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Elaboração de Atas e Memórias de Reunião

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by

Cláudia Comin

on 1 December 2014

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Transcript of Elaboração de Atas e Memórias de Reunião

Ata
O que é ata
2. Livro ou folhas
– A ata discursiva é elaborada ou em folhas soltas (manuscritas ou digitadas) ou em livro próprio.

As folhas são de maior praticidade, porém oferecem problemas de extravio.

Já o livro, embora não possa ser digitado, é meio mais seguro. Todas as folhas do livro devem ser rubricadas. O livro de atas começa com o termo de abertura, lavrado na primeira página, e se encerra com o termo de fechamento, registrado na última página, assinados pela autoridade ou dirigente que subscreve as atas.
O termo de abertura pode ter a seguinte redação:
Cuidados e orientações
Elaboração de Atas e Memórias de Reunião
Ata
é o documento em que são lançadas as ocorrências, decisões e tudo o que acontece de importante em reuniões, assembleias ou eventos similares, com a participação, portanto, de
pessoas
. É utilizada tanto por entidades públicas como privadas.
1. Elaboração
– A elaboração de uma ata exige atenção especial, já que é documento de valor jurídico, ou, no mínimo, administrativo e histórico.

Nesse sentido, deve-se ter o cuidado de citar nomes, dados e números com exatidão e também de relatar as ocorrências com fidelidade e clareza.

A objetividade do estilo próprio das atas requer cuidados especiais quanto ao emprego de adjetivos, que devem estar a serviço do rigor descritivo dos fatos e não das avaliações subjetivas do redator.

Compete a quem redige a ata ter a clarividência necessária para decidir o que deve e o que não precisa ser registrado, tarefa que, sabe-se, não é fácil, mas necessária.
Termo de abertura

Este livro destina-se à lavratura das atas das assembleias do Condomínio Residencial Alvorecer e compõe-se de cem páginas, numeradas e rubricadas por mim, síndico, nesta data.
(Local, data e assinatura do síndico)
3. Por extenso
– Os números, nomes, datas e outros dados que compõem a ata são escritos por extenso, ou em algarismos seguidos do extenso entre parênteses, e os nomes devem aparecer completos, para possibilitar a fiel identificação.

4. Rasuras, enganos, ressalvas
– As atas não podem conter rasuras.

Se a ata for digitada, é fácil deletar o erro e corrigir. Já no caso das atas manuscritas, os enganos percebidos durante a sua elaboração são retificados empregando-se a expressão
digo
:
5. Leitura -
A ata é lida no final da reunião ou no início da reunião seguinte, quando ocorrer.

6. Numeração das linhas
– É facultativo, mas útil, numerar as linhas da ata.
Simplificando, pode-se classificar as atas em dois tipos:
ata discursiva
e
ata esquemática
, também denominada
ata-formulário
ou
memória de reunião
.
Tipos
Ata discursiva
A ata discursiva é redigida extensivamente, em texto corrido, compacto, sem parágrafos nem espaços em branco, lavrada em livro próprio ou em folhas soltas.

Os espaços em branco devem ser evitados, especialmente nas atas manuscritas, mais suscetíveis a adulterações.
Partes

1. Título
– O título da ata pode resumir-se a
Ata n° X
, mais usual para os casos em que se utiliza um livro para registrar as atas de uma mesma entidade (empresa, departamento, associação, etc.).
Nas demais situações, fica melhor colocar um título por extenso, mais informativo:
2. Texto
– O texto das atas precisa ter as qualidades e cuidados destacados nos tópicos anteriores.
No texto de uma ata discursiva, não podem faltar os seguintes elementos:

dia, mês, ano e hora;
local
– Deve ser detalhado o suficiente para que seja claramente identificado;
presidente
(coordenador);
secretário
– A ata é redigida pelo secretário (secretária) efetivo da entidade, ou, na falta deste, por secretário
ad

hoc
, isto é, eventual, designado só para aquela ocasião;
Ata discursiva
presentes
– Citam-se nominalmente as pessoas presentes, qualificando-as, quando for o caso, e ausentes, quando essa informação for relevante. Também, se houver, devem ser registrados os procuradores (nome do outorgante e do outorgado). Há casos em que é impraticável citar o nome de todos os integrantes da organização que se reúne (imagine-se a ata da assembleia dos acionistas de um banco que têm milhares deles). Nesses casos, cita-se o participante ou os participantes que detêm o controle acionário da organização;
expediente
– A hora do expediente é o momento de citar e/ou ler as correspondências recebidas e expedidas (cartas, abaixo-assinados, requerimentos, e-mails, convites, etc.);
pauta (ordem do dia)
– A ordem do dia (pauta, roteiro) cita os assuntos, as discussões, as deliberações, etc. Essa e a parte central da ata. Os elementos anteriores e posteriores servem de contextualizadores, mas é no desenvolvimento da ordem do dia que são tratados os assuntos que motivaram a realização da reunião/assembleia. Para maior clareza e legibilidade, convém numerar e destacar cada assunto;
fecho
– Existem algumas fórmulas quase fixas de encerramento que se repetem nos fechos das atas. Neles, é referido quem secretariou e quem vai assinar a ata, além da data da lavratura, quando convier.
3. Assinatura
– A ata vai assinada ou só pelo presidente e secretário ou por todos os presentes ao ainda pelo acionista majoritário mais alguém, conforme o caso e a decisão da entidade que se reúne.

As assinaturas devem seguir-se imediatamente ao texto, dispostas em alinhamento horizontal, ocupando todas as linhas por completo, impedindo, assim, que possam ser acrescidos, posteriormente, signatários que não deveriam firmar o documento.
Memória
A
memória (ou ata esquemática
) é um gênero de texto que serve para registrar o que é tratado em reuniões.
Pode ser considerada um subgênero de ata, pois exerce função assemelhada, de registrar as ocorrências de reuniões. Quanta à estrutura, porém, é diferente das atas discursivas e assemelha-se às atas esquemáticas. É opção da empresa ou organização adotar a ata esquemática ou a memória de reunião.
A memória de reunião é utilizada especialmente quando as reuniões são rotineiras, de caráter gerencial, administrativo. Não tem o valor da ata, nem a substitui, já que, nos casos em que o registro é exigido por determinação legal ou se fará necessário para ser apresentado em órgão público, repartições, bancos e outras organizações, o documento adequado é a ata discursiva.
Memória
A
memória de reunião
consiste no preenchimento de espaços previamente demarcados em roteiro próprio. Serve para fazer registro sintético de reuniões de rotina. É utilizada especialmente por entidades que realizam reuniões com frequência.
Apesar de ser uma ata simplificada, valem os cuidados e recomendações das atas discursivas.

Os itens que devem constar em uma ata esquemática ou memória são os mesmos da uma ata discursiva:

data, hora e local da reunião;
entidade que se reúne;
coordenador/presidente;
redator;
tipo de reunião;
participantes;
ausentes;
pauta; e
deliberações.
Modelo de Ata Discursiva
Modelo de memória/ata esquemática
Aos quatro dias do mês de setembro, digo, de outubro de...
Em tempo: Na linha tal, onde se lê "setembro" leia-se "outubro".
Erros e enganos percebidos após concluída a ata são corrigidos com a ressalva
em tempo
:
Elaboração de atas e memórias de reunião
Esta apresentação tem por base o livro

Correspondência, redação oficial e empresarial
, de Normelio Zanotto.
Ministrante: Normelio Zanotto.
Memória (ata esquemática)
Modelo de ata esquemática ou memória
Modelo de Ata Discursiva
Apesar dessa recomendação, e considerando que cada vez mais as atas são digitadas, muitos números não são escritos por extenso.
Termo de fechamento


Este livro contém as atas das assembleias do Condomínio Residencial Alvorecer, numeradas de X a Y e devidamente assinadas.
(Local, data e assinatura do síndico)
O termo de fechamento pode ser redigido assim:
Modelo de memória/ata esquemática
Modelo de Ata Discursiva
Modelo de Ata Discursiva
Lembre-se
O que não está escrito está no ar.
Ata discursiva
Ata discursiva
Ata discursiva
Ata discursiva
Ata discursiva
Ata discursiva
Ata
Ata
Ata
Ata
Ata
Ata
Ata
Ata
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