Loading presentation...

Present Remotely

Send the link below via email or IM

Copy

Present to your audience

Start remote presentation

  • Invited audience members will follow you as you navigate and present
  • People invited to a presentation do not need a Prezi account
  • This link expires 10 minutes after you close the presentation
  • A maximum of 30 users can follow your presentation
  • Learn more about this feature in our knowledge base article

Do you really want to delete this prezi?

Neither you, nor the coeditors you shared it with will be able to recover it again.

DeleteCancel

Make your likes visible on Facebook?

Connect your Facebook account to Prezi and let your likes appear on your timeline.
You can change this under Settings & Account at any time.

No, thanks

PRINCE2

Beschrijving PRINCE2
by

Arjan Hoogenveen

on 25 May 2015

Comments (0)

Please log in to add your comment.

Report abuse

Transcript of PRINCE2

Thema's
Aspecten van projectmanagement waarvoor voortdurend en gelijktijdig
aandacht moet zijn gedurende het hele project en elk thema moet hierbij op maat gemaakt worden
Plannen
Principes (verplichte richtlijnen en good practices)
Processen (gestructureerde verzamelingen van activiteiten, ontworpen om een specifiek doel te realiseren)
Voortdurende zakelijke rechtvaardiging
Leren van ervaringen
Gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden
Managen per fase
Manage by exception
Productgerichte aanpak
Op maat maken voor projectomgeving
Businesscase
Organisatie
Kwaliteit
Risico
Voortgang
Wijziging
Starting Up a Project
DP Directing a Project
IP Initiating a Project
CS Controlling a Stage
MP Managing Product Delivery
Closing a Project
Een project is een tijdelijke organisatie met als doel de oplevering van een of meer producten op grond van overeengekomen Business Case.
Kenmerken project
1. Verandering, 2. Tijdelijk, 3. Multidisciplinair
4. Uniek en 5. Onzekerheid
PRINCE2 project heeft gedefinieerde toleranties (beheersfactoren) 1. Kosten 2. Doorlooptijd 3. Kwaliteit 4. Scope 5. Risico 6. Benefits
Via deze toleranties is het mogelijk grenzen vast te leggen van gedelegeerde bevoegdheden. Door gescheiden verantwoordelijkheden voor het sturen, managen en uitvoeren van het project en de eindverantwoordelijkheid op ieder niveau te definieren. Eindverantwoordelijkheid wordt verkregen door:
delegeren van bevoegdheden dor het instellen van toleranties
opzetten van projectbeheersing
instellen van mechanisme voor borging van deze projectbeheersing
Doel
: Het inrichten van mechanismen om te kunnen beoordelen of het project wenselijk (evenwicht kosten/benefits/risico's), levens-vatbaar (opleveren producten) en realiseerbaar (leveren producten de benefits op) is (en blijft), als middel om de besluitvorming over (voortzetting van) de investering te ondersteunen.
Output
: Producten door het project opgeleverd
Eindresultaat
: Gevolg van de verandering door het gebruik van de outputs
Benefit
: Meetbare verbetering (volgens stakeholders) als gevolg van het eindresultaat
Rendement
: Afstemming op bedrijfsdoelstellingen en of realisatie mogelijk is
Doel: Bieden van een werkwijze voor het definiëren en inrichten van de structuur van rollen en verantwoordelijkheden in het project. (project- en managementteamleden).
Doel: Definieren en implementeren van de middelen waarmee het project producten kan realiseren en beoordelen of die producten geschikt zijn voor hun doel.
Doel: Bevorderen van de communicatie en beheersing door het definieren van manieren waarop de producten worden opgeleverd (waar en hoe, door wie, en het schatten van het wanner en hoeveel).
Doel: Bieden van werkwijze voor het identificeren, beoordelen en beheersen van onzekerheid (bedreigingen en kansen).
Doel: Bieden van werkwijze voor identificeren, beoordelen en beheersen van alle potentiële en goedgekeurde wijzigingen in de (12) baselines.
Doel: Bieden van werkwijze voor het bewaken en vergelijken van de werkelijke resultaten met de geplande, het geven van een prog-nose voor de projectdoelstellingen en de voortdurende levens-vatbaarheid van het project, en het beheersen van eventuele onacceptabele verschillen.
Definitie:
Totaal van kenmerken van een product gericht op het vermogen om te voldoen aan de eisen.
1. Kwaliteit 2, Scope 3. Kwaliteitsmanagementsysteem
4. Kwaliteitsplanning 5. Kwaliteitsbeheersing
6. Kwaliteitsborging 7. Acceptatie
Definitie Plan:
Document waarin wordt beschreven hoe, en wanneer en door wie
een bepaald doel(en) gerealiseerd moet worden.
Plan niveaus: Project Plan, Stage Plans en Team Plans en
indien nodig Exception Plans als nieuwe baseline in
Project of Stage Plan)
Definitie Risico
Onzekere gebeurtenis(sen) (kansen if bedreigingen) die, als die zou plaatsvinden, effect zou hebben op het bereiken van de
doelstellingen.
Risk Management Strategy (beschrijven hoe risicomanage-
ment wordt verankerd in projectmanagementactiviteiten.
Risk Register (informatie vastleggen en bijhouden
over geidentificeerde gebeurtenissen.
Definities:
Issue
: Iedere relevante geburtenis die heeft plaatsgevonden, die niet gepland was en die managementactie vereist. Typen issue:
(a) wijzigingsverzoek voor een baseline (b) afwijking van specificaties (voor een product dat niet zal voldoen aan de specificaties) (c) probleem/zorg (elk ander issue)

Configuratiemanagement
: technische en administratieve activiteit die
te maken heeft met het maken, onderhouden en beheerst wijzigen
van configuraties tijdens levensduur van een product of ook wel

productbeheer
genoemd.

Configuratiemanagementstrategie
bevat configuratie-
managementprocedure en de procedure voor issue-
en wijzigingsbeheer.
Definitie Voortgang
Maatstaf voor de realisatie van de doelstellingen van een plan
Voortgangsbeheersinstrumenten:
Delegeren van bevoegdheden, Gebruik van managementfasen, Event-driven
(besluitvorming) en time-driven (bewaken en rapporteren) instrumenten.
Producten
Doel: Zorgen dat is voldaan aan de randvoor-waarden voor Initiating a Project door de vragen te beantwoorden:
* Is het project levensvatbaar?
* Is het project lonend?

Doelstelling is
* Zakelijke rechtvaardiging (in Business Case)
* Noodzakelijke autoriteiten bestaan voor
initiatie project
* Projectaanpak is geselecteerd
* Definitie rollen en verantwoordelijkheden
* Vastleggen en bevestigen bereik project
(Project Brief)
* Goedgekeurd Initiatiefaseplan

Context
* Benoemen opdrachtgever en projectmanager
* Eerdere leerpunten verzamelen
* Projectmanagementteam samenstellen
* Business Case opstellen op hoofdlijnen
* Projectaanpak kiezen / Projectvoorstel
samenstellen
* Initiatiefase plannen
Doel: De Project Board in staat stellen eindverantwoordelijk te zijn voor het slagen van het project door middel van het nemen van belangrijke beslissingen en het uitoefenen van beheersing over het geheel terwijl hij het dagelijks management delegeert aan de Project Manager.
Doelstellingen: Ervoor zorgen dat goedkeuring wordt verleend om project te initieren en om de producten op te leveren, aansturing en beheersing, bewaking voortdurende levensvastbaarheid, interface tussen project en bedrijfs- en programmamanagement, goedkeuring voor afsluiting project en zorgen dat de plannen voor realiseren benefit na afloop project worden gemanaged en gereviewed.
Context proces (initiatie kost tijd en geld en daarom moeten activiteiten worden gepland, gevolgd en beheerst): Review en goedkeuring Projectvoorstel, Review en goedkeuring Initiatiefaseplan, Verifieer levensvatbaarheid obv Business Case, Informeer belanghebbenden over initiatie & autoriseer initiatie project.
Doel: Leggen van stevige basis voor het project waardoor organisatie duidelijkheid krijgt over het werk dat moet worden gedaan om de producten van het project op te leveren voordat aanzienlijke uitgaven worden gedaan.

Doelstelling: Zorgen voor gemeenschappelijke visie op:
1. Redenen project, verwachte benefits, risico's 7. Hoe worden baselines vastgesteld en beheerst
2. Scope en op te leveren producten 8. Identificatie, beoordelen en beheersing van issues, risico's, wijzigingen
3. Hoe en wanneer de oplevering wordt gerealiseerd 9. Manier voortgang bewaken en beheersen
4. De kosten 10. Hoe en wie en wanneer betrokkenen informeren
5. Wie nemen er besluiten 11. Bedrijfsstandaard toesnijden op project(managementmethode)
6. Hoe wordt vereiste kwaliteit gerealiseerd?
Doel: Het toewijzen van werk dat gedaan moet worden, datzelfde werk bewaken, issues behandelen, voortgang rapporteren aan de Project Board en corrigerende maatregelen nemen om te zorgen dat de fase binnen de toleranties blijft.
Doelstellingen: Te zorgen dat
Aandacht gericht blijft op oplevering producten van de fase
Risico's en issues onder controle houden
Business Case in het oog houden
Oplevering producten voor de fase volgens gestelde kwaliteitsstandaarden
Project Board richt zich op oplevering binnen vastgestelde toleranties
Doel: Het beheersen van de schakel tussen de Project Manager en de Team Manager(s), door formele eisen te stellen aan het aannemen, uitvoeren en opleveren van projectwerk. De rol van de Team Manager(s) is het coördineren van een hoeveelheid werk dat een of meer producten van het project zal opleveren. Een Team Manager kan zowel vanuit de klantorganisatie afkomstig zijn als van daarbuiten.
Doelstelling: Te zorgen dat
Werk aan producten wordt geautoriseerd en afgesproken
Teams en leveranciers helder voor ogen hebben wat moet worden geproduceerd en wat verwachte inspanning, kosten of doorlooptijden zijn
Geplande producten worden opgeleverd volgens de verwachtingen en binnen de tolerantie
Project Manager wordt voorzien van informatie om zeker te stellen dat verwachtingen worden gemanaged

Doel: Zorgen voor vast punt waarop acceptatie product wordt bevestigd en wordt vastgelegd dat doelstellingen die waren vastgelegd in oorspronkelijke Project Initiation Documentation zijn gerealiseerd (of dat goedgekeurde wijzigingen in doelstellingen zijn gerealiseerd). Ook kan worden vastgesteld dat project niets meer heeft bij te dragen.
12 baselines, 6 records en 8 reports
1. Benefits Review Plan (Baseline)
2. Business Case (Baseline)
3. Checkpoint Report (Report)
4. Communication Management Strategy (Baseline)
5. Configuration Item Record (Record)
6. Configuration Management Strategy (Baseline)
7. Daily Log (Record)
8. End Project Record (Report)
9. End Stage Report (Report)
10. Exception Report (Report)
11. Highlight Report (Report)
12. Issue Register (Record)
13. Issue Report (Report)
14. Lessons Log (Record)
15. Lessons Report (Report)
16. Plan (Baseline)
17. Product Description (Baseline)
18. Product Status Account (Report)
19. Project Brief (Baseline)
20. Project Initiation Documentation (Baseline); contract tussen Project Board en Project Manager op basis waarvan het project wordt uitgevoerd.
21. Project Product Description (Baseline)
22. Quality Management Strategy (Baseline)
23. Quality Register (Record)
24. Risk Management Strategy (Baseline)
25. Risk Register (Record)
26. Work Package (Baseline)
Klant: Levert vertegenwoordiging business en gebruikers
Leverancier: Levert specialistische expertise en resources om de producten te maken.
Omdat ieder project uniek is Kenmerken: Universeel, zelfbevestigend en versterkend
Gerechtvaardigde reden gedurende het hele project die wordt vastgelegd en goedgekeurd in de Business Case
Kosten - baten
Continu leren en verbeteren
Vastleggen in Lessons Log en alle rapporten en reviews
Kernvraag
: Waarom? Welke investeringen zijn nodig?
Wat zijn de verwachte baten?
Managementproducten
: Business Case & Benefits Review Plan
Relatie principe
: Voortdurende zakelijke rechtvaardiging
Eigenaar
: Business Manager
Drijvende kracht van project.
Kernvraag
: Wie? Projecten zijn multidisciplinair
Managementproducten
: Project Brief en PID
Relatie principe
: Gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden
Kernvraag
: Wat? Fit for purpose (voldoen aan zakelijke
verwachtingen en mogelijk maken vervolgens gewenste
benefits te realiseren.
Doel
: Acceptatiecriteria, managementstrategie, verantwoorde-
lijkheden PMT
Managementproducten
: Project Product Description (tijdens fase Starting Up) en onderdeel van Project Brief, Product Description voor alle producten, Quality Management Strategy tijdens fase Initiating, Quality Register (dagboek gemaakt tijdens Initiating fase), Kwaliteits-reviewtechniek
Relatie principe
: Product gerichte aanpak
Kernvraag
: Hoe, hoeveel en wanneer?
Doel
: Project-, Fase- en Teamplannen, Product-
gebaseerde planning
Managementproducten
: Plan, Project Product Description,
Product Description, Techniek Productgericht plannen
Relatie principe
: Productgerichte aanpak, Leren van
ervaringen, Managen fasegericht, Management by exception
Kernvraag
: Wat als?
Doel
: Bedreigingen en kansen, Risicomanagement
en -strategie, Risicoregister, Verantwoordelijkheden PMT
Managementproducten
: Risk Management Strategy,
Risk Register
Relatie principe
: Voortdurende zakelijke rechtvaardiging
Kernvraag
: Wat is de impact?
Managementproducten
: Issue Report, Issue Register, Configuration Management Strategy, Configuration Item Records, Product Status Account
Relatie principe
: Productgerichte aanpak
Kernvraag
: Waar staan we nu, Waar gaan we heen en
Zullen we doorgaan?
Doel
: Rapporteren, managementproducten, fasering, toleranties
Managementproducten
: Checkpoint Report, Highlight Report, Exception
Report, End Stage Report, End Project Report, Product Status Account,
Samenhang tussen 12 baselines, 6 records en 8 reports
Relatie principe
: Fasemanagement, Manage by Exception en Leren van ervaringen en zoals altijd Voortdurende zakelijke rechtvaardiging
Pre-project Initiatiefase Opeenvolgende uitvoeringsfasen Laatste uitvoeringsfase
Doel: Zorgen dat Project Board door Project Manager wordt voor-zien van voldoende informatie om succes van de huidige fase te kunnen reviewen en om het volgende Stage Plan te kunnen goedkeuren.
Managing a Stage Boundary
Doel: Te zorgen dat de Project Board door de Project Manager wordt voorzien van voldoende informatie om het succes van de huidige fase te kunnen reviewen en om het volgende Stage Plan te kunnen goedkeuren.
Sturen
Managen
Opleveren
CS Controlling a Stage
Doel: Het toewijzen van werk dat gedaan moet worden, datzelfde werk bewaken, issues behandelen, voortgang rapporteren aan de Project Board en corrigerende maatregelen nemen om te zorgen dat de fase binnen de toleranties blijft.
Doelstellingen: Te zorgen dat
Aandacht gericht blijft op oplevering producten van de fase
Risico's en issues onder controle houden
Business Case in het oog houden
Oplevering producten voor de fase volgens gestelde kwaliteitsstandaarden
Project Board richt zich op oplevering binnen vastgestelde toleranties
MP Managing Product Delivery
Doel: Het beheersen van de schakel tussen de Project Manager en de Team Manager(s), door formele eisen te stellen aan het aannemen, uitvoeren en opleveren van projectwerk. De rol van de Team Manager(s) is het coördineren van een hoeveelheid werk dat een of meer producten van het project zal opleveren. Een Team Manager kan zowel vanuit de klantorganisatie afkomstig zijn als van daarbuiten.
Doelstelling: Te zorgen dat
Werk aan producten wordt geautoriseerd en afgesproken
Teams en leveranciers helder voor ogen hebben wat moet worden geproduceerd en wat verwachte inspanning, kosten of doorlooptijden zijn
Geplande producten worden opgeleverd volgens de verwachtingen en binnen de tolerantie
Project Manager wordt voorzien van informatie om zeker te stellen dat verwachtingen worden gemanaged
Projectmanagement is het plannen, delegeren, bewaken en beheersen van alle aspecten van een project en het motiveren van alle betrokken partijen om de doelstellingen van het project te realiseren binnen de overeengekomen targets van de te beheersen factoren: tijd, kosten, benefits (Waarom doen we het?), risico's, kwaliteit (fit for purpose) en scope ('Wat hoort wel en wat niet bij het project: verwachtingen').
Stuurgroep en projectmanager spreken toleranties af over (in ieder geval) tijd en geld.
Voordelen Prince2
Best Practice, duidelijke organisatiestructuur, focus op bestaansrecht en op producten, beheersing & control, leren & ontwikkelen (principes & thema's)
Prince2 houdt geen rekening met specialistische aspecten, gedetailleerde technieken (behalve kwaliteitsreviewtechniek en productgericht plannen) en leiderschapsvermogen.
Uitgangspunten:
* Klant-leverancieromgeving * Elk project heeft sturing, management, beheersing en communicatie nodig * Succesvol projectmanagementteam heeft een vertegenwoordiging business (bedrijfsbehoefte & value for money), gebruiker (product- en acceptatiecriteria specificeren) en leverancier (product maken conform specificatie), governance (gedefinieerde rollen en verantwoor-delijkheden), tussentijdse review projectrollen en een effectieve communicatie (management)strategie (bevat beschrijving middelen voor, en frequentie van communicatie met interne en externe partijen) voor belanghebbenden.
Project Board
Projectmanager
Teammanager
Context proces
Opstellen Risicomanagementstrategie. Configuratiemanagementstrategie, Kwaliteitsmanagementstrategie, Communicatiemanagementstrategie
Maken Projectplan, Opzetten projectbeheersing, Aanscherpen BusinessCase en samenstellen Projectinitiatiedocumentatie
Rekening houdend met de belangen van de stakeholders; bedrijf, gebruikers en leverancier

Project opdelen in een aantal managementfasen
Maken van een Project Plan hoofdlijnen en een
gedetailleerd Stage Plan voor de huidige fase
Elke fase plannen, bewaken en beheersen
Aan eind iedere fase moet de status worden beoordeeld, de Business Case en plannen moeten worden gereviewed
Met name op de kwaliteitseisen van de producten
Product Descriptions
Op maat voor de omgeving, de omvang, de complexiteit, het belang, de te leveren mogelijkheden en de risico's van het project
PRINCE2 aanpak Business Case
(fasen + verantwoordelijkheden):
Executive voor schrijven en goedkeuring

Ontwikkelen
delegeren aan bijv. Project Manager: financiele kennis!!

Verifieren/Onderhouden
Review einde elke fase voor autorisatie
door Project Board; voor beoordeling door Project Manager
en als onderdeel van benefits review door bedrijfs- of
programmamanagement

Bevestigen
benefits door senior user
Projectboard (executive, senior user en supplier en eventueel project assurance en change authority) of Stuurgroep moet uitstralen:
Autoriteit
Geloofwaardigheid
Vermogen tot delegeren
Beschikbaarheid
Doelstelling:
Project Board zekerheid geven dat alle producten zijn afgerond en goedgekeurd
Stage Plan voor volgende fase opstellen
Project Initiation Documentation reviewen (Business Case, Project Plan, projectaanpak, strategieen, managementteamstructuur en rollen)
Informatie leveren die Project Board nodig heeft voor Voortdurende Rechtvaardiging
Eventuele informatie/leerpunten vastleggen die nuttig kunnen zijn voor volgende fase
Verzoek voor autorisatie voor opstarten volgende fase
Bij afwijkingen buiten de toleranties:
Exception Plan opstellen
Goedkeuring vragen om Project Plan of Stage Plan te vervangen door Exception Plan
Managing a Stage Boundary
Doelstelling:
Project Board zekerheid geven dat alle producten zijn afgerond en goedgekeurd
Stage Plan voor volgende fase opstellen
Project Initiation Documentation reviewen (Business Case, Project Plan, projectaanpak, strategieen, managementteamstructuur en rollen)
Informatie leveren die Project Board nodig heeft voor Voortdurende Rechtvaardiging
Eventuele informatie/leerpunten vastleggen die nuttig kunnen zijn voor volgende fase
Verzoek voor autorisatie voor opstarten volgende fase
Bij afwijkingen buiten de toleranties:
Exception Plan opstellen
Goedkeuring vragen om Project Plan of Stage Plan te vervangen door Exception Plan
Doelstellingen:
Verifieren gebruikersacceptatie van de producten
Zorgen dat gastlocatie in staat is producten te ondersteunen als project is ontbonden
Prestaties van project ten opzichte van baselines reviewen
Gerealiseerde benefits beoordelen, raming voor resterende benefits actualiseren en review plannen voor niet-gerealiseerde benefits
Waarborgen dat maatregelen zijn genomen voor aanpakken openstaande issues en risico's, met aanbevelingen voor vervolgacties.
Opm.: Initiatiefase + een van de overige fases is het minimum
Voorafgaand:
Projectman-daat ('trigger')
door bedrijfs- of programma-management

Change authority
beheert wijzigingsbudget en mag binnen afgesproken grenzen besluiten nemen.
Project assurance
beoordeelt de baselines en eventuele ondersteunende records. Project
assurance kan gedelegeerd worden door
Project Board maar dan moet lid Project
Board nog steeds voldoende expertise/
tijd hebben.
Full transcript