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Copy of Copy of PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 2013

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Guillermo Zuluaga

on 2 January 2013

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Transcript of Copy of Copy of PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 2013

photo credit Nasa / Goddard Space Flight Center / Reto Stöckli DROAHORRO
Planeacion estrategica 2013 . DROAHORRO
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 2013 MISION Ofrecer a sus clientes la dispensación correcta de los medicamentos acompañados de una muy buena atención, además ofrecemos una amplia variedad de medicamentos de muy buena calidad para satisfacer las necesidades y poder competir con la mejor atención y los mejores precios del mercado.Disminuir el costo de los medicamentos y en consecuencia su incidencia en la canasta familiar. 2.REVISIÓN DE VISIÓN, MISIÓN Y OBJETIVO GENERAL . 3.ANÁLISIS DOFA DEL PROCESO GESTIÓN POR PROYECTOS . 4.APLICABILIDAD DEL MODELO ESTRATÉGICO GERENCIAL
AL PROCESO DE GESTIÓN POR PROYECTOS





i.Apoyo y compromiso de la Gerencia.
ii.Apoyo y compromiso de los líderes de Procesos.
iii.Capacitación en Formulación, Evaluación y Dirección de Proyectos. 5. ESTRATEGIA DE GESTAR PHARMA S.A.S., RELACIONADA
CON EL PROCESO DE GESTIÓN POR PROYECTOS
La Empresa en su Plan de Desarrollo Institucional ha definido las estrategias que adoptará para el cumplimiento de su visión, de las cuales el proceso de Gestión por Proyectos define enfocar sus esfuerzos para aportar al cumplimiento de la estrategia “Búsqueda continua de la excelencia operativa optimizando los procesos de la cadena de valor y logrando la mayor efectividad mediante la innovación y la reducción de costos.”, de manera que mediante la capacitación en las Mejores Prácticas de la Dirección por Proyectos, el apoyo de la Gerencia y líderes de Procesos se pueda generar una estructura matricial que recoja lo mejor de una organización funcional y lo mejor de una organización por Proyectos.
En el 2015 el Proceso de Gestión por Proyectos habrá llevado a Gestar Pharma a ser una organización matricial con enfoque en Proyectos, que optimiza el índice de costo-efectividad, a través de la ejecución exitosa de sus Proyectos, utilizando las mejores prácticas compiladas por el Project Management Institute (PMI).




Apoyar a los líderes de procesos en la formulación, evaluación y ejecución de los Planes de Acción y Proyectos encaminados hacia el logro de la visión empresarial. Falta tiempo conjugar tiempo
Indicador = Total Jefe de procesos capacitados en la correcta formulación de proyectos/Total proyecto con acompañamiento




Convertir a Gestar Pharma en una organización enfocada en la Gestión por Proyectos, que ejecute todos sus Proyectos de manera exitosa, coordinada y priorizada y que logre generar procesos y procedimientos efectivos, que interactúen favorablemente los resultados funcionales y de la ejecución de los Proyectos. a.Definición de la Visión 2015 b.Definición de la Misión c.Definición del Objetivo General

Integrar el logro de los objetivos estratégicos de la Empresa, sin que ello afecte su funcionamiento operativo.
Pasar de una cultura reactiva a una proactiva, siguiendo las mejores prácticas a nivel internacional compiladas por el PMI.
Innovación en el Direccionamiento empresarial, frente al estándar de nuestro sector económico y así lograr mayor competitividad.
Ampliar nuestra oferta de servicios, sin que ello implique un desgaste administrativo y operativo en investigación y desarrollo. (La dinámica de la Gestión por Proyectos supone que los Proyectos de Investigación y Desarrollo, que son tan costosos y que requieren de tanta logística y esfuerzo administrativo, se planeen y ejecuten independientemente del normal funcionamiento de la Empresa).
Ampliar nuestra capacidad de gestión y atención para aumentar la cobertura y el número de usuarios, a través de la ejecución planeada y priorizada de los Proyectos que se formulen para ello. a.Factores Externos i.Oportunidades
Presión por parte de clientes y proveedores para que los procesos sigan siendo reactivos.
Desconocimiento de las ventajas de la organización enfocada en Proyectos, por parte de los grupos de interés o partes interesadas.
Altos costos para contratar personal capacitado para lograr el cumplimiento del Proyecto.
Altos costos para acudir a asesorías especializadas en los diferentes temas que se ejecutan en el Proyecto.
Vulnerabilidad de los procesos frente a cambios que requieran restructuración de sus procedimientos en tiempo y recursos disponibles.
Alto impacto en las eficiencias generadas, al cambiar los procedimientos y aumentar el número de informes y entregables dentro del nuevo enfoque de Proyectos. ii.Amenazas

Personal capacitado para liderar los Proyectos.
Total compromiso y liderazgo por parte de la Gerencia para la ejecución de los Proyectos.
Recursos humanos, económicos y tecnológicos suficientes para la ejecución de los Proyectos.
Alineación de la Estrategia Empresarial con el Proceso de Gestión por Proyectos.
Habilidades en las tecnologías necesarias para ejecutar eficientemente los Proyectos.
Total alineación con los procesos de Direccionamiento Estratégico y de gestión de la Mejora.
Percepción positiva de todas las áreas funcionales sobre los beneficios de la Dirección por Proyectos.
Organización con excelente nivel de formación en el diligenciamiento de documentación para seguimiento y Control.
Cultura de Planeación en Equipo, a partir de los Comités de Dirección. b.Factores Internos i.Fortalezas

Personal capacitado para liderar los Proyectos.
Total compromiso y liderazgo por parte de la Gerencia para la ejecución de los Proyectos.
Recursos humanos, económicos y tecnológicos suficientes para la ejecución de los Proyectos.
Alineación de la Estrategia Empresarial con el Proceso de Gestión por Proyectos.
Habilidades en las tecnologías necesarias para ejecutar eficientemente los Proyectos.
Total alineación con los procesos de Direccionamiento Estratégico y de gestión de la Mejora.
Percepción positiva de todas las áreas funcionales sobre los beneficios de la Dirección por Proyectos.
Organización con excelente nivel de formación en el diligenciamiento de documentación para seguimiento y Control.
Cultura de Planeación en Equipo, a partir de los Comités de Dirección.
Cultura Organizacional fuertemente enfocada a las funciones y a las tareas cotidianas.
Bajo nivel de Planeación y coordinación entre los Procesos.
Formación insuficiente en Formulación y Evaluación de Proyectos.
Desconocimiento de las Mejores Prácticas para la Dirección de Proyectos.
Priorización de la Ejecución de Proyectos solo por disponibilidad de recursos económicos y/o humanos.
Falta de costumbre de evidenciar los proyectos que se ejecutan en la Empresa.
Desconocimiento del aprovechamiento de las “Lecciones Aprendidas”.
Falta de capacitación en Planeación del Personal Operativo. ii.Debilidades El modelo estratégico de la Organización parte de su Visión y Misión para catalizar la estrategia. El proceso de Gestión por Proyectos para aportar a este modelo, destaca los factores críticos de éxito con los que se relaciona y define los factores críticos de éxito del mismo. a. Factores Críticos de Éxito de la Organización Relacionado con el Proceso
Gestión por Proyectos. i.Liquidez.
ii.Gestión de información (en tiempo real).
iii.Oportunidad.
iv.Excelencia Operativa.
v.Alianzas Estratégicas.
vi.Gestión del cliente. b. Factores Críticos de Éxito del Proceso Gestión por
Proyectos.



Priorizar los eventos reactivos sobre los proactivos.
Incumplimiento con las capacitaciones.
Omisión de las alertas sobre incumplimiento en la ejecución de los Proyectos.
Periodos de transición o ajuste del enfoque en Proyectos demasiado largos. 6.IDENTIFICACIÓN DE LOS CONSTRUCTORES Y
DESTRUCTORES DE VALOR
a.Contructores de Valor Capacitaciones adecuadas a los colaboradores.
Herramientas adecuadas para la formulación, evaluación y ejecución de los Proyectos, como software especializado para gestión de Proyectos.
Compromiso de los colaboradores en la implementación del Proceso de Gestión por Proyectos.
Agendas de trabajo concertadas, donde se incluya el Proceso de Gestión por Proyectos. b.Destructores de Valor 7.OBJETIVOS DEL BALANCED SCORECARD Y DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD RELACIONADOS CON EL PROCESO DE GESTIÓN POR PROYECTOS a. Asignados por el Balanced ScoreCard i.Maximizar el valor de la Empresa.
ii.Posicionar la Empresa.
iii.Implementar modelo de Gestión del Riesgo.
iv.Innovación en los Procesos.
v.Garantizar Talento Humano Idóneo. b. Asignados por el Sistema de
Gestión de la Calidad i. Maximizar el valor de la Empresa.
ii. Contar con personal idóneo y
comprometido.
iii. Promover el Mejoramiento
Continuo. 8.PLAN DE ACCIÓN – PROCESO DE
GESTIÓN POR PROYECTOS
Capacitar los Directores y Coordinadores en las mejores prácticas en la Dirección por Proyectos.


Que los líderes de los procesos de la Empresa implementen la Formulación, Evaluación y Dirección de Proyectos, para cumplir con sus objetivos encaminados al logro de la Visión de la Empresa.
Creación formal y aprobación del Proceso de Gestión por Proyectos.
Capacitación en Project Management a los Directores y Coordinadores.
Asesoría en la Formulación, Evaluación y Dirección de Proyectos.
Seguimiento y Control del cumplimiento de los Proyectos de todos los Procesos.
Construcción de una metodología de aprovechamiento y seguimiento de las “Lecciones Aprendidas” Acciones que permiten lograr el objetivo: Problemas a superar: Proyectos que no acaban en los tiempos estimadosCostos adicionales no esperados en los proyectos
Proyectos que no cierran (siempre quedan pendientes)Entregables que no se entregan
Expectativas que no se cumplen (manejo del Alcance)
Desconocimiento de los colaboradores del tema de Project Management.Descoordinación en las diferentes agendas para las capacitaciones.Poca dedicación de tiempo a la formulación, evaluación, administración y seguimiento de los Proyectos.Insuficiente delegación de tareas. Factores que ayudarán a lograr el objetivo: Mayor planificación en los proyectos (Tiempos reales, alcances y expectativas, identificación de riesgos.
Controlar los proyectos8 Verificar el desarrollo de todas las actividades, generación de entregables, controlar y alertar sobre desviaciones, trabajar las comunicaciones.
Aplicar las metodologías y que estas sean ajustables.
Compromiso de todos los colaboradores involucrados en el logro del objetivo.
Diseño de una agenda de capacitación que tenga en cuenta que no todos los colaboradores tienen el mismo nivel de conocimientos en los temas de Project Management.
Priorización del asesoramiento, según el Proyecto.
Amplio compromiso de la Gerencia. Obstáculos Potenciales: Cultura reactiva arraigada en la organización.
Alto nivel de exigencia en las capacitaciones en las Mejores Prácticas en la Dirección por Proyectos.
Altos niveles de trabajo bajo presión.
Mucho desprendimiento por parte de los colaboradores, cuando sea necesario sacrificar el avance de uno de sus proyectos en beneficio de otro que se defina como más prioritario. b.Objetivo No. 2: Organización y priorización de la ejecución de los Proyectos, con el fin de ser efectivos en la asesoría, capacitación y asignación de recursos y tiempo.
Crear la Oficina de Dirección de Proyectos, la cual brindará apoyo a los Directores de Proyecto en la identificación y desarrollo de la metodología y guía de buenas practicas donde sea posible el uso de herramientas de formulación, evaluación, priorización, ejecución, seguimiento y control de Proyectos, para que se apruebe el orden de ejecución de los Proyectos y se asesore su correspondiente ejecución, de los proyectos que más valor le generan a la Empresa. Resultado Esperado: Acciones que permiten lograr el objetivo Instruir , orientar, capacitar y supervisar.
Vigilar el cumplimiento de las políticas de normas y procedimientos y plantillas de la Dirección de Proyectos mediante auditoria de proyectos.
Lograr que los Directores y Coordinadores de la Empresa se coordinen con la Oficina de Proyectos, para mantener actualizada la lista de Proyectos desde que ellos se formulan, hasta cuando se finalizan.
Construir los indicadores de seguimiento y cumplimiento de la ejecución de los Proyectos desde el principio.
Capacitar a los líderes de Procesos en Formulación, evaluación, Priorización y dirección de Proyectos.
Definir por parte de la Gerencia las políticas de priorización de Proyectos. Problemas a superar: Seguimiento de las mejores prácticas de Dirección de Proyectos.
Asignación de líderes de proyectos y de sus funciones y recursos del Proyecto.
Enfrentamiento de intereses de cada uno de los proceso.
Recursos limitados. Factores que ayudarán a lograr el objetivo: Compromiso de todos lo Directores y Coordinadores en canalizar el enfoque por proyectos a través de la Oficina de Proyectos.Apoyo del área de Sistemas y Tecnología para la compilación y análisis de la información de cada uno de los Proyectos.Apoyo del Proceso de Control de Gestión, con el fin de fortalecer las metodologías de seguimiento y control.Generación del Proyecto de Banco de Ideas, que fortalecerá el apoyo que se brindará a todos los Procesos en términos de planeación e innovación. Obstáculos Potenciales: Tiempo de transición, necesario para la formulación y evaluación de Proyectos.
Tiempo de transición, necesario para avanzar en las capacitaciones necesarias para enfocar en proyectos a los procesos.
MAPA ESTRATEGICO GESTION POR PROYECTOS C. Accionistas:
-Rentabilidad a partir de la ejecución
exitosa de los Proyectos.
-Crecimientos y desarrollo de la Empresa.
-Apoyo a Proyectos Sociales. a. Objetivo No. 1: Resultado Esperado:
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