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Mémoire O2

Optimisation de la gestion administrative du personnel dans un contexte de turnover élevé dans le respect du cadre légal
by

Aurore Bailly

on 26 August 2015

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Transcript of Mémoire O2

Le secteur des services à la personne
1ère Partie :

Etude théorique
* Déclaration préalable à l'embauche
* Registre unique du personnel
* Affiliation auprès des institutions de retraite complémentaire obligatoire
* Déclaration de mouvement de main d'oeuvre
* Visite médiacle d'embauche
* Autorisation de travail pour les ressortissants étrangers
* Documents de sortie






Le turn-over
Rotation des effectifs dans l'entreprise
La gestion administrative
Répartition des services à la personne par marché
Un personnel peu qualifié
Un emploi "complémentaire" ou "alimentaire"
Un turn-over élevé
Caractéristiques
des emplois
dans les services
à la personne
Historique de la société O2
Présentation de l'agence
O2 Le Mans Nord
O2
confrontée à un turnover important
O2
confrontée à un turnover important
Le turnover au sein de l'agence O2 Le Mans Nord
Janvier à Juillet 2013
Pourquoi existe t-il un turnover élevé au sein des agences O2 ?
Quelques facteurs explicatifs:
- Volume d'heures trop irrégulier

- La rémunération variable

- Proposition d'un poste à temps plein

- Problèmes physiques (douleurs, etc...)

- Le poste ne correspond pas/plus à leurs attentes

Conséquences du turnover
au sein des agences O2
Mes missions durant mon stage
au sein de l'agence O2 Le Mans Nord
Agence O2 kid Bordeaux
SIRH qui permet de stocker toutes les informations clients et salariés

Partage des informations entre agence et siège



Peu voire pas de formation


Un SIRH performant mais pas suffisant
Une politique RH peu structurée
Mémoire
au sein de l'agence O2 Kid Bordeaux

Agence composée de 3 encadrants en agence ...
- Directrice d'agence : Marie Claire JOUBERT
- Chargée de clientèle : Nathalie GUILLEMIN
- Assistante d'agence : Chrystèle BARBIER
... et de 60 intervenants dont 2 jardiniers
- 400 clients réguliers
- Périmètre d'intervention : toute la Sarthe, à l'exception de Le Mans Sud, le Bélinois, Parigné L'Evêque, Ruaudin
(sauf pour le jardinage, où l'agence intervient également dans l'Orne)

Chaque agence est une SARL et gère son fonctionnement : recrutements, administratif, relations clients (visites, souscription, mises en place, suivis qualité, etc)
* Partie Ressources Humaines:
- tri et sélection des candidatures
- préqualifications téléphoniques
- animations d'informations collectives
- corrections des tests théoriques

* Partie administrative:
- gestion des plannings
- gestion des remplacements, absences, congés d'été
- mise en place des prestations "assisteurs"

* Partie commerciale:
- visites chez les prospects


Entre avril et septembre 2013
Beaucoup de turnover, d'absentéisme (arrêts maladies, prolongations, absences injustifiées, etc...)

Des recrutements hebdomadaires
(informations collectives toutes les semaines)
Comment fidéliser les intervenants dans un contexte de turnover important ?
Présentation de la
société o2
Société fondée en 1996

Spécialiste en ménage/repassage, garde d'enfants, aide aux seniors, jardinage, bricolage

Présence nationale, réseau O2 élargie, surtout depuis l'ouverture à la franchise et micro-franchise

N°1 dans les services à domicile
Présentation de l'agence
O2 Kid Bordeaux
Agence composée de 2 encadrants en agence...
- Responsable d'agence : Laëtitia GENESTE
- Chargé de clientèle : Dimitri PETROWSKI
... et de 106 salariés.
200 clients réguliers
Périmètre d'intervention : Bordeaux et Communauté Urbaine de Bordeaux

Chaque agence est une SARL et gère son fonctionnement par elle-même: administratif, recrutements, relations clients (administratif, visites, souscription, suivis qualité, etc)
Mes missions durant mon stage
au sein de l'agence O2 Kid Bordeaux
* Partie Ressources Humaines :
- Tri et sélection des candidatures
- Préqualifications téléphoniques
- Animation d'informations collectives
- Correction des tests théoriques
- Préparation de l'embauche

* Partie commerciale :
- Prospection
- Etablissement des mises en place
- Salons & forums
- Suivi qualité

Le fonctionnement de l'agence
Spécialisée en Garde d'enfants
Fonctionnement avec le siège social
Problématique

Agence
Siège social
Comment optimiser la gestion administrative du personnel dans un contexte de turnover élevé dans le respect du cadre légal ?
Traduit la situation sociale
Entraîne des coûts
Le Turn-over à l'agence
Turn-over = 66%
130 recrutements estivaux
Un contexte légal pas toujours bien pris en compte
Pièces justificatives :
Carte d'identité
Carte vitale
Attestation Sécurité Sociale
Casier judiciaire n°3
RIB
2 photos d'identité
Autres obligations administratives
Contrats de travail signés
Renouvellement ou fin de période d'essai
Visites médicales
Registre unique du personnel
Au 1er Mars : 19% des dossiers salariés complets
Aucun processus d'intégration


Saisie des disponibilités

Saisie du matériel professionnel
Aucune procédure mise en place
3ème Partie :
Synthèse
et préconisations
Mise à jour des dossiers salariés
Optimisation de l'entrée du personnel
Optimisation de la sortie du personnel
Gestion courante du courrier
Validation des procédures
Conclusion
Document récapitulatif Relances
Difficultés : sentiment de non-appartenance et éloignement du lieu de vie
Réduction des coûts liés au recrutement
Harmonisation des obligations administratives

Harmonisation des obligations administratives

* La clôture des prestations
* La sortie du personnel
Insuffisance de personnel Stagiaires

Procédures d'harmonisation des tâches

* Notes de frais
* Congés
* Courriers administratifs
* Fins de contrat
Validation par le responsable d'agence

Note à l'attention de l'Assistante RH et de la Coordinatrice de Planning
Sommaire
INTRODUCTION
1ère Partie :
ETUDE THEORIQUE
2ème Partie :
ETUDE SUR LE TERRAIN
3ème Partie :
SYNTHESE ET
PRECONISATIONS
CONCLUSION
recrutement
mises
en
place
visites
médicales
matériel
entrée
du
personnel
2ème Partie : Etude terrain
Check-list
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