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AUDITORIA

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by

Francisco Ramirez

on 10 January 2013

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Transcript of AUDITORIA

Técnicas de Auditoría Que es una Auditoría? "Proceso sistemático, independiente, documentado, para obtener evidencia y evaluaría objetivamente, con el fin de determinar en que grado se cumplen los criterios de la auditoría" ISO 19011 Para que realizar auditorías? Conocer la capacidad del SG para cumplir los requisitos (cliente, ISO 18001, 9001, 14001, etc, legales y de la organización).
Evaluar las fortalezas y debilidades del sistema de gestión.
Detectar oportunidades para la mejora continua.
Verificar la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados.
Ejecutar seguimiento de la eficiencia de las acciones correctivas y preventivas. Que resultados puedo esperar de una auditoría? 1. Conocimiento acerca de como funciona una organización u otro departamento, para resolver la paradoja de percepción del proceso: La forma en que el procedimiento actual dice que trabaja.
La forma en que la dirección piensa que trabaja.
La forma en que realmente trabaja.
La forma en que se supone que trabajan 2. Una mejor comunicación entre los departamentos

3. Mejora de las relaciones cliente - proveedor

4. Confirmación de que el SG funciona eficazmente

5. Productividad, eficiencia y seguridad así como, mejoradas del proceso de la organización Tipos de Auditorías Internas De primera parte por la propia organización o en nombre de esta para revisión por la dirección y otros propósitos internos. Tipos de Auditoría De segunda parte La realizan las partes que tiene interés en la organización; por ejemplo clientes. De tercera parte La realiza organismos externos e independientes, por ejemplo los que ofrecen registors de certificación de conformidad con los requisitos de la norma ISO 18001 Principios de la Auditoría 1. Conducta ética: Confianza integridad, confidencialidad y discreción. 2. Presentación objetiva: Los hallazgos, conclusiones y reportes de la auditoría reflejan con veracidad y exactitud de las actividades de la auditoría 3. Cuidado Profesional: Competencia de los Auditores Principios de Auditoría. 4. Independencia: Los auditores no están parcializados y no tiene conflictos de intereses. los auditores mantienen un estado mental objetivo durante todo el proceso de auditoría, para asegurar que los hallazgos y conclusiones se basaron solo en evidencias.
No se pueden auditar procesos sobre los cuales se tiene responsabilidad en ejecución.

5. Evidencia: la evidencia de la auditoría es verificable, se basa en muestra de información y en observación directa. Quiénes intervienen en el desarrollo de una Auditoría Interna? Cliente Personas u organizaciones que solicita la auditoría Auditado Persona u organización responsable del área a la cual se realiza la auditoría de calidad, seguridad, medio ambiente, entre otras. Auditor Persona calificada para realizar auditorías de calidad e independiente de la actividad auditada Características de un Auditor Interno Educación
Formación
Experiencia
Habilidades Según Asignación: Tecnológico,profesional, bachiller Haber recibido formación en auditorías(conocimiento de la norma, técnicas y métodos de auditorías)
Conocimiento / entendimiento de modelos normalizados o documentación del sistema de gestión
Técnicas de examen, indagación, evaluación y presentación de informes Según asignación: entre 6 y 12 meses en la empresa interactuando con dos o mas áreas de la organización.
Haber estado / estar relacionado con procesos de documentación durante mas de 4 meses
Es deseable haber desarrollado labores de revisión, inspección evaluación, auditorías o similares incluyendo otras ramas de conocimiento. Capacidad para dirigir un equipo auditor
Habilidad para la formulación de preguntas y realización de entrevistas
Habilidad para la redacción de reportes
Habilidad para hacer presentaciones
Administración del tiempo En cuanto a atributos personales: Es ético
Buen Observador
Perceptivo
Brinda Apoyo
Paciente-Tolerante Buen comunicador
Diplomático
Flexibilidad en conceptos
Es justo y versátil Fases o Etapas de la Auditoría Interna Planificación
Ejecución
Presentación de Informes
Seguimiento Planificación: Programación Preparación Elaborar un programa de auditorías tomando en consideración: Definición de procesos a auditar: Estos deben seleccionarse de acuerdo a el estado y la importación de los mismos y las áreas a auditar, resultados de auditorías previas, solicitudes internas o externas cubrir todos los procesos del SG, cambios organizacionales. Definir los criterios, recursos y alcance de la auditoría
Definir metodología y frecuencia
Fechas estimadas de realización
Equipo Auditor
Auditados Revisión de la Documentación
Elaborar lista de verificación o chequeo de la auditoría: Elaborar lista de requisitos o preguntas básicas. con referencia a los criterios de auditoría, el uso no es obligatorio, a menos que lo especifique una norma particular pero puede ser muy útil para los nuevos auditores. Lista de Verificación... Debe elaborarse en concordancia con la actividad a auditar
Debe utilizarse como soporte para la preparación de la auditoría
Permite estructurar el proceso de evaluación a realizar
No debe de utilizarse como herramienta para un interrogatorio
Es solo una guía para determinar si las actividades ejecutadas corresponden a las disposiciones adoptadas Como debe de elaborarse? Partir de los documentos aplicables para el alcance seleccionado
Identificar los cargos que se relacionan con el alcance de la auditoría
Identificar afirmaciones en los documentos aplicables
Identificar registros que se deriven de las disposiciones o documentos a auditar
Analizar actividades con posibles riesgos de generar no conformidades. Como debe de elaborarse? Las preguntas, actividades o registros a verificar no necesariamente se deben de prepara en el orden que serán verificados en el campo.
Considerar la verificación de las siguientes acciones al menos en las dos primeras auditorías:
-Disponibilidad del procedimiento documentado
-Evaluación del Grado de conocimiento
-Consistencia de la información en registros

Siempre centrarse en el alcance de la auditoría Que auditar en un proceso? Planear Preguntar por:
1. Los propósitos del proceso
2. El alcance y las responsabilidades
3. Recursos
4.Despliegue de objetivos
5. La identificación y comunicación de los requisitos del cliente
6. La metodología de planificación 1. La disponibilidad de documentos y registros incluyendo su control.
2.La aplicación de las técnicas y métodos de operación
3. La definición y aplicación de las disposiciones establecidas en los documentos.
4. Evaluar el contenido de los registros de calidad
5. La formación del personal 1. Método de seguimiento de desempeño de procesos.
2. Seguimiento a los productos
3. Indicadores de gestión
4.Analisis de datos generados
5. Resultado de auditorías de calidad al proceso Preguntar por: La aplicación de correcciones
El desarrollo de acciones correctivas
La implementación de acciones preventivas
Las acciones de mejora continua Para cada proceso se auditan los siguientes elementos: Para ISO 18001 desde la cláusula 4 a la 6, es decir toda la norma.
En caso de ISO 9001 de la clausula 4 a la 8 Ejecución Etapas a Considerar Reunión de apertura
Recolección de evidencia objetiva
Reunión de cierre 1. Presentación de la Auditores
2. Recordar objetiva y alcance de auditoría
3. Explicar la metodología para desarrollar la auditoría
4. Confirmación asignación de recursos
5. Resolver posibles dudas de los auditados
6. Acordar la reunión de cierre
7. Aclarar el proceso de presentación del informe
8. Aclarar cualquier aspecto delicado o confidencial
9. Determinar aspectos o requisitos relacionados con la seguridad La auditoría se realiza usando como referencia la lista de chequeo, los auditados son entrevistados con respecto al proceso o son observados mientras lo realizan. los auditores registran sus observaciones y recogen EVIDENCIA OBJETIVA. "Información que se puede comprobar que es verdadera basada en hechos, obtenidos a través de la observación, medición, ensayo u otros medios" ISO dependiendo de la norma que se trate. Obtener pruebas tangibles de que el sistema de calidad funciona correcta y eficazmente Evidencia Objetiva Un procedimiento
Un registro
Verificación de observaciones Fuentes de información Entrevistas
Observación directa
Comprobación (Documentación y registro) Las Entrevistas Errores que no se deben de cometer al realizar las entrevistas:
Auditar solamente documentos
Tomar las cosas de forma personal
Expresar antipatía por el auditado
Aceptar afirmaciones sin tener acceso a los hechos
Expresar juicios propios En las entrevistas hay que ser: Detallista
Diplomático
Respetuoso
Seguro
Decidido
Persistente Tipos de preguntas de auditoría Cerradas Suministra información puntual: un responsable, una fecha, un lugar
SI/NO Tipos de preguntas de auditoría Abiertas Permite obtener descripción de procesos o actividades Administración del tiempo Realizar primero las actividades mas complejas o difíciles
Asignar trabajo a los otros auditores
Adquirir el habito de hacerlo de inmediato
Conocer curva de cansancio del auditado y auditor
Ser creativo
Establecer limite de tiempo y cumplirlo Resultados de la Auditoría Hallazgo Resultado de la evaluación de la evidencia objetiva recopilada frente al conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.

Es registrado en la lista de verificación como respuesta a los cuestionarios que han sido preparados Tipos de hallazgos No conformidad Incumplimiento de una Requisito especificado Observación Situación que potencialmente puede afectar el sistema de gestión. Tipos de no conformidad Mayor a. Falla en documentar una clausula de la norma/ sistema contra el cual se realiza la auditoría

b. Falla en la aplicación de uno de los requerimientos de la Norma/Sistema Menor a. Una simple falta contra los requerimientos HAY SIN EMBARGO, OCASIONES CUANDO UN NUMERO SUFICIENTE DE NO CONFORMIDADES MENORES, CONTRA UN REQUERIMIENTO PARTICULAR, PUEDE SER CONSIDERADO COMO UNA NO CONFORMIDAD MAYOR Redacción de observaciones y no conformidades .... Componentes básicos

Observación o no conformidad (que incumple)
Numeral que se incumple(contra que se incumple)
Evidencia objetiva que la soporta Ejemplos de observaciones y no conformidades No existen registros que demuestren la aplicación de...(un requisito especifico del documento objeto de auditoría o de la norma ISO 18001, 9001 u otra norma)
Después de revisar/comprar(uno o varios registros propuestos en el documento objeto de auditoría) puede afirmarse que no se aplica(un numeral o tópico especifico del documento), dado que (explicación de la situación encontrada)
Aunque existe / se cumple con(registros, numeral o tópico especifico)no se encuentra / falta(explicación de la situación encontrada) Proceso de redactar no conformidad Una no conformidad registrada la evidencia objetiva de una conclusión adversa a la calidad. Esto se aplica si la falla es completa o parcial del Sistema Puntos para mantener la precisión, brevedad en la redacción de una conformidad. Responder en donde se ha observado la no conformidad

Usar la terminología del responsable del área auditada

Evitar la ambigüedad y la generalización Responder que se observo para declarar la No Conformidad

Referencia a hechos y documentos específicos La forma adecuada de establecer una no conformidad Es una observación exacta de los hechos
Dirige al que?, cuando?, donde?
Es recuperable(trazable)
Ayuda a lograr la implementación de la acción correctiva Tendencia a escribir no conformidades largas El cuarto que simula las condiciones de operación del sistema real que se tiene implementado en la practica, es mantenido bajo condiciones controladas de temperatura con un termómetro que fue calibrado el 1 de enero de 2001 hasta la temperatura de 20°C, lo cual indica un error en el concepto de calibración de equipos contraviniendo el requisito 3.1 del procedimiento PRC12 PROPUESTA:
Se encontró calibrado en un rango menor al promedio de trabajo, el termómetro que mide las condiciones de temperatura del cuarto que simula las condiciones reales de operación del sistema, lo cual contraviene el requisito 3.1 del documento PRC12 No conformidades con enfoque disperso o incoherente El plan de calidad de inspección y ensayos finales requieren que el 100% de los servicios prestados por el contratista de mano de obra sean verificados telefónicamente; los requisitos de inspección de instalaciones exigen una muestra aleatoria del 15% sin embargo se han aceptado valores de 5, 8 y 10 % PROPUESTA
El plan de calidad de inspección y ensayos finales, PL005 IE, exige una muestra aleatoria del 15% para el caso de las instalaciones; sin embargo se han aceptado valores del 5, 8 y 10% Expresión de Opinión No se realizo la evaluación de desarrollo semestral para evaluar el entrenamiento practico con el cual muchos de los problemas del area de servicio al cliente pudieron originarse por esta causa. Lo anterior incumple el requisito 2.2 del procedimiento de entrenamiento. CONSECUENCIAS:
Se expresan opiniones personales
Se están suponiendo situaciones
No hay evidencia objetiva en las suposiciones PROPUESTA
No se realizo la evaluación de desarrollo semestral para evaluar el entrenamiento practico con lo cual se incumple el requisito 2.2 del procedimiento de entrenamiento. No conformidades dudosas vagas o triviales La auditoría ejecutada en febrero de 2001 el área de mercadeo, establecido en el plan de auditoría QF 1916-1, no esta de acuerdo con los requisitos de ISO 9001/2000 CONSECUENCIAS:
No es precisa
No se puede tomar acción frente a esta descripcion PROPUESTA

La auditoría ejecutada en febrero de 2001 al área de mercadeo, establecida en el plan de auditoría QF 1916-1, fue realizada por el director de esta área, incumpliendo el requisito de imparcialidad exigido por la clausula 8.2.2 de la norma ISO 9001/2000 Repetición de las mismas o similares no conformidades Se encontró que el procedimiento PMV-001 del área comercial tenia versión 2 en el listado maestro y el que se esta usando es versión 1 Las instrucciones I 005 e I 006 utilizadas en control de calidad tienen versión 3 y 4 respectivamente, en el listado maestro se presta la versión 6 El plan de calidad para el proyecto de la zona del sur PS001 tiene fecha de aprobación el 5 de febrero de 2004 y versión 1 y en el listado maestro se le indica a ese documento la fecha de aprobación del 25 de abril de 2004 y versión 3 PROPUESTA Se encontraron en uso documentos del area comercial (PMV001), control de calidad (I005, I006) y de gerencia (PS001) cuyas actualizaciones no corresponden a las versiones vigentes presentadas en el Listado Maestro contraviniendo el requisito 4.5 de la Norma ISO 18001 La reunión de cierre Es una actividad posterior a la actividad de campo
permite presentar las conclusiones del equipo auditor al auditado y a la generación de la cual depende.
Durante los primero ciclos de auditoría se recomienda efectuar una reunión previa del equipo auditor para obtener consenso sobre no conformidades y observaciones
En la reunión de cierre únicamente se presentan las no conformidades y observaciones redactadas por consenso del equipo auditor La reunión de Cierre Debe darse énfasis a la obtención de una acuerdo con los auditados sobre no conformidades y observaciones identificadas por el equipo auditor.

Se recomienda presentar un resumen documentado de la auditoría: Actividad auditada
Personas entrevistadas
Conclusiones sobre aspectos favorables
Conclusiones sobre aspectos desfavorables
Documentos consultados
Presentación de observaciones y no conformidades Presentación de informes El informe de auditoría Traduce fielmente las conclusiones de la reunión de cierre
Recuerda el objetivo y alcance de la auditoría
Indica la fecha de la auditoría
Establece la composición del equipo auditor
Referencia de los documentos examinados
Define no conformidades puntuales
Puntos fuertes de la actividad auditada Posible Contenido Un máximo de tres paginas resumiendo
Fortalezas
Oportunidades de mejora
Detalles de las no conformidades y observaciones Se puede anexar o reemplazar con el plan de auditoría(opcional)

Los reportes de no conformidades y acciones correctivas Elaboración del plan de acción Los auditados definen el plan de acción para eliminar los no conformidades y sus causas, teniendo en cuenta actividades a realizar responsables y fecha de implementación SEGUIMIENTO Las auditorías de seguimiento Responsabilidades del auditado Proponer y desarrollar actividades para implementar las acciones provenientes del informe de auditoría

Definir fechas limite para la implantación de estas acciones

Verificar la eficacia de las acciones correctivas y preventivas antes de la auditoría de seguimiento Las auditorías de seguimientos Responsabilidad del auditor Acordar la fecha de la auditoría de seguimiento
Desarrollar la auditoría de seguimiento de acuerdo con las acciones propuestas
Presentar e informar los resultados de la auditoría de seguimiento
Evaluarla eficacia de las acciones implantadas Eficacia de acción correctiva Documentación Elaboración / modificación física
Difusión del documento
Distribución / ubicación de copias
Actualización lista de control
Identificación de obsoletos
Grado de aplicación practica Eficacia de acción correctiva Aplicación de disposiciones Cumplimiento de acciones

Consistencia de acciones frente al documento

Verificar registros asociados

Verificar áreas relacionadas

Aplicación frente a fecha de auditoría Eficacia de acción correctiva Entrenamiento Programación del entrenamiento
Suministro del entrenamiento
Cumplimiento del programa propuesto
Aspectos / temas cubiertos
Intensidad(horas / personas)
Verificación aleatoria en campo Eficacia de acción correctiva Dispositivos de seguimiento y medición Mecanismos de solicitud, compra e ingreso
Inclusión en el inventario
Asignación de responsabilidades para calibración
Preparación / adecuación de rutinas de calibración
Definición de frecuencia de calibración
Preparación de instrucción para uso del equipo o Entrenamiento del personal asignado a calibración Eficacia de acción correctiva Adecuación de áreas físicas Actualización de la distribución de la planta
Mecanismo empleado para definir ubicación
Asignación de responsabilidades para el control de productos almacenados
Definición de métodos para el manejo de producto
Definición de métodos para el almacenamiento de producto
Establecimiento de procedimientos para recepción desde y despacho hacia La evaluación de desempeño del auditor Puede realizarse mediante talleres o casos que presenten situación reales de la organización
Seguimiento por especialistas externos
Encuestas diligenciadas por el auditado y/o el auditor principal
Auditorías monitoreadas por auditores internos mas competentes
Una combinación de las anteriores Los informes para la revisión Gerencial Revisión del sistema de gestión de calidad Cumplimiento del programa
Objetivos alcanzados
Fortalezas y oportunidades de mejoramiento del SGC
Indicadores (No de no conformidades por proceso, pero requisitos de norma, horas utilizadas, otros)
Acciones correctivas / preventivas
Recursos asignados Información de interés Horas utilizadas en auditoría
Distribución del tiempo por auditor
Numero de áreas / procesos auditados
Relación de no conformidades / auditorías
Relación no conformidades / áreas o procesos auditados
Procesos o áreas con mayor numero de auditorías
Procesos o áreas con mayor numero de no conformidades
Porcentaje no conformidades abiertas
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