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Gestion Electronique des Documents

Présentation lors de l'examen d'Evaluation Financière du Master 2 MIAGE à Aix-Marseille par BEN AYOUM Cindy, JANOT Quentin, NANIA Kevin et VALERO Sarah
by

Quentin JANOT

on 28 June 2013

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Transcript of Gestion Electronique des Documents

Gestion Electronique des Documents
Cindy BEN AYOUM
Quentin JANOT
Kevin NANIA
Sarah VALERO
Qu'est ce que la GED
Problématique ?
Processus existant non optimisé
Processus papier, possibilité d'économie
Projet stratégique, pris en compte
dans le schéma directeur
Phase 2
Phase 3
Phase 5
Acquisition des documents
intégration de documents papiers existants à l'aide de scanners

intégration de documents électroniques existants
Stockage des documents
Problématique importante de la GED.

doit être adapté, facilité l'accès
multiples sauvegardes sur des lieux différents
durée de conservation
quantité de stockage
Classement des documents
Le classement est effectué par indexation, à l'aide de la description du document et de son contenu pour faciliter son exploitation.

indexation par type (recherche par métadonnées)
indexation par mots-clés
Diffusion des documents
Via l'internet et/ou l'intranet

Certains logiciels de GED donne accès aux informations via un client léger

L'amélioration de l'accès et du partage des informations sont les principales motivations pour la mise en place de la GED
Phase 4
Valorisation des documents
L'analyse de contenu consiste à extraire de cette masse d’information une forme compréhensible d’information.

Création d'indicateurs
Data Mining
Phase 1
Procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations de manière électronique au sein d'une organisation.
APHM en quelques mots
Assistance Publique Hopitaux de Marseille

12 000 employés
1 885 médecins

2 à 3 congés maladie par an
Près de 1 000 factures par an
Stratégie globale à mettre en place
Étude détaillée des fonctionnalités
Numérisation
Scanner, logiciel de transformation et de saisie
Stockage
Serveur, Base de données, Archivage
Diffusion de l'information
Accessible, intranet et/ou internet, application
Sécurité
Mot de passe, droit d'accès, signature électronique
Comités et compositions
Comité éxécutif
Composé par :
Sponsor
Direction
Managers
Chef de projet MOA
Chef de projet MOE
dont les fonctions sont :
Définir les orientations stratégiques générales
Définir les principaux objectifs
Analyser et effectuer l'arbitrage sur les sujets critiques
se réunit 2 fois par an.
Comité pilotage
Composé par :
Sponsor
Directeur Qualité
Directeur Métiers
Responsable SI
Chef de projet MOA
Chef de projet MOE
dont les fonctions sont :
Allouer les ressources
Valider le passage des jalons
Assurer la communication
se réunit tous les 2 mois
et aux jalons principaux.
Comité projet
Composé par :
Chef de projet MOA
Chef de projet MOE
Responsable technique
Utilisateurs pilotes
Responsable Sécurité
Responsable Qualité
dont les fonctions sont :
Coordonner les acteurs projet
Organiser les revues de projet
Tenir à jour le référentiel projet
Animer la communication
se réunit tous les 15 jours
et aux jalons principaux.
Organisation
Tableau RACI
Présentation des scénarios
n°1 n°2 n°3
Historisation des anciens
documents
Nouvel outil de saisie
des documents
Historisation et nouvel
outil de saisie
Les coûts
Coût annuel : 18 080 / 3 + 13 300 =

19 326 €
Les coûts
Coût annuel : 49 500 / 3 + 11 980 =

28 480 €
Les coûts
Coût annuel : 51 500 / 3 + 21 580 =

38 746 €
Pour conclure
Tableau comparatif des scénarios
Gains d'un outil de dématérialisation
Un outil de dématérialisation améliore, développe et maximise entre autre :
La centralisation
: base unique pour l’ensemble des documents
La conservation
sans risque de perte et de dispersion des documents
La productivité et l’efficacité de travail
: consultation et distribution immédiates
La fluidité de circulation et de traitement de l’information
Le travail collaboratif 
La traçabilité des documents
avec l’historisation 
La sécurité
des documents et de leur contenu grâce à une fonctionnalité de gestion des accès
La pérennité
des documents qui sont stockés sur des supports de stockage sécurisés
L’interopérabilité :
accessible sur différentes plates-formes.

Tous ces avantages ont pour conséquence directe :
Une réduction des coûts
de gestion des documents
Une qualité et une rapidité
de traitement élevée
Une efficacité et compétitivité
sur l’organisation

Retour sur investissement
Gains de coût (en € par document)
Soit 24% de gains par document
En terme de gain de temps c'est environ 13min par document
Avec environ 50 000 documents, le gain s'élève à 605 000€
Merci pour votre écoute
Si vous avez des questions ?
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