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Analisis, Diseño y Control de Formas

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Cesiah Arev Ruiz

on 10 March 2015

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Transcript of Analisis, Diseño y Control de Formas

Administración IV


EQUIPO 4
CRUZ ALANIS JOANA GISELL
GALLEJOS JUAREZ ADRIAN
RUIZ VERA SECIA E.
VEGA ZALETA ARLING JULIANA
UNIDAD IV
ANALISIS,DISEÑO Y CONTROL DE FORMAS
GENERALIDADES
METODOLOGIA PARA EL ANALISIS DE DISEÑOS Y CONTROL DE FORMAS
ELABORACIÓN DE FORMAS
GENERALIDADES
¿QUE ES UNA FORMA?
Es un instrumento de comunicación administrativa, impresa generalmente en papel o similares (cartón, cartulina) y con impresiones realizadas mediante alguno de los medios de reproducción gráfica.
IMPORTANCIA DE LAS FORMAS
En la actualidad, el uso de las formas tiene gran importancia, debido principalmente a:

 Su Contenido
 La cantidad que de ellas se utiliza
 El alto costo que representan
 Constituyen el principal instrumento de los Procedimientos y procesos operativos.
 Auxilian en la observancia de las políticas institucionales.

Situación actual en el uso de las formas
La gran diversidad y cantidad de ellas que se utilizan actualmente presenta graves dificultades para su control, y su diseño no siempre es el adecuado.

Esto ha venido originando que se presenten diversas anomalías.
OBJETIVO DEL ANALISIS, DISEÑO Y CONTROL DE FORMAS
Contribuir a la agilización de los procedimientos y métodos de trabajo
Propósitos del Análisis,
Diseño y
Control de Formas:
• Contar con las formas adecuadas para las operaciones que se realizan.
• Conocer el número exacto requerido.
• Mejorar la eficiencia de los procedimientos que las utilicen y disminuir las cargas de trabajo.
• Establecer una clasificación en todas las unidades administrativas.
• Normalizar las que se encuentran en uso, con diseños elaborados técnicamente.
• Contar con un Catálogo que contenga todas las formas utilizadas en la
institución y en el cual se visualicen sus características.

METODOLOGIA PARA EL ANALISIS, DISEÑO Y CONTROL DE FORMAS
Determinación de la Factibilidad del Estudio:

Para realizar un estudio de este tipo, se requiere de una investigación previa de las formas que operan en una dependencia, tomando en consideración:

EL PROCESO QUE AFECTA

RECURSOS HUMANOS

RECURSOS MATERIALES PARA EL DISEÑO Y REPRODUCCIÓN

REQUISITOS MINIMOS

AUTORIZACIÓN

Investigación
Recopilación de Formas:

Clasificación

Con ayuda del archivo, se clasificarán provisionalmente conforme a las necesidades de la institución o la conveniencia de la unidad de Sistemas y Procedimientos (O y M) que realiza el estudio.

Análisis de las Formas
Fijacion de prioridades
Analisis
Consideraciones de tipo funcional
Consideraciones de tipo material
DISEÑO DE FORMAS
Información básica
Título
Número de copias
Tipos de forma
De líneas
De columnas
De casillas

CONTROL DE FORMAS
Después de contar con todas las formas de la institución, se procede a clasificarlas.

Funcional. Se basa en las funciones que desarrolla la institución.

Por unidad administrativa. Sirve para facilitar la identificación de las formas en uso de cada unidad


Siendo éste un conjunto de documentos, deberá mostrar todo lo que se pueda saber acerca de una forma, para lo cual será necesario que contenga la siguiente información:

• Clasificación.

• Objetivo de la misma.

• Cambios experimentados.

• Modelo vigente autorizado.

ELABORACIÓN DE FORMAS
Control sobre creación de formas

Las áreas de Sistemas y Procedimientos (O y M), deben velar por que las dependencias usuarias no puedan crear formas en sus unidades administrativas ni dupliquen esfuerzos y recursos.

Se procurará que las reimpresiones de formas no afecten a los procedimientos en que intervienen, pudiendo estar dichos procedimientos sujetos a estudio.




Los informes escritos pueden reducirse a la estructura de informe mediante el diseño de sistemas computarizados de consulta a la base de datos. Suponga­mos que varios gerentes necesitan cierto tipo de información varias veces al año. En vez de proporcionarles informes mensuales que la contengan, podríamos guardarla en la base de datos.
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