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ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE UN ARCHIVO

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by

mariana tabin

on 23 August 2013

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Transcript of ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE UN ARCHIVO

Notes
Ideas
Ideas
Ideas
ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE UN ARCHIVO
Manejo de un archivo
Control de los documentos en un archivo
Se le llama Sistema de Cargo. El encargado del Archivo es el responsable del control de los documentos y de su confidencialidad.
Sistema de cargo para archivos físicos
Cuando se trata de documentos en papel, deberá funcionar completamente el sistema de cargo.
Sistema de transferencia
Consiste en pasar los documentos de un lugar a otro, siempre asequible dependiendo de su uso. Existen dos formas de transferir
Perpetua o inmediata
Sistemática o periódica.
Eliminación de documentos
Conocer y saber qué tipos de documentos tenemos. Si son de contabilidad guardarlos por 5 años.
Materia pendiente
En toda oficina encontramos documentos que no se pueden tramitar, ya que, están pendientes de un estudio, opinión, decisión, etcétera. Los documentos de este tipo se guardan en una canasta que dice “PENDIENTE”. Existen diversas formas para controlarlos
Oficina pequeña
Al escribir el documento en computadora.
Al escribir el documento a máquina.
Al recibir correspondencia.
Oficina por departamentos
Cada Departamento controla su propio archivo.
Oficina con archivo centralizado
Todos los Departamentos envían sus documentos al Archivo Central.
El archivo físico sigue existiendo.
Al dejar el computador.
Al imprimir un documento.
Al prestar un documento.
Pasos
Llenar una formula de solicitud y cuidar del documento.
Cuidar su regreso.
*Caso de prisa, llenar formulario y recoger la firma.
Tipos de documentos
Documentos vitales
Documentos importantes
Documentos útiles
Correspondencia normal
Correspondencia de rutina

Pasos previos a la eliminación
Saber la frecuencia de la utilidad
Obtener por escrito la autorización
Eliminación física.

Para decidir qué vamos a eliminar
Preparar lista
Un comité
Política de la empresa
Eliminación física
Muy confidenciales
No confidenciales
Dependiendo de la organización de la oficina, así encontramos los archivos.
En un computador
Transferencia inmediata
Transferencia Sistemática o Periódica
En un archivo físico
Transferencia perpetua o inmediata
Transferencia Periódica o Sistemática
Transferencia periódica o sistemática
Activos
Semiactivos
Inactivos
Primera forma
Colocar una guía pendiente
Tener un juego de guías para los 31 días del mes
Elaborar una carpeta por cada mes
Segunda forma
Se destina una gaveta pendiente
Tener un juego de guías alfabéticas
Tercer forma
Destinar una gaveta pendiente
Colocar juego de carpetas, una por día y una guía por mes
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