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AUDITORIA DE TESORERIA

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carolina mesa ochoa

on 17 September 2014

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AUDITORIA DE TESORERIA
CONSIDERACIONES DE CONTROL INTERNO
b. Manejo de fondos
El manejo de fondos deberá realizarse bajo una política adecuadamente definida por escrito por parte de la dirección de la entidad.
Las decisiones tomadas por el departamento de tesorería deben estar dentro de la política fijada y debidamente autorizadas.
Debería existir un presupuesto financiero (estado de origen y aplicación de fondos) y de tesorería (estado de cash flow) y aplicarse técnicas de control presupuestario investigando las desviaciones y sus causas

d. pagos
Deben existir normas escritas para los pagos por cheque o transferencia bancaria.
Todos los pagos deben estar autorizados según las normas establecidas por la entidad, y con límites deautorización.
La preparación del pago, la firmas de cheques o transferencia y su envío al acreedor correspondiente deben realizarse por personas distintas.
Para la emisión de cheques debe requerirse firmas mancomunadas, sobre todo a partir de cierto importe.
Debe llevarse un estricto control de los talonariosde cheques. Los anulados deben guardarse para controlar la numeración correlativa.

Deben existir normas escritas sobre el procedimiento de pagos en efectivo.
Es necesario que los pagos en efectivo no se realicen con los fondos provenientes de los cobros. Para realizar este tipo de pagos es conveniente crear uno o varios fondos fijos de caja.
Debe estudiarse la cantidad que se debe asignar al fondo fijo de caja para que no haya excesos de dinero improductivo, ni sea insuficiente para evitar que los reembolsos sean constantes.
Se deben utilizar formularios pre-numerados de imprenta para justificar las salidas de dinero y deben acompañarse del justificante de pago.
Los comprobantes originales pagados deben ser cancelados señalando la fecha de pago para evitar que se duplique el pago del mismo justificante.

c. cobros
Deben existir normas escritas para el procedimiento de cobros de cuentas.
Dentro de lo posible, los cobros deben realizarse mediante transferencias o cheques nominativos.
La correspondencia debe ser abierta y registrada en un libro de correspondencia llevado por una persona ajena al departamento de tesorería.
Deben existir recibos prenumerados por imprenta para los cobros.

ELEMENTOS DEL AREA DE TESORERIA
descripcion del area
PRINCIPALES PROBLEMAS DEL ÁREA
Manipulación de los propios documentos de cobro mediante la interceptación de los talones.
Incluir más de una vez el mismo comprobante de gastos en el fondo fijo de caja, o adulterarlos para percibir un importe superior.
Sustracción de ingresos en efectivo antes de su registro.
Cancelación de cuentas a cobrar como si fueran incobrables, sustrayendo los cobros.
Retener cobros de clientes y manipular los cobros mediante descuentos ficticios.
Falsear asientos de ventas.
Facturar por importes inferiores a los normales para disimular cantidades sustraídas.
Sustraer temporalmente fondos de caja para uso particular, reponiéndolos posteriormente.
No depositar el efectivo recibido, alegando al cajero que se cubrieron con esos fondos anticipos sobre sueldos o gastos de viaje, esperando el reembolso de esas partidas para efectuar el depósito.

las funciones del departamento de tesoreria deben estar perfectamente indentificadas y segregadas de cualquier otro departamento.
En particular deben estar segregadas de tesoreria:
1.Efectuar apuntes contables y llevar los registros de cuentas a cobrar o pagar.
2.Autorizar descuentos, bonificaciones o cancelaciones relacionadas con las cuentas a cobrar
3.Mantener la custodia de los documentos a cobrar
4.Enviar o recibir los estados de cuentas con los deudores
5.Preparar y/o aprobar documentos de pago, incluida la nómina de los empleados.
Recibir directamente los extractos bancarios y Preparar las conciliaciones.

La fundamentación teórica del presente trabajo es precisamente darle cumplimiento a la Orden de Trabajo No. 05/12/07, emitida por la Delegación Territorial de Auditoria y Control, que prevé ejecutar una auditoria Especial a la Unidad Presupuestada: “Z”, para lo cual se aplicó el programa de auditoria concebido por el MAC para evaluar el sistema de control interno.


Comprender las disponiblidades de medios liquidos en caja, divisas y los saldos a favor de la empresa en cuentas corrientes, a la visra o de ahorro, de disponibilidad inmediata en bancos y entidades de credito.
Saldos en efectivo propiedad de la empresa que no tengan restriccion a su disponibilidad.
inversiones financieras convertibles en efectivo, con vencimiento no superior a tres meses desde la fecha de adquision, que no tenga riesgo significativo de cambios de valor.
Figura en el activo corriente del balance.
a. Estructura organizativa
pagos por banco
pagos en efectivo
La auditoría constituye una herramienta de control y supervisión que contribuye a la creación de una cultura de la disciplina de la organización, y permite descubrir fallas en las estructuras o vulnerabilidades existentes en la organización, a la vez que se aplica dentro de un periodo determinado para conocer sus restricciones, problemas y deficiencias, como parte de la evaluación. Tomando en consideración lo anteriormente planteado, así como los resultados que se obtienen con la aplicación de una auditoria, constituye la razón por la cual se concibe este trabajo.
Problema: El insuficiente control interno de los recursos monetarios está incidiendo de forma negativa en los resultados de la unidad.
Objetivos:

• Verificar el grado de cumplimiento de las legislaciones vigentes para el control y uso de los recursos asignados analizando el tema de Tesorería y Efectivo.
• Comprobar el control interno del Efectivo y Recursos Monetarios en Bancos.
• Verificar de forma general el cumplimiento de los procedimientos establecidos en las operaciones objeto de comprobación.

Hipótesis: Si se realizara un estudio del control interno y este a su vez sirviera como base para la preparación del Plan de Prevención esto ayudaría a obtener los resultados deseados.
DESARROLLO

Según el Decreto Ley No. 159 del Ministerio de Auditoria y Control, esta se define como: “un proceso sistemático, que consiste en obtener y evaluar objetivamente evidencias sobre las afirmaciones relativas a los actos o eventos de carácter económicos – administrativos, con el fin de determinar el grado de correspondencia entre esas afirmaciones y los criterios establecidos, para luego comunicar los resultados a las personas interesadas. Se practica por profesionales calificados e independientes, de conformidad con normas y procedimientos técnicos”.

Los objetivos fundamentales de la auditoria son:

• Evaluar el control de la activad administrativa y sus resultados.
• Examinar las operaciones contables y financieras y la aplicación de las correspondientes disposiciones legales, dictaminando sobre la racionabilidad de los resultados expuestos en los estados financieros, así como evaluar cualquier otro elemento que, de conjunto, permiten elevar la eficiencia, economía y eficacia en la utilización de los recursos.
• Prevenir el uso indebido de recursos de todo tipo y propender a su correcta protección.
• Fortalecer la disciplina administrativa y económica – financiera de las entidades, mediante la evaluación de los resultados a quien corresponda.
• Coadyuvar al mantenimiento de la honestidad en la gestión administrativa y a la preservación de la integridad moral de los trabajadores.
Tomando en consideración lo planteado con anterioridad se decidió ejecutar una auditoria Especial, la selección del tipo de auditoria se hizo teniendo como base lo establecido en el resuelvo primero de la Resolución 100 del 11 de noviembre del 2004 del Ministerio de Auditoria y Control, en su Anexo 1 Capitulo I y IV.

Se siguieron los procedimientos lógicos, llevando a cabo un orden riguroso para realizar el trabajo de la forma más completa y viable posible, con la debida calidad y con la mayor economía, eficiencia y eficacia; garantizando el cumplimiento de los objetivos propuestos, y logrando una adecuada interrelación de las diferentes etapas, las cuales fueron:

• Preparación metodológica.
• Exploración.
• Planeamiento.
• Supervisión y revisión.
• Disposiciones legales y demás regulaciones.
• Controles de la administración.
• Evidencias.
• Confecciones y presentación del informe de auditoria.

Después de recibir la Orden de trabajo No 05/12/07 y conociendo que se debe realizar una auditoria especial así como los objetivos de trabajo propuestos para la misma, el supervisor, de conjunto con el jefe de grupo y los auditores actuantes, se prepararon metodológicamente, tomando en consideración el tipo de auditoria a desarrollar y la entidad a auditar, analizando las auditorias realizadas a la misma y además el banco de datos que se posee.

Se hace acto de presencia en la entidad, personándose ante el director de la misma, mostrándole los documentos que acreditan que al menos el supervisor y el jefe de grupo están inscriptos en el Registro de Auditores de la Republica de Cuba, dejándole el original de la carta de presentación.

Seguido de lo cual se realizó un recorrido por las oficinas y el resto de sus instalaciones, luego se procedió a revisar los documentos de las diferentes inspecciones y auditorias archivadas en el Expediente Único de Auditorias en lo referente a la regulación 276 del 2003 del MAC, de lo cual se dejo evidencia en los papeles de trabajo, haciendo las anotaciones de las principales deficiencias en ellas detectadas.

Un paso importante lo constituye la realización de un buen estudio preliminar de la entidad, como base para confeccionar el plan para ejecutar la auditoria donde se seleccionan las áreas específicas a controlar y la obtención de la información que se utilizará para realizar el planeamiento.
Concluida la exploración se procedió a confeccionar el planeamiento de la auditoria, esta etapa es esencial para el proceso, pues representa la concepción estratégica formal de la actividad de control que se desarrollará. En esta etapa se deben dejar definidos los objetivos, el alcance y la metodología a utilizar. Además, en la misma se tuvieron en cuenta los siguientes aspectos:

• Importancia y necesidad de los usuarios.
• Comprensión de las funciones o actividades.
• Leyes y regulaciones.
• Pronósticos y metas.
• Recursos.
• Operaciones.

Para los auditores constituye una decisión importante la determinación de la cantidad y el tipo de evidencia que deben reunir, un aspecto importante de esta decisión es la respuesta a la pregunta: ¿Que tan grande debe ser la muestra seleccionada?

Entre los factores que debe tomar en cuenta el auditor al planear los tamaños de las muestras se incluyen los siguientes:

• Control Interno
• Importancia del riesgo de auditoria

La determinación de las operaciones que serán verificadas y el alcance de tal verificación es fundamentalmente, responsabilidad del jefe de grupo, colegiada con el criterio del supervisor y oído el parecer de los auditores actuantes.

El auditor selecciona las operaciones que serán examinadas, tomando en consideración sus conocimientos acerca del control interno, la importancia relativa de las operaciones, las áreas de riesgo y los tipos de errores localizados en la presente y en anteriores auditorias; precisando los costos, riesgos y beneficios que representa el tipo de muestreo que se va a utilizar en cada caso.

Las técnicas de selección para el muestreo que se aplicaron en nuestro trabajo fueron la aplicación de los procedimientos de cumplimiento y sustantivo, y la técnica de selección de muestras utilizada fue al azar, asegurando que todas las operaciones dentro del universo tengan la misma posibilidad de ser seleccionadas, aplicándose las técnicas de auditoria que posibiliten obtener las informaciones y comprobaciones necesarias que permitan emitir la opinión profesional en la ejecución del trabajo.
La utilización de los procedimientos de muestreo es una de las razones básicas de por qué el informe del auditor se ve como expresión de una opinión y no como certificación absoluta del tema que se analiza.

Para llegar a la presentación del informe fue importante tener en cuenta que:

- Los papeles de trabajo constituyen el vínculo entre el trabajo de planeamiento, ejecución y el informe que se elabora, por tanto debe complimentarse para su confección los siguientes requisitos:

• Deben expresar los objetivos, el alcance, la metodología y los resultados de la auditoría interna.
• Incluir aquellos programas que se requieran confeccionar específicamente para la ejecución de la auditoría interna.
• Ser completa y exacta, de forma que permita sustentar debidamente los hallazgos, conclusiones y recomendaciones, así como demostrar la naturaleza, el alcance y el trabajo realizado.
• Suficientemente claros, comprensibles y detallados, para que un tercero, que no haya mantenido una relación directa con la auditoría, este en capacidad de fundamentar las condiciones y recomendaciones mediante su revisión y no debe requerir de explicaciones orales.
• Ser legibles y ordenados, o de lo contrario podrían perder su valor como evidencia. Deben contener índices y referencias adecuadas.
• Contener la identificación del significado de marcas de revisión utilizados por los auditores internos en los casos en que estas no estén establecidas centralmente.
• Contener información relevante, esto es limitarse a los asuntos que sean pertinentes e importantes para cumplir los objetivos del trabajo encomendado.

El trabajo desarrollado quedó sustentado en los papeles de trabajo y fueron plasmadas en el informe las deficiencias detectadas que cumplieran con la condición de relevantes, suficientes y competentes; el cual se elaboró de acuerdo a las Normas para la presentación de informes establecidas en la Resolución 100 del 11/noviembre del 2004 en su Resuelvo primero, Capitulo IV “Normas de Información “del MAC.

Ministerio de Auditoria y Control
Monserrate No.213 Habana Vieja, Ciudad de La Habana.

Las Tunas, 16 de Diciembre del 2007
“Año 49 de la Revolución”

Orden de trabajo No. 05/12/07
Entidad auditada: “Z”
Dirección: Calle X, Número X Las Tunas.
Subordinada a: Ministerio X
Tipo de auditoria: Especial.
Fecha de inicio: 11 de Noviembre del 2007.
Fecha de terminación: 16 de Diciembre del 2007.
Auditoria ejecutada por: Delegación Provincial del MAC en Las Tunas.
Jefe de grupo: Beysi Batista Lorenzo.
informe de auditoria
La Unidad Presupuestada “Z” tiene como actividad fundamental realizar la formación del personal en licenciaturas en XXXX, controlar la calidad de la formación integral de estos, realizar trabajos de investigación de la disciplina pedagógica y de especialidades, a fin de realizar actividades de extensión universitaria, brindar servicios de transportación, comedor y cafetería a sus trabajadores en moneda nacional, y comercializar de forma minorista a sus trabajadores productos agrícolas excedentes del autoconsumo en moneda nacional, todo ello aprobado en su objeto social según la Resolución 053 del Ministro de XXXX, fechada el 25 de mayo del 2004.

La contabilidad se encuentra centralizada de forma automatizada en las actividades de inventarios, activos fijos tangibles y consolidados de Estados Financieros con el programa RODAS. El resto del trabajo se efectúa de forma manual. La unidad tiene un centro contable y un almacén ubicados en el municipio de Las Tunas, además de un comedor obrero y uno de estudiantes.

Se comprobó la existencia del Expediente Único de Auditorias que comprende los informes de las Auditorias y comprobaciones realizadas a la entidad durante los últimos años.

La auditoria realizada tuvo los siguientes objetivos:

- Evaluar mediante pruebas de cumplimiento y sustantivas, la efectividad de los sistemas de Control Interno en la entidad seleccionada, de acuerdo con las normas y procedimiento establecido en la Resolución No. 297 del Ministerio de Finanzas y Precios del 23 de septiembre del 2003, en el tema siguiente:
- Tesorería y Efectivo
- Evaluar el cumplimiento de la legislación vigente para el aspecto señalado.

Los objetivos fueron alcanzados según lo previsto, se aplicaron las indicaciones elaboradas por el Ministerio de Auditoria y Control en la Guía emitida para el Control Nacional.

Se tomaron para la comprobación, por muestras, las operaciones realizadas durante el II semestre del año 2007. La revisión se realizó de forma detallada, incluyendo los cálculos y anotaciones realizadas en los documentos, registros y submayores que fueron objeto de verificación.

En las verificaciones efectuadas se aplicaron las Normas para Auditores Gubernamentales, no existiendo limitantes para alcanzar el cumplimiento de los objetivos propuestos.
introduccion
conclusiones
Por los resultados obtenidos en las verificaciones realizadas se evalúa de MALO el grado de cumplimiento de los Procedimientos de Control Interno Contable y Administrativo que ejerce la entidad sobre los recursos que fueron objeto de verificación, criterio sustentado en:

- Designar como cajera a la Técnico en Gestión Económica que entre sus funciones es contrapartida de las operaciones que ocurren en la caja.

- Presentan incumplimiento de los procedimientos mínimos del Control Interno y Contable con relación a los recursos monetarios.

- No se tiene implementado en su totalidad el control de las tarjetas magnéticas.

- La implementación de la Resolución 297 del 2003 del Ministerio de Finanzas y Precios en el área de la Subdirección de Economía y Servicios no esta diseñado y en el resto de las áreas evaluadas es insuficiente su aplicación al presentar violaciones de los componentes y normas.

- Los Planes de Prevención en las áreas visitadas no son efectivos ya que de todas las deficiencias detectadas ninguna constituye una posible manifestación ni está determinado como punto vulnerable.
resultados
Tesorería y Efectivo

1- La cajera en funciones es la técnico en gestión económica que revisa, contabiliza y custodia los reembolsos del fondo fijo, no existiendo contrapartida en algunas de las transacciones que realiza (P/T No. 2-14, Pág. 2).

2- No existe plan de arqueos (P/T No. 3-14, Pág. 3).

3- Al efectivo por depositar al banco en el periodo 1ro. de junio al 30 de Noviembre del 2007 no existe evidencia documental de que se le efectuaran arqueos, y en los fondos para cambio desde el 1ro de Julio al 30 de Noviembre del 2007. (P/T 3-14, Pág. 3).

4- En el Estado Financiero de agosto del 2007 la cuenta 105 Efectivo por depositar al banco no refleja saldo, existiendo recibos de efectivo en caja emitidos los días 30 y 31 de agosto del 2007 por un importe total de 5,697.62 pesos y depositados en el mes de septiembre, afectando la veracidad de las informaciones que brinda la entidad y no existe evidencia documental de haberse arqueado (P/T7-14, Pag7).

5- En el deposito al banco No. 5 por un importe 1,878.95 pesos se excede el termino aprobado por la entidad para depositarlo al banco que es de 10 días, considerando que este término crea causas y condiciones para que este presente la comisión de hechos delictivos .(P/T No 6-14, Pág. 6).

6- El vale para pagos menores No. 169 del 5/09/07 ampara un anticipo para dietas en la filial de Puerto Padre sin tener esta dependencia las medidas de seguridad mínimas para la custodia de recursos monetarios según manifiesta Justina Cancela Pérez, Jefa del Departamento de Contabilidad, siendo evidente que el efectivo que allí se manipula para el pago de salarios y estipendios mensualmente no posee la seguridad y custodia requerida, lo que crea las condiciones para que esté presente la comisión de hechos delictivos. (P/T No. 2-14, Pág. 2).

7- No se cumplimentan los procedimientos para el control de las Tarjetas Magnéticas en los aspectos contables No. 11, 12 y 13 recogidas en la Circular 02 del 24 de febrero del 2005 del Ministerio XXXX. (P/T No. 8-14, Pág. 8).

8- La cuenta 101 Fondo para Pagos Menores, presenta diferencias entre el efectivo arqueado al final del mes y el saldo del submayor al cierre de los meses de agosto, septiembre y octubre del 2007 provocados por errores de procedimientos al no disminuirle los anticipos liquidados y no reembolsados al final de cada periodo contable afectando la razonabilidad de esta cuenta en los meses antes señalados (P/T No. 9-14, Pág. 9).

9- Interrelación de las deficiencias con las normas por componentes (P/T No. 1-14, Pág. 1)

- Componente Ambiente de Control, Norma de Integridad y Valores Éticos, al no mantener íntegramente los recursos monetarios.
- Norma de asignación de Autoridad y Responsabilidad, al asignar la responsabilidad de la custodia de la caja a la persona que ejerce la contrapartida de las operaciones de caja en el área contable.
- Componente Actividad de Control, Norma de Coordinación entre Áreas, al no efectuar chequeos periódicos al efectivo por depositar al banco.
- Norma de Registros oportunos y adecuados de transacciones y hechos, al no registrar las operaciones en el momento que ocurren.

10- Interrelación con el Plan Prevención

Causas y condiciones: Falta de integridad y valores éticos en la custodia del efectivo, incumplimiento de los procedimientos establecidos para supervisar el efectivo en caja.

Plan de prevención: Esta definido como punto vulnerable la caja, pero estas deficiencias no se encuentran incluidas como posibles manifestaciones.

Opinión del auditor: Independientemente que esta confeccionado el Plan de Prevención no se encuentra identificada esta posible manifestación, por lo que no es efectivo.

11- Documentos ocupados
De existir alguna discrepancia con el contenido del informe, la entidad auditada debe comunicar sus descargos a la Delegación Provincial del Ministerio de Auditoria y Control dentro de los 5 días hábiles siguientes a su recepción de acuerdo a lo establecido en la Resolución No. 419 del 2006 de dicho Ministerio.

De acuerdo a lo establecido en el Decreto Ley No. 159 de la auditoria, capitulo V, articulo 14, se debe discutir en el Consejo de Dirección de la entidad el resultado de la auditoria, siendo el máximo dirigente de la misma el responsable de adoptar las medidas necesarias para erradicar las deficiencias consignadas.

Deseamos patentizar nuestros agradecimientos a los dirigentes y trabajadores de la entidad por la colaboración prestada durante la realización de la auditoria.

Fraternalmente,

Beysi Batista Lorenzo.
Auditor Jefe de Grupo:
No. Registro de Auditores 555.
ANEXO No. 9

Orden de Trabajo: 05/12/07.

ACTA DE DECLARACIÓN DE RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA.

Con la puesta en vigor de la Resolución 100 del 2004 del MAC recomendamos:

• Estudiar y aplicar este cuerpo legal por parte de los directivos y auditores de las entidades del país permitiéndole mayor efectividad en la ejecución de las auditorias y controles internos.
• En la supervisión a las auditorias se debe aplicar esta legislación con el rigor que se necesita.

BIBLIOGRAFIA

• Decreto Ley 159 del Ministerio de Auditoria y Control.
• Resolución 100 del 11 de noviembre del 2004 del Ministerio de Auditoria y Control
• Manual del Auditor del Ministerio de Auditoria y Control.
• Resolución 26 del 2006 del Ministerio de Auditoria y Control.
• Resolución 13.
Auditoria interna especial de tesoreria a la unidad presupuestada "Z"
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