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Distribución de Medicamentos e Insumos

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on 12 February 2014

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Distribución de Medicamentos e Insumos
SISTEMA DE DISTRIBUCIÓN POR PRESCRIPCIÓN INDIVIDUAL (DIRECTA O TRANSCRITA)
la farmacia recibe órdenes médicas directas, transcripciones de la orden médica y/o solicitudes de pedidos de dispositivos médicos preparados por el personal de enfermería.
Stock Urgencias
Solicitado a través de pedido por paciente o enseñando al personal de farmacia la orden médica, para que le sean dispensados los insumo que requiere. Cuando se requiere una multidosis, se realiza el reenvase por el personal de enfermería en la farmacia satélite y para los productos de consumo se realiza pedido y cuando es pertinente deben entregar frasco vacío para su reposición.
Cada Stock debe estar asignado a un responsable, que generalmente es el jefe de enfermería o secretaria de sala y del servicio farmacéutico.
Sistema de distribución por existencias en los diferentes servicios (Stocks).
Es el sistema "tradicional" de distribución, estos servicios asistenciales dispone de un almacén de medicamentos controlado por enfermeras y estas se la administra a los pacientes.
Esta basada en la reposición de cantidades fijas, consiste que cada servicio tiene como reserva una cantidad de medicamentos y dispositivos médicos mas utilizados y para que funciones correctamente el servicio farmacéutico debe documentar las normas de manejo stock y los diferentes controles en la institución.
¿Que es?
La distribución es el proceso que abarca el movimiento y traslado de insumos (medicamentos, dispositivos médicos, suministro, insumos, papelería, etc); desde que entran a la institución hasta que son entregados al usuario, sea interno o externo.
Sistemas de distribución
Se conocen 3 sistemas tradicionales y uno novedoso de distribución interna de medicamentos y dispositivos médicos:
Sistema de distribución por existencias en los diferentes servicios (Stocks).
Sistema de distribución por prescripción individualizada (transcrita o directa).
Sistemas combinados o mixtos.
Sistema de distribución de medicamentos a través de dosis unitaria.
Según el decreto 2200 del 2005 las IPS, además de distribuir intrahospitalariamente también puede distribuir a sus pacientes ambulatorio establecida en la gestión del servicio farmacéutico.
Normatividad
¡Para tener en cuenta!
Cada sistema tiene ventajas y desventajas.
Cada institución selecciona un método en que se pueda desarrollar, siguiendo la norma vigente.
Tipos de Stocks
Stock de dispositivos, de medicamentos y de carros de reanimación.
Se utiliza en servicios asistenciales: Urgencias, cirugía, hospitalización, etc.
Ventajas
Disponibilidad de insumo para enfermeras y médicos.
Mayor prontitud para tratamientos.
Devolución de medicamentos y dispositivos médicos a la farmacia o almacén.
Menor numero de recursos humanos en farmacia.
Desventajas
Mayor cantidad en inventario inmovilizado dentro de la institución.
Mayor perdida financiero al no existir un control de personal de farmacia.
Aumento del costo económico por el des-uso de insumo.
Mayor errores de la medicación por la falta de revisión de ordenes.
Aumento del gasto.
Difícil cargo de suministro al paciente.
Menor control y mayor desgaste administrativo.
Deben ser definidos por el responsable del servicio respectivo, utilizando información de acuerdo con el consumo histórico, el perfil epidemiológico y la frecuencia de reposición que generalmente es cada 24 horas, listando los medicamentos y dispositivos médicos, definiendo las cantidades requerida, si no funcionan las 24 horas, se puede dotar el Stock de urgencias con el fin de suplir las necesidades de otros servicios, depende del tamaño de la institución.
A todo stock, sin excepción, se le debe realizar un control mensual por parte del Director Responsable del servicio farmacéutico sin previo aviso, con el fin de verificar si esta todo en orden.

Stock Cirugías
En el servicio de cirugía, bajo la responsabilidad del personal de farmacia define el protocolo de cada una de las intervenciones quirúrgicas que se realizan, anotando claramente los medicamentos y dispositivos médicos que se requieren en cada una de ellas, los insumo requeridos son dispensados por el personal de farmacia para ser llevados al paciente al finalizar el acto quirúrgico.
En el servicio de cirugía,son de consumo y multidosis, lo cual se debe definir cantidades, procedimientos y normas de uso adecuado.
Stocks de carros de reanimación.
Se encuentra la dotación de los carros de reanimación que se deben encontrar en cada uno de los servicios asistenciales, requeridos para una emergencia y no deben ser utilizados sino para este fin. Se realiza el cargo de insumo al usuario y repone los productos para realizar el cierre de carro de reanimación.
Se recomienda realizar control de fechas de vencimiento y cierre de carros de reanimación con la seguridad pertinente y esto evita la realización de inventarios físicos, debe estar atento de las fechas de vencimiento y realizar las reposiciones pertinentes.
SISTEMA DE DISTRIBUCIÓN COMBINADO

Es el sistema en el que se establece la distribución de algunos medicamentos mediante prescripción individual y mantiene, en cada servicio, un stock de medicamentos generalmente de uso común (medicamentos de control especial y multidosis) y dispositivos médicos.
SISTEMA DE DISTRIBUCIÓN DE MEDICAMENTOS POR DOSIS UNITARIA
(SDMDU)

puede definirse como un sistema de dispensación – distribución – control de medicamentos mediante el cual se proporciona a cada paciente, cada vez, la dosis prescrita bajo condicionamiento unitario; mediante este sistema se dispensa la medicación, si es posible, para ser administrada directamente al paciente sin necesitar manipulación por el personal de enfermería. En el SDMDU, el medicamento se adapta o manipula, siguiendo las Buenas Prácticas de Manufactura
• La orden médica puede ser revisada por el farmacéutico por ende existe un mayor control de medicamentos y dispositivos médicos
• Mayor control de inventario
• Permite recuperación de ingresos al ajustar el cobro a cada paciente por los
medicamentos consumidos
• Se disminuye la posibilidad de error en la medicación, si se realiza con copia de la orden medica

Ventajas
• Todos los inconvenientes de la trascripción. El servicio farmacéutico no puede
comprobar la trascripción de la enfermera, por falta de medios para este fin
• Requiere exceso de tiempo laboral de la enfermera
• Falta de control sobre deterioro, pérdidas, fuga, etc.
• La gestión de la devolución del medicamento no aplicado esta en manos del
personal de enfermería, con la consecuente acumulación de productos en los
servicios que no son devueltos y luego son utilizados en otros usuarios
• Se aumenta la posibilidad de cometer errores en la medicación debido a la falta de revisión de la dosis y la ineficiencia inherente a los procedimientos usados para
planear, preparar, administrar, registrar y controlar
• Tiempo excesivo del personal de enfermería en la preparación de la dosis
• Aumento de la posibilidad de perdidas de medicamentos y dispositivos médicos
debido al desperdicio, obsolescencia, deterioro, inestabilidad físico-química y
microbiológica.

Desventajas
• Reduce el nivel de stock
• Mayor control farmacoterapéutico mediante la participación del personal de
farmacia
Ventajas
Desventajas
• Requiere exceso de tiempo laboral de la enfermera (puede minimizarse)
• Continúan las probabilidades de errores de medicación
• Dificulta el cargo (cobro) por consumo de medicamentos y dispositivos médicos
• Escaso control de almacenamiento (pérdidas por deterioro, robo).
Este sistema ayuda a crear cultura de control y participación del personal de farmacia, pero no resuelve ninguna de las desventajas que se relacionan con los sistemas de distribución de prescripción individual.

Desventajas
• Los costos administrativos iniciales de la reestructuración organizativa y locativa
que exige y que son superiores comparados con el costo inicial de otros sistemas
de distribución de medicamentos.
• Inicialmente exige una carga de trabajo mayor en el Servicio Farmacéutico y de
una inversión inicial para la implementación de procesos, tecnología e insumos
necesarios.
• La imposibilidad de obtener o producir todas las formas dosificadas en dosis
únicas o empaque para usar una vez.
• Aumento del espacio destinado al servicio farmacéutico.
Ventajas
• Los costos administrativos iniciales de la reestructuración organizativa y locativa
que exige y que son superiores comparados con el costo inicial de otros sistemas
de distribución de medicamentos.
• Inicialmente exige una carga de trabajo mayor en el Servicio Farmacéutico y de
una inversión inicial para la implementación de procesos, tecnología e insumos
necesarios.
• La imposibilidad de obtener o producir todas las formas dosificadas en dosis
únicas o empaque para usar una vez.
• Aumento del espacio destinado al servicio farmacéutico.

se recomienda realizar copia en papel químico de la orden medica para los medicamentos o solicitud de dispositivos médicos a través de formato preimpreso con la descripción de los productos.
en los casos en que no se tenga disponibilidad de la copia de la orden medica, los medicamentos pueden ser solicitados por paciente utilizando el formato preimpreso con la descripción de los productos incluyendo los medicamentos y dispositivos médicos.
Para algunas instituciones es favorable el sistema combinado considerando las
recomendaciones que se señalan mas adelante, mientras la institución no se encuentre en condiciones de implementar el sistema de distribución de medicamentos por dosis unitaria.

Recomendaciones
• Determinar las existencias (stock) de acuerdo con tratamientos comunes, de
emergencia y frecuencia de reposición
• Ubicar el stock en áreas que reúnan las condiciones apropiadas de luz,
temperatura y seguridad
• Programar la reposición del stock a lo largo del horario de funcionamiento de la
farmacia
• Renovar el stock por períodos no mayores de una semana y la distribución por
prescripción por períodos de 24 horas
• Disponer de instructivo sobre ordenamiento de medicamentos en el stock,
reconstrucción de medicamentos y utilización y renovación de envases de
contenidos múltiples
• Frecuente supervisión del personal de farmacia
• Disminuir progresivamente el tipo de medicamento en stock pasándolos al sistema de prescripción individual.
Con este sistema se procura evitar los errores de medicación, ya que cumple con la siguiente premisa: Cada paciente recibe oportunamente el medicamento adecuado, a la dosis adecuada, por la vía de administración adecuada, en la presentación farmacéutica adecuada, por el tiempo de tratamiento adecuado, cumpliéndose así los principios de seguridad, oportunidad y eficiencia en la distribución de los medicamentos al paciente hospitalizado.
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