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ORGANIZACIÓN Y LOGISTICA DE EVENTOS Y ACTIVIDADES BTL

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Alirio Leal Martin

on 22 January 2015

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ORGANIZACIÓN Y LOGÍSTICA DE EVENTOS Y ACTIVIDADES
BTL
La organización de eventos es el proceso de diseño, planificación y producción de congresos, festivales,ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de reuniones, cada una de las cuales puede tener diferentes finalidades que obedecen a una estrategia comercial, institucional o gubernamental, enmarcada en un cronograma de actividades. DEFINICIÓN
El interesado en el evento debe tener claro el objetivo a conseguir “escuchar al cliente, entender sus necesidades y asesorarle en el cumplimiento de sus objetivos”, los recursos técnicos y humanos que se necesitan, presupuesto para su ejecución y los requisitos legales y de la responsabilidad que conlleva el desarrollo de cualquier actividad masiva. De dónde se parte??
Es un documento detallado en donde se registra la información mas importante del cliente, del producto y del tipo de evento, donde se destacan fundamentalmente los siguientes aspectos: EL BRIEF EL BRIEF
3) FECHA, HORA Y LUGAR

Fecha: Indicar cuándo tiene que celebrarse el evento y si hay flexibilidad en cuanto a fechas. 

Hora: A qué hora empieza y termina. Esto ayudará a definir el contenido posible del libreto o programa y el ritmo del programa.  EL BRIEF
4) PRESUPUESTO


¿Con qué presupuesto se cuenta? En lo posible desglosar en categorías según el tipo de servicio, Producción, artistas, locación, permisos, catering, transporte, campaña publicitaria, RRPP, animación, etc.

No olvidar indicar si los honorarios del organizador están incluidos o no. EL BRIEF
5) CONTENIDO Y PROGRAMA


Es la parte principal del brief: define el estilo del evento, si hay un tema y sobre todo el detalle de todo lo que va a ocurrir hora por hora (o más bien, minuto por minuto…).

Esto corresponde a la parte principal del trabajo del organizador, que presentará un programa completo y detallado del evento encajado en un tema general.. ¡Permitir que el organizador presente ideas creativas! EL BRIEF

- Lugar y alojamiento

- Transporte

- Recibimiento en el aeropuerto

- Registro / check-in & check-out

- Catering (detallando las necesidades de tipos de comidas especiales, si hay)

- Sonido y soluciones audiovisuales

- Personal de apoyo (por ej.: promotoras, logísticos, )

- Logística; carpas, generadores, baños, cerramiento, muros, internet, etc.
Indican lo que tiene que hacer el organizador después del evento. ¿Tiene que pedir reacciones y comentarios a los asistentes? ¿Escribir un informe sobre el evento?, Si es así, ¿Con qué información? Que indicadores presentara? Que material gráfico, de video y audio soportara el informe?

No olvidar organizar una reunión de brief, después del evento, con el cliente, para felicitarlo y aclarar las cuestiones que queden pendientes. 
Solicitar todos los datos de los contactos que representan al cliente, los del organizador y los de todo el equipo de apoyo, indicando las distintas responsabilidades de cada uno para que el organizador sepa a quien contactar para cada tipo de asunto. Incluir teléfonos fijos, móviles, email, PIN o Whatsapp.  En general, dar mucha información al organizador acerca del evento y de la empresa, para que se pueda montar un evento a la medida de lo que el cliente necesita. Consiste en el empleo de formas no masivas de comunicación para mercadeo dirigidas a segmentos de mercado específicos. BTL se conoce también como marketing de guerrilla. BTL – Below The Line BTL - Creatividad pura aplicada a nuestro entorno con fines de promoción y posicionamiento de marca, esfuerzos de comunicación no convencionales de alto impacto y bajo presupuesto. BTL – Below The Line Lo que persigue BTL es llegar con mensajes personalizados al receptor de los mismos. El objetivo es crear una relación personalizada y directa en el receptor del mensaje, que no pueden hacerlo los fríos medios tradicionales. BTL – Below The Line Sin estrategia no hay resultados positivos, el error de muchos es pensar que el BTL es solo ejecución. Hay que estudiar y conocer al consumidor, medir los resultados con herramientas efectivas para garantizar resultados, segmentación, interacción y se comunique el estilo de la marca. BTL – Claves del Exito 1) OBJETIVOS DEL EVENTO


Ante todo, asegurarse que el evento es la manera adecuada de alcanzar los objetivos. Definir en qué consiste el evento, qué se quiere conseguir y de quién.  - Necesidades especiales (por ej.: traducción para parte del público, pantallas de video, luces, tarima, cerramiento)

- Elementos "culturales" (artistas, gente seria, divertida, formal, creativa, etc.).  2. EL PÚBLICO OBJETIVO
2. EL PÚBLICO OBJETIVO


¿A quién se dirige este evento?


¿Cuántos invitados?

Cargos, edades, otros datos demográficos como sexo, sitios de origen, N.S.E, gustos, etc.
Especificar los mensajes a comunicar y la manera de comunicarlos con impacto. Se debe realizar la planimetría del evento (espacio elegido, escenario, disposición de mesas o de salas de reunión, servicio de catering, camerinos, zonas de seguridad, ingresos, salidas de emergencia, etc...). 5) CONTENIDO Y PROGRAMA Se vale de medios tales como el merchandising, los eventos, el mecenazgo, los medios de difusión no convencionales, promociones, mercadeo directo y redes sociales, entre otros.
Suele ser el complemento de campañas en medios de comunicación masivos o tradicionales denominadas ATL above the line En los modelos de comunicación personal, la retroalimentación, reacción de la audiencia, o feedback— es instantánea. En cambio, con la comunicación masiva, no hay tal inmediatez. Los medios BTL no solo agilizan la respuesta, sino que hacen más mensurable la efectividad de la publicidad. Este marketing se suele usar por parte de pequeñas empresas con pocos recursos económicos. El secreto está en dar paso a la creatividad, utilizando medios, espacios, situaciones del día a día, elementos del entorno y transformándolos en una experiencia que sorprenda y quede en la memoria. es convertirse en aliado para el cliente, el pensamiento estratégico, creatividad, disponibilidad, flexibilidad, capacidad de reacción, proactividad e interacción con el target en su propio terreno son las razones para ganarse la confianza y status de partner con el cliente. BTL – Claves del Exito Un evento es una unidad táctica de mercadeo.
- Si asisten pagando una entrada

- ¿A qué eventos ha asistido el público en el pasado, en general? . 2. EL PÚBLICO OBJETIVO
Lugar: Si hay preferencias en cuanto a tipo de lugar o de configuración, (por ej.: un lugar histórico, un ambiente medieval, una sala moderna con lo último para audiovisuales, un teatro, un parque, un estadio, etc.).
Indicar también si habrá presentaciones u otras actividades que requieran de una logística particular (por ejemplo, un conferenciante que haga un discurso utilizando una computadora portátil… ASPECTOS A TENER EN CUENTA -Mobiliario, diseño y decoración

- Animaciones, música, presentadores, artistas, etc.
- Obsequios y recuerdos para los asistentes

- Gestión de invitaciones, soportes de comunicación (Afiches, emails animados, volantes, )

- Gestión de los VIP´s

- Fotógrafos y video del evento, invitados de prensa,

- Otros (seguros, servicios de seguridad, servicios de salud, etc.) ASPECTOS A TENER EN CUENTA 6) ACTIVIDADES POST-EVENTO 7) DATOS DE CONTACTO 8) INFORMACIÓN ADICIONAL Adjuntar todo el material informativo del que se disponga: Direcciones web donde encontrar más información, artes de los logos de las marcas, lista de colores o de elementos gráficos, aplicaciones de la imagen corporativa, muestras de producto, elementos de merchandising, piezas publicitarias promocionales, etc.   BTL
La promoción de productos o servicios se lleva a cabo mediante acciones que se caracterizan por el empleo de altas dosis de creatividad, sorpresa y sentido de la oportunidad; lo cual crea novedosos canales para comunicar mensajes publicitarios. En relación con el marketing tradicional, altera aspectos importantes como el uso que se hace de él, los espacios empleados, los costos y el contacto directo con el consumidor final. adicional a los elementos anteriores quien ejecuta debe tener conocimientos legales, presupuestales, antropológicos y psicográficos del target, teniendo en cuenta su idiosincrasia, estilo de vida y costumbre. Planea la optimización de recursos, minimiza riesgos y evalúa elementos factibles y no factibles y centra su atención en que la experiencia sea memorable. a través de un plan de comunicación efectivo y ejecutable, concibiendo ideas geniales, mesuradas, optimizando recursos, conociendo el consumidor y el negocio del cliente al detalle, entendiendo como interactúan el consumidor y la marca. 1. Totalmente estratégicos BTL – Claves del Éxito 2. Creatividad aterrizada BTL – Claves del Éxito 3. Ejecutores Certeros que se consolida con la experiencia, formar personal BTL no es fácil en el campo académico y hace que se la industria tenga un componente empírico implícito. El BTL es selectivo, los que terminan sobresaliendo se destacan por la pasión en lo que hacen sin embargo es importante el componente académico. 4. Relación óptima con el cliente
este es el norte hacer del BTL una solución integral para el cliente desde la investigación de mercados, la creatividad, el conocimiento de la marca y del consumidor para generar estrategias que respondan a las expectativas de los clientes y produzcan alto impacto en el target, alcanzando los objetivos del marketing. BTL – Claves del Exito 5. Talento BTL – Claves del Exito 6. Hacia el Marketing integral ¡ESO ES TODO AMIGOS! DISFRUTEN AL MÁXIMO LO QUE HACEN!!! EN RESUMEN...
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