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RECIBO Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA

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on 28 February 2014

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1. Recepción.
2. Apertura.
3. Revisión.
4. Radicación.
5. Registro.
6. Digitalización.
7. Distribución.

RECEPCIÓN
El encargado de la unidad documental se encarga de recibir la comunicación provenientes de las demas dependencias o comunicaciones externas.


Nota: Este paso no requiere formato.

APERTURA
El encargado de la unidad documental procedera abrir el sobre con sus respectivos cuidados y verificara los datos principales de la comunicación.



Nota: Este paso no requiere formato.
REVISIÓN
El encargado de la unidad documental procederá a observar que las comunicaciones tengas sus respectivos anexos, copias, datos del destinatario, fecha, ciudad y dirección donde se deba enviar respuesta.


Nota: Este paso no requiere formato.
TRASAN A.F
PASOS PARA EL RECIBO
DE CORRESPONDENCIA
RECIBO Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA
RADICACIÓN
El encargado de la unidad documental le asignan un numero consecutivo a la comunicación.


Nota: Este paso no requiere formato.
REGISTRO
El encargado de la unidad documenta procede a diligencias sus respectivos formatos para llevar un control de las comunicaciones recibidas.
FORMATOS A DILIGENCIAR
DIGITALIZACIÓN
El encargado de la unidad documental procede a escanear el documento lo guarda en pdf y le asigna un numero consecutivo.



Nota: Este paso no requiere formato.
DISTRIBUCIÓN
El patinador o mensajero se encarga de distribuir las comunicación en las distintas dependencias.


PASOS PARA EL DESPACHO
DE CORRESPONDENCIA
1. Elaboración.
2. Firma.
3. Traslado.
4. Verificación.
5. Numeración y fechado.
6. Registro.
7. Separación.
8. Envío.
ELABORACIÓN
El Documento es generado teniendo en cuenta los estilos del documento, margenes y el gramaje del papel

FIRMA
Una vez elaboradas las comunicaciones se procede a la firma de la persona responsable de la información que contiene
TRASLADO
El mensajero interno o patinador se encarga de trasladar dichas comunicaciones
VERIFICACIÓN
El encargado de la unidad documental verifica que cumpla con las normas establecidas por la entidad y revisa si el documento contiene anexos y copias
NUMERACIÓN Y FECHADO
El encargado de la unidad dicumental debe colocar un numero consecutivo y la fecha
REGISTRO
El encargado de despacho de documentos anota los datos mas significativos de la comunicación en un formato o registro para llevar su control
ENVÍO
Se procede a enviar el documento ya sea mediante un mensajero o vía electrónica
Nota: En caso de que la comunicacion contenga algun error sera devuelta, para ser corregida
PLANTILLAS
carta
certificado
circular
constancia
memorando
acta
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