Loading presentation...

Present Remotely

Send the link below via email or IM

Copy

Present to your audience

Start remote presentation

  • Invited audience members will follow you as you navigate and present
  • People invited to a presentation do not need a Prezi account
  • This link expires 10 minutes after you close the presentation
  • A maximum of 30 users can follow your presentation
  • Learn more about this feature in our knowledge base article

Do you really want to delete this prezi?

Neither you, nor the coeditors you shared it with will be able to recover it again.

DeleteCancel

Make your likes visible on Facebook?

Connect your Facebook account to Prezi and let your likes appear on your timeline.
You can change this under Settings & Account at any time.

No, thanks

PINO Projectmanagement bij Alares

Onderdeel van de Alares Academie
by

Alares Den Haag

on 17 December 2013

Comments (0)

Please log in to add your comment.

Report abuse

Transcript of PINO Projectmanagement bij Alares

Waarom doen we dit?
Projectmanagement bij Alares
De opdrachtgever
P.I.N.O.
Niet de afkorting van Oh Oh Cherso...
... maar Prince2 In Name Only
Zorg voor één opdrachtgever
De opdrachtgever moet willen!
Stuurgroep samenstellen
Het inzetten van de opdrachtgever
Neem je opdrachtgever mee
http://humortv.vara.nl/c.333179.pino.html
Pino in Conflict
Conflicten hebben vaak een negatieve associatie:
Het kost veel tijd en energie
Het verstoort de relatie en de sfeer

Maar er zijn nadrukkelijk ook positieve kanten aan een conflict
Het kan de lucht zuiveren en maakt los wat vast zit. Let op: het biedt vaak nieuwe kansen en aanknopingsmogelijkheden
Het bevordert de creativiteit in het zoeken naar oplossingen

Omgaan met conflicten
De keuze voor het hanteren van een conflict ligt vaak in voorkeursgedrag
(komt overeen met de kleuren en rollen van Belbin). Je kunt echter
wel een stelregel aanhouden die je dwingt om een keuze te maken.
Druk door indien
Er veel tijdsdruk is
Je zeker weet dat je gelijk hebt. Jij bent de adviseur.
Pak het conflict aan indien
Je de ander nodig hebt
De belangen even zwaar wegen
Ga mee indien:
Je krediet wilt opbouwen. Benoem dit krediet, zodat je het ook kunt inwisselen.
Het voor jou net zo belangrijk is
Kom tot een compromis indien
Een tijdelijke oplossing helpt
De belangen matig groot zijn
Ontloop het conflict indien
De ander duidelijk machtiger is
Jouw gelijk niets oplost (ook al is het nog zo fijn…)
Pino in de omgeving
Elk project vindt plaats in een omgeving. In deze omgeving kunnen allerlei factoren en actoren een rol spelen. De meeste factoren
worden veroorzaakt door een persoon of organisatieonderdeel.
Voor de uitvoering van een project is het belangrijk om de
organisatie goed in kaart te hebben. Met wie heb ik te maken?

Wie hebben er invloed op de input van het project (managers, betrokken medewerkers, projectgroep van de klant)
Welk beleid is er van invloed op het project (raakt het de afdelingen HRM, communicatie, ICT? Raakt het wetgevingen of bestaand beleid/strategie?)
Input
Beleid
Output
Wie is mijn doelgroep? Op wie heeft het project straks effect? Hoe gaan zij het resultaat ontvangen?
Uitvoering
Wie zijn er betrokken bij de uitvoering? (Projecteigenaar, interne projectbegeleider, projectteam)
Vermoeiend he?
Tijd voor een pauze

Omgevingsmanagement
Ook voor het verkrijgen van vervolgopdrachten is de omgevingsanalyse van belang. Je kunt deze nader specificeren door er een draagvlakanalyse aan te koppelen: is iemand een vriend of een vijand voor mijn (vervolg)project?
Projectadministratie
Aansturing met Pino
In de aansturing van dit team kun je gebruik maken van verschillende managementstijlen. De managementstijl kies je op basis van
bereidheid om voor het project te

werken (bewust en onbewust),
de mate van bekwaamheid om de
taak/opdracht uit te voeren.
De meeste medewerkers vinden het prettig om op basis van zelfstandigheid te werken. Ze moeten echter wel in staat zijn om dit in de praktijk ook waar te maken. Dit waarmaken wordt beïnvloed door hun eigen bekwaamheid, maar bijvoorbeeld ook door de context (heel druk, hectisch, verschillende prioriteiten) waarin ze op dat moment werken.
Ondersteunen
Overtuigen
Delegeren
Instrueren
Veel sturing
Veel ondersteuning
Weinig sturing
Veel ondersteuning
Weinig sturing
Weinig ondersteuning
Veel sturing
Weinig ondersteuning
Kan wanneer de medewerker zowel competent als betrokken is
Laat zoveel mogelijk ruimte voor de medewerker, maar schep wel de voorwaarden waarbinnen het werk moet gebeuren (in gezamenlijkheid af te spreken)
Is mogelijk als de medewerker erg gemotiveerd is, maar nog niet zo competent
Schrijf de activiteiten precies voor en controleer de uitkomsten
Wanneer de medewerker minder competent is en zwak gemotiveerd
Stuur duidelijk en geef emotionele ondersteuning waar mogelijk (kan ik je nog ergens mee helpen? Is het duidelijk?)
Wanneer de medewerker competent is, maar de betrokkenheid bij het project laag
Stuur nog nauwelijks op inhoud en aanpak, maar motiveer hem om de afspraken uit te voeren (denk je aan? Heb je al?)
Manieren van aansturing
Genoeg gediscussieerd
Overzicht Prince2
1. We werken veel in projecten
2. We willen kwaliteit leveren
3. We zijn een lerende organisatie

Welke ervaring is er al aanwezig?
5 Uitgangspunten
Verandering:
een project is de manier om een verandering te bewerkstelligen, terwijl de lijnactiviteiten doorgang blijven vinden.
Tijdelijkheid:
projecten zijn van nature tijdelijk, met een vast begin én einde.
Multidisciplinairiteit:
verschillende mensen uit verschillende afdelingen werken op een tijdelijk basis samen om de producten van het project op te leveren.
Uniciteit:
elk project is uniek. Ook al zijn er soms vergelijkbare projecten, elk project is éénmalig en uniek.
.
Onzekerheid:
bovenstaande eigenschappen maken dat projecten meer onzekerheid met zich mee brengen dan de dagelijkse lijn activiteiten
7 principes
Leren van ervaringen
Je wilt steeds verbeteren. Een project is een leerervaring. Neem bijvoorbeeld leerpunten uit eerdere projecten mee. Houd ook gedurende de uitvoering van het project constant oog voor manieren om zaken beter te doen.
Gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden
Opdrachtgever
Stuurgroep
Projectleider
Projectgroep
Werkgroep
Projectondersteuning (secretaris).
Manage by exeption (opschalen)
Om efficiënt en effectief gebruik te maken van managementaandacht worden verantwoordelijkheden gedelegeerd met de bijbehorende speelruimte. Pas als de toleranties op een bepaald niveau overschreden dreigen te worden, wordt het hogere niveau van management ingeschakeld.
Managen per fase
Helder opdelen van de verschillende stappen met een start, midden en eind. Iedere fase heeft een product die vooraf is gedefinieerd.
Aanpassen projectomgeving aan situatie.
Prince 2 is uitgebreid en ingesteld op grote projecten. De methodiek moet per project op maat gemaakt worden, om aan de behoeften van dat specifieke project in die specifieke omgeving te voldoen.
Product gericht plannen
De focus binnen PRINCE2 ligt op het definiëren van de producten die opgeleverd moeten worden, met de bijbehorende kwaliteitscriteria waaraan zij moeten voldoen.
Voor het project moet tijdelijk iemand opstaan die en is en de
om de opdracht te laten uitvoeren. Daarnaast moet duidelijkheid komen over wie de baas is van het project: de opdrachtgever. Deze is niet altijd logisch, doordat het project afdelingsoverstijgend of thematisch is. Zorg er in dat geval voor dat de opdrachtgever het heeft in de organisatie om het eigenaarschap goed te vervullen. Goed opdrachtgeverschap is essentieel. Er gaan meer projecten mis omdat er sprake is van slecht opdrachtgeverschap dan slechte projectleiding. Ga niet te snel mee in de belegging van de rol van opdrachtgever vanuit het ‘logische’. Het is mogelijk dat je hiermee voorbij gaat aan andere en
die spelen in de organisatie.
bereid
bekwaam
verantwoordelijkheid kan en wil nemen
mandaat
machten
verhoudingen
Zakelijke rechtvaardiging
Een PRINCE2 Project moet een valide reden hebben, die gedurende de gehele levensloop van het project ook valide blijft en wordt vastgelegd en goedgekeurd.
Zorg dat je één opdrachtgever hebt als eigenaar van het project

Dwing af dat er een interne begeleider is in de organisatie die mede verantwoordelijk wordt gemaakt voor het resultaat.
Eén opdrachtgever
De businesscase:
de waarom vraag staat hierin. Dit is telkens de referentie voor beslissingen, vooral bij no go - go momenten.
Projectorganisatie:
Het vaststellen van de structuur van bevoegdheden en verantwoordelijkheden in het project. Gaat het in de Business Case over het 'waarom', hier draait het om de 'wie' vraag. De organisatie buiten het project is ook belangrijk, vooral de invloed daarvan op het project.
Plannen:
Plannen en herplannen is een voortdurende bezigheid binnen projecten.
Voortgang:
er zijn verschillende manieren om de voortgang in de gaten te houden. Zo zijn fases met tussenproducten belangrijk.
De opdrachtgever heeft in het uitvoeren van de opdracht een belangrijke . Hij moet
en kunnen regelen voor de juiste uitvoering van het project. Dit betekent ook het stellen van op de inzet van de mensen aan de kant van de opdrachtgever. De opdrachtgever is dus meer dan de initiator of financier. Hij (of zijn vertegenwoordiger in de persoon van de projectbegeleider) moet ervoor zorgen dat de Alares-projectleider zijn werk kan doen. Daarnaast moet de opdrachtgever op gezette tijden (milestones tijdens de stuurgroepmomenten)
over stoppen en doorgaan.
taak
tijd, middelen, capaciteit ruimte
7 Thema's
prioriteiten
beslissen
Verandering:
omstandigheden zorgen ervoor dat opdrachten en producten kunnen veranderen. Stem dit op tijd met alle betrokkenen en vooral met de opdrachtgever af.
Risico:
Een project brengt per definitie meer onzekerheden (en risico's) met zich mee dan de dagelijkse lijnactiviteiten. Risico's kunnen zowel kansen als bedreigingen zijn. Wees bewust van onzekere gebeurtenissen die het project in gevaar brengen.
Kwaliteit:
heldere afspraken met de opdrachtgever over de kwaliteit van de op te op te leveren producten zijn van groot belang en een bron van conflict. Soms lijkt het helder, maar is het dat niet.
De wil van de opdrachtgever
Betrek de opdrachtgever in het afdwingen van de benodigde beschikbaarheid van zijn medewerkers.

Escaleer de consequenties bij onvoldoende mogelijkheid tot het betrekken van de organisatie.
Daar waar mogelijk heeft het eenhoofdig opdrachtgeverschap de voorkeur. Hierdoor is het beter mogelijk om de afstemming en sturing van het project te doen. Deze afstemming en sturing zijn noodzakelijk en kunnen vaak tot de geplande stuurgroepvergaderingen. Wees niet bang om zaken te wanneer hier voldoende voor is! Een goede opdrachtgever is degene die zowel de
als van het project ervaart. Hierdoor is hij emotioneel betrokken en zal zich voor het project, door de omgeving en de benodigde resources voor het project te managen.

Wanneer er binnen het project gewerkt wordt met een opdrachtgever is het goed om de van deze gedelegeerde opdrachtgever te benoemen. Hierdoor bestaat er voor jou als projectleider, voor de gedelegeerd opdrachtgever en voor de opdrachtgever wanneer er moet plaatsvinden.
niet wachten
escaleren
aanleiding
lusten lasten
inzetten
gedelegeerd
bevoegdheden
duidelijkheid
escalatie
De inzet van de opdrachtgever
Maak duidelijk afspraken over de taken en bevoegdheden van de gedelegeerd opdrachtgever. Zo weet je wanneer je (naar wie) kunt escaleren.
7 Processen
Initiatie fase:
Meenemen van alle projectleden in het starten van het project. In deze fase kunnen ook definitie stukken gemaakt worden. Zo kom je met z'n alleen op één lijn en heb je een goede risico analyse achter de rug met de mensen die het moeten doen.
Start Up, SU:
Een korte, krachtige fase, waar de projectmanager intensief samenwerkt met de opdrachtgever. In de Alares-context zijn dit vaak de acquisitie gesprekken en de kick-off met de opdrachtgever.
Voor het beleggen van het opdrachtgeverschap kan het handig zijn om aan te sluiten bij
en . Denk hierbij aan het beleggen van de stuurgroeprol in het . Hierdoor is het mogelijk om snel te schakelen met de betrokkenen en een groot te creëren. In de praktijk loop je hiermee echter ook een groot . Het project kan worden overschreeuwd door de van alledag, waardoor het onvoldoende de aandacht krijgt van de stuurgroep. Daarnaast kan de betrokkenheid van een grote groep verantwoordelijken leiden tot en .
Directing a Project
is het proces waar de projectgroep (Project Board) het project stuurt en ondersteunt. Het is het enige proces dat gedurende de hele levensloop van een project actief is.
bestaande structuren overlegmomenten
Managing a Stage Boundary
bevat de activiteiten die de projectmanager onderneemt om de Stuurgroep van voldoende informatie te voorzien om het succes van de huidige fase te beoordelen, het plan voor de volgende fase goed te keuren en de levensvatbaarheid van het hele project te beoordelen.
Controlling a Stage (CS):
het toewijzen van werkzaamheden, het monitoren van die werkzaamheden, het omgaan met issues, het rapporteren aan de stuurgroep en het nemen van maatregelen om er voor te zorgen dat de fase binnen de toleranties blijft voor wat betreft Tijd, Kosten, Scope, Kwaliteit, Risico en Baten.
Managing Product Delivery
beheerst de verbinding tussen de Projectmanager en de Team Manager(s), door het stellen van eisen aan het ontvangen, uitvoeren en opleveren van het werk.
managementteam
draagvlak
hectiek
onenigheid vertraging
Closing a project
vast punt van de acceptatie van het Project Product en een evaluatie van de oorspronkelijke projectdoelen. Als het project conform planning op zijn eind loopt, doet de Projectmanager dit. Bij voortijdig einde project, doet de Stuurgroep dit.
risico
Stuurgroep beleggen
Zorg ervoor dat er altijd één contactpersoon of verantwoordelijke is in de stuurgroep: de projecteigenaar.
1. Businesscase
2. Organisatie
3. Plannen
4. Risico's
5. Voortgang
6. Kwaliteit
7. Verandering
Aanbeveling
Aanbeveling
Aanbeveling
Aanbeveling
Als mensen geconfronteerd worden met een is de natuurlijke reactie om direct een te zoeken. Deze neiging heeft als dat de organisatie niet meer openstaat voor andere mogelijkheden, met het risico dat de oplossing voor het verkeerde probleem gekozen wordt. Zorg daarom voor besluitvorming door je opdrachtgever en projectorganisatie mee te nemen in drie stappen:
1) , 2) en 3) .

Doordat Alares vaak projecten uitvoert met veel vanwege het vernieuwende karakter van het project, is het belang van het meenemen van de opdrachtgever in de besluitvorming essentieel. De opdrachtgever moet de beslissing nemen die wij voordragen.
probleem
oplossing
gevaar
zorgvuldige
beeldvorming
meningsvorming
oordeelsvorming
1. Zakelijke rechtvaardiging
2. Leren van ervaringen
3. Duidelijke rollen
4. Sturen op uitzondering
5. Managen per fase
6. Product gericht plannen
7. Aanpassen project
onbekendheden
Ga niet direct naar de oordeelsvorming (we moeten dit doen), maar verken gedurende het project de verschillende oplossingsmogelijkheden op basis van de beelden van de organisatie en de verzamelde meningen.
Aanbeveling
Meenemen van opdrachtgever
Bedankt voor het kijken!
1. Uniciteit
2. Onzekerheid
3. Multidisciplinair
4. Verandering
5. Tijdelijkheid
1. Start
2. Initiëren
3. Sturen
4. Fases
5. Producten
6. Controleren
7. Afsluiten
Full transcript