acumulado
"Lácteos la blanquita"

SUS MEJORES SOLUCIONES ARCHIVISTICAS
La empresa SMSA se creó en el año 2001 por iniciativa de unos jóvenes emprendedores, con el objetivo de solucionar los problemas archivisticos en las entidades que carecen de conocimientos en esta área.
La empresa SMSA adquiere su licencia en el año 2002 por parte del AGN contando así con todos los requisitos necesarios para el desempeño de sus funciones.
A finales del año 2005 la empresa SMSA logra reconocimiento en el municipio del Carmen De Viboral por el desempeño que logra en algunas empresas al solucionar problemas archivisticos, no solo en el municipio sino también en parte del oriente antioqueño.
La principal razón de la empresa es brindar apoyo y soluciones a los problemas de organización de fondos acumulados que presentan algunas empresas.
En la actualidad la entidad se ha convertido en el mejor apoyo para las empresas y sus fondos acumulados, SMSA cuenta con personal calificado para solucionar los problemas que puedan surgir en los archivos de las empresas



MISION

Ser la mejor opción para satisfacer las necesidades archivísticas de todas las organizaciones del oriente antioqueño, ofreciendo la mejor calidad en el desempeño de nuestras funciones.
VISION


Para el año 2020 la empresa “SMSA” será la empresa más reconocida que brinde soluciones archivísticas a nivel nacional. Para lograr este objetivo debemos anticiparnos a las necesidades de nuestros clientes y superar sus expectativas.












Nuestra propuesta se basa en la remodelación del archivo y la organización de los documentos del fondo acumulado de la empresa lácteos la blanquita, teniendo como principio la
clasificación, ordenación y descripción.


propuesta para organización de fondo acumulado
"SMSA"
1 FASE: DIAGNOSTICO


El fondo acumulado de la empresa de lácteos la blanquita del oriente antioqueño está conformado por documentos producidos y recibidos por las dependencias de la empresa desde el año 1985, la entidad no ha implementado ningún proceso archivístico a la información que produce.


La falta de organización así como las diferencias en el área de depósito y las carencias de sistemas de protección propician el deterioro del material documental. Con el fin de determinar estas circunstancias de manera precisa, es necesario abordar procesos de diagnóstico integral, que darán como resultado las medidas de conservación preventivas.

fondo acumulado lácteos la blanquita

1.1. Infraestructura física del archivo

Se realizó una inspección de la infraestructura del archivo de la empresa de lácteos la blanquita, con esta inspección determinamos cuales son los factores de riesgo, considerando generales como particulares.



1.1.1. Ubicación:

La ubicación del archivo no se encuentra en el mejor lugar, ya que está situado cerca del área de congelación de la empresa y esto ocasiona constante humedad en el archivo.




1.1.2. condición ambiental del depósito o archivo:

- Iluminación:

el archivo no cuenta con iluminación natural debido a la falta de ventanales y el lugar de su ubicación

- Ventilación:

el archivo solo cuenta con una ventana sin protección, por esta ingresan los roedores, insectos y suciedad como el polvo.

- Humedad:

constantemente se evidencia concentración de humedad en el archivo, no hay extractores de humedad ni medios de detención de filtración del agua en el techo. El piso del archivo ayuda para una mayor concentración de humedad ocasionando daños a los documentos arrumados.


grietas en paredes y piso del archivo









1.1.3. Estructura:

- Iluminación: c
onstantemente se evidencia apagones debido al cableado inadecuado de la iluminación, y el voltaje excesivo que podría ocasionar un incendio en el archivo

- Puerta:
La puerta del archivo no está construida con el material correcto, se debe implementar un material ignifugo.

- Pintura:
La pintura del sitio es de baja calidad y no cuenta con las características necesarias, que protejan del fuego y no causen desprendimiento de sustancias que puedan afectar la documentación.

- Piso:
el piso del archivo tiene grietas debido al material con el que está elaborado ( cemento) en las que se pueden refugiar las diferentes plagas

- Techo:
el techo es metálico y esto permite la humedad ocasionando igualmente oxidación.




1.1.4. Condiciones de seguridad:

- No se cuenta en el archivo con alarmas contra incendios, se puede evidenciar la falta de extintores, solo se cuenta con uno en el archivo y este no se encuentra en las mejores condiciones.

- No hay señalizaciones, no hay restricciones de acceso al depósito, y no hay ningún tipo de vigilancia.



1.1.5. Mantenimiento y limpieza:


- No se evidencia la limpieza en las instalaciones y las estanterías del archivo, el depósito de archivo no cuenta con ninguna tarea de limpieza ni control de plagas, se encontraron materiales que ocasionan daños al archivo

- Estantería y almacenamiento: se cuenta con muy poca estantería, la mayoría no está elaborada con el material correcto para la protección de los documentos, gran cantidad de los documentos se encuentran albergados en cajas de cartón que tienen contacto con el suelo y la humedad.
En el archivo no se cuenta con espacio suficiente para albergar los documentos acumulados y el incremento de los mismo



1.2. Los documentos.

1.2.1. Volumen y área del fondo acumulado
- Se encontró un total de 40 metros lineales de fondo acumulado
- Un total de 160 cajas


1.2.2. Deterioro de los documentos
Se pudo establecer que los documentos de archivo presentan deterioro físico y químico.

Físicos:
La mala manipulación causo deterioro en algunos documentos.
- Los documentos poseen mucho polvo que han ocasionado manchas en el soporte
- Algunos documentos están rasgados.
- Los documentos presentan dobleces.
- Presencia de ganchos de cosedora
- Los documentos no cuentan con protección de carpetas

Químicos:
Algunos documentos están deteriorados por las reacciones que se dan entre los materiales empleados en la fabricación de los soportes y los factores medioambientales.


1.2.3. Organización de los documentos

- Los documentos no cuentan con los principios de orden y procedencia

-
Los documentos producidos por las dependencias de la empresa se encuentran mezclados y no están foliados

-
La empresa no cuenta con cuadro de clasificación documental

-
La empresa no cuenta con tabla de valoración documental.

-
La empresa no cuenta con tabla de retención documental.

-
Hay folios de documentos sueltos y mezclados en otros documentos al que no pertenecen


1.3. El personal.

-
En cuanto al personal se realizó una encuesta en la empresa y se pudo evidenciar que no hay una persona encargada para la administración del archivo, nadie que tenga algún tipo de conocimiento archivístico

- No se encontró vigilancia en el archivo todo el personal de la empresa accede al archivo y a la información. Algunas personas que toman documentos del archivo no los devuelven a su sitio.

2 FASE: ADECUACION DEL ESPACIO
Teniendo en cuenta los problemas o defectos que presenta el archivo de la empresa de lácteos la blanquita se dispondrá a la adecuación del espacio y mejora de la infraestructura para originar de esta forma un mejor lugar donde se asegure la conservación de los documentos de toda la empresa y así se evidenciara un mejor flujo de información.
Para la adecuación del espacio necesitaremos un personal que garantice un trabajo efectivo en el archivo y sus instalaciones.
Procedimientos para la adecuación del espacio:


Ubicación:

el archivo se trasladara a un área más amplia, apartado de las demás áreas de la empresa, de esta forma se asegurara que el archivo no se vea afectado por las funciones de otras áreas. La nueva ubicación debe garantizar que el archivo no se vea afectado por condiciones ambientales.



Iluminación natural:

Los nuevos ventanales que instalaremos garantizaran la buena iluminación natural al archivo y la ventilación, estos ventanales protegerán de los roedores y plagas









Humedad:

Implantaremos los extractores de aire para reducir la humedad y evitar el crecimiento de bacterias igualmente se instalara un sensor de fuga para evitar filtraciones



Iluminación:
Las bombillas del archivo deben ser blancas, ahorradoras de energía, debe haber varias bombillas distribuidas en el archivo. Se contara con luz de emergencia que normalmente opera de forma automática.






Puerta:

La puerta del archivo tendrá seguro y ventanilla





Pintura:
Se implementara pintura ignífuga en las paredes para una mayor protección del archivo





Piso
: e
l piso del archivo no deberá tener grietas y permanecerá seco todo el tiempo

Techo:

si hay fugas en el techo se deberán reparar para evitar la formación de humedad










ESTRUCTURA
SEGURIDAD







Precaución:

se instalara la alarma contra incendios y 2 extintores.







Señalización:
se instaran señalizaciones donde se evidencie la ruta de salida, la ubicación de los extintores y una salida de emergencia, tan bien se instalara una señalización para que solo el personal autorizado pueda tener acceso al archivo.







Mantenimiento y limpieza



La estantería permanecerá limpia, igualmente las paredes, el techo y las bombillas, se realizara el mantenimiento de las instalaciones incluyendo las alarmas y los extintores, la empresa de lácteos la blanquita podría hacer el mantenimiento cada 2 meses.

•Se hará el mantenimiento contra plagas para adecuar un mejor espacio para los documentos.

•La empresa deberá contratar una aseadora o alguien encargado de la limpieza que cumpla con los requisitos de ética, una persona que conserve siempre el archivo limpio para así asegurar que los documentos se mantendrán bien resguardos y los factores contaminantes que los puedan afectar sean mínimos




















Estantería y almacenamiento:


Estantería: La estantería afectada se cambiara por otra que este elaborado con material anticorrosivo que no afecte la documentación, deberá estar organizadas de forma que no tenga contacto con las paredes del archivo.se instalaran 14 estantes de 2.20 m de alto y 2.00 m de largo distribuidas en el archivo, deberán soportar un peso de 100 kg

• Almacenamiento: Los documentos se almacenaran con adecuado orden, en soportes o cajas albergadas en las estanterías. El archivo contara con adecuado espacio para albergar los documentos que se encuentran organizados y los que ingresen nuevos al archivo.
3 FASE: ORGANIZACION DE LOS DOCUMENTOS
Para la organización de los documentos nuestra empresa “SMSA” utilizara los tres procesos de organización (clasificación, ordenación, descripción), es importante cumplir con estos procesos para mantener una correcta organización en el archivo que garantice el buen flujo en la información.

paso 1: clasificación documental
Se clasificaran los documentos por cada dependencia (secciones y subsecciones) para así cumplir con un orden procedente, esto se lograra con base al organigrama de la empresa lácteos la blanquita.



- Se implantaran los fundamentos de la clasificación:

- se identificaran las funciones específicas de cada documento.

paso 2: ordenación documental
Se respetara el principio de orden original, respetar el orden de los documentos



Se aplicara el sistema de ordenación este es el que implica y define el sistema en que deben ser organizados los documentos ya sea el sistema de ordenación numérica, sistema de ordenación alfabética o sistema de ordenación mixto, alfanumérico o cronológico. Nuestra propuesta se enfoca en el sistema de ordenación cronológico.

En nuestro caso aplicaremos el sistema de ordenación cronológica que hace referencia a la fecha de cada documento


Se hará el análisis pertinente para determinar los tipos de series de ordenación documentales que la empresa de lácteos la blanquita tiene ya sean series con unidades documentales simples, series con unidades documentales complejas o se determinara si es expediente.



Se aplicará el proceso de foliación ya que las series constituyen agrupaciones de documentos qué no pueden ni deben ser separados. Foliar es necesario para la valoración primaria de los documentos.







restauración de los documentos
Después de hacer un análisis para identificar los agentes contaminantes en algunos documentos llevaremos a cabo procedimientos para la restauración de los mismos:

- Succión de partículas

- Eliminación de suciedad

- Desinfección de hongos y bacterias

- Lavado por inmersión

- Secado controlado



Para los documentos que estén rasgados se restauraran con ayuda de cinta mágica o adhesivo de alta viscosidad (cmc)



paso 3: descripción documental

• Se implementaran métodos de búsqueda como bases de datos que elaboraremos en Excel, allí se describirán los documentos y el lugar donde estos se encuentran organizados









la descripción de los documentos debe ser concreta, breve y contener las ideas básicas.

se deben describir factores internos y externos.

se adoptará una sola política descriptiva para todo el fondo

En la aplicación de los anteriores procesos archivísticos se desarrollaran las siguientes actividades:

Depuración: retiro de las copias, duplicados y documentos que no sean de archivo.

Almacenamiento de los documentos: en carpetas y cajas.

Elaboración de un cuadro de clasificación: sobre el que se debe basar el inventario




Se aplicara los procedimientos para la organización del fondo documental teniendo como base legal

La ley general de archivos 594 del 2000

El acuerdo 049 de 2000
(condiciones de edificios y locales destinados a archivos”.)

acuerdo 002 de 2004
(por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados)


Acuerdo 11 de mayo 22 de 1996
( por el cual se establece criterios de conservación y organización de documentos)

acuerdo 005 de 2013
( por el cual se establecen criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción documental)


acuerdo 004 de 2013
( por el cual se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental)






¿COMO SERA LA METODOLOGIA DE TRABAJO?

Con el diagnostico ya establecido, el espacio adecuado y con un cronograma elaborado para la ejecución del trabajo el equipo de SMSA empezara con el desarrollo de las actividades establecidas en un periodo de finalización de 5 meses.

cuadro de clasificación documental
4 FASE: VALORACION

Se procederá a identificar los valores primarios (administrativos, contables, fiscales, legales y técnicos) y los secundarios (históricos, científicos y culturales).

Esta valoración dará como resultado, el establecimiento de los tiempos de retención y su disposición final los cuales quedaran plasmados en la tabla de valoración documental.

Las tablas de valoración se elaborar teniendo en cuenta el cuadro de clasificación con el fin de registrar correctamente las oficinas productoras (tanto administrativas como misionales) y la documentación por ellas producida. Además se tendrán en cuenta otros datos tales como la retención documental y la disposición final (conservación total, eliminación, selección).


5 FASE: CAPACITACION

La empresa “SMSA” hará capacitaciones sobre el programa de gestión documental al personal a cargo del archivo, para mantener un mejor manejo de la información que entra a la empresa

Se harán capacitaciones de:

• Producción documental
• Recepción documental
• Distribución documental
• Tramite documental

• Consulta documental
• Organización documental
• Conservación documental
• Disposición final de los documentos


Se hará igualmente una capacitación de Ética profesional, y la importancia del cuidado de la información para toda entidad.

5 FASE: PRESUPUESTO
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