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UF0512 TEMA 2: Transmisión interna de documentación

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Juan Fco. Muñoz Buendia

on 12 April 2015

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Transcript of UF0512 TEMA 2: Transmisión interna de documentación

La escucha activa
debe ser
:
Paciente,
Precisa,
Analítica,
Activa.

Para mejorar
nuestra escucha activa debemos fomentar:
Interés y concentración.
Aumentar capacidad de comprensión.
Evitar obstáculos psiquícos.
TEMA 2
: Transmisión interna de documentación

La escucha activa
debate
: ¿Qué entendemos por escucha activa? ¿Es lo mismo oír que escuchar?
Características de una buena escucha activa
Escucha activa en el trabajo
Vital en las relaciones dentro de un equipo de trabajo, a la hora de transmitir instrucciones.
Mala escucha equivale a cometer errores.
El feedback
Facilitar al interlocutor información sobre
cómo hemos interpretado
el mensaje recibido.

Permite al emisor
aclarar su mensaje, confirmarlo o reorientarlo en pos de un mejor entendimiento.
Principios de la comunicación
Reglas de la comunicación bidireccional
Lo que es claro para ti
, puede no serlo para los demás.
Solicita
feedback
en forma de preguntas
indirectas
(¿cómo haría lo que he dicho?)
Evite
la solicitud de
feedback directo
(¿has entendido?, ¿está claro?)
La
discrepancia
es fuente de
enriquecimiento
.
Reformular
lo dicho por el interlocutor y
buscar su asentimiento
.
Repetir las palabras del interlocutor con leve tono interrogativo
invita a recibir información adicional
.
Los
juicios o valoraciones propias
provocan menos oposición si van precedidos por "creo que...", "tengo la impresión de que...", "a mi modo de ver..."
Expresar claramente los sentimientos en relación con el interlocutor, permite un
mayor control de la comunicación
y facilita a la otra persona el hacerlo.
Tipos de comunicación
Interpersonal
: Suele ser bidireccional y nos permite negociar con los demás y tomar decisiones
Masiva
: Suele ser unidireccional y se desconoce la identidad de a quien va dirigida.
Organizacional
: Permite la comunicación entre los componentes de la organización.
Ascendente
: sugerencias, opiniones, desviaciones, problemas, soluciones.
Descendente
: órdenes, instrucciones, circulares, correo, etc.
Incidencias en la transmisión
Ruido ambiental
Temperatura ambiental
Distancia
Discapacidades (auditiva o vocal)
Idiomas
Otros factores
Valores
Prejuicios
Estatus
Tono de voz
Estar distraído.
...
Resolución de conflictos
Para afrontar conflictos debemos
Asertividad
Empatía
Proactividad
Entrega de documentación
debate
. ¿Qué consideramos documentación?



... y no vale decir.... "documentos"
Normas
Todo documento que entra o sale de la organización debe
registrarse
:
Registro de entrada.
Registro de salida.

Los documentos deben
archivarse
:
Archivo central.
Archivo descentralizado.

A ser posible se escaneará la documentación y se trabajará con
copias
.

De no ser posible, quedará
registrado el acto de entrega
del documento original que se sustituirá por una copia
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