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DISEÑO E IMPLEMENTACIÒN DEL MANUAL MECI EN LA CASA DE LA C

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Angie Velandia Guasca

on 16 November 2013

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DISEÑO E IMPLEMENTACIÒN DEL MANUAL MECI EN LA CASA DE LA CULTURA DE MARIAMBIQUE

CASA DE LA CULTURA DE MARIAMBIQUE
La casa de la cultura de Mariambique es una organización que pretende desarrollar valores artísticos y culturales en su población por medio de actividades dirigidas gratuitamente a toda la población, desde los niños y los jóvenes, hasta los adultos mayores.
Organigrama
Actividades
La casa de la cultura del municipio de Mariambique brinda actividades gratuitamente para el desarrollo tanto artístico como cultural de los habitantes del municipio
METODOLOGIA
Para la aplicación del manual MECI en la casa de la cultura del municipio de Mariambique se realizó un proceso con 4 etapas:
SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO
APLICACIÓN DEL MANUAL MECI
El tema principal a trabajar dentro de las actividades que componen el proyecto de fortalecimiento administrativo es el diseño e implementación del Modelo Estándar de Control Interno. Con esto se busca conseguir el objetivo principal del MECI que es “mejorar el desempeño institucional mediante el fortalecimiento institucional del control y de los procesos de evaluación que deben llevar a cabo las Oficinas de Control Interno”.
Conclusion
• Para las entidades es prioritario definir planes de acción que permitan implementar el control interno. Este documento resuelve esta condición.
• En la entidad se ejerce control interno, sin siquiera tener claro que es, todo se queda en el papel. Además de esto se encarga una oficina y se olvida que es responsabilidad de todos los funcionarios. Se recomienda por último la creación de la oficina de control interno y que esta a su vez lidere todo el proceso, hasta lograr la interiorización del mismo en cada uno de los niveles.
Objetivos Generales
1. Conformar un espacio de participación cultural para los habitantes del municipio.
2. Apoyar las expresiones artísticas y culturales propias de la localidad.

Objetivos Especificos
- Involucrar a los niños y jóvenes en la preservación y difusión de la cultura local.
- Conservar las costumbres y tradiciones propias del municipio.
- Poner a disposición un espacio físico único que permita llevar a cabo los programas trazados.
- Servir de apoyo para los artistas locales.

RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Esta fase se desarrolló en 2 semanas, realizando investigaciones sobre otras casas de la cultura de municipios aledaños para tener un marco de referencia, esta información se adquirió por medio de las páginas web de dichas casas y la comunicación telefónica con las personas a cargo que proporcionaron información sobre procesos internos, organigrama institucional, y la actividad central de estas organizaciones.

ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN ADQUIRIDA Y DE LAS FALENCIAS ENCONTRADAS

Se analizó la información en la cual se llegó a la detección de falencias involucradas en el ambiente interno organizacional que afecta directamente al desarrollo de los objetivos por la fue crea la casa de la cultura, al encontrar las falencias de hizo una presentación a los funcionarios involucrados para sensibilizarlos ante las falencias.

PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE CONTROL INTERNO
Para la implementación del manual en la casa de la cultura de Mariambique se elaboró un plan a seguir con estrategias que permitieron tener más control sobre la organización.
Direccionamiento Estrategico
Obejitvo General
Diseñar el MECI y elaborar propuestas de implementación y el manual Manual de Procedimientos en la casa de la cultura del municipio de Mariambique.
Objetivos Especificos
• Diagnosticar los problemas de control interno en la casa de la cultura del municipio de Mariambique y dar a conocer dichos resultados en este municipio.
• Construir el mapa de riesgos de la casa de la cultura del municipio de Mariambique
• Elaborar el mapa de procesos y procedimientos organizacionales que conciernen al área administrativa y financiera de la casa de la cultura de dicho municipio.
• Elaborar el acta de compromiso de la Alta Dirección.
• Orientar a las partes administrativas a conformar equipos de apoyo en el cumplimiento de lo estipulado en el manual MECI.
• Comprobar que las actividades organizadas por parte de la casa de la cultura son cumplidas a cabalidad por las personas encargadas para la realización y promoción de estas en el municipio de Mariambique.
Based on Jim Harvey's speech structures
Por último se diseñó un mapa riesgos que logra centrar a la organización con respecto a lo que se expone y como se puede enfrentar a dichas situaciones, este mapa posteriormente se dará a conocer.
ELABORACIÓN DE MAPAS DE RIESGOS.
Ambiente de control
Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos:
De acuerdo con lo investigado, es posible determinar en relación con el Elemento Acuerdos, Compromisos o Protocolos que existe un documento orientador sobre los compromisos, pero no es conocido por los funcionarios.

Desarrollo del Talento Humano:
De acuerdo con lo investigado, es posible determinar que en relación con el Elemento Desarrollo del talento humano, no existe un manual de funciones sobre la estructura y dependencia.
• Se otorgan responsabilidades a un perfil técnico, que deberían ser desarrolladas por un profesional, como el tema de la contratación.
• No existen políticas que permitan la ejecución de los procesos de selección, inducción, reinducción y capacitación
• De otro lado no existe una definición clara de funciones.

Estilo de Dirección:
En relación con el Elemento Estilo de Dirección:
• Los funcionarios suponen que los directivos acatan el código ético de la casa de la cultura y del municipio.
• La dirección no toma acciones con respecto a las recomendaciones provenientes de la autoevaluación de la gestión, pues esta no se lleva a cabo.
Planes y Programas:
• La Alcaldía elabora los planes y programas estratégicos y Operativos en cumplimiento de la normatividad existente.
• Existe compromiso de la alta dirección, con la ejecución de los planes y Programas que realizan.

Modelo de Operación por Procesos
De acuerdo con los resultados obtenidos, se determinaron los siguientes hallazgos en relación con el Elemento Modelo de Operación por Procesos.
• La administración no basa su gestión en un Modelo de Operación por procesos, pues existe un documento orientador que los formaliza, pero no es utilizado, por que no fue socializado en el momento de su elaboración.
• El manual esta desactualizado en su normatividad, ya que fue elaborado desde el 2000, no tiene puntos de control que le permitan estar acorde con la norma ISO de calidad.
• Los procesos que se llevan a cabo se hacen a criterio de cada funcionario, lo que hace que cada persona al irse se lleve el conocimiento consigo, se haga indispensable, y no quede memoria en el municipio.

Estructura Organizacional
De acuerdo con los resultados obtenidos, se determinaron los siguientes hallazgos en relación con el Elemento Estructura Organizacional:
• La estructura organizacional no está acorde con la realidad; no está adaptada a las necesidades cambiantes del entorno y evaluación contigencial de los aspectos externos como estabilidad, complejidad, diversidad y hostilidad.
• No existe una coherencia y armonía de la estructura organizacional con el
con el manual de funciones.
Contexto estratégico.:
Este elemento posibilita la orientación de las decisiones de la entidad pública, frente a los riesgos que puedan afectar el cumplimiento de sus objetivos.

Identificación de riesgo.
Permite conocer los eventos potenciales, que ponen en riesgo el cumplimiento de la misión de municipio, estableciendo los agentes generadores, las causas y los efectos de su ocurrencia.

Análisis de Riesgo.
Permite establecer la probabilidad de ocurrencia de los eventos positivos y/o negativos y el impacto de sus consecuencias, calificándolos y evaluándolos a fin de determinar la capacidad de la entidad.

Valoración del Riesgo.
Establece los mayores riesgos a los cuales está expuesta la entidad. Permite emprender acciones inmediatas de respuesta ante ellos a través del diseño de políticas y la aplicación de acciones tendientes a evitar o reducir la ocurrencia del riesgo

Políticas de administración de riesgo.
Transmiten la posición de la dirección respecto al manejo de los riesgos, las prioridades en la respuesta y la protección de los recursos.

Administración de riesgos
Ivonne Sanchez
Jorge Lopez
Angie Velandia
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