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Los procesos de administración de bienes

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by

Omar Urrea Romero

on 4 May 2014

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Los procesos de administración de bienes
Compra de bienes
Este proceso implica desarrollar todas aquellas actividades necesarias para ejecutar el Plan de Compras. Implica realizar cotizaciones, formular estudios de mercado, redactar estudios previos, adelantar los procedimientos de compra pertinentes, realizar los contratos y asegurarse de que se adquieran los elementos que se necesitan.
Evaluación de la gestión de recursos físicos
Es el conjunto de actividades que se realizan para monitorear permanentemente el uso de los bienes, evaluar las nuevas necesidades y tomar decisiones de ajuste cuando sean necesarias. En este proceso se establecen también las responsabilidades y compromisos que deben atender las personas encargadas del manejo de los elementos.

Baja de elementos
Corresponde a la salida definitiva de los bienes que la organización ya no requiere, bien sea porque han dejado de prestar su función o porque se encuentran obsoletos o en malas condiciones.
Planeación de las adquisiciones:
Consiste en prever con suficiente antelación la cantidad de elementos que se requieren para un periodo de tiempo determinado. Este ejercicio implica establecer con alto grado de certeza, los tipos de bienes que se necesitarán, las condiciones materiales y técnicas de los mismos, los costos que tendrán y las modalidades de compra que se utilizarán. Como resultado de este proceso debe producirse un
Plan de Adquisiciones
que debe ser sometido a consideración y aprobación de las instancias directivas de la organización.
La gestión de los bienes en las instituciones se desarrolla con fundamento en los siguientes procesos básicos:
Ingreso de bienes a la organización
El ingreso de bienes consiste en la recepción, verificación y registro de los elementos que llegan a la organización como producto de la ejecución del plan de compras.

En igual sentido, se ejecuta el proceso de ingreso de bienes cuando se presentan otras situaciones que implican la llegada de elementos a la organización, como pueden ser las transferencias a título gratuito entre entidades públicas, las donaciones de personas o instituciones particulares, las recuperaciones de bienes que se habían perdido, entre otras.
Aseguramiento, protección y cuidado de bienes:
Este proceso implica realizar las actividades necesarias para asegurar que todos los elementos se encuentran amparados por pólizas que los protejan de ciertos riesgos, así como adoptar las medidas administrativas para cuidarlos y mantenerlos funcionando apropiadamente.
Salida de bienes al servicio
Consiste en el traslado que se hace de los bienes desde el almacén hacia las dependencias donde serán utilizados. Implica realizar acciones de registro y control de entrega, así como verificaciones para asegurase de que van a las áreas donde se requieren y en las condiciones que se necesitan.
Actualización y seguimiento de inventarios
Corresponde a todas aquellas acciones que se realizan para mantener actualizados los distintos tipos de inventarios de la organización y para asegurarse que los registros en almacén y en contabilidad son correctos y se corresponden con la realidad.
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