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Identificación y Selección de Proyectos

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Sofi Ortiz

on 30 May 2014

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Transcript of Identificación y Selección de Proyectos

Algunos lineamientos para la redacción de una solicitud de propuesta formal
9.- Podría mencionar las condiciones de pago que el cliente pretende establecer.

10 .- Debe establecer el PROGRAMA REQUERIDO (también conocido como cronograma requerido ) para la finalización del proyecto y los milestones.

11.- Proporcionar instrucciones para el formato y el contenido de las propuestas de los contratistas . Si el cliente va a comprar y evaluar propuestas de varios contratistas , es importante que sean compatibles en formato y contenido para la evaluación sea justa.

12.- Indicar la FECHA DE ENTREGA en que el cliente espera que los posibles contratistas presenten sus propuestas . Los clientes quieren recibir todas las propuestas en una fecha determinada para compararlas y evaluarlas al mismo tiempo.

Solicitud de Propuesta
Preparación de una Solicitud de Propuesta
Identificación de Necesidades
Es la fase inicial del ciclo de vida del proyecto.
Inicia -> al Reconocer una Necesidad, problema u oportunidad.
Termina -> emisión de una solicitud de propuesta (SDP)
El cliente -> necesidad -> mejorar -> beneficios -> Emprender Proyecto -> Mejora o Ventaja -> Condición.
Identificación y Selección de Proyectos
Los pasos de la selección del proyecto son los siguientes:

1.- Desarrolle un conjunto de criterios para evaluar la oportunidad. Estos criterios quizá incluirán factores tanto cuantitativos como cualitativos.


2.- Liste los supuestos con los que fundamentara cada oportunidad. Por ejemplo, si una oportunidad es construir una guardería dentro del hospital, una suposición seria que la empresa podría conseguir un préstamo bancario para construir dicho centro.


Una solicitud de propuesta debe ser global y proporcionar información con tal detalle que un contratista o miembro de un proyecto pueda preparar un a propuesta inteligente que sea receptiva a las necesidades del cliente .

Una vez realizada la propuesta, el cliente requiere notificar a los posibles contratistas que la solicitud está disponible.

1.- Identificación de un grupo selecto de contratistas con anticipación y el envío de una copia de la solicitud de propuesta a cada uno.

2.- Publicación de un anuncio en ciertos sitios web y en periódicos de negocios importantes, informando que la solicitud de propuesta está disponible, y dando instrucciones sobre cómo los contratistas interesados pueden obtener o descargar una copia.
Una solicitud de propuesta  tiene como propósito  
de manera detallada , lo que se requiere , desde el punto de vista del cliente, para hacer frente a la 
necesidad identificada .

Por ejemplo : una solicitud de propuestas donde solo se pide a los contratistas que presenten una
propuesta para construir una casa no es específica
  (en caso que sea interna del proyecto)
Selección de Proyecto
3.- Reúna datos e información sobre cada oportunidad que le ayuden a tomar una decisión inteligente en lo que se refiere a la selección de proyecto.

4.- Evalué cada oportunidad según los criterios una vez que todos los datos y la información se ha reunido, analizado y resumido para cada oportunidad, deben entregarse a todas las personas responsables de realizar la evaluación.
La selección de proyecto implica la evaluación de varias necesidades o oportunidades, y después decidir cuál de ellas debe derivar en un proyecto que se va implementar.

Los beneficios y consecuencias, las ventajas y desventajas de cada oportunidad deben considerarse y evaluarse, y pueden ser tanto cuantitativos como cualitativos, o tangibles e intangibles. Algunas consecuencias pueden ser menos tangibles como las barreras legales o la reacción de un grupo de apoyo a una causa en particular.
Es recomendable desarrollar un formulario de evaluación de proyectos que liste los criterios e incluya un espacio para comentarios y una casilla de calificación para cada criterio. Cada miembro del comité podrá llenar un formulario para cada oportunidad antes de reunirse con todo el comité.

En la mayoría de los casos la selección del proyecto se basara en una combinación de la evaluación cuantitativa y lo que cada persona juzgue conveniente según su experiencia. Aun cuando la decisión final sea responsabilidad del dueño, presidente o jefe del departamento de la empresa tener una idea clara del proceso de evaluación y selección.

Una vez que se ha tomado la decisión con respecto a cual oportunidad u oportunidades enfocarse, el siguiente paso es preparar una solicitud de propuesta si se tiene planeado emplear aun contratista o consultor para realizar el proyecto.

Una solicitud de propuesta debe proporcionas una Descripción del Trabajo


DDT
Los requisitos del cliente : que definen las especificaciones y los atributos, los requisitos cubren el tamaño, la cantidad, el color, el peso, la velocidad y otros parámetros físicos u operativos que deben satisfacer la solución.
Requisitos:

-Aprobaciones requeridas
-Tipo de contrato
-Fecha de entrega
-Programa
-Condiciones de pago
-Contenido de la propuesta
-Productos y servicios por entregar
-Programa
-Experiencia
-Personal
-Costos
-Criterios para la evaluación
de las propuestas

1.- La solicitud de propuesta debe indicar el OBJETIVO DEL PROYECTO incluyendo cualquier información de la razón de ser del proyecto con el fin de que pueda servir a los contratistas

2.- Debe proporcionar una descripción de trabajo (DDT) una DDT se refiere al alcance del proyecto se explica de manera resumida las tareas o elementos de trabajo principales que el cliente quiere que el contratista o equipo realice

3.- Incluir LOS REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE definen las especificaciones y los atributos . los requerimientos se refieren a tamaño , cantidad , color , peso , velocidad , y otros parámetros físicos u operativos con los que debe cumplir la solicitud propuesta por el contratista .

4.- Especificar los ENTREGABLES que el cliente espera que el contratista le proporcione . Los entregables son los elementos tangibles que el contratista proporcionara.

5.- Establecer LOS CRITERIOS DE ACEPTACIÓN que el cliente usara para determinar si los entregables del proyecto se complementaron con base en sus requerimientos

6.- Enumerar los elementos suministrados por el cliente . Por ejemplo dicha solicitud podría señalar que el cliente proporcionara una copia de si logotipo para usarlo en el folleto

7.- La solicitud de propuesta podría establecer las aprobaciones requeridos por el cliente , el cliente quizá quiera revisar y aprobar el diseño antes de enviarlo a impresión.

8.-Algunas solicitudes mencionan el tipo de contrato que el cliente pretende usar . Podría ser un contrato de precio fijo , en cuyo caso el cliente pagara un monto fijo independiente mente de cuanto le cueste al contratista hacer en realidad el trabajo , o por tiempo y materiales.

13.- Puede incluir los CRITERIOS DE EVALUACIOÓN . Estos son los criterios que el cliente usara para evaluar las propuestas de los contratistas :

c. La experiencia del contratista con proyectos parecidos.

b. El método técnico propuesto por el contratista.

c. El programa o cronograma.

d. Los costos si la estimación se basa en el tiempo y los materiales.

14.En caso de excepcionales , una solicitud de propuesta indicara los fondos de que dispone el cliente para gastar en el proyecto . en general el cliente espera que los contratistas presenten una propuesta que cumpla con los requerimientos de la solicitud de propuesta al costo mas razonable .
Sin embargo en algunas situaciones es útil que los clientes señalen un monto “ aproximado “para gastar.

Cabe señalar que NO TODOS los ciclos de vida del proyecto incluyen la preparación de una solicitud de propuesta POR ESCRITO por un cliente y la posterior presentación de las propuestas de los contratistas. Algunos esfuerzos se mueven de la fase de inicio, donde el proyecto se identifica y selecciona, hacia las fases de planeación y ejecución.
- Los clientes y contratistas consideran que el proceso de solicitud de propuesta es una situación de competencia.

- Por lo que los clientes deben tener cuidado de no dar a conocer información a uno o más de los contratistas que no se proporcione a todos los contratistas interesados, por miedo a darles una ventaja competitiva.
Hay otros proyectos en los que los requerimientos no están indicados en una solicitud de propuesta formal, pero que se comunican varios proveedores o abastecedores (contratistas)
Aunque los proyectos pueden ser metódicos o informales, TODOS comienzan con la identificación de una NECESIDAD, y luego proceden a que el cliente defina el ALCANCE, los REQUERIMIENTOS, el PRESUPUESTO y el PROGRAMA.
Resumen
El cliente debe de identificar la necesidad, el problema u oportunidad para llegar a la mejor manera de resolverlo mediante la solicitud de Propuesta.
Antes de elaborar la solicitud de propuesta (SDP) se debe recabar datos e información sobre la magnitud del problema o necesidad para así definirlo con claridad
En ocasiones con los fondos o recursos no pueden cubrir todas las necesidades.
Para la identificación del problema o necesidad se debe de evaluar y seleccionar varias necesidades y oportunidades.

Pasos de selección de un proyecto:
*Definición de criterios
*Listado de suposiciones
*Recopilación de datos acerca de la oportunidad
*Evaluación de cada oportunidad contra los criterios


El adecuado proceso de evaluación crea más posibilidades por lo tanto una mejor decisión.
Propósito de SDP: Establecer detalladamente lo que se requiere para satisfacer la necesidad identificada.

SDP requisitos del cliente:
*Físicos y operativos
*Material proporcionado por el cliente
*Aprobación requerida por el cliente
*Tipo de contrato
*Condiciones de pago
*Programa para la conclusión del proyecto
*Instrucciones
*Fecha de vencimiento
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