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FASES PRÉ TRANS E PÓS EVENTO

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by

Maria Jose Alves

on 12 September 2014

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Transcript of FASES PRÉ TRANS E PÓS EVENTO

FASE PRÉ EVENTO
CONSIDERAÇÕES
FASE PRÉ EVENTO
Dentre as principais etapas desta fase, tem-se:
Ao ser procurado por alguma empresa, instituição, pessoa física, enfim cliente, o profissional deve ser pontual e apresentar-se física e mentalmente preparado para ocasião. A primeira impressão é a que fica.
Definição dos objetivos
Conhecer tudo que envolve o evento serve, sobretudo, para dar direcionamento na organização e na obtenção dos resultados esperados no mesmo.
Orçamento disponível
O valor a ser gasto em cada projeto deve ser o primeiro passo a ser discutido e, a partir daí, dar início aos ajustes de ambos os lados: cliente, dono do recurso, e gestor do evento, que vai transformar o dinheiro em sucesso.
Estratégias e apresentação do plano
Depois de definidos os objetivos e orçamento, deve-se partir para a escolha das estratégias a serem adotadas, sempre relacionando com as etapas anteriores.
Contato com o contratante
(cliente)
CONSIDERAR AS SEGUINTES ETAPAS DA FASE PRÉ-EVENTO
Fazer orçamentos de serviços e materiais;

Inscrições e Adesões: recebimento, confirmação e controle;

Correspondências: preparação, expedição e controle e arquivo;

Mão de Obra Temporária: seleção, treinamento, contratação e supervisão;

Elaborar a logomarca, programação oficial e malas diretas: coordenação da elaboração, confecção, distribuição e controle de envio;

Banco de Dados: formatar o banco de dados com nomes, datas e dados que comporão o evento;


Documentação Oficial: elaborar e distribuir crachás, certificados, anais, cartas convites e de agradecimento;

Controle financeiro: elaboração, execução e controle do projeto detalhado financeiro do evento;

Público-Alvo: definição do perfil, elaboração, obtenção e manutenção de mailing dos possíveis participantes;

Composição da comissão organizadora do evento: Em eventos abertos, a composição é feita por várias pessoas. Cada evento irá exibir um organograma diferenciado, dependendo do evento a ser realizado. O importante é que cada atividade esteja pré-definida para que não haja confusão.
FASE TRANSEVENTO
CONSIDERAÇÕES
Esta fase consiste na aplicação das atividades previstas no pré-evento. O instrumento de trabalho mais eficaz nesta fase é o check-list ou mapa de produção, que nada mais é do que o documento que informa a relação de providências, tarefas e materiais necessários ao evento.
Efetuar inscrições e credenciamento;


Recepcionar os participantes, convidados e autoridades;
Providenciar materiais para os palestrantes;


Atender aos participantes com informações e provisão de materiais;
TRANSEVENTO
TRANSEVENTO
Entregar certificados.
TRANSEVENTO
TRANSEVENTO
Atender e apoiar
ao plenário;
CRONOGRAMA DO EVENTO
O Cronograma do evento consiste na distribuição ordenada das atividades e providências, dentro de um determinado espaço de tempo com datas previstas, para início e término de cada tarefa.

O Cronograma estabelece também responsabilidade de execução, acompanhamento e avaliação constantes, evitando assim erros durante o processo.
A ferramenta mais importante na fase transevento será o check-list que consiste na lista das atividades e procedimentos que deverão ser realizados para a efetivação do evento.

Existem diversas formas de apresentação do check-list, como por exemplo, reunir as necessidades por ordem alfabética, ou também pode ser organizado por grupos de atividades, setores de organização ou para cada circunstância específica, como check-list de secretaria, de plenário, de programação social, de local e outras.
PONTOS IMPORTANTES DA FASE TRANSEVENTO
Preocupação Especial com Palestrantes:

Salas confortáveis (apresentar itens como água, café, biscoitos, etc.); equipamentos para revisão da apresentação do mesmo.
Ambulatórios ou salas médicas com equipamentos e também equipe médica.

Em eventos que não estejam localizados distantes das grandes cidades, o organizador deverá consultar a possibilidade do uso de um helicóptero para resgate.
Checagem da infraestrutura interna do local:

O organizador deverá verificar estrutura física, equipamentos e mobiliários, material da secretária, limpeza do local e segurança, alimentos e bebidas, transporte local, tradução simultânea quando necessária.
Checagem da infraestrutura externa:


Postos de Atendimento nos hotéis e transporte local; dimensionamento dos funcionários reservas solicitadas.
FASE PÓS-EVENTO
Considerações
Fase marcada pelo encerramento das atividades do evento.
Desmontagem da estrutura física do evento;

Prestação de contas junto ao cliente (produção de relatórios sobre a movimentação financeira do evento);

Produção de relatórios sobre resultados atingidos pelo evento (atingiu as expectativas – pontos positivos e negativos do mesmo);

Devolução das “sobras” dos materiais utilizados no evento;

Fazer os agradecimentos aos participantes do evento através de e-mails. Envio do press- release do evento à imprensa.
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