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Diferencia y características de dato ,informacion y document

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Diferencia y características de dato ,información y documento
DATO
DATO: es un elemento pequeño pero de gran importancia dentro de la información, con la falta de uno de ellos se puede distorsionar el mensaje, los datos se deben recolectar, trasformar y procesar final mente en información. se pueden clasificar según su funcionalidad, en numéricos, en cadena y lógicos.
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO
Respetado Supervisor: dentro de la organización archivista los documentos de archivo se clasifican según la función que pretendan cumplir y el impacto que buscan generar en el destino o destinatarios por lo tanto al analizar el tipo de documento que se encontraba desorganizada en el departamento de archivo, he disidido clasificarla de acuerdo a la normatividad vigente, al observar la documentación correspondiente se pueden clasificar así

SEGUN SOPORTE
TEXTUALES: Notas, borradores, apuntes rápidos.
GRÁFICOS: Mapas, Dibujos, Planos
IMAGEN: Fotografía, Cuadros, Vídeos
CINTA: Discos duros



DOCUMENTO
es el instrumento en el cual se consigna la información necesaria para trasmitir el conocimiento. se pueden clasificar en documentos de archivo, documento electrónico se caracterizan según su naturaleza, situación persona o entidad que los produce, las cuales pueden ser internas o externas.
4 TIPOLOGÍAS
Y LA IMPORTANCIA DE CADA UNA DE ELLAS
1. CORRESPONDENCIA COMERCIAL. Este es un sistema de comunicación escrito que utilizan las empresas en sus diferentes actividades, motivo por el cual son necesarias, ya que con ellas tenemos registros de actividades dentro y fuera de la empresa donde podemos dar a conocer asuntos importantes de la misma.
2. DOCUMENTOS ESPECIALES: Estos documentos como su nombre lo indica son aquellos que por su contenido o condiciones debemos conservar con mucha responsabilidad ya que contienen información muy importante y es por ello que deben tener formatos específicos, es así como estos pueden ser escritos como también electrónicos o audiovisuales. Es por esto que los podríamos considerar por sus contenidos confidenciales o esenciales para el funcionamiento de la empresa.
3. DOCUMENTOS CONTABLES: Son importantes porque en ellos se soportan las operaciones comerciales y reposa todo lo relacionado con estas actividades, es por esto que allí se ve reflejado la situación financiera de la empresa. Por ejemplo las facturas, los recibos de caja, los comprobantes, entre otros
4.DOCUMENTOS LEGALES: Los podríamos considerar de mucha importancia dentro de una empresa, ya que estaríamos hablando de documentos que le dan legalidad o tal vez vida jurídica a u la empresa, demostrando así su buen proceder, es en este orden de ideas que estos nos podrían llegar a servir como prueba o demostración de un suceso en referencia a la empresa.




TÉRMINOS
COMUNICASIÓN:
Forma verbal o no verbal que permite la transmisión de una información, a través de la intervención de elementos precisos como son el emisor (quien envía el mensaje), receptor (quien recibe el mensaje), canal (medio utilizado) y un código (conjunto de lenguas o convenciones que apoyan la transmisión del mensaje)

FOLIAR:
Efectuar la numeración por hojas de un archivo identificando claramente los volúmenes de los contenidos documentales y sus anexos.
GESTIÓN DOCUMENTAL
: Conjunto de trámites y normas técnicas que permiten que un documento, desde su origen hasta la terminación de su producción y contenidos, cumplan con el objetivo para el cuál ha sido elaborado, dentro de los términos jurídicos establecidos por las normas legales vigentes
REVISIÓN DOCUMENTAL
: Pasos que se deben tener en cuenta para realizar la verificación de los criterios, con los cuales se ha elaborado un documento para que cumpla adecuadamente su objetivo en la etapa de recepción, despacho y función.
PAGINAR: Efectuar la numeración detallada por páginas de un documento.
U
NIDAD DE CORRESONDENCIA :
Es el área encargada de realizar el debido proceso o gestión de un documento permitiendo que cumpla su ciclo vital, y a su vez que la información contenida en ellos cumpla los parámetros legales.



CADA UNA DE LAS ETAPAS DE UN DATO.

LA RECOLECCIÓN:
De datos se refiere al uso de una gran diversidad de técnicas y herramientas que pueden ser utilizadas por el analista para desarrollar los sistemas de información, los cuales pueden ser la entrevistas, la encuesta, el cuestionario, la observación, el diagrama de flujo y el diccionario de datos. Todos estos instrumentos se aplicarán en un momento en particular, con la finalidad de buscar información que será útil a una investigación y para la conversión de dato a información.
PROCESAMIENTO
Es la técnica que consiste en la recolección de los datos primarios de entrada, que son evaluados y ordenados, para obtener información útil, que luego serán analizados por el usuario final, para que pueda tomar las decisiones o realizar las acciones que estime conveniente.
TRASFORMACIÓN
Consiste en transformar los datos ordenados en información y conocimiento útil.


INFORMACIÓN
es el conjunto de datos debidamente organizados que permiten trasmitir o comunicar un mensaje, el cual lleva a la toma de sediciones a nivel personal u organizasional. se puede clasificar en personal, institucional y documental.


ACTIVIDAD INTERACTIVA

APORTES
1. Los archivos son importantes porque. Recopilan, conservan y difunden información registrada, generada o recibida por una entidad.
2. También son importantes porque nos sirven para:
 Toma de decisiones
 Imagen confiable
 Respaldo lega
 Memoria Institucional
 Fuente Cultural
 Refleja Resultados
 Procedimientos Únicos
 Historia.



PRESENTADO POR:
YINETH ASTRID GUERRA
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