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HIKARI HOTEL

¡Un exclusivo prezi para una propuesta de negocio, sólo para nuestros fans! Haz click arriba en “Guardar una copia” para copiarlo a tu cuenta y editarlo libremente!
by

greissi silva fuentes

on 23 June 2016

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Transcript of HIKARI HOTEL

HIKARI
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
ANTECEDENTES
INSTRUMENTACIÓN Y MEDICIÓN
PLANes DE ACCIÓN
PLANEACIÓN
anexos
INFORME FINAL
ANÁLISIS DE LAS ENCUESTAS
INTRODUCCIÓN
TEQUEN PEJERREY ANA ROSA
N° DNI : 48336742
SILVA FUENTES GREISSI MARIA LISET
N° DNI : 72745342
OLIVARES GUZMAN JIMMY YAMPIER
N° DNI : 48591592
NEIRA SANCHEZ SANDRA DEL ROCIO
N° DNI : 72772597
OBJETIVOS
ALCANCE
Emitir un diagnostico detallado sobre el departamento administrativo y el debido cumplimiento de cada una de las funciones que desempañan los trabajadores dentro del Hotel Hikari.
HALLAZGOS
1. Incomodidad por parte de los trabajadores que se esfuerzan trabajando frente a los que no cumplen sus funciones correctamente.

2. El hotel HIKARI no cuenta con ascensor para uso de los huéspedes ni para el de su personal.

3. Los colaboradores no tienen muy presente las Políticas y reglamento de la empresa.

4. Confusión por parte de los colaboradores con respecto a la jerarquía de autoridad dentro de la empresa, esto se genera porque los roles de los cargos superiores no se respetan y generan confusiones a los colaboradores.

5. El personal manifiesto que no es capacitado por la empresa, la dirección lo debe considerar fundamental debido al tipo de servicios que maneja la empresa.

6. Respecto a la comunicación entre personal administrativo y personal operario, esta no se da de manera formal, ni se usa algún medio oficial que conste los avisos previos a una toma de decisión.

7. A pesar que los trabajadores se muestran satisfecho con su salario, manifestaron que no reciben ningún incentivo económico ni verbal, sobre todo en las temporadas de gran demanda en el hotel.

8. La empresa no cuenta con diagrama de flujos o gráficas donde se esquematicen los procesos a seguir, simplemente se basan únicamente en el buzón de quejas y sugerencias de los clientes.
DATOS GENERALES
Responsable De La Empresa
GERENTE GENERAL: CASTAÑEDA DE LORA ESTHER AMPARO
Grado De Estudios
EDUCACIÓN SUPERIOR
Socios
Dr. Manuel Lora
Amparo Castañeda
Fernando Castañeda
Dr. Manuel Lora
Amparo Castañeda
Fernando Castañeda
Vanesa Lora Castañeda (administradora)
Javier Zúñiga (gerente comercial)
María Santos (limpieza)
Katty (limpieza)
Víctor Campos (recepcionista)
José Gil (recepcionista)
Gianmarco Ñañez Cortez (Asistente administrativo)
Nombre De La Empresa
HOSTAL HIKARI

Razón Social
LORCAST SAC.

Actividad
Hoteles, Campamentos Y Otros

Fecha de inicio de actividades
01-08-2008

Dirección: Croquis Ubicación
Cal. San José Nro. 996 - CHICLAYO
CONSTITUCIÓN Y FORMALIZACIÓN
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
Historia y antecedentes
La empresa LORCAST EIRL inicio sus actividades en el año 1998 a cargo de CASTAÑEDA DE LORA ESTHER AMPARO. La empresa tenía como objetivo social el alquiler de oficinas para estudios de abogados la cual se ubico en la calle San José 996.
En el año 2008 la propietaria analizo el convertir su empresa en un hotel para lo cual decidió en primer lugar tener como socios a su esposo el Dr. Manuel Lora y su hermano Fernando Castañeda.
HIKARI inició sus actividades el primero de agosto del 2008 teniendo como actividad comercial el rubro de hoteles y campamentos.
El hotel cuenta con cochera propia a una cuadra de ella; como objetivo a corto plazo la empresa quiere ampliar su local.
Ficha RUC : 20480436076
MISIÓN
Forma jurídica
VISIÓN
Persona jurídica
Categoría
POLÍTICAS DE LA EMPRESA
Tercera categoría
VALORES
Régimen tributario
Régimen Especial
Convertirnos en una empresa con sólido prestigio hotelero a nivel local, nacional e internacional, fomentando el desarrollo turístico de la Ciudad de Chiclayo; ofreciendo servicios personalizados que permitan el bienestar de nuestros clientes. Siempre comprometidos a través de la mejora continua dentro de un marco de cultura y hospitalidad chiclayana.
Ofrecer servicios hoteleros de excelencia, creando clientes leales y satisfechos que regresen al hostal por su calidad y servicio, ya que estos constituyen la clave del éxito. Preocupándonos por la valorización de nuestros empleados y beneficio de la sociedad.
HORA DE INGRESO Y DE SALIDA
Hora De Ingreso A La Habitación 1.00 pm
Hora de salida de la habitación 12 am
FUMAR
El hotel tiene una política de no fumar, pero se permite fumar en cierta área del establecimiento
MASCOTAS
Los huéspedes no pueden llevar mascotas a la propiedad
CAMAS ADICIONALES
Niños menores de 4 años no pagaran por el uso de las camas existente en la habitación.
Disponibilidad gratuita de cunas para bebes hasta 2 años
TARJETAS DE CREDITO ACEPTADAS
Visa, América express
CARGO DE SERVICIO
Las tarifas mostradas no incluyen el cargo de 10% por servicio.
Amabilidad (reflejada en el trato afectuoso y cordial )
Cortesía (que evidencia demostraciones de respeto)
Eficiencia ( la facultad para prestar servicios en tiempo y forma al contar con las habilidades y destrezas necesarias)
Disposición (el actuar con plena conciencia y conocimiento de la importancia de la labor de cada quién )
Profesionalismo (el factor humano aplicando su experiencia y emotividad en el marco de sus labores)
Esfuerzo
Responsabilidad
Honestidad
Calidad
Servicio
Excelencia
Compromiso
Constancia
Disciplina
Honradez
Respeto
Vocación de servicio.
FLUJOGRAMAS
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
CONTABILIDAD
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
RECURSOS HUMANOS
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
LOGISTICA
OBJETIVO GENERAL
Emitir un diagnostico detallado sobre el debido cumplimiento de las funciones que desempañan los trabajadores del Hotel Hikari.
FACTORES A REVISAR
Misión.
Visión.
Objetivos.
Estrategias.
Políticas.
Procedimientos.
aréa a evaluar
Departamento Administrativo
objetivos específicos
Proporcionar información veraz y oportuna que ayude a tener una administración adecuada.
Aportar a la mejora de todos aquellos aspectos que para nosotros son importantes corregir dentro de la organización así como los procedimientos utilizados actualmente.
Contribuir al crecimiento de la empresa a través de esta auditoría y que se refleje en sus resultados.
PLANEACIÓN
ORGANIZACIÓN
Estructura organizacional.
División y distribución de funciones.
Cultura organizacional.
Recursos humanos.
Cambio organizacional.
DIRECCIÓN
Liderazgo.
Comunicación.
Motivación.
Grupos y equipos de trabajo.
Tecnología de la información.
Toma de decisiones.
Creatividad e innovación.
CONTROL
Naturaleza
Niveles
Herramientas.
Calidad.
ADMINISTRACIÓN
Representar legal, judicial y extrajudicialmente a la Empresa.

Tomar decisiones prontas e inteligentes basadas en un análisis que ayude a coordinar y actualizar las diferentes áreas.

Diseñar, formular las políticas. planes y objetivos de la entidad y someterlos a consideración de los socios.

Propender a elevar el nivel de desarrollo de la entidad en todo ámbito; técnico, económico, comercial y humano
Establecer sistemas y procedimientos de control y registro contable.

Revisar estados financieros y generar información veraz y oportuna.

Establecer planes Financieros.
Manejar los recursos económicos del hotel con el fin de maximizar sus rendimientos y un mejor aprovechamiento de los mismos y controlar el correcto manejo de los mismos.

Mantener un control adecuado sobre cuentas de Clientes, rotación, políticas de crédito y sus procedimientos.

Mantener un control sobre los contratos firmados con el Hotel.

Motivar al personal a su cargo constantemente y promueve la iniciativa de todos los colaboradores.
Planificación de la plantilla del hotel
Reclutamiento
Selección
Integración a los nuevos trabajadores
Formación
Establecimiento de los criterios de evaluación
Remuneración
Promoción
Control de horarios
Licencias y Vacaciones
Confección de nominas
Velar por el bienestar de todo el personal de la Institución.
Establecer sistemas actualizados de control de proveedores y existencias.
Elaborar anualmente el presupuesto de la unidad a su cargo y vigilar su ejercicio.
Establecer el registro de proveedores y cotizaciones por artículo.
Comprobar las existencias y confeccionar los pedidos.
Cotejar los precios de los productos según mercado.
Efectuar las compras.
Controlar la calidad de los productos.
Control de existencias o stocks.
Realizar inventario físico y comparación con los permanentes.
FUENTES DE ESTUDIO
INTERNAS
Funcionarios.
Niveles de la organización.
EXTERNAS
Órganos Normativos.
Sector Clientes o usuarios actuales y potenciales.
INVESTIGACIóN PRELIMINAR
No existen auditorias que se hayan realizado con anterioridad en el hotel Hikari
DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO
Lo que se quiere lograr con la auditoría administrativa realizada es que el Hostal Hikari cumpla con los lineamientos establecidos acorde a los hostales que tengan los mismos tenedores para poder así brindar un servicio de calidad y aumentar su cartera de clientes satisfechos. Esto implica realizar reformas, ajustes en su organigrama y brindar asesoría / capacitaciones a sus empleados temporalmente, además de que todos cumplan sus funciones que le corresponden para así evitar malos comentarios entre ellos.
FODA
FORTALEZAS
OPORTUNIDADES
DEBILIDADES
AMENAZAS
ANTECEDENTES
OBJETIVO GENERAL
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Proporcionar información veraz y oportuna que ayude a tener una administración adecuada.
Brindar a la organización los elementos necesarios para mejorar su funcionamiento.
Fomentar la satisfacción de las necesidades de los clientes.
Aportar a la mejora de todos aquellos aspectos que para nosotros son importantes corregir dentro de la organización así como los procedimientos utilizados actualmente.
Contribuir al crecimiento de la empresa a través de esta auditoría y que se refleje en sus resultados.
Como es conocimiento de todos, en nuestro País hoy en día se presentan grandes cambios en los diferentes ámbitos, tanto en lo económico, político y social; razón suficiente y necesaria de hacer cambios y análisis dentro de los establecimientos que están en funcionamiento ya que la competencia es más dura y se presenta con rapidez; de la misma manera es imprescindible para poder llegar a mejorar los procesos internos de la empresa y así determinar algunos errores que se pueden estar produciendo, a la vez cambiar nuestros objetivos y metas para optimizar el desarrollo de las actividades dentro del ente productivo, conociendo con los resultados obtenidos a la competencia sus ventajas y desventajas.
Teniendo como conocimiento que la base primordial de una organización es la parte administrativa ya que de allí nacen los objetivos y metas a los cuales se quiere llegar además las decisiones más importantes para el desenvolvimiento normal de todos los procesos que se realizan dentro de la empresa, por ello la Auditoría Administrativa es la que estudia, analiza el desempeño de la parte directiva de una organización y nos revela el nivel organizacional de la misma.
Como puntos de análisis tendremos los antecedentes de la auditoría, alcance, objetivos, hallazgos, plan de acción, recomendaciones y conclusiones.

No se han realizado estudios anterior de auditoría dentro del hotel HIKARI por lo cual seremos los primeros en brindar un diagnostico de cómo se encuentra el hotel en la actualidad y brindar recomendaciones para su posterior mejora.
recomendaciones
conclusiones generales
1. Revisar el organigrama y plantear una estructura nueva que se adecue al tipo de trabajo que se realice, es decir, una estructura de equipos, ya que la naturaleza de los servicios lo exige de esa forma. Dicha revisión debe realizarse en conjunto con todas las áreas, para que conozcan los cambios a la misma, y empiecen a identificarse con ella.

2. Realizar una actualización de las funciones, ya que las contenidas en el manual, no se han actualizado desde su elaboración. También, se deben revisar para evitar una duplicidad de funciones y que falte alguna actividad por realizar.

3. Implementar acciones y medidas para motivar a los empleados aún más, como actividades culturales y deportivas.
4. Implementar sistemas para optimizarlo el control dentro de la empresa tales como el uso de software o mantener personal especializado en dicho rubro. Asimismo utilizar documentos referentes al control, podría ser de gran utilidad que se difundan las herramientas de control utilizadas ya que el personal no tiene conocimiento del tema y no existe una cultura de control la organización.

5. Priorizar la capacitación de todos los empleados sin excepción para que siga teniendo la imagen que tiene actualmente ante los clientes, y que la atención sea de primera calidad.

6. En términos generales, prevalece una cultura organizacional adecuada, sólo sería necesario implementar una base más, que es la mejora continua en los procesos ya que el trabajo en equipo puede resultar muy útil en el mejoramiento del servicio al cliente, poniéndose en contacto directo con ellos pueden contribuir a resolver problemas que se presenten.
INGENIEROS COMERCIALES - EQUIPO AUDITOR
En cuanto a la misión y visión la empresa cuenta con una misión y visión establecida por la Gerencia claramente definida pero poco difundida dentro de la organización.
Se puedo apreciar que el 70% de las políticas se han aplicado dando un déficit del 30%
Los trabajadores no tienen muy bien definidas todas las líneas de autoridad y responsabilidad, sin embargo cuenta con una cultura organizacional optima lo que favorece a todos, mejorando el ambiente y la participación de los mismos para que la organización cuente con una mejora continua.
En la organización no se percibe un liderazgo democrático ya que la gerencia y el personal administrativo no permite la participación de los empleados, por otro lado la comunicación no es muy clara ya que no se tiene claro los roles de los cargos superiores lo que ocasiona fallas en los canales de comunicación.
El personal no recibe incentivos económicos ni verbales por parte de la organización.
La empresa debe incorporar un nuevo organigrama y elaborar sus flujogramas para el mejor funcionamiento del hotel y de su personal.
La presente auditoría es de carácter administrativo, razón por la cual nos enfocaremos en el área administrativa de hotel HIKARI, la cual ha sido analizada desde la fecha 20 de Mayo hasta 19 de Junio del presente año.
La recopilación de los datos para la elaboración del presente informe tiene datos brindados por la propia empresa y otras obtenidas por el equipo auditor mediante los métodos de observación, entrevista, encuesta aplicadas tanto al personal que labora en la empresa como a sus huéspedes.
Hemos llevado a cabo una revisión y estudio de la empresa con el propósito de formular y presentar las sugerencias necesarias para mejorar su funcionamiento, con el objetivo de determinar los cambios necesarios para que opere con mayor eficiencia de acuerdo a los requerimientos actuales.
Los datos recopilados y brindados por parte de la empresa ayudaron al análisis por parte del equipo auditor; lo cual contribuyo para brindar un informe detallado de los hallazgos encontrados dentro del Hotel Hikari.
COLABORADORES ENCUESTADOS
CLIENTES ENCUESTADOS
1. El área recursos humanos debe supervisar el trabajo realizado por parte de cada colaborador dentro de la empresa, para que no se generen conflictos dentro del hotel y a si se genere un mejor clima laboral.

2. Tener como meta a corto plazo la incorporación de un ascensor dentro del hotel, ya que cuenta con clientes potenciales mayores de edad.

3. La empresa debería brindar o dar conocer por medio de una reunión las políticas, reglamento y metas a futuro para que así el colaborador se sienta identificado con la empresa.

4. Formular un organigrama formal dentro de la empresa para que el personal comprenda el lugar que ocupan en él, así como qué área está a cargo de ellos y cuál es la superior.

5. La dirección debe considerar fundamental para todos los empleados la capacitación, debido al tipo de servicios que se maneja en la empresa, considerando que todo el personal debe estar actualizado constantemente en cuanto a la realización de sus funciones.

6. La comunicación informal se da de manera inherente pues la empresa es pequeña y todos los empleados se encuentran en constante interacción; pero eso no impide que exista una comunicación formal, ésta debería realizarse a través de reportes, e-mail, memorándum y de manera personal.

7. La empresa debería otorgar algunos incentivos económicos y verbales, como reconocimiento a los mejores empleados, el empleado del mes, vacaciones extraordinarias, canasta, etc.

8. La empresa para llevar el debido control debe emplear herramientas de tipo gráficas, diagramas de flujo, gráficas de control, diagramas de dispersión; por otro lado revisar constantemente el buzón de quejas y sugerencias de los clientes ya que es de vital importancia para la empresa cumplir con las expectativas de los clientes, pues éstos son la base del funcionamiento, por lo que se tiene una buena capacidad de respuesta para lograr que se encuentren satisfechos con los servicios recibidos.
Al ser un hotel pequeño la atención al cliente se vuelve personalizada por lo que el cliente se sentirá en un ambiente de confianza y satisfacción al hospedarse en nuestro Hostal.
El edificio contará con una belleza arquitectónica, con un estilo único, lo que será punto de atracción social y cultural para nuestros clientes..
Se encuentra ubicado cerca a la plaza de Armas.
Nuestro personal contará con estudios y experiencia en el rubro, con Recursos humanos bien capacitados, motivados e incentivados, para lograr que se desempeñen de acuerdo a los objetivos deseados por el Hotel.
Contaremos con un servicio de recojo al huésped.
Servicio de frigo-bar
Servicio de lavandería
El ser pioneros en brindar este servicio de Hostal con un ambiente oriental, se hace atractivo para nuestros futuros clientes.
Aumento de la actividad económica de la zona.
Aprovechamiento del tipo de cambio por la llegada de clientes internacionales, y nos dejan divisas y esto favorece a la empresa .
Contamos con ambientes cómodos y tranquilos y eso genera una afluencia de clientes que se hospeden en nuestro Hostal.
Que la economía estuviera en crisis, y los clientes prefirieran los centros de hospedaje y pensiones.
Que nuestra competencia bajara los precios de hospedaje para nuestro primer año en el mercado.
El incremento de la delincuencia.
Barrera de entrada (ser nuevos en el mercado)
Los costos fijos a nivel de estructura general del hostal son elevados, consiguientemente el coste de tener una habitación sin ocupar es alto. Se tiene que intentar tener el máximo de ocupación.
Los niveles de inversión son elevados. La inversión inicial se concentra en gran parte en la construcción del hostal. Por otra parte las inversiones iniciales en contratación y formación del personal. A medio y largo plazo las inversiones en mantenimiento y en evitar la obsolescencia.
Inexperiencia al principio, pero con todo nuestra disposición para lograr nuestro objetivo
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