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Colegio Mount Rushmore

Diagnóstico
by

Jose Pablo Gonzalez

on 2 October 2012

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Transcript of Colegio Mount Rushmore

Un punto de vista a su operación
Septiembre 2011 a Junio 2012 Mantenimiento Costos y Gastos de Operación Septiembre a Junio Comedor Consumibles Cafetería Especiales Lic. Extras Fin de Ciclo
Eventos Mant. Equipo Mat. de Limpieza Mat. Escolar-Papelería Mobiliario
Equipo Multas Nómina Publicidad Servicios Sistema UNO Uniformes Transporte Seguro Escolar
Apoyos Colegiatura
Ajustes Colegiatura
Sacado para Nómina Costos y Gastos Directos $49,880 Catálogo contable y reclasificación de cuentas.
Confirmar que se recuperen los egresos. $1'564,714 Préstamos 55.92% | 31.5% 9.25% | 5.21% $258,757 $37,844 + $130,925 6.03% | 3.4% $32,281 + $2,500 1.24% | 0.7% $51,803 + $20,115 1.85% | 0.72% $76,136 2.72% | 1.53% Gastos
Recuperables Gastos Varios en el Período:
$2'175,078 $121,278 4.33% | 2.44% $28,816 1.03% | 0.58% 1.78% | 1.00% $63,993 + $10,677 2.83 % | 1.34% $2,490 0.09% | 0.05% $67,814 2.42% | 1.87% $44,004 1.57% | 0.89% $5,091 0.18% | 0.10% $92,196 3.29% | 1.86% $4,603 + $834 0.19% | 0.11% $131,483 4.70% | 2.65% en el Período:
$199,975 en el Período:
$423,189 Ingresos del Período Septiembre 2011-Junio 2012 Ingresos
Esperados Ingresos del Período Para el período 2012-2013 se cuenta con:
Alumnos Monto Coleg.
Preescolar 46 $93,426
Primaria 140 $446,180
Secundaria 79 $266,467
----- ---------
265 $806,073
Los Ingresos por Colegiaturas esperados Netos Mensuales son:
$496,781
Para todo el período 2011-2012, los Ingresos por Colegiaturas esperados Netos son:
$4'967,811
Los Ingresos Totales registrados por 2011-2012 son:
$2'749,475
Hay una diferencia en Ingresos 2011-2012 de:

$4'967,811
- $2'749,475
----------
$2'218,336 El porcentaje de la izquierda,
representa la proporción
respecto al Total de Egresos.
El porcentaje de la derecha
señala el margen en relación
al Total de Ingresos
Esperados. No hay una planeación suficiente, ni basada en presupuesto de eventos.
Es conveniente reducir montos que se destinan a premios y regalos.
Evaluar renta de lonas y mobiliario vs. compra. Es importante establecer una política de gastos eficiente para permitir inversiones y renovación de activos.
Control de Activo Fijo y programa de mantenimiento. Los Ingresos registrados por estos rubro es de:
$18,388
Establecer un presupuesto.
Programación de compras para aprovechar volúmenes y promociones.
Control de Inventarios. Instrumentar un esquema de Control de Proyecto para mantener la inversión independiente de la operación cotidiana y vigilar su desempeño. De un total de:
261 alumnos,
el 52% tuvo algún porcentaje de Beca. El 32% de los Ingresos esperados, corresponde a montos asignados a Becas en alguna proporción. El Ingreso registrado por concepto de Comedor,es de:
$70,582
Se observa una diferencia significativa con el Costo.
Hoy se sirven un promedio de 270 comidas a la semana, pero han disminuido los comensales. Reajuste de cuotas y generalización de cobro.
Incrementar "el gusto" por el Comedor, sin deterioro de calidad.
Incorporación y programación de Recetas con características Nutricionales y de Costo, bajo un modelo de "Comedor Industrial".
Programación de compras con base en Recetas-Temporalidad y Volumen.
Utilizar Transporte propio para tareas de acopio y surtimiento.
¿Posibilidad de estar a cargo de un tercero o una APF?
Analizar Propuesta externa de Restructura del Comedor. Confirmar que se recuperen los egresos.
¿Apoyo para Fondo de Ahorro y Caja de Ahorro por Institución Financiera? Disminución de niveles de Inventario y eficientar rotación con base en tallas y utilización.
Monitoreo de Pedidos.
Confirmar que se recuperen los egresos. Elaboración de Programas de Mantenimiento Preventivo y provisión financiera para su cumplimiento.
Reasignación de responsable por carga de trabajo.
Reordenamiento de procesos funcionales y formalización. Elaboración de Programas de Mantenimiento Preventivo y provisión financiera para su cumplimiento.
Reasignación de responsable por carga de trabajo.
Observancia de requerimientos de garantías. Elaboración de Programas de Mantenimiento Preventivo y provisión financiera para su cumplimiento.
Reasignación de responsable por carga de trabajo.
Seguimiento de estándares de mantenimiento con base en recomendaciones del Taller.
Registro y vigilancia de documentación y normatividad oficial.
Reordenamiento de procesos funcionales y formalización.
Los Ingresos por Transporte fueron:
$31,551 Apertura contable para registro adecuado de todos los servicios.
Reclasificación de cuentas para abono y cargo detallado y correcto.
¿Prorrateo para asignación correcta a Centros de Costo?
Emisión de recibos y/o facturas en cualquier transacción con el detalle correspondiente. Actualización Sitio WEB.
Normatividad de mantenimiento Sitio WEB.
Contratación de parámetros de ubicación para despliegue 1ros. lugares.
Promoción directa colegios de la zona presencial y vía email.
Promoción acerca de Diferenciadores y Valores. Asignación correcta.
Desagregación acorde a Catálogo Contable.
Validación de conceptos. Vigilancia de motivos para evitar incurrir en multas.
Revisar el estatus de la Cafetería en cuanto a condiciones de la concesión. Institucionalización de la empresa familiar (transitar de Negocio a Empresa).
Asignación formal de sueldo.
Separar conceptos particulares de los de la Empresa. ¿Línea de Crédito para apalancar Nómina? Acciones Sugeridas El monto total de Ingresos Brutos por Colegiatura es de:
$726,207
El monto total de Ingresos Esperados Netos, descontando monto de becas por Colegiatura, es de:
$496,781 Acciones inmediatas:
Establecer Presupuesto de Egresos e Ingresos.
Reorientación de Funciones.
Establecimiento de Normas y Procedimientos.
Registro Transaccional bajo estándares de Control Contable.
Instrumentación de un Sistema de Información Integral (Establecer etapas).
Acciones posibles:
Utilización de Instalaciones para: Cursos, Actividades Culturales, Servicio a la Comunidad.
Establecer una Fundación para acopio de Fondos y/o Subsidios. Los Ingresos Esperados por Colegiaturas eran: $4'967,811
Los Egresos totales registrados fueron: $2'798,242
De acuerdo al Ingreso Esperado, se dejaron de recibir:
$2'169,568
Los Ingresos totales registrados fueron: $2'749,475
El deficit respecto a Ingresos y Egresos registrados fue de: $(48,767) Se presentan islas de información por cada Sección.
Cada Sección tiene su Base de Datos propia con excesivo trabajo manual.
Provoca registro de información incongruente y duplicado con consecuentes errores de transcripción.
Ineficiencia en la generación de reportes e información.
Se requiere redefinir un Catálogo de Cuentas Contable:
Formalizar el Registro Contable.
Separación de Gastos, Costos, Operación, etc.
Contar con un Sistema de Tesorería más robusto.
Emisión de Recibos y Factura Electrónica.
Estados de Cuenta publicables a los Padres de Familia.
Realizar la integración de aplicaciones e información entre:
Sistema de Tesorería.
Sistema UNO.
Bibliotecas y/o Bases de Conocimiento por Sección.
Base de Datos para consulta Vía página WEB.
Información Alta Gerencia (BI). El Margen de Contribución Neto por alumno-sección fue:
Monto Margen
Preescolar $1,155 21%
Primaria $2,066 38% Secundaria $2,239 41% Islas de Información entre Secciones.
Archivos Propios en cada Sección.
Elaboración de Reportes y comunicados no estructurados.
Comunicación informal entre Secciones a nivel Información.
Falta de Integración de una Base de Datos institucional.
Normas y Procedimientos informales.
Comunicación con Padres de Familia sólo vía papel o correo electrónico.
Comunicación vía Facebook CMR a nivel Oficina. Sistema “Super Cajero” poco robusto y limitado a nivel transaccional y contable.
Base de Datos del Sistema “Super Cajero” poco flexible y limitada.
Elaboración de Reportes, Recibos y Facturas no estructurada. Administración Infraestructura y Asignatura de Cómputo Institucional.
Administración y Actualización Sitio WEB CMR.
Gestión enlace académico Sistema UNO.
Administración Infraestructura Sistema UNO.
Enlace Financiero Sistema UNO.
Oficina: Asesoría Cobranza con Padres de Familia Sistema UNO.
Asesoría en general. Control Escolar
Control Base de Datos Escolar.
Control Académico.
Control de Evaluaciones.

Administración Financiera
Control de Colegiaturas, Pagos y Servicios.
Emisión de recibos y facturas.
Facturación Electrónica.
Control de Cuentas por Cobrar.
Tesorería.
Emisión de Estados de Cuenta por alumnos y familia.
Control de Becas y descuentos.
Recordatorios de Pago.
Conexión a Bancos.

Información Consolidada
Reportes de Operación Internos.
Estructuración de reportes Supervisión y SEP.
Reportes Estadísticos y de Indicadores de Desempeño.

Módulos Operativos
Gestión de Compras.
Cuentas por Pagar.
Control de Inventarios y Activos Fijos.
Gestión de Mantenimiento. Exportación de Información de Sistema UNO, para conformar Biblioteca de Control Escolar básica.
Base de Conocimientos por Secciones a través de Carpetas Compartidas y sincronización vía aplicaciones e Internet.
Estructuración de Recibos, facturas, reportes y comunicados internos, hacia Padres de Familia, y hacia Supervisión.
Utilización de Sistema UNO para comunicación Académica e Institucional con base en las capacidades de la Plataforma.
Integración de Academias con Infraestructura de Información. Homologación de información entre las diferentes Aplicaciones y Sistemas (Proceso ETL: Extraction Transformation Load).
Integración de Base de Datos robusta y compatible a WEB.
Estructura, catálogo y emisión de Reportes combinando los Sistemas y Aplicaciones existentes. Desarrollo de Estructura de Base de Datos y Catálogo de Reportes para ambiente WEB.
Incorporación de Indicadores de Desempeño, Productividad y Rentabilidad.
Instrumentación de Reportes Alta Gerencia (Business Intelligence).
Desarrollo de Reportes para consulta y monitoreo de Indicadores en dispositivos móviles.
Generar un Presupuesto de Egresos, Ingresos y Flujo de Efectivo.
Reorientación de procesos funcionales con foco en atender tareas fundamentales como la Cobranza.
Balanceo de cargas de trabajo y reasignación de responsabilidades.
Instrumentación de Normas y Procedimientos.
Establecimiento de Centros de Costo, incluyendo a Panadería y Comedor.
Definición de Indicadores de Productividad y Rentabilidad. Incorporar la Información del Sistema Integral implantado, a la Base de Datos CMR desarrollada.
Evaluar la adquisición de Módulos de:
Gestión de Compras.
Cuentas por Pagar.
Control de Inventarios y Activos Fijos.
Gestión de Mantenimiento.
Satisfacer requerimientos de Información No Cubiertos.
Implantación de Sistema Integral Administrativo-Financiero y de Distribución (compatible a otras empresas del Grupo).
Manejar la Panadería como un Centro de Costo independiente de la Secundaria.
Registro por separado de Gastos atribuibles a la Panadería.
Prorrateo de Gastos Fijos generales.
Incorporación de algunos aspectos del Prouyecto de Restructuración del Comedor. Proyecto externo de Restructuración del Comedor CMR
El proyecto tiene como objetivo mejorar la calidad de alimentos, el contenido nutrimental, y el mejor aprovechamiento tanto de las instalaciones, como del equipo y de los alimentos.
Tiene un foco importante hacia proporcionar la mejor alimentación posible a los alumnos y personal de la escuela; optimizando costos e incrementando la asistencia. Las Fases que comprende el proyecto son:
1. Evaluación e inventario de equipo e instalaciones.
2. Evaluación de higiene, aprovechamiento, y temporalidad y
uso del alimento.
3. Reorganización física de instalaciones.
4. Evaluación e ingeniería de menús, elaboración de recetas,
víveres de temporada, acopio, peso, rendimiento, contenido
nutrimental, y costos. El proyecto está contemplado que se desarrolle entre dos a tres meses, sin embargo, la duración de cada Fase dependerá de la adaptabilidad y disponibilidad del personal.
El personal será capacitado en lo correspondiente, en las distintas Fases.
El personal será supervisado y evaluado en cuanto al seguimiento del programa propuesto. Cada Fase estará estructurada de acuerdo a las necesidades y habilidades del personal de la escuela.
Todas las Fases incluyen capacitación, manual, equipo de apoyo y Asesoría durante el Proyecto.
Para la elaboración del proyecto se necesitará del apoyo de la Dirección y del personal del Comedor.
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