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Uso efectivo del tiempo

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by

Brenda Carolina Santana

on 16 February 2013

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Transcript of Uso efectivo del tiempo

Uso Efectivo del Tiempo Uso efectivo del tiempo Equipo 1
Rogelio Gámez
Brenda Del Toro
Miguel Rivera
Franciso García Malos hábitos que nos dominan ladrones del tiempo= malos hábitos Provoca que te alejas de lo que persigues. Interrupciones Cada vez que se produce una interrupción puedes llegar a tardar hasta 10 minutos en recobrar completamente la concentración. Introduccion
¿Que es el Tiempo?
Ladrones del Tiempo
Reuniones
Distractores
Internet y Mail
Guardianes del Tiempo
Listas
Agendas
Conclusiones Índice Además te impiden trabajar de forma continuada, obligándote a trabajar y parar, a trabajar y parar, a trabajar y parar. En lugar de tener “días de trabajo” sólo logramos tener “momentos de trabajo”. Consecuencias Soluciones Interruptores frecuentes
Conciénciate antes
Aísla cada nueva tarea Auriculares a mano
Comunica tus rutinas
Frena al pesado
Ojo con el móvil
Sin llamadas, por favor
Breve y directo Trabaja en bloques cortos
¡No interrumpas tú! Soluciones E MAIL Por qué nos quita tanto tiempo? Nadie nos ha enseñado Le damos demasiada importancia Es una mera herramienta. Está al servicio de nosotros,
no al revés Sufrimos de e-mail Interrupciones Distracciones Roba tiempo, energía, etc Estrés Ansiedad Entonces, qué hacemos? Sólo es una herramienta Empezar por otra cosa Important
stuff 30~60 mins Adiós notificaciones No dejarlo abierto Momentos específicos Email = Acción Aprender a archivar, borrar
y buscar Asuntos y mensajes breves
y directos Al grano El descanso es sagrado RECUERDA!

El Email es una herramienta que debe ayudarte en tu trabajo diario. Es un facilitador de acciones
que debe permitirte conseguir resultados. Debes conocerlo y dominarlo tú a él. Nunca, jamás, al
revés. TELEFONO «Yo es que necesito el teléfono para trabajar» Es una herramienta! Aporta Contribuye Complementa Permite Teléfono = Resultados Tres malos hábitos generalizados: a) Conversaciones largas, intrascendentes.
b) Contestamos instintivamente cualquier llamada, incluso cuando hablamos con otra persona. c) No sabemos ignorar y apagar el celular cuando es necesario. Impactos negativos Rompe tu concentración Te transmite una falsa sensación de actividad, de estar haciendo. Entonces qué hacemos? Ser directo y preciso Adiós a la cháchara Silenciar o apagar al hacer cosas importantes Comunicar rutinas Atender las llamadas de otro modo -Ver la llamada y dejarla para luego
-Que te dejen un mensaje para atender luego
-Ignorar el celular para cosas más importantes
-No contestar y responder por medio de e-mail interrupciones Reuniones Improductivas “una pérdida de tiempo”

Por alguna o varias de las siguientes causas:

a) Material y contenidos no preparados.
b) Objetivos no o mal definidos.
c) Roles de los asistentes no o mal definidos.
d) Duración excesiva.
e) No se traducen en ACCIONES. ¿Por qué fallan la mayoría de las reuniones? Hay que asistir ? Una reunión sin sentido que podría evitarse con:




En esos casos nuestra principal aliada siempre es la Proactividad.

Ojo !!!!
Debemos comunicárselo a quien la convocó, exponer con argumentos convincentes ya que perjudicar nuestro propio flujo de trabajo Dar un sentido real mostrado interés y compromiso Si hay que asistir Si no hay que asistir Diferentes puntos en una reunión Si te han convocado a ti: Si convocaste la reunión son fuente de estrés y ansiedad, ya que permanentemente te separan de tus objetivos y tareas diarias y además tú mismo te percatas de ello. rompen tu ritmo de trabajo
intensidad
concentración. Desgastan .
motivación .
creatividad .
energía .
Destruyen .
ánimo .
buen humor.
Te vuelven
irascible
pesimista
negativo
injustificadamente desconfiado. Metodología para hacer
uso efectivo del tiempo Ya conocemos a los ladrones del tiempo

Es importante saber aprovecharlo de manera eficiente Sobre "Getting Things Done" Getting things done es una metodología de administración del tiempo Aunque es aplicable en cualquier ámbito, es alabada en el área laboral Ha sido mencionada como una gran ayuda en el área de los negocios por revistas como Wired y Times Principios Recopilar Depositar las tareas a realizar en "cubos" El objetivo es dejar de preocuparnos y empezar a ocuparnos Organizar Clasificar acciones según su prioridad y contexto El objetivo es no tener que preocuparse de acciones que no puedes realizar en ese momento Revisar Revisar las listas de acuerdo al contexto y tiempo Actualizar listas frecuentemente para reordenar tareas Hacer Evitar ladrones de tiempo No procrastinar Evitar multi-tasking para tareas pesadas ¿Cómo puede ayudar en el trabajo? Mejora la productividad Baja los niveles de estrés Organizaciones como la NASA, General Electric y Coca-Cola la han incorporado a sus procesos y capacitado a sus empleados Uso efectivo del tiempo Uso efectivo del tiempo Uso efectivo del tiempo Uso efectivo del tiempo Uso efectivo del tiempo Uso efectivo del tiempo Uso efectivo del tiempo Uso efectivo del tiempo Uso efectivo del tiempo Uso efectivo del tiempo Uso efectivo del tiempo Uso efectivo del tiempo Uso efectivo del tiempo Uso efectivo del tiempo Uso efectivo del tiempo Uso efectivo del tiempo Uso efectivo del tiempo Uso efectivo del tiempo Uso efectivo del tiempo Uso efectivo del tiempo Uso efectivo del tiempo Uso efectivo del tiempo Uso efectivo del tiempo Uso efectivo del tiempo Uso efectivo del tiempo Uso efectivo del tiempo Uso efectivo del tiempo Uso efectivo del tiempo Uso efectivo del tiempo Uso efectivo del tiempo Uso efectivo del tiempo Uso efectivo del tiempo Uso efectivo del tiempo Uso efectivo del tiempo Uso efectivo del tiempo Uso efectivo del tiempo Uso efectivo del tiempo Uso efectivo del tiempo Uso efectivo del tiempo no entres en blanco Has objetivos Pon atención Uso efectivo del Tiempo Uso efectivo del Tiempo Uso efectivo del Tiempo Uso efectivo del Tiempo Uso efectivo del Tiempo Uso efectivo del Tiempo Uso efectivo del Tiempo Uso efectivo del tiempo Herramientas 31 carpetas
Agendas electrónicas
Calendario físico o electrónico
Libreta de notas
Dropbox Que es el Tiempo? Hablamos de ganarlo, perderlo o ahorrarlo, pero lo cierto es que ni siquiera puede atesorarse.
El tiempo avanza de manera inexorable y no hay nada que podamos hacer para modificar su curso. Imposible lograr que se desarrolle más lento o más rápido, o pretender guardar un poco para el futuro. Que es el Tiempo ? Del latín tempus, la palabra tiempo se utiliza para nombrar a una magnitud de carácter físico que se emplea para realizar la medición de lo que dura algo que es susceptible de cambio. Cuando una cosa pasa de un estado a otro, y dicho cambio es advertido por un observador, ese periodo puede cuantificarse y medirse como tiempo. Los 10 mandamientos de la administración del tiempo 1. PLANEAR ES LA CLAVE:
HAGA LISTAS Y UTILICE LAS HERRAMIENTAS
A SU DISPOSICIÓN ¿Cuándo debe usted organizar y hacer su lista? Una opción es organizar su lista de pendientes al final del día laboral. Piense en los eventos del día y planee cuidadosamente su estrategia para el día siguiente. Esto puede ahorrarle muchas noches sin dormir. 2. LA MULTITAREA NO FUNCIONA Existe el mito entre algunas personas que la multitarea los hace más productivos. Pero parece que tienen una percepción errónea de los sentimientos positivos que reciben de la multitarea. No están siendo productivos – sólo se sienten más satisfechos emocionalmente con su trabajo”.
La gente es más efectiva cuando se concentran en una cosa a la vez. Se dice a menudo que es mejor terminar un trabajo que comenzar cinco. 3. ESTABLEZCA PRIORIDADES SIEMPRE 4. ESTABLEZCA METAS Y PLAZOS Vea sus listas e identifique sus principales prioridades. Aborde sus tareas más importantes o que requieran mucho trabajo mental en un momento de su día en el que esté más alerta mentalmente.
Para muchos, ese momento es por la mañana, pero para otros podría ser cuando todos ya se han ido de la oficina. Las tareas y los proyectos necesitan plazos y metas – con éstos usted puede medir su progreso y éxito.
Los plazos son críticos para el resultado de cualquier proyecto o tarea.
Establezca objetivos que se sean Específicos, Puedan Medirse, se Enfoquen en la Acción, Realistas y con un Plazo Específico.
Establezca metas a largo y corto plazo. Es fácil perderse en el microcosmos del día – 5. APROVECHE AL MÁXIMO SU TIEMPO Todos tenemos algo de tiempo durante el día que podemos usar mejor; por ejemplo, cuando nos trasladamos a la oficina, cuando nos ejercitamos y estamos en la regadera. También es un excelente momento para dar prioridad a algunos de los puntos de su lista. 6. LLEVE EL CONTROL DE CUÁNTO TIEMPO INVIERTE Un paso importante hacia la administración del tiempo es saber cuándo tiempo se invierte. Tome uno o dos días de su semana y documente cada actividad y tarea que realiza. Esto parece más difícil de lo que es. Existen muchas aplicaciones de productividad que lo harán para muchas de las plataformas.
Una vez que tenga toda la información frente a usted, tendrá claro dónde puede ahorrarse tiempo. A menudo la gente se sorprende por lo que puede revelar este sencillo experimento. 7. NO DEJE LAS COSAS PARA DESPUÉS 8. RECARGUE SUS BATERÍAS Posponer las cosas para después literalmente lo lleva a ninguna parte, así que no postergue las tareas importantes o espere hasta el último minuto para preparar su presentación. Coma bien, haga ejercicio regularmente y duerma lo suficiente. Cuando está saludable y todo está bien esto a menudo se toma por hecho; parece algo sencillo pero para muchos de nosotros es algo difícil de hacer. 9. ELIMINE LAS DISTRACCIONES No importa dónde trabaje, las distracciones vienen en la forma de correo electrónico, medios sociales, juntas y colegas que quieren hablar sobre el último episodio de su serie favorita, de los eventos de actualidad o de sus hijos. 10. DELEGUE RESPONSABILIDADES 10. DELEGUE RESPONSABILIDADES 1.Sepa quién es la gente a la que puede recurrir. ¿Cuáles son sus puntos más fuertes/débiles?
2.Establezca objetivos y dé a conocer sus expectativas
3.Establezca revisiones y plazos 4.Infórmeles qué recursos están a su disposición

5.Esté disponible para responder a las preguntas.
Visite los puntos de revisión y vea cómo está avanzando la tarea.
6.Permita un poco más de tiempo del necesario. La cantidad de tiempo que usted requiere para realizar una tarea a menudo es diferente para alguien que no realiza la misma tarea regularmente. Agendas de Trabajo Posibilidades que brinda una agenda
*Controlar el cuándo y el cómo de nuestras actividades.
*Llevar un registro de nuestras llamadas telefónicas y apuntes al respecto de ellas.
*Poder tener detalles para con los demás, apuntando sus preferencias.
*Controlar los vencimientos de tarjetas, seguros, etc.
*Ganarle tiempo a cada día en nuestras actividades al organizarnos. Agendas de Trabajo El mejor ayudante con el que puedes contar en el momento en el que tengas alguna actividad, proyecto o evento a desarrollar, es tu agenda. Y los pasos que puedes seguir para aprender a organizar tu agenda son los siguientes:
Definir exactamente el proyecto que debes realizar, con lujo de detalles. Dibujar un mapa mental puede ser lo más recomendable, para lograr una visión más clara del total del proyecto y lograr mayor productividad. Agenda de Trabajo *Definir exactamente el proyecto que debes realizar, con lujo de detalles.
*Desglósalo el proyecto en tareas pequeñas
*Ordena las tareas jerárquicamente y calcula los tiempos necesarios para cada una de ellas.
*Anota en tu agenda la primera tarea de tu lista y si para ella tienes calculados 3 días de trabajo, por ejemplo, en el cuarto día anota la segunda tarea, y así sucesivamente.
*Revisa continuamente tu mapa mental Agendas de Trabajo
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