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INFORME DE AUDITORIA

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on 8 November 2013

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INFORME DE AUDITORÍA
AREA: MANUALES DE POLÍTICAS, PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES
HALLAZGO NO. 1
Durante la revisión se observó que no se cumplen todas las políticas, procedimientos y funciones establecidos en los manuales. Tomando en cuenta que en el caso de la cuenta de vehículos se observó que hay un mal cálculo de depreciación tal es el caso de una Motocicleta en la cual se tomó el monto de la factura por Q 6,699.84 para el 2011 y para la depreciación del 2012 se tomó neto y no sobre el saldo de adquisición.


AREA: EFECTIVO Y EQUIVALENTES
HALLAZGO NO. 2
Derivado de la investigación de auditoria se observo en los cuestionarios que no se practican arqueos de caja chica constantes, así mismo se pudo determinar que el fondo de caja chica es utilizado para crear sencillo cuando no se tiene lo suficiente al momento de dar vuelto de ventas el cual se reembolsa al final del día.

AREA: MERCADERÍAS EN TRANSITO
HALLAZGO No. 7
Durante la auditoria se observó que la documentación que respalda las mercaderías en tránsito no están bien archivas ni detalladas, porque tienen pago de impuestos, de aduana, abonos de la mercadería, etc. sin un detalle que especifique si es de una o varias compras.

RECOMENDACION.

Respetar el porcentaje legal y política de depreciación bajo la cual se constituyó la sociedad, para este caso método de línea recta.

RECOMENDACIÓN.
Deberá practicarse los arqueos de Caja Chica regularmente y de forma sorpresiva para evitar el riesgo en el manejo de efectivo, así como para verificar el manejo correcto de los fondos.

HALLAZGO NO.3
Derivado de la investigación de auditoria en el área de caja y bancos se pudo establecer que no se llevan a cabo conciliaciones bancarias únicamente libro auxiliar de bancos.

RECOMENDACIÓN.
Se debe ampliar las técnicas de trabajo implementando la realización obligatoria de conciliaciones bancarias, pues se sabe que el área de caja y bancos es de suma importancia para la empresa

HALLAZGO NO.4
Se pudo observar que en el área de caja no existe información suficiente para corroborar los saldos, ya que no cuentan con documentos que respalden e integren esta área, como lo son estados de cuenta originales, integraciones de ingresos y egresos.

RECOMENDACIÓN.
Se deben ampliar las técnicas de trabajo implementando; integraciones del movimiento de caja, así creando un archivo en el que contenga el respaldo de todos los egresos efectuados por caja de igual manera con los ingresos.

HALLAZGO NO.5
Al momento de realizar la evaluación al área de Bancos se pudo observar que no se encuentran archivados en gran parte los estados de cuenta mensuales del Banco de Desarrollo Rural S.A. de igual manera no se encontraron los cheques, chequeras y codos de dichos documentos a nombre de la institución, al solicitarlos se informó que se extraviaron al momento de cambiar de contadora.

RECOMENDACIÓN.
Implementar un mejor control para el cuidado de dicha documentación, e información que es de suma importancia para la empresa, pues al momento que puedan caer a manos extrañas, puede lamentarse dicha pérdida
HALLAZGO NO.6
Al momento de realizar el arqueo de caja chica a la encargada, se estableció un faltante de veinticuatro quetzales con noventa y nueve centavos (Q.24.99), así mismo se encontró un vale por gasto de combustible por cien quetzales exactos (Q. 100.00) sin firma por quien recibió el dinero ni número de vale, dicho documento fue elaborado al momento de realizar el arqueo.

RECOMENDACIÓN
.
Ampliar técnicas para el fortalecimiento de control interno y realizar arqueos sorpresivos al área de caja, de esta manera prever posibles errores e irregularidades en esta área.

RECOMENDACIÓN
Se debe tener un control para archivar y registrar cada compra que se realice por mes con el detalle respectivo de lo comprado para conocer el costo real de cada mercadería.

HALLAZGO NO.8
Se encontró que en la cuenta importaciones hay pérdidas y ganancias generadas en algunas compras que no se tomaron en cuenta para determinar los costos y entre ellos están la importación de discos y mezcladoras, el monto de la perdida en discos es de Q. 1,639.81 y en las mezcladoras es de Q.8, 937.38.

RECOMENDACIÓN
Determinar si las pérdidas y ganancias se incluirán dentro del total de la importación o se registrara por separado.

HALLAZGO NO. 9
No toda la mercadería cuenta con un seguro que la resguarde, ya que solo se paga cuando el monto es de un valor considerable.

RECOMENDACIÓN
La empresa debe evaluar que mercadería en tránsito merece ser asegurado tomando en cuenta los riesgos por daños, robo o pérdida y no solo por su valor.

HALLAZGO NO. 10
No se tiene una persona encargada que evalué el ingreso de la mercadería en tránsito, ya que cuando llega no hay alguien responsable de recibirlo sino todo el equipo de trabajo
RECOMENDACIÓN
La empresa debe de tener un encargado directo para todo el proceso de adquisición de la mercadería en tránsito.

HALLAZGOS
AREA: INVENTARIOS
HALLAZGO NO. 11
Durante el examen de auditoria se determinó que no se cuenta con un control de inventario, y se determina el monto analizando las compras de materiales según facturas de cada mes, tomando como base el monto de mercaderías del periodo anterior y se establece que existe de un faltante de inventarios de Q.37, 210.90.
RECOMENDACIÓN.
Deben implementar un método de evaluación de inventarios (INVENTARIOS ELECTORNICOS PERPETUOS) que les determine el conteo físico como el valor total con el que se cuenta.

HALLAZGO NO. 12
Se encontró que no se aplica el método de evaluación de inventario que está reportado en el RTU, que es el método PEPS; como también que no existe control alguno sobre el área misma evaluada.

RECOMENDACIÓN.
Utilizar el método de evaluación de los inventarios que esta reportado en el RTU, en los ingresos y egresos de mercaderías, para seguir las políticas de constitución de la empresa.
Crear una técnica de control (KARDEX) en el área de inventarios como también establecer un encargado directo en dicha área.

AREA: PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
HALLAZGO NO. 13
Durante el examen de auditoria en la cuenta de vehículos se observó que el cálculo de las depreciaciones está mal operada, ya que en los vehículos se calculó con el precio neto y para la motocicleta se hizo el cálculo con base al monto total incluyendo el IVA.

RECOMENDACIÓN.
Al momento de calcular las depreciaciones quien las realiza debe tener el cuidado de verificar que se esté utilizando el mismo método que la empresa establece en sus políticas
HALLAZGO NO. 14
Durante el examen de la cuenta de maquinaria y equipo se detectó, que el rubro de la cuenta esta mal registrada, ya que en la integración, en el libro mayor y el balance general los saldos reflejados son totalmente diferente

RECOMENDACIÓN
.
Se recomienda que a la hora de adquirir un bien se contabilice adecuadamente en el momento preciso y tener el cuidado de trasladar los mismos en los libros contables

HALLAZGO NO. 15
Al examinar el área de Propiedad Planta y Equipo se detectó que no existe tarjeta de responsabilidad de los activos.

RECOMENDACIÓN.
Se recomienda implementar tarjeta de responsabilidades para los activos esto para evitar mala utilización o pérdidas futuras en la empresa.

AREA:CUENTAS POR PAGAR
HALLAZGO NO. 16
Al momento de examinar la cuenta se encontró que existe una diferencia en proveedores reflejada en el Estado de Situación General por Q. 73,000.00 cifra que no fue posible establecer por falta de documentación.

RECOMENDACIÓN.
Llevar un adecuado control y mantener al día los libros auxiliares para no omitir información importante, por lo que se recomienda realizar la investigación correspondiente con relación a dicho monto.

HALLAZGO NO. 17
Durante el examen de auditoria se observó que con el proveedor Textiles de Occidente S.A., no se había registrado la deuda por flete correspondiente al traslado de mercaderías, según factura Serie A No, 456 de Cargo Express S.A. por Q.200.00.

RECOMENDACIÓN.
Llevar un adecuado control con relación a dicho monto y registrar los gastos generados por fletes.

HALLAZGO NO. 18
Durante la revisión se observó que no se lleva un registro del control de cargos y abonos en los préstamos Bancarios, por el encargado.

RECOMENDACIÓN.
Implementar un sistema de control para establecer los registros de los abonos efectuados y así llevar un mejor registro en el área.

HALLAZGO NO. 19
Durante la revisión del libro de compras se observó que la factura de seguros (SEGUROS DE OCCIDENTE, S.A. POR. Q2,681.70 del folio 34 ), del mes de mayo es un servicio el cual se registró como una compra, y esto perjudica los montos totales de compras y servicios. Así también al aplicar pruebas correspondientes del área en mención, se determinó que las compras no tienen una autorización de un encargado
RECOMENDACIÓN.
Al momento de registrar las facturas se debe tener el sumo cuidado que cada documento se ingrese con el rubro correspondiente. Y cada compra que se realice debe tener la autorización por lo menos de dos personas involucradas para la firma de cheques y para la autorización que requiera la compra. Puesto que hay compras con rubros muy elevados.

HALLAZGO NO. 20
Se determinó que el monto de las compras y servicios adquiridos fueron registrados con rubros distintos en el libro de COMPRAS, y su traslado a los libros de DIARIO, MAYOR Y BALANCE. Lo cual causa un descuadre entre estos libros (Q. 11,855.75).

RECOMENDACIÓN.
Se recomienda que se tenga un control o supervisión en el sistema utilizado en la contabilidad, puesto que como respuesta de este problema, se indicó que es un error del sistema. Lo cual no es correcto puesto que se encontró una diferencia bastante notable para los meses de octubre y noviembre.

AREA: CUENTAS POR PAGAR INGENIERO GLEN
HALLAZGO NO. 21
En el libro de actas, el acta número 4 de fecha 16 de abril de 2012, el inciso 8, establece la forma del pago del préstamo, la cual indica que se efectuara con entrega de maquinaria y equipo para la venta, mismas que quedaran registradas como mercadería en consignación, llevando un exacto control de la mercadería entregada, para poder cubrir el préstamo; dicha acta no cuenta con las firmas de los socios. Al verificar los Estados financieros, no existe una cuenta de mercadería en consignación, por lo cual no se cumple con lo establecido, en el acta.

RECOMENDACIÓN:
Todo lo que está establecido en actas se le dé seguimiento, para que el propósito de las mismas sea eficiente.

Que sean firmadas por los socios.

HALLAZGO NO. 22
En cuentas por pagar se refleja un saldo de Q15414.15 en los Estados Financieros, al revisar los libros de diario y mayor se refleja un saldo de Q9801.29

RECOMENDACIÓN.
Que los saldos sean trasladados correctamente del mayor al balance general, para no generar descuadres ni información errónea.

HALLAZGO NO.23
No se posee un libro auxiliar para las cuentas por pagar, por lo cual no se efectúan comparaciones periódicas de la suma de auxiliares con registros generales. Por lo tanto existe una diferencia Q5612.86, no se pudo verificar por falta de documentación de soporte de pagos.

RECOMENDACIÓN.
Que se implemente un libro auxiliar para esta cuenta y así realizar comparaciones de saldos periódicamente
GRACIAS
AREA:CUENTAS POR PAGAR
HALLAZGO NO. 16
Al momento de examinar la cuenta se encontró que existe una diferencia en proveedores reflejada en el Estado de Situación General por Q. 73,000.00 cifra que no fue posible establecer por falta de documentación.

RECOMENDACIÓN
.
Llevar un adecuado control y mantener al día los libros auxiliares para no omitir información importante, por lo que se recomienda realizar la investigación correspondiente con relación a dicho monto.

GRACIAS
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