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Documentos Contables

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Transcript of Documentos Contables

Clasificación
Comprobantes Externos: Emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados. Ejemplo Factura de compra, Recibos de pago en efectivo

Comprobantes Internos: Emitidos en la empresa y puede entregarse a terceros o circular en la misma empresa.Ejemplo: Facturas de ventas, Recibos por cobranzas, presupuestos, vales
Concepto
Son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa. Se elaboran en origina y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan.
Objetivo
Controlar las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad
Documentos no Contables
1. Remisión: Solo sirve de información detallada de la mercancía que se entrega.
2. Orden de Compra: solo sirve para pedir la mercancía al proveedor.
3. Cotización: Solo sirve para presupuestar la compra.
Documentos contables o Soportes Contables
Los principales soportes de contabilidad son:
1. Recibos de Caja
2. Recibos de Consignación Bancaria
3. Comprobantes de Deposito y retiro de cuentas de ahorro
4. Factura de compraventa
5. Comprobante de Venta con tarjeta de crédito
6. Comprobantes de Egreso (Cheque – Efectivo)
7. Letra de Cambio
8. Pagaré
9. Nota Debito
10. Nota Crédito
11. Retiro de Caja Menor
12. Reembolso de Caja Menor
13. Nota de Contabilidad
14. Comprobante de Diario de Contabilidad
Normatividad
Factura: Estatuto Tributario Artículo 615. Obligación de expedir factura. Para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales.

Para quienes utilicen máquinas registradoras, el documento equivalente será el tiquete expedido por ésta.

La factura se debe expedir con los siguientes requisitos para efectos tributarios, según el Art. 615 del estatuto tributario y entregar la original al comprador:

Estar expresamente denominada como factura de venta. (preimpreso).
Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta (preimpreso).
Apellidos y nombre o razón social y Nit del adquiriente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
Fecha de expedición.
Valor total de la operación.
Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura. (preimpreso).

Requisitos

Nombre o razón social de la empresa que lo emite.
Nombre, número y fecha del comprobante.
Descripción del contenido del documento.
Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes.
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DOCUMENTOS CONTABLES
Caracteristicas
1.Son documentos informativos

2.Tienen carácter de soporte (prueba)

3.Son utilizados como soportes y debidamente archivados

4.Son manejados o registrados por su área respectiva

1. Remisión:


Entre ellos encontramos

Su función es permitir
al comprador la
confrontación de la
mercancía que reciba
con la solicitada en el
pedido.

Es un documento que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor, indicando
cantidad, detalle, precio, condiciones de pago, entre otras cosas.
El original es para el vendedor e implica que debe preparar el pedido.
El duplicado es para el comprador y es una constancia de mercaderías o servicios encargados.



2. Orden de Compra:

º
Documento informativo que el departamento de compras usa en una negociación y no genera
registro contable.

3. Cotización:


Es un formulario para el encargo de
mercancías o materiales
que se hace a un fabricante o a un
vendedor

4.PEDIDO

Formato donde se registra o queda soportado
el envío que se hace de una cosa de un
lugar a otro.

5. REMESA

Es un acuerdo de voluntades, verbal o escrito, manifestado en común entre dos o más personas con capacidad (partes del contrato), que se obligan en virtud del mismo, regulando sus relaciones relativas a una determinada finalidad o cosa, y a cuyo cumplimiento pueden demandar una manera recíproca, si el contrato es bilateral, u obliga una parte a la otra, si el contrato es unilateral. El contrato, en un acuerdo de voluntad que genera «derechos y obligaciones relativos», es decir, sólo para las partes contratantes y sus causahabientes.

6.CONTRATOS

1. Nombre o razón social de la empresa que lo
emite.
2. Nombre, número y fecha del comprobante.
3. Descripción del contenido del documento.
4. Firmas de los responsables de elaborar,
revisar, aprobar y contabilizar los
comprobantes.


REQUISITOS

1. Recibo de caja
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa.

Los principales soportes de contabilidad son:

2. Recibo de consignación bancaria


Este es un comprobante que elaboran los bancos y
suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar .

3. Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorros   
Las corporaciones de ahorro y crédito (Hoy Bancos) han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente.


Es un documento que el
vendedor entrega al
comprador.Es un soporte
contable que contiene
además de los datos
generales de los soportes
de contabilidad, la
descripción de los
artículos comprados o
vendidos, los fletes e
impuestos que se causen
y las condiciones de pago.

4. FACTURA DE COMPRAVENTA

5. Comprobante de Egreso
Llamado también orden de pago, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque o en efectivo.


6.  Letra de cambio
 Este documento negociable o título valor es una
orden incondicional de pago que da una persona
llamada "girador" a otra llamada "girado", para
que pague a la orden o al portador, cierta suma
de dinero, a la vista o en una fecha determinada.


7. Pagaré
Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios.


8. Nota Débito
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de
sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la
liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por
mora en el pago de sus obligaciones.


9. Nota Crédito
Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no
estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen
devoluciones totales o parciales de las mercancías

10. Recibo de caja menor
Es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor.


11. Nota de contabilidad
 Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre.


12. Comprobante diario de contabilidad
Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier
operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía
de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada
comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.
(Art. 53 C.Co.)


13. NOMINA:
Se refiere a la cantidad pagada a
los empleados por los servicios que prestó por
determinado tiempo.
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