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Gestão de Documentos e Gestão da Biblioteca

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Danielle Pinto

on 29 April 2013

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Transcript of Gestão de Documentos e Gestão da Biblioteca

Instrumento para auxiliar na identificação dos documentos da Arce gerados a partir do exercício de suas atividades facilitando o entendimento e a organização dos conjuntos documentais Gestão de Documentos CDRA Objetivos do Glossário Esclarecer o uso e aplicabilidade de cada tipo documental;

Padronização de documentos;

Uniformização de siglas de documentos Como foi Elaborada Plano de Classificação Bilioteca Central CDRA - Centro de Documentação Regulatória da Arce Ferramenta para a gestão documental e bibliográfica da ARCE. Comissão de Avaliação de Documentos Composta de 03 servidores designados pelo CDR por 02 anos. Proposta do CDRA Tabela de Temporalidade Glossário Biblioteca Gestão Documental e Bibliográfica Biblioteca Consulta via sistema Open Biblio Minuta de Resolução Formalização do CDRA Instituição de
Comissão Glossário Tabela de
Temporalidade Manual de Procedimentos Eliminação de Documentos Minuta de Resolução CDR CDRA Vinculada à DEX: DEX Atividades: Minuta de Resolução Atividades: Glossário de Documentos Tabela de Temporalidade Como Foi Produzido Listagem dos tipos documentais existentes no SCD;

Pesquisa em outros glossários de entidades públicas (ex: USP, MP-RS, Estado de São Paulo);

Discussão com gestores setoriais Objetivos da Tabela de Temporalidade Tabela de Temporalidade Áreas Meio Áreas Fim Ana e Aneel Atribuições Legais e Processos Manual de Procedimentos Eliminação de Documentos I – Aquisição, tombamento, organização, indexação, catalogação, classificação, guarda, conservação e recuperação do acervo, compreendendo sua avaliação, seleção e descarte;
II – Prestação de serviços aos usuários, definindo princípios, normas, procedimentos e rotinas para empréstimo, circulação e disseminação da informação, bem como o seu atendimento e recuperação;
III – Organização e atualização do sistema de informação do acervo;
V – Divulgação da relação de material bibliográfico disponível e promoção de doações ou permutas;
V – Manutenção de intercâmbio com instituições congêneres e editoras;
VI – Orientação, atendimento e cadastramento dos usuários, controle do empréstimo das obras que compõem o acervo, reservas, devoluções e providenciar a reposição de obras extraviadas;
VII – Realização de inventário do acervo, providenciando sua restauração e desinfecção;
VIII – Identificação e sugerir a aquisição de novas obras;
IX – Supervisão e coordenação das edições das publicações que lhe forem confiadas;
X – Elaboração de política para a preservação documental da Instituição. I – assegurar a aplicação dos procedimentos estabelecidos por esta resolução;
II – acompanhar, sempre que necessário, as atividades relacionadas à gestão documental e bibliográfica da Agência;
III – realizar a avaliação de documentos, no que se refere a sua classificação, temporalidade, digitalização e sigilo;
IV – deliberar sobre os casos de documentos ilegíveis ou que estejam impossibilitados de uso, estabelecendo, conforme o caso, o prazo de guarda, a destinação e eliminação destes documentos;
V – deliberar sobre os procedimentos de eliminação de documentos;
VI – opinar sobre os casos omissos em gestão documental e bibliográfica, oferecendo subsídios para tomada de decisão do Conselho Diretor;
VII – providenciar a publicação de edital de ciência da eliminação de documentos no Diário Oficial do Estado do Ceará;
VIII – emitir termos de eliminação dos documentos, devendo constar, no mínimo, as seguintes informações quanto aos documentos: número ou código identificador, nome ou assunto, período, data limite ou prazo de guarda e destinação final. Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com os métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido. Classificar os documentos gerados pela Agência;

Facilitar a recuperação das informações;

Definir os prazos de guarda e eliminação dos documentos Comunicações aos usuários
Ofício -> Apenas de entidade para entidade Excluídas as "Licitações"
Passam a serem controlados os Editais e Termos de Referência Instrução Normativa ou Manual de Procedimento Nota Técnica x Exposição de Motivos x Parecer Portaria
Portaria Interna Processo Financeiro
Processo de Ouvidoria Requisição
Solicitação ou Requerimento Fim Obrigada! EM: Sugestão ou justificativa para que se expanda um ato ou se tome uma providência.

NT: Avaliação técnica, não definitiva, que esclarece fatos e ou explicita mudanças para subsidiar uma decisão ou ato.

PR: Opinião técnica ou jurídica conclusiva de órgão ou agente em matéria de sua especialidade ou competência servindo de base para decisão.

PN: Os Pareceres Normativos são os pareceres comuns que foram convertidos em normas de procedimento interno pela Presidência, tornando-se impositivo e vinculante para os casos semelhantes. Conarq Apresentação aos gestores.
Apresentação ao CDR.
Consulta Interna.
Aprovação e Publicação. Próximos Passos: CDRA Biblioteca Jurídica Regulação, Saneamento, Energia elétrica, gás canalizado, transporte, gestão pública, direito. Direito Funcionamento de 08h às 12h e de 13h às 17h.
Serviços prestados: consulta, empréstimo e multimídia. Gestão da Biblioteca Procedimentos de Empréstimo Solicitação ao CDRA:
contato pessoal, telefone ou email.

Requisitos:
cadastro e regularidade.

Renovação:
necessária manifestação e
título sem reserva por outro usuário. Não serão emprestados os livros de referência e os cativos .

Reservas por até 2 dias úteis.

Roubo ou furto: B. O.

Perdas e Danos: reposição do título ou outro equivalente Prazos de Empréstimo Suspensão Minuta de Manual de Procedimentos disciplinando o processo de empréstimos de livros.
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