Loading presentation...

Present Remotely

Send the link below via email or IM

Copy

Present to your audience

Start remote presentation

  • Invited audience members will follow you as you navigate and present
  • People invited to a presentation do not need a Prezi account
  • This link expires 10 minutes after you close the presentation
  • A maximum of 30 users can follow your presentation
  • Learn more about this feature in our knowledge base article

Do you really want to delete this prezi?

Neither you, nor the coeditors you shared it with will be able to recover it again.

DeleteCancel

Make your likes visible on Facebook?

Connect your Facebook account to Prezi and let your likes appear on your timeline.
You can change this under Settings & Account at any time.

No, thanks

Best Value Procurement

No description
by

Danielle Wouters

on 3 February 2015

Comments (0)

Please log in to add your comment.

Report abuse

Transcript of Best Value Procurement

Aanbieder vinden die boven het maaiveld uitsteekt: de expert
Gebruik de expertise!
Uitgangspunten BVP
de opdrachtgever heeft niet de meest accurate kijk op de keten
de opdrachtgever heeft vaak verwachtingen die niet realistisch zijn
de opdrachtgever is niet de expert bij het inhuren van de expert
de opdrachtgever weet niet wat hij niet weet
bij het zoeken naar een expert is het verstandig de expert te vragen hoe ze weten dat ze een expert zijn
prestaties komen bij duidelijkheid en transparantie
breng het risico op die plek waar het geminimaliseerd wordt: bij de expert
zorg voor minimaliseren van management, controle en directieven
Scenario A
Scenario B
Huur een gids in en:
vertel hem hoe hij de berg moet beklimmen en welke gereedschappen hij moet gebruiken
vertel hem dat je een betere manier hebt om om de berg te beklimmen
vertel hem hoe hij zijn team moet samenstellen
vertel hem dat het best sneller kan
vertel hem dat het goedkoper kan
huur andere in om de bergbeklimmer te vertellen hoe hij moet bergbeklimmen
Huur een zeer ervaren gids in en laat je naar de top leiden
Dominante informatie
minimaliseert beslissingstijd
zelfs "de blinde" kan het zien
meer focus
Wat is de meest groen bol?
Loslaten van minimumnormen
Nadelen traditionele aanbestedingsvormen
opdrachtgever (non-expert) geeft met criteria richting aan oplossingsrichtingen
--> de experts (de markt) zouden deze criteria eigenlijk moeten erkennen/bepalen
--> helpt de non-performers in hun aanbieding
aanbieders volgen de denkrichting klakkeloos
minder onderscheidend vermogen
unieke voorstellen passen niet in beoordelingsformat
Minimaliseren van risico's
Geef toe dat je niet alles weet en niet op de hoogte bent van de beste manier, de details en de risico's: daar is de expert voor!

Vraag hen die zeggen expert te zijn hoe zij het weten.

Vraag hen om het project van begin tot eind te plannen en de risico's (met name de risico's die ze zelf niet kunnen beheersen) te minimaliseren.

Het gaat om het minimaliseren van risico's: niet om het verplaatsen ervan!
Vraag: Bij welk scenario, scenario 1 of scenario 2, is het gemakkelijker/hoeven we de minste tijd te besteden om de meest groene leverancier te onderscheiden?
Voorbereiding
Hoe vinden we de expert?
emvi-tabel
Best Value Procurement
dominante informatie
loslaten minimumeisen
minimaliseren risico's
Het inkoopproces:
Insturen aanbieding
door leveranciers
Prijs
Prestatieonderbouwing
R&K
Planning
1e filter:
Beoordeling:
Prestatieonderbouwing
R&K
Planning
2e filter:
Interviews
3e filter:
Ranking o.b.v.
Prijs
Prestatie-
onderbouwing
R&K
Planning
Interviews
Voorbereiding
Pre-award
Inschrijfprijs
mag niet hoger zijn dan de plafondprijs
Prestatie-onderbouwing
Risico- en kansendossier
Doel Risicodossier
risico's identificeren waarvan de aanbieder vindt dat zij buiten de eigen invloedssfeer vallen
achterhalen op welke wijze aanbieder risico's gaat minimaliseren
achterhalen in welke mate aanbieder sturing geeft aan het project, visionair is en verantwoordelijkheid gaat nemen
identificeren van aanbieder die kan pre-plannen in plaats van een aanbieder die vooral reactief is
Risico- en kansendossier
Inhoud Kansendossier:
alle opties die de waarde van het project zouden kunnen verhogen:
voorstellen voor minimaliseren kosten of verbeteren doorlooptijden;
voorstellen die buiten verwachting van opdrachtgever liggen, maar bijdragen aan zijn tevredenheid
uitsluitend zaken die buiten de projectscope vallen!
max 1 A4
Risico- en kansendossier
alle beheersmaatregelen in het Risicodossier maken deel uit van de inschrijfprijs
alles in het Kansendossier maakt geen deel uit van de kosten (budget). Aanbieder moet hier een aparte financiële onderbouwing aanleveren.
Risico- en kansendossier
Inhoud Risicodossier
opsomming van belangrijkste risico's die aanbieder ziet voor realisatie project/projectdoelstellingen
uitsluitend externe risico's, uniek voor project
toelichting waarom risico een risico is
beheersmaatregelen om risico te minimaliseren of te vermijden
effectiviteit maatregel
max 1 A4
Risico- en kansendossier
Doel Kansendossier
achterhalen op welke wijze aanbieder waarde kan toevoegen aan het project in termen van verlagen van kosten, versnellen doorlooptijd en verhogen klanttevredenheid
Beter een leeg kansendossier dan een opsomming van onzin kansen
Planning
planning op hoofdlijnen (van voorbereidingsfase tot oplevering
bevat minimaal fasering met belangrijkste mijlpalen, belangrijkste activiteiten en kritieke pad
max 1 A3 + toelichting op achterzijde
Interviews
per aanbieder worden 2 of 3 sleutelfunctionarissen geïnterviewd: personen die een belangrijke rol spelen in uitvoering project
separate gesprekken van max. 1 uur
geïnterviewde wordt beoordeeld op:
de mate waarin hij duidelijk heeft kunnen maken dat hij het project goed doorgrondt;
de mate waarin hij in staat is het project binnen zijn functie te allen tijde goed te managen
maar ook: kent hij de inhoud van de inschrijving en staat hij daar achter
Interviews
Aandachtspunten
géén herbeoordeling kwalitatieve documenten
alleen verduidelijking inschrijving
tijdens interview niet afwijking van inschrijving
interview onderdeel van overeenkomst
waterschap bepaalt welke functies worden geïnterviewd
De inschrijving is ANONIEM
En mag daarom geen namen bevatten
geen bedrijfsnaam
geen namen van personeel
geen projectnamen
geen productnamen
geen logo's
...
Alle onderdelen worden "blind" beoordeeld, zodat er geen vooringenomenheid ontstaat
De ranking
alle scores en motiveringen liggen vast
opening prijs
bepalen fictieve inschrijfsom
methode: Gunnen op Waarde
nr. 1 ranking naar Pré-award fase
Pre-award fase
de belangrijkste fase bij prestatieinkoop
aan eind van deze fase heeft de (beoogd) opdrachtnemer het project van A tot Z gepland
Pre-award Kick off
De beoogde opdrachtnemer krijgt:
alle risico's gezien door de overige inschrijvers
niet hun oplossingen
niet hun kansen
alle zorgen van de klant (technisch en niet-technisch)
Tijdens pre-award fase
oplevering van het project preplannen
oplossing verduidelijken (detailniveau)
identificeren risico's die behalen van doelstellingen in gevaar kunnen brengen
bepalen hoe prestaties gemeten gaan worden
identificeren aannames die in aanbieding gemaakt zijn
bepalen wat wanneer van de opdrachtgever benodigd is (verwachtingen over en weer duidelijk maken)
Award meeting
Slotstuk van de pre-award periode:
Opdrachtnemer heeft volgende documenten opgeleverd:
gedetailleerde financiële onderbouwing project
gedetailleerde project planning
samenvatting geaccepteerde/afgewezen toegevoegde waarde opties
risicomanagementplan
overzicht rollen en verantwoordelijkheden
overzicht prestatie-indicatoren
Voorgenomen gunning
Definitieve gunning
Het minimale
kwaliteitsniveau
wat ik wens
De maximale
prestatie die ik
ga leveren
Beschrijving a.d.h.v stellingen waarom inschrijver in staat is op adequate wijze invulling aan het project en de doelstellingen te geven  niet hoe!

Relatie leggen met projectdoelstellingen.

Betreft onderbouwing te leveren kwaliteit  prestatieniveau

Gaat om sterke punten van de inschrijver specifiek voor het project onderbouwd met meetgegevens  gaat niet om referenties

Verifieerbare uitvoeringsinformatie

Waarom in staat om projectdoelstellingen te realiseren.
Kan betreffen opgedane ervaring: functioneel omschrijven!!

NB:
Kan ook een minder goede ervaring zijn!
Onderbouwen met informatie die kan worden nagetrokken
Het hebben van ervaring scoort NIET

Uitvoeringsinformatie
Full transcript